Retouren maken in POS

Artikel
11/10/2023

In dit artikel wordt beschreven hoe u retouren voor contante transacties of klantorders start in de app Microsoft Dynamics 365 Commerce POS (Point of Sale).

Notitie

In versie 10.0.20 en hoger van Commerce is een nieuwe functie met de naam Uniforme retourverwerkingservaring in POS beschikbaar. Deze functie biedt een consistenter en uniform retourproces in POS, ongeacht het transactietype (contante transactie of klantorder) of het oorspronkelijke kanaal waarin de order is gemaakt. Het wordt aangeraden dat alle organisaties deze nieuwe functie inschakelen om de algehele betrouwbaarheid van retourverwerking via POS te verbeteren.

Nadat de functie is ingeschakeld, kan deze niet meer worden uitgeschakeld.

Retouren verwerken met de retourtransactiebewerking

Het is raadzaam om de retourtransactiebewerking toe te voegen aan de schermindeling van uw POS. In releases vóór de release van Commerce versie 10.0.20 ondersteunt de retourtransactiebewerking alleen de verwerking van retouren voor contante transacties op de juiste manier. Nadat u de functie Uniforme retourverwerkingservaring voor POS hebt ingeschakeld in Commerce versie 10.0.20 of hoger, ondersteunt de retourtransactiebewerking ook de verwerking van retouren die afkomstig zijn van klantorders, zoals "ophalen"- of "thuis laten bezorgen-orders" die reeds zijn gefactureerd.

Via de retourtransactiebewerking kunnen gebruikers zoeken naar een contante transactie of een klantorder waarvoor een retour moet worden uitgevoerd door een van de volgende vier zoekcriteria in te voeren. Gebruikers kunnen deze criteria invoeren met een apparaattoetsenbord, toetsenbord op het scherm of een streepjescodescanner.

Ontvangstbewijs-ID
Ordernummer
Referentie-ID van kanaal (ook wel orderbevestigings-ID genoemd)
Factuur-id

Als een transactie of order wordt gevonden die overeenkomt met de zoekcriteria, wordt de pagina Retourneerbare producten weergegeven. Hier kunnen gebruikers opgeven welke artikelen worden geretourneerd. Ze kunnen ook retourhoeveelheden en redencodes invoeren.

Voor elke orderregel in de lijst met retourneerbare producten wordt in POS informatie weergegeven over de oorspronkelijke inkoophoeveelheid en de hoeveelheden van eventuele retouren die eerder zijn verwerkt. De retourhoeveelheid die een gebruiker invoert voor een orderregel, moet kleiner zijn dan of gelijk zijn aan de waarde van het veld Beschikbaar voor retour.

Pagina Retourneerbare producten.

Als een gebruiker tijdens de retourverwerking het fysieke product heeft en dat product heeft een streepjescode, kan de gebruiker de streepjescode scannen om de retour te registreren. Elke scan van de streepjescode verhoogt de retourhoeveelheid met één artikel. Als het streepjescodelabel echter een ingesloten hoeveelheid heeft, wordt die hoeveelheid ingevoerd in het veld Nu retourneren.

Gebruikers kunnen ook handmatig artikelen selecteren om te retourneren op de pagina Retourneerbare producten en vervolgens het veld Nu retourneren bijwerken met behulp van het detaildeelvenster.

Als de maximaal beschikbare hoeveelheid Nu retourneren wordt opgegeven voor een transactie, kan de gebruiker de bewerking Alles selecteren op de POS-appbalk selecteren om de maximale retourneerbare hoeveelheid in te stellen op alle regels.

Voor elke regel met een hoeveelheid Nu retourneren moet de gebruiker via het detaildeelvenster een redencode voor retour selecteren. Voor retouren van contante transacties worden de redencodes voor retouren geconfigureerd als informatiecodes in het functionaliteitsprofiel van de winkel. Voor retouren van klantorders worden de redencodes voor retouren geconfigureerd op de pagina Redencodes retour in Dynamics 365 Commerce Headquarters.

Nadat de retourhoeveelheid en redencode zijn ingesteld voor elk artikel dat moet worden geretourneerd, kan de gebruiker de bewerking Retour selecteren op de balk van de POS-app om door te gaan met de verwerking. De pagina van de POS-transactie wordt weergegeven, waar de retourneerbare artikelen die zijn geselecteerd op de vorige pagina, aan het winkelwagentje zijn toegevoegd. De hoeveelheden Nu retourneren voor de artikelen worden weergegeven als regels met een negatieve hoeveelheid op de transactie, en de totale terugbetaling wordt berekend.

Verbeterde gebruikerservaringen

Als er in een transactie meer dan één artikel moet worden geretourneerd en de winkelmedewerker meerdere artikelen heeft geselecteerd om te retourneren, wordt in het retourraster alleen de laatst geselecteerde rij weergegeven als aangevinkt. Dit gedrag kan de medewerker in verwarring brengen en hem laten geloven dat er slechts één item is geselecteerd. Om dit probleem te beperken, kunt u vanaf Commerce-versie 10.0.36 de functie Verbeterde gebruikerservaring voor POS-retouren inschakelen. Deze functie maakt van het raster voor retourproducten een multiselectieraster waarin gebruikers de selectie van retourneerbare producten kunnen selecteren en wissen. Het multiselectieraster opent automatisch het dialoogvenster met retourredenen. Daarom zijn er minder stappen nodig om het dialoogvenster met retourredenen te openen en te sluiten. Deze functie introduceert ook de configuratie Selectie van verkoopfacturen overslaan tijdens retourzendingen in het functionaliteitsprofiel van de POS. Als deze configuratie is ingeschakeld, combineert het systeem alle retourneerbare producten uit een bestelling, ongeacht de factuur waarop ze zijn afgehandeld. Daardoor hoeven kassamedewerkers minder stappen uit te voeren omdat ze niet de juiste factuur hoeven op te zoeken en te selecteren om een artikel te retourneren.

De verbeteringen in de functie Verbeterde gebruikerservaring voor POS-retouren zijn ook gebackport naar Commerce-versies 10.0.33 tot en met 10.0.35, maar voor deze versies moet u deze verbeteringen inschakelen door configuratiebestanden bij te werken in uw sandbox-/ontwikkel-/testomgevingen en vervolgens contact op te nemen met Microsoft om deze in de productie in te stellen. Wijzig voor interne omgevingen het bestand bin\CommerceRuntime.config onder het fysieke pad van Retail Server om de instellingen "FeatureState.Dynamics.AX.Application.RetailUnifiedReturnUXImprovementFeature" value="true" en "FeatureState.Dynamics.AX.Application.RetailSkipInvoiceSelectionDuringReturnFlight" value="true" toe te voegen. Als u de weergave voor selectie van de factuur niet wilt overslaan, moet u de tweede instelling niet aan het configuratiebestand toevoegen.

Overige retouropties in POS

Gebruikers kunnen regels aan een retourtransactie toevoegen als ze een ruilorder maken. Gebruikers kunnen meer retourartikelen aan een retourtransactie toevoegen door de bewerking Product retourneren te gebruiken voor een geselecteerde verkoopregel met een positieve hoeveelheid die al is toegevoegd.

Notitie

Met de bewerking Product retourneren in POS wordt geen validatie uitgevoerd voor oorspronkelijke transacties en kan elk product worden geretourneerd. Microsoft raadt u aan alleen geautoriseerde gebruikers toestemming om deze bewerking uit te voeren of af te dwingen dat een manager deze gegevens moet overschrijven.

Wanneer de functie Uniforme retourverwerkingservaring in POS is ingeschakeld, kunnen gebruikers ook de bewerking Journaal weergeven in POS gebruiken om een retour te starten voor een contante transactie of een klantorder. Vervolgens kunnen ze een transactie in het journaal selecteren en vervolgens de bewerking Retourneren selecteren op de POS-appbalk. Deze bewerking is alleen beschikbaar als er retourneerbare regels op de order staan. Hiermee wordt dezelfde gebruikerservaring als de bewerking Transactie retourneren geïnitieerd.

Gebruikers kunnen ook de bewerking Order intrekken in POS gebruiken om klantorders te zoeken en in te trekken. (Deze bewerking kan niet worden gebruikt voor contante transacties). In dit geval kan nadat een klantorder is geselecteerd, de bewerking Retourneren op de POS-appbalk worden gebruikt om een retour voor de klantorder te initiëren. Deze bewerking is alleen beschikbaar als er retourneerbare regels op de order staan. Hiermee wordt dezelfde gebruikerservaring als de bewerking Transactie retourneren of Journaal weergeven geïnitieerd.

Als een restitutie tijdens afhandeling moet worden betaald, kunt u het betalingsbeleid voor restituties configureren die de betalingsmethoden beperken die kunnen worden gebruikt om klanten terug te betalen. Als een oorspronkelijke transactie is betaald met een creditcard, kunnen gebruikers afhankelijk van de betalingsverwerker en de systeemconfiguratie een restitutie van de oorspronkelijke kaart uitgeven. In dit geval kan de restitutie worden verwerkt zonder dat de klant de creditcard opnieuw moet doorhalen. Het token van de oorspronkelijke betaling wordt gebruikt om de restitutie uit te geven.

Retourorders worden als verkooporders naar Commerce Headquarters geboekt

Wanneer de functie Uniforme retourverwerkingservaring in POS is ingeschakeld, worden alle retouren die in POS worden gemaakt, naar Commerce Headquarters geschreven als verkooporders met negatieve regels. In releases vóór de release van Commerce versie 10.0.20 kunnen gebruikers selecteren of retourorders moeten worden geboekt als verkooporders met negatieve regels, of dat deze retourorders moeten zijn die worden gemaakt via het RMA-proces (Return Merchandise Authorization).

In de functie Uniforme retourverwerkingservaring in POS is de optie afgeschaft om met het RMA-proces retouren in POS te maken. Nadat deze functie is ingeschakeld, worden alle retouren gemaakt als verkooporders met negatieve regels.

Verbeteringen in de retourverwerking wanneer de verbinding met het hoofdkantoor is verbroken

In de meeste gevallen probeert het systeem wanneer een retour in POS wordt verwerkt, een RTS-aanroep (Real-time Service) uit te voeren naar Commerce Headquarters om de huidige hoeveelheden te valideren die beschikbaar zijn voor retour. Met deze validatie voorkomt u frauduleuze scenario's waarbij een klant hetzelfde artikel op meerdere locaties probeert te retourneren.

Voor de afhandeling van situaties waarin de RTS-aanroep niet kan worden uitgevoerd vanwege netwerk- of verbindingsproblemen, is er nu een proces om periodiek retourhoeveelheidgegevens van Commerce Headquarters te synchroniseren met de kanaaldatabase van een winkel. Deze tracering van retouren aan kanaalzijde zorgt ervoor dat de hoeveelheden Beschikbaar voor retour die in de POS worden weergegeven, redelijk nauwkeurig zijn, zelfs wanneer er geen verbinding met headquarters kan worden gemaakt. Daarnaast wordt ervoor gezorgd dat POS de kanaalgegevens kan blijven valideren om frauduleuze retouren te voorkomen. Om de kans te verkleinen dat hetzelfde artikel meer dan één keer wordt geretourneerd, moeten organisaties de batchtaak Retourhoeveelheden bijwerken in Commerce Headquarters plannen, zodat deze vaak wordt uitgevoerd. Het wordt aangeraden deze taak met dezelfde frequentie uit te voeren als de P-taak waarmee nieuwe transacties vanuit Commerce-kanalen naar Commerce Headquarters worden gehaald.

Met de taak Retourhoeveelheden bijwerken wordt de hoeveelheid berekend die beschikbaar is voor retour voor alle verkooporders die in Commerce Headquarters zijn gevonden. De gegevens die met de taak worden berekend, moeten vervolgens worden verzonden naar kanaaldatabases, zodat de winkelkanalen kunnen worden bijgewerkt. De distributietaak Retourhoeveelheden (1200) wordt hiervoor gebruikt. Omdat gegevens over de retourneerbare hoeveelheid worden gesynchroniseerd vanuit Commerce Headquarters, kan, als een retour in POS wordt verwerkt maar de RTS-aanroep niet kan worden uitgevoerd, de informatie over retouren aan de kanaalzijde worden gebruikt om de hoeveelheden Beschikbaar voor retour voor een bepaalde verkoopregel te valideren.

Wanneer RTS-aanroepen niet kunnen worden uitgevoerd en de POS kanaalgegevens voor retourvalidatie gebruikt, meldt een waarschuwingsbericht gebruikers dat ze een 'offline' retour maken. Daardoor zijn de gebruikers zich ervan bewust dat de hoeveelheid Beschikbaar voor retour die in POS wordt weergegeven, mogelijk verouderd en niet meer nauwkeurig is, afhankelijk van de vraag wanneer de taak Retourhoeveelheden bijwerken voor het laatst is verwerkt en gesynchroniseerd met het kanaal.

Een klant heeft bijvoorbeeld onlangs een retour voor een orderregel in een ander kanaal verwerkt, maar die gegevens zijn nog niet gesynchroniseerd met de kanaaldatabases via de taak Retourhoeveelheden bijwerken. De klant gaat vervolgens naar een andere winkel en probeert hetzelfde artikel opnieuw te retourneren. Als de winkel in dat geval geen RTS-aanroep naar Commerce Headquarters kan uitvoeren om real-time retourgegevens op te halen, staat de POS toe dat het artikel opnieuw wordt geretourneerd. De gebruiker wordt echter gewaarschuwd dat de gegevens die worden gebruikt om de retour te valideren, mogelijk verouderd zijn. Het bericht dat de gebruiker ontvangt, is slechts een waarschuwingsbericht. Dit neemt niet weg dat de gebruiker de retour nog steeds kan verwerken.

Als de informatie aan de kanaalzijde om de een of andere reden niet is bijgewerkt en als een retour wordt verwerkt voor een hoeveelheid die groter is dan de werkelijke hoeveelheid Beschikbaar voor retour, wordt er mogelijk een fout gegenereerd wanneer een overzichtsboeking wordt uitgevoerd om de transactie te maken in Commerce Headquarters.

Offline retourverwerking

Wanneer de POS offline is en geen verbinding kan maken met de Commerce Scale Unit (CSU), zijn de retourmogelijkheden beperkt. Alleen transacties die offline zijn aangemaakt en die nog steeds beschikbaar zijn in de offline database, kunnen offline worden geretourneerd. Als een transactie offline is aangemaakt, maar de POS weer online is gegaan vóór de poging om de transactie te retourneren, toont het systeem een foutmelding. Deze foutmelding geeft aan dat de bewerking niet offline beschikbaar is omdat het systeem de oorspronkelijke transactie naar de online database heeft verzonden en dat die transactie vanaf een ander POS-apparaat kan worden geretourneerd (wat tot te hoge retouren kan leiden).

Notitie

Wanneer de functie Uniforme retourverwerkingservaring in POS is ingeschakeld, zijn nieuwe optionele functies beschikbaar die ondersteuning bieden voor de validatie van geserialiseerde productretouren. Zie Producten met serienummers retourneren in POS (Point of Sale) voor meer informatie.

Versiegegevens

De volgende lijst bevat de minimale versievereisten voor de verschillende componenten.

Commerce Headquarters: versie 10.0.20
Commerce Scale Unit (CSU): versie 9.30
Point of sale (POS): versie 9.30

De correcte belastingberekening voor retouren met gedeeltelijke hoeveelheid inschakelen

Deze functie zorgt ervoor dat wanneer een order wordt geretourneerd met meerdere facturen, de btw uiteindelijk gelijk is aan het oorspronkelijke aangerekende btw-bedrag.

Zoek in het werkgebied Functiebeheer naar De correcte belastingberekening voor retouren met gedeeltelijke hoeveelheid inschakelen.
Selecteer de optie De correcte belastingberekening voor retouren met gedeeltelijke hoeveelheid inschakelen en selecteer vervolgens Inschakelen.

Retourlocaties voor detailhandelwinkels instellen

In Commerce kunt u retourlocaties instellen die op detailhandelsinfocodes en verkoop- en marketingredencodes zijn gebaseerd. Wanneer een klant een aankoop retourneert, geeft de kassier vaak de reden voor de retour aan. U kunt opgeven dat geretourneerde producten aan verschillende retourlocaties in voorraad worden toegewezen, gebaseerd op de informatie- en redencodes die de kassier selecteert op de POS-kassa.

Stel dat een klant een defect product retourneert en de kassamedewerker de retourtransactie verwerkt. Wanneer in Retail POS de informatiecode voor retouren wordt toont, selecteert de kassier de subcode voor een retour wegens defect. Het geretourneerde product wordt vervolgens automatisch toegewezen aan een specifieke retourlocatie.

Een retourlocatie kan een winkel, een magazijn, een locatie in een magazijn of zelfs een bepaalde pallet zijn, afhankelijk van de voorraadlocaties die uw organisatie heeft ingesteld. U kunt elke retourlocatie koppelen aan een of meer infocodes voor detailhandel en redencodes voor sales en marketing.

Vereisten

Voordat u retourlocaties kunt instellen, moet u de volgende elementen instellen:

Infocodes detailhandel: Prompts op de POS-kassa die worden ingesteld in de module Detailhandel. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in Infocodes instellen.
Verkoop- en marketingredencodes: Prompts op de POS-kassa die worden ingesteld in de module Verkoop en marketing. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in Redencodes instellen.
Voorraadlocaties: De plaatsen waar de voorraad wordt bewaard. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in Voorraadlocaties instellen.

Retourlocaties instellen

Voer de onderstaande stappen uit om retourlocaties in te stellen.

Ga naar Retail en handel > Afzetkanaalinstellingen > Magazijnen en selecteer een magazijn
Selecteer op het sneltabblad Retail in het veld Standaardlocatie voor retournering de voorraadlocatie die u wilt gebruiken voor retouren waarvoor de infocodes of redencodes niet zijn toegewezen aan retourlocaties.
Selecteer in het veld Standaardretourpallet de pallet die u wilt gebruiken voor retouren waarvoor de infocodes of redencodes niet zijn toegewezen aan retourlocaties.
Ga naar Retail en Commerce > Voorraadbeheer > Retourlocaties.
Selecteer Nieuw om een nieuwe beleidsregel voor retourlocaties te maken.
Geef een unieke naam en een omschrijving op voor de retourlocatie.

Notitie

De naam wordt automatisch ingevuld als een nummerreeks voor retourlocaties is ingesteld.
Ga naar het sneltabblad Algemeen en stel de optie Etiketten afdrukken in op Ja als u etiketten wilt laten afdrukken voor alle producten die worden toegewezen aan retourlocaties.
Stel de optie Voorraad blokkeren in op Ja om de geretourneerde producten in de standaardretourlocatie uit voorraad te nemen en te voorkomen dat ze worden verkocht.
U stelt als volgt specifieke retailinfocodes en -subcodes in voor retourlocaties:
1. Selecteer op het sneltabblad Infocodes detailhandel de optie Toevoegen.
2. Selecteer een infocode voor retouren in het veld Infocode.
3. Selecteer in het veld Subcode de subcode voor de reden van retour. In het veld Beschrijving wordt de beschrijving voor de geselecteerde subcode getoond.
4. Selecteer in het veld Winkel de winkel waar de infocode wordt gebruikt.
5. In de velden Magazijn, Locatie en Pallet-id kunt u een retourlocatie opgeven. Om bijvoorbeeld een bepaalde locatie in een winkel op te geven, selecteert u de winkel in het veld Winkel en een locatie in het veld Locatie.
6. Schakel het selectievakje Voorraad blokkeren in om geretourneerde producten uit voorraad te nemen en te voorkomen dat ze worden verkocht.
U stelt als volgt specifieke verkoop- en marketingcodes in voor retourlocaties:
1. Selecteer op het sneltabblad Redencodes verkoop en marketing de optie Toevoegen.
2. Selecteer vervolgens in het veld Redencode een redencode voor retouren. In het veld Beschrijving wordt de beschrijving voor de geselecteerde redencode getoond.
3. Selecteer in het veld Winkel de winkel waar de redencode wordt gebruikt.
4. In de velden Magazijn, Locatie en Pallet-id kunt u een retourlocatie opgeven. Om bijvoorbeeld een pallet op een locatie in een magazijn op te geven, selecteert u een magazijn in het veld Magazijn, een locatie in het veld Locatie en een pallet in het veld Pallet-id.
5. Schakel het selectievakje Voorraad blokkeren in om geretourneerde producten uit voorraad te nemen en te voorkomen dat ze worden verkocht.
Notitie

Als een retourlocatiebeleid wordt gebruikt voor een artikel maar de retourreden die een kassier selecteert niet overeenkomt met een code die is opgegeven in het sneltabblad Informatiecodes detailhandel of Redencodes verkoop en marketing, wordt het artikel naar de standaard retourlocatie gezonden die is gedefinieerd op de pagina Magazijn. Daarnaast bepaalt de instelling van het selectievakje Voorraad blokkeren op het sneltabblad Algemeen van de pagina Retourlocaties of voorraad van het geretourneerde artikel moet worden geblokkeerd.
Ga naar Retail en handel > Handelproducthiërarchie.
Selecteer op het sneltabblad Eigenschappen voorraadcategorie beheren een retourlocatie in het veld Retourlocatie. Aangezien voor dezelfde winkel meerdere beleidsregels voor retourlocaties kunnen worden gedefinieerd, bepaalt de waarde die u hier selecteert welke beleidsregel voor retourlocaties wordt gebruikt.