Word-sjablonen maken en gebruiken

Microsoft Word biedt krachtige manieren om uw Dynamics 365-gegevens te presenteren in een gestandaardiseerd en goed opgemaakt document. Met Word-sjablonen kunt u uw sjabloon gemakkelijk maken en met anderen delen, zodat alle documenten die naar uw klanten gaan een consistent uiterlijk hebben volgens de huisstijl van uw organisatie.

Als de sjablonen klaar zijn, kunnen gebruikers gestandaardiseerde documenten genereren die met één klik automatisch worden gevuld met Dynamics 365-gegevens.

Stap 1: Een Word-sjabloon maken

1. Meld u aan bij Dynamics 365 als gebruiker met de rol Systeembeheerder.

2. Open het menu Instellingen boven aan de pagina en selecteer Geavanceerde instellingen.

3. Het gebied Geavanceerde instellingen wordt geopend in een nieuw tabblad van de browser. In dit gebied wordt een horizontale navigatiebalk aan de bovenkant van de pagina weergegeven in plaats van een navigatiebalk aan de zijkant. Navigeer naar Instellingen>Zakelijk>Sjablonen.

4. Selecteer op het volgende scherm Documentsjablonen en kies + Nieuw op het bovenste lint.

5. Selecteer Word-sjabloon en selecteer vervolgens een entiteit waarop de sjabloon van toepassing is. De sjabloon gebruikt gegevens uit deze entiteit.

   

6. Selecteer Entiteit selecteren om de velden te selecteren die u in de Word-sjabloon wilt opnemen.

7. Het dialoogvenster Entiteit selecteren wordt geopend. De relaties die u selecteert in dit scherm bepalen welke entiteiten en velden later beschikbaar zijn wanneer u de Word-sjabloon definieert. Selecteer alleen de relaties die u nodig hebt om Dynamics 365-gegevens toe te voegen aan de Word-sjabloon. Hier volgen enkele voorbeeldrelaties voor de entiteit Account:

   • 1:N-relatie. Een account kan meerdere contactpersonen hebben.
   • N:1-relatie. Een potentiële klant, account of contactpersoon kan meerdere accounts hebben.
   • N:N-relatie. Een account kan meerdere marketinglijsten hebben. Een marketinglijst kan meerdere accounts hebben.

   Als u klaar bent met het kiezen van relaties, selecteert u Sjabloon downloaden. Hiermee wordt op de lokale computer een Word-bestand gemaakt waarin de geëxporteerde entiteit is opgenomen als XML-gegevens.

   Notitie

   Om te zorgen dat documenten snel genoeg worden gedownload, is er een bovengrens van 100 ingesteld voor het aantal gerelateerde records dat voor elke relatie wordt geretourneerd. Als u bijvoorbeeld een sjabloon voor een account exporteert en u een lijst met de contactpersonen ervan wilt opnemen, retourneert het document maximaal 100 contactpersonen van de account.

8. Als u de sjabloon wilt uploaden nadat u de gegevens hebt aangepast, gaat u naar de lijst met sjablonen en selecteert u Sjabloon uploaden. Meer informatie: Stap 4: De Word-sjabloon weer uploaden naar Dynamics 365

Stap 2: Het tabblad Ontwikkelaar inschakelen

Open het Word-sjabloonbestand. Op dit punt lijkt het document leeg te zijn.

U moet het tabblad Word-ontwikkelaar inschakelen om de XML-gegevens uit Dynamics 365 weer te geven en toe te voegen.

1. Ga naar Bestand>Opties>Lint aanpassen en schakel het selectievakje Ontwikkelaar in.

   

2. Selecteer OK.

Het tabblad Ontwikkelaar wordt nu op het Word-lint weergegeven.

Stap 3: De Word-sjabloon definiëren

Gebruik het XML-toewijzingsvenster om de Word-sjabloon te definiëren met Dynamics 365-entiteitsvelden.

1. Selecteer in uw Word-sjabloon de optie Ontwikkelaar>XML-toewijzingsvenster.

   

   Het deelvenster XML-toewijzing wordt geopend en het standaard XML-schema is geselecteerd.

   

2. Selecteer het Dynamics 365 XML-schema. Het begint met urn:microsoft-crm/document-template/.

   

   Belangrijk

   Als regelmatig onbedoeld bewerkingen worden uitgevoerd waardoor Word traag reageert of vastloopt, schakelt u de AutoCorrectie-opties uit.

3. Vouw de entiteit uit om alle beschikbare velden weer te geven, klik met de rechtermuisknop op het veld dat u wilt toevoegen en selecteer Inhoudsbesturingselement invoegen>Tekst zonder opmaak.

   

   Het veld uit Dynamics 365 wordt toegevoegd aan de Word-sjabloon.

   

4. Voeg extra entiteitsvelden toe, voeg beschrijvende labels en tekst toe en maak het document op. Een voltooide sjabloon kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

   

5. Sommige velden met inhoudsbesturingselementen die u hebt toegevoegd, bevatten waarschijnlijk meerdere regels aan gegevens. Accounts kunnen bijvoorbeeld meer dan één contactpersoon hebben. Als u alle gegevens in uw Word-sjabloon wilt opnemen, stelt u het veld met het inhoudsbesturingselement als volgt in op herhalen:

   1. Plaats velden met herhalende gegevens in een tabelrij.

   2. Selecteer de volledige tabelrij in de sjabloon.

      

   3. Klik in het venster XML-toewijzing met de rechtermuisknop op de relatie met de velden met inhoudsbesturingselementen en klik vervolgens op Herhalend.

      

      Als u de Word-sjabloon in Dynamics 365 gebruikt om een document te maken, wordt de tabel gevuld met meerdere gegevensrijen.

6. Als de sjabloon de gewenste velden en opmaak heeft, slaat u deze op en uploadt u deze naar Dynamics 365.

Stap 4: De Word-sjabloon weer uploaden naar Dynamics 365

Als uw Word-sjabloon klaar is, slaat u deze op zodat u deze kunt uploaden naar Dynamics 365.

Een beheerder kan de pagina Instellingen gebruiken om de Word-sjabloon te uploaden naar Dynamics 365.

Notitie

Gebruikers in uw organisatie kunnen zien welke sjablonen voor hen beschikbaar zijn door op de opdrachtbalk in de lijst met records de optie Word-sjablonen te selecteren.

1. Open het menu Instellingen boven aan de pagina en selecteer Geavanceerde instellingen.

2. Navigeer naar Instellingen>Zakelijk>Sjablonen.

3. Selecteer op het volgende scherm Documentsjablonen en kies Sjabloon uploaden op het bovenste lint.

4. Zoek en upload het bestand.

   

5. Selecteer Uploaden. Er wordt een overzicht weergegeven van het bestand dat u uploadt.

6. Selecteer het X-pictogram in de rechterbovenhoek van het bovenste lint om het informatiescherm te sluiten.