Servicefacturen of creditnota's aanmaken

Eenvoudig factureren van uw serviceorders is een belangrijke functie van Business Central. U kunt uw Business Central zo instellen dat een servicetechnicus in het veld een factuur kan maken voor een service die niet is verbonden met een contract of order. U kunt ook Business Central zo instellen dat u periodiek contracten voor de factuurservice afstelt. Met de factuurperiode voor elk contract wordt bepaald hoe vaak u dit factureert.

Factureer verschillende servicecontracten

  1. Selecteer Zoeken (Alt+Q) in de rechterbovenhoek, voer Facturen voor servicecontract maken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Stel de filters in die u wilt toepassen.
  3. Voer in het veld Boekingsdatum de datum in die als boekingsdatum op de servicefacturen gebruikt moet worden.
  4. Geef in het veld Factureren tot datum aan tot welke datum u contracten wilt factureren. In de batchverwerking worden de contracten met de volgende factuurdatums tot deze datum opgenomen.
  5. Kies in het veld Actie de optie Facturen maken.
  6. Kies OK om de servicefacturen te maken.

U kunt een servicecontract ook rechtstreeks factureren vanaf de pagina Servicecontract, als de volgende factuurdatum op het contract eerder is dan de werkdatum.

Een servicecontract facturen via de pagina Servicecontract

  1. Selecteer Zoeken (Alt+Q) in de rechterbovenhoek, voer Servicecontracten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Kies het servicecontract waarvoor u wilt factureren en open de contractkaart.
  3. Kies de actie Servicefactuur maken.
  4. Kies Ja om de servicefacturen te maken.

Opmerking

U kunt geen servicefacturen maken voor het servicecontract als de waarde van het veld Wijzigingsstatus is ingesteld op Open.

Een factuur posten vanuit een serviceorder

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u het servicedeel opgeeft dat u aan de klant in rekening brengt.

  1. Selecteer Zoeken (Alt+Q) in de rechterbovenhoek, voer Serviceorders in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Kies de serviceorder waarvoor u wilt factureren en open de orderkaart.

  3. Kies de actie Serviceregels.

  4. Zoek de vereiste vermeldingen en geef vervolgens de hoeveelheden op waarvoor u de klant in het veld Qty in rekening brengt.

    Opmerking

    U kunt de klant voor de geregistreerde service factureren geheel of in delen. Als u ervoor kiest de klant volledig te factureren, moet de waarde in het veld Te factureren aantal gelijk zijn aan de waarde in het veld Aantal. U kunt een volledige factuur samen met een totaalverzending boeken en u kunt een volledige factuur boeken voor een reeds geboekte totaalverzending die nog niet is gefactureerd of verbruikt.

    Wanneer u een gedeeltelijke factuur boekt, zijn er twee manieren om het te factureren aantal op te geven. Als u de service gaat boeken met de optie Verzenden en factureren moet de waarde in het veld Te factureren aantal gelijk zijn aan die in het veld Te verzenden aantal veld. Als u een al geboekte verzending wilt factureren, mag het te factureren aantal niet groter zijn dan de waarde in het veld Verzonden aantal.

  5. Kies Boeken en klik vervolgens op Factuur of Verzenden en factureren. Meer informatie over posten in Service Management.

De servicelijn die u hebt geselecteerd is gepost. U kunt meerdere regels tegelijk selecteren door ze allemaal te selecteren en Boeken te kiezen Als u dit doet, zorg er dan voor dat u alle benodigde gegevens hebt ingevuld op de regels.

Wanneer u de order boekt met de optie Factureren wordt een geboekte servicefactuur gemaakt samen met de overeenkomende posten en updates van de relevante velden op de serviceregels van de order. Bovendien worden de eerder geboekte verzendingsdocumenten bijgewerkt met de gefactureerde aantallen. Als u de optie Verzenden en factureren selecteert, wordt een geboekte verzending gemaakt.

Handmatig een servicefactuur maken

Normaal gesproken, wanneer u een serviceorder boekt met de optie Factureren of Verzenden en factureren, wordt automatisch een servicefactuur geboekt. Toch kan het nodig zijn dat u een factuur moet verzenden die niet is gekoppeld aan een servicecontract of aan een order. In deze procedure wordt uitgelegd hoe u een factuur verzendt op hetzelfde moment dat de klant de service ontvangt.

  1. Selecteer Zoeken (Alt+Q) in de rechterbovenhoek, voer servicefacturen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

  2. Maak een nieuwe servicefactuur.

  3. Vul een waarde in in het veld Nr..

    Opmerking

    Als u nummerreeksen voor servicefacturen op de pagina Servicebeheerinstellingen hebt ingesteld, kunt u op Enter drukken om het eerstvolgende beschikbare servicefactuurnummer te selecteren.

  4. Geef in het veld Klantnummer het nummer van een klant op. Selecteer de betreffende klant uit de lijst.

    De klantvelden worden automatisch ingevuld met gegevens uit de Klantenkaart.

  5. Geef een datum op in het veld Boekingsdatum. Deze datum wordt weergegeven op de geplaatste items. In dit veld wordt uw huidige werkdatum weergegeven, maar u kunt de datum wijzigen.

  6. Voer in het veld Documentdatum een datum in die wordt weergegeven op de afgedrukte factuur en wordt gebruikt om de einddatum te berekenen.

  7. Vul de serviceregels van de factuur in. Vul de velden Type, Nr., en Hoeveelheid in om items, middelen en kosten te registreren die bij het onderhoud zijn gebruikt.

Een factuur maken waarin postverzendingslijnen van een of meer serviceorders worden gecombineerd

Het kan voorkomen dat u een servicefactuur moet opstellen voor een service die al is geleverd, vanuit één of verschillende serviceorders, maar die nog niet is gefactureerd of verbruikt. U kunt de geselecteerde geboekte verzendregels voor een bepaalde klant automatisch laten invullen op de factuurregels.

  1. Selecteer Zoeken (Alt+Q) in de rechterbovenhoek, voer servicefacturen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Vul indien nodig de velden op de rij in. Beweeg de muis over een veld om een korte omschrijving te lezen.
  3. Maak factuurregels voor diensten die zijn verzonden maar nog niet zijn gefactureerd. U kunt ook de actieknop Verzendregels ophalen gebruiken om geboekte verzendregels aan de factuur toe te voegen.
  4. Boek de servicefactuur.

De geboekte servicefactuur en de bijbehorende posten worden gemaakt. De eerder geboekte verzendingsdocumenten worden bijgewerkt met de gefactureerde aantallen, en de aantallen worden bijgewerkt op de serviceregels van de bronorders.

Een servicetegoednota maken

Normaal gesproken gebruikt u een document met een servicecreditnota wanneer een klant een artikel retourneert. U kunt deze echter ook gebruiken om een klant te vergoeden of om een factuur te corrigeren die een fout was.

  1. Selecteer Zoeken (Alt+Q) in de rechterbovenhoek, voer servicetegoednota's in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. Vul indien nodig de velden op de rij in. Beweeg de muis over een veld om een korte omschrijving te lezen.
  3. In de velden Boekingsdatum en Documentdatum wordt de werkdatum weergegeven. Indien nodig kunt u deze wijzigen.
  4. Voer op de creditnotaregels gegevens in over de artikelen die zijn teruggestuurd of verwijderd of over de vergoeding die aan de klant zal worden gegeven.

Corrigeer fouten in servicefacturen

U kunt servicefacturen verwijderen waaraan serviceposten zijn gekoppeld. Dit betekent dat u fouten kunt corrigeren of servicefacturen kunt wijzigen zonder dat u vastloopt of gegevens verliest. Als u bijvoorbeeld vergeet om een productboekingsgroep aan een grootboekrekening toe te wijzen, kunt u deze later toevoegen en de servicefactuur opnieuw aanmaken.

Gebruik de actie Actiepictogram verwijderen om een servicefactuur te verwijderen.

Wanneer u een servicefactuur verwijdert, gebeurt het volgende:

  • Een corrigerende servicepost boeken
  • Herstel de factuurdatum en -periode in het contract, waardoor u de factuur opnieuw kunt aanmaken.

Opmerking

U kunt meerdere facturen terugboeken, maar u moet dit wel opeenvolgend doen, te beginnen bij de laatste factuur.

U kunt een servicefactuur niet verwijderen als de details ervan, zoals de factureringsperiode of de schakelaar Vooraf betaald zijn gewijzigd in het bijbehorende servicecontract. Zorg ervoor dat u facturen verwijdert voordat u instellingen in het servicecontract wijzigt.

Servicefacturen boeken
Servicebeheer instellen
Serviceboeking

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central

  • Last updated on