Overzicht van het gebruik van werkstroomprocessen

Dit onderwerp is van toepassing op Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Voor de Power Apps-versie van dit onderwerp, zie: Klassieke Dataverse-achtergrondwerkstromen

De werkstromen automatiseren bedrijfsprocessen zonder een gebruikersinterface. Mensen gebruiken gewoonlijk werkstroomprocessen om automatisering te starten die geen gebruikersinteractie behoeft.

Ieder werkstroomproces is gekoppeld aan één entiteit. Bij het configureren van werkstromen moet u vier vragen beantwoorden:

• Wanneer moeten ze beginnen?

• Moeten ze als een realtime-werkstroom of als een achtergrondwerkstroom worden uitgevoerd?

• Welke acties moeten ze uitvoeren?

• Onder welke voorwaarden moeten acties worden uitgevoerd?

  Dit onderwerp introduceert hoe u werkstroomprocessen kunt vinden en wanneer u ze kunt opstarten en of ze als realtime of als achtergrondwerkstromen moeten worden uitgevoerd. Voor informatie over de acties die ze moeten uitvoeren, en de voorwaarden, raadpleegt u Workflowprocessen configureren.

Waar past u werkstroomprocessen aan?

U kunt de werkstromen in uw organisatie zien door het knooppunt Processen weer te geven in de Standaardoplossing en te filteren op processen die de CategorieWerkstroom hebben.

Afhankelijk van hoe de app is gemaakt, kunnen gebruikers hun werkstromen in de app maken of wijzigen.

Ontwikkelaars kunnen werkstromen maken met behulp van informatie in de Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) SDK, en oplossingen die u aanschaft kunnen werkstromen bevatten die u kunt wijzigen.

Werkstroomeigenschappen

In de oplossingsverkenner selecteert u Processen en klikt u op Nieuw.

Wanneer u een werkstroom maakt, vereist het dialoogvenster Proces maken dat u drie eigenschappen instelt voor alle processen:

Procesnaam
De naam van de werkstroomprocessen hoeven niet uniek te zijn, maar als u denkt dat u veel werkstromen zult hebben, kunt u een naamconventie gebruiken om uw processen duidelijk te onderscheiden. U kunt standaardprefixen aan de naam van de werkstroom toepassen. De prefix kan een beschrijving geven over de functie van de werkstroom of de afdeling binnen het bedrijf. Dit helpt u om soortgelijke items in de lijst met werkstromen te groeperen.

Categorie
Deze eigenschap bepaalt dat dit een werkstroomproces is.

Entiteit
Ieder werkstroomproces moet zijn ingesteld op één entiteit. U kunt de entiteit niet wijzigen nadat het werkstroomproces wordt gemaakt.

Deze werkstroom op de achtergrond uitvoeren (aanbevolen)
Deze optie wordt weergegeven als u werkstroom als categorie selecteert. Deze instelling bepaalt of de werkstroom een realtime of een achtergrondwerkstroom is. De realtime werkstromen worden direct uitgevoerd (synchroon) en achtergrondwerkstromen worden a-synchroon uitgevoerd. De beschikbare configuratieopties zijn afhankelijk van uw keuze voor deze instelling. Achtergrondwerkstromen kunnen wachtvoorwaarden hebben die niet beschikbaar zijn voor realtime werkstromen. Zolang u deze wachtvoorwaarden niet gebruikt, kunt u achtergrondwerkstromen op een later moment converteren naar realtime werkstromen en realtime werkstromen converteren naar achtergrondwerkstromen. Voor meer informatie over wachtvoorwaarden raadpleegt u Voorwaarden instellen voor werkstroomacties.

U hebt ook de optie Type waarmee u op kunt geven of u een nieuwe werkstroom helemaal zelf maakt of voor een bestaand sjabloon kiest. Als u kiest voor Nieuw proces van een bestaande sjabloon (selecteer in de lijst), dan kunt u de beschikbare werkstroomprocessen kiezen die eerder zijn opgeslagen en als een processjabloon.

Nadat u de werkstroom hebt gemaakt of als u een bestaande werkstroom bewerkt, dan heeft u de volgende aanvullende eigenschappen:

Activeren als
U kunt kiezen voor Processjabloon om een geavanceerd beginpunt voor andere sjablonen te maken. Als u deze optie gebruikt, dan zal deze niet worden toegepast nadat u de werkstroom hebt geactiveerd, maar in plaats daarvan beschikbaar zijn in het dialoogvenster Proces maken wanneer u Type: Nieuw proces van een bestaand sjabloon (selecteer in de lijst) selecteert.

Processjablonen zijn handig wanneer u een aantal vergelijkbare werkstroomprocessen hebt en u deze wilt bepalen zonder dezelfde logica te dupliceren.

Notitie

Het bewerken van een processjabloon wijzigt niet de gedragingen van andere eerder gemaakte werkstroomprocessen op basis van deze sjabloon. Een nieuwe werkstroom die u met een sjabloon hebt gemaakt, is een kopie van de inhoud van de sjabloon.

Beschikbaar voor uitvoering
Deze sectie bevat opties die beschrijven hoe de werkstroom beschikbaar is om te worden uitgevoerd.

Deze werkstroom op de achtergrond uitvoeren (aanbevolen)
Dit selectievakje reflecteert de optie die u hebt geselecteerd toen u de werkstroom maakte. Deze optie is uitgeschakeld, maar u kunt het echter wijzigen in het menu Acties door Converteren naar een realtime werkstroom of voor Converteren naar een achtergrondwerkstroom te selecteren.

Als proces op aanvraag
Kies deze optie als u uw gebruikers deze werkstroom handmatig wilt laten uitvoeren. U kunt processen op aanvraag vinden in de sectie Werkstroom uitvoeren van de stroom.

Als onderliggend proces
Kies deze optie als u wilt dat de werkstroom kan worden opgestart vanaf een andere werkstroom.

Vasthouden van werkstroomtaken
Deze sectie bevat een optie om een werkstroom te verwijderen nadat de werkstroomuitvoering is voltooid.

Voltooide werkstroomtaken automatisch verwijderen (om schijfruimte te besparen)
Kies deze optie als u wilt dat een voltooide werkstroomtaak automatisch wordt verwijderd.

Notitie

De werkstroomtaken worden niet onmiddellijk verwijderd na de voltooiing, maar kort daarna, door een batchproces.

Bereik
De opties voor entiteiten die eigendom zijn van een gebruiker zijn Organisatie, Bovenliggende Business Units, Business Units, of Gebruiker. Voor entiteiten waarvan is de enige optie Organisatie.

Als het bereik Organisatie is, dan kan de werkstroomlogica op ieder record in de organisatie worden toegepast. Anders, kan de werkstroom alleen op een subverzameling van records worden toegepast die binnen het bereik vallen.

Notitie

De standaardwaarde van het bereik is Gebruiker. Zorg ervoor dat u controleert of de bereikwaarde geschikt is voordat u de werkstroom activeert.

Starten wanneer
Gebruik de opties in deze sectie om op te geven wanneer een werkstroom automatisch moet starten. U kunt een realtime werkstroom configureren om voor bepaalde evenementen uit te voeren. Dit is een erg krachtige mogelijkheid omdat de werkstroom de actie kan stoppen voordat het zich voordoet. Meer informatie: Realtimewerkstromen gebruiken. De opties zijn:

• Record is gemaakt

• Recordstatus wijzigt

• Record is toegewezen

• Wijziging van recordvelden

• Record is verwijderd

Notitie

Houd er rekening mee dat de acties en de voorwaarden die u voor de werkstroom definieert, niet weten wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd. Als u bijvoorbeeld een werkstroom definieert om de record bij te werken, dan kan deze actie niet door een realtime werkstroom worden uitgevoerd voordat de record is gemaakt. Een niet bestaande record kan niet worden bijgewerkt. Op dezelfde wijze kan een achtergrondwerkstroom geen verwijderde record bijwerken, zelfs als u deze actie voor de werkstroom kunt definiëren. Als u een werkstroom configureert om een actie uit te voeren die niet kan worden uitgevoerd, zal dat niet lukken en zal de hele werkstroom mislukken.

Uitvoeren als
Deze optie is alleen beschikbaar als u de optie Deze werkstroom op de achtergrond uitvoeren (aanbevolen) niet hebt geselecteerd wanneer u de werkstroom maakte of wanneer u later een achtergrondwerkstroom in een realtime werkstroom converteert.

Beveiligingscontext van werkstroomprocessen

Wanneer een achtergrondwerkstroom is geconfigureerd als een werkstroom op aanvraag en door een gebruiker wordt gestart met de opdracht Werkstroom uitvoeren, dan zijn de acties die de werkstroom kan uitvoeren beperkt tot diegene die de gebruiker kan uitvoeren gebaseerd op de bevoegdheden en toegangsniveaus die zijn gedefinieerd door de beveiligingsrol(len) ingesteld voor hun gebruikersaccount.

Wanneer een achtergrondwerkstroom start die is gebaseerd op een gebeurtenis, dan werkt de werkstroom in de context van de persoon die de eigenaar is, meestal de persoon die de werkstroom heeft gemaakt.

Voor realtime werkstromen heeft u de optie Uitvoeren als en kunt u kiezen of de werkstroom moet worden toegepast op de beveiligingscontext van de eigenaar van de werkstroom of de gebruiker die de wijzigingen aan de record heeft aangebracht. Als uw werkstroom acties bevat die gebruikers niet kunnen uitvoeren op basis van beveiligingbeperkingen, moet u de werkstroom uitvoeren als de eigenaar van de werkstroom.

Een werkstroom activeren

Werkstromen kunnen alleen worden bewerkt als ze worden gedeactiveerd. Voordat een werkstroom handmatig kan worden gebruikt of worden toegepast wegens gebeurtenissen, moet het eerst worden geactiveerd. Voordat een werkstroom kan worden geactiveerd moet het ten minste één stap bevatten. Voor informatie over het configureren van stappen raadpleegt u Workflowprocessen configureren

Een werkstroom kan alleen worden geactiveerd of gedeactiveerd door iemand met de bevoegdheid Namens een andere gebruiker optreden zoals de systeembeheerder. De reden hiervoor is dat een kwaadwillende gebruiker de werkstroom van iemand kan aanpassen zonder dat diegene zich bewust is van de wijziging. U kunt een werkstroom waarvan u de eigenaar bent opnieuw toewijzen door de eigenaar te wijzigen. Dit veld bevindt zich op het tabblad Beheer. Als u niet de systeembeheerder bent en u een werkstroom moet bewerken die eigendom is van een andere gebruiker, dan moet de werkstroom gedeactiveerd worden en aan u worden toegewezen. Zodra u gereed bent met het bewerken van de werkstroom, dan kunt u deze weer aan hen toewijzen zodat zij deze kunnen activeren.

Realtime werkstromen vereisen dat de gebruiker de bevoegdheid Realtime processen activeren heeft. Omdat realtime werkstromen een groter risico hebben om de systeemprestaties te beïnvloeden, moet deze bevoegdheid alleen worden gegeven aan personen die de potentiele risico's kunnen inschatten.

Werkstromen worden opgeslagen wanneer ze worden geactiveerd. Het is daarom niet noodzakelijk om ze voor activering op te slaan.

Zie ook

Workflowprocessen configureren
Workflowprocessen controleren en beheren
Aanbevolen procedures voor werkstroomprocessen