Integratie van Field Service met apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten
Dankzij de Field Service-integratie met apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten kunnen organisaties kant-en-klare afstemming mogelijk maken. Field Service-werkordertransacties komen correct terecht in journalen in de apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten. Voor organisaties die Field Service en financiële en apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten gebruiken, worden de financiële en voorraadsystemen automatisch bijgewerkt. U kunt werkorders maken en beheren in Field Service en deze automatisch laten synchroniseren met apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten.
De integratie biedt een uniforme ervaring tussen Field Service en apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten.
Synchroniseer realtime prijs- en kosteninformatie van werkorders naar apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten.
Werk apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten automatisch bij terwijl werkorders worden uitgevoerd, voor de realtime integratie van financiën en voorraad.
Profiteer van alles wat apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten te bieden hebben op het gebied van facturering, boekhouding en voorraadbeheer.
Transactionele afstemming
Field Service-transacties (werkorderproduct- en werkorderservicerecords) creëren parallelle transacties voor hun respectievelijke project voor financiën en bedrijfsactiviteiten in de vorm van journalen.
Werkorderproducten met voorraad maken artikeljournalen en artikeljournaalregels.
Werkorderproducten zonder voorraad en een gerelateerde projectcategorie met een transactietype onkosten maken onkostenjournalen en onkostenjournaalregels.
Bij werkorderservices waarbij het product een gerelateerde projectcategorie heeft met een transactietype uren, worden urenjournalen en urenjournaalregels gemaakt.
Kostenjournalen zijn momenteel niet afgestemd met Field Service-transacties.
Op artikelen gebaseerde transacties
In Field Service hebben alle transacties een gerelateerd product. Soms hebben deze producten een voorraad en soms verwijzen ze naar een niet-voorraadproduct of een service waarvoor op basis van de duur kosten in rekening worden gebracht.
Van de vele journaaltypen in een project hebben alleen artikeljournaalregels een gerelateerd product (artikel).
Op categorie gebaseerde transacties
In Field Service bestaat het concept van categorietransacties niet. Zelfs de services en niet-voorraadproducten zijn gerelateerd aan een artikel.
In apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten zijn alle journaaltypen die geen artikeldagboeken zijn, op categorieën gebaseerde transacties. Bijvoorbeeld onkostenjournaalregels, urenjournaalregels en kostenjournaalregels. Deze journaalregels hebben geen betrekking op een artikel en vereisen een categorie.
Om deze conceptuele kloof te overbruggen, moet u de waarde Projectcategorie vastleggen die Field Service gebruikt voor werkordertransacties. Dit veld is een opzoekveld voor de tabel Projectcategorie in de database voor financiën en bedrijfsactiviteiten. Twee keer wegschrijven vult deze waarde niet automatisch in. Als best practice moeten organisaties deze waarde bijwerken voor producten die worden gesynchroniseerd via twee keer wegschrijven. Of maak specifieke producten voor gebruik als proxy voor transacties op basis van een categorie in niet-voorraad- en servicescenario's.
Bedrijfsuitlijning
Field Service en apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten delen niet automatisch hetzelfde concept van een bedrijf. Oplossingen voor twee keer wegschrijven voegen bedrijfsgerelateerde gegevens toe aan relevante tabellen zoals account, product of magazijn. Field Service introduceert vangrails zodat gebruikers de juiste records selecteren voor al hun werkorders en werkordertransacties.
Voor werkorders in Field Service is een serviceaccount vereist. Twee keer wegschrijven introduceert het veld Bedrijf in de rekeningtabel. Serviceaccount heeft betrekking op een bedrijf en definieert die waarde voor de werkorder en de bijbehorende werkordertransacties.
Als het serviceaccount en het bedrijf niet overeenkomen op een werkorder en de transactierecords van de werkorder, worden de transacties pas gesynchroniseerd als de afwijking is opgeheven.
Field Service maakt u op verschillende plaatsen attent op niet met elkaar overeenkomende bedrijfsgegevens:
- Op de werkorder
- In het werkorderproduct of de werkorderservice
- In de transactie voor financiën en bedrijfsactiviteiten
Als best practice zouden organisaties die deze integratie implementeren, moeten overwegen om met het oog op de afstemming van het bedrijf incidenttyperecords met producten en services te maken. En gebruik het juiste incidenttype op basis van het bedrijf van het serviceaccount in de werkorder.
Synchronisatie van transacties
De oplossing introduceert een nieuw sitenavigatie-item voor transacties voor financiën en bedrijfsactiviteiten in het gebied Instellingen van de Field Service-toepassing. Dit gebied bevat transactiegegevens en de status hiervan.
De integratie maakt gebruik van een betrouwbaar asynchroon transactieframework om ervoor te zorgen dat Field Service-updates nauwkeurig en betrouwbaar zijn.
De integratie is afhankelijk van het ingeschakelde framework voor twee keer wegschrijven en de toewijzingen om ervoor te zorgen dat bij transacties gebruik wordt gemaakt van een gemeenschappelijk begrip van cruciale kernconcepten.
Elke transactie op een werkorder wordt vastgelegd in Field Service voordat er een update wordt gemaakt in apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten.
Wanneer de transactie in Field Service is voltooid, wordt er een record in een logboektabel met transacties gemaakt waarin de status van elke transactie wordt weergegeven.
De integratie bewaakt de transactiestatussen van de werkorders en projecten. De transactiestatussen geven de synchronisatiestatus van de gegevens aan, zoals niet gesynchroniseerd, verwerkt, gesynchroniseerd en mislukt. De integratie biedt ook foutafhandeling en mechanismen voor opnieuw proberen om eventuele synchronisatieproblemen op te lossen.
Als de transactie niet kan worden voltooid, geeft de status in Field Service de fout en de reden ervan aan. Het systeem probeert de transactie meerdere keren opnieuw uit te voeren.
Als de transactie nog steeds niet kan worden gesynchroniseerd, worden de fout- en transactiedetails bewaard in de transactierecord voor financiën en bedrijfsactiviteiten. Gebruikers kunnen het probleem oplossen en de transactie opnieuw synchroniseren om ervoor te zorgen dat er geen transactionele financiële en voorraadgegevens verloren gaan.
Met de juiste systeemconfiguratie zijn transactiefouten uitzonderingen. Het oplossen van dit soort problemen is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de transactionele consistentie tussen de twee systemen behouden blijft.
Hiërarchische projecten voor financiën en bedrijfsactiviteiten
Door de integratie ontstaan hiërarchische projecten, die bestaan uit een hoofdproject en één of meerdere deelprojecten. Het hoofdproject fungeert als container voor de subprojecten, die de individuele werkorders in Field Service vertegenwoordigen.
Opslagdimensies, magazijn en locatieselectie
De integratie ondersteunt opslagdimensies bij een correcte configuratie. Opslagdimensies definiëren de detailniveaus die worden gebruikt voor de opslag van een artikel in de voorraad. Sommige artikelen worden gevolgd op sites, in magazijnen en op locaties, terwijl andere artikelen alleen op siteniveau of op site- en magazijnniveau worden gevolgd.
Afhankelijk van het voorraadproduct dat is geselecteerd bij het aanmaken van een werkorderproduct, bepalen de gedefinieerde opslagdimensies of de locatie vereist is in het werkorderproduct.
Wanneer een gebruiker een werkorderproduct toevoegt waarvoor het gekozen product Inventaris als Field Service-producttype in Field Service bevat, kunnen ze een magazijn en een locatie selecteren in de opzoekvelden op het transactieformulier. De magazijn- en locatievelden worden gefilterd om de waarden uit apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten weer te geven, op basis van de rechtspersoon waartoe de serviceaccount van de werkorder behoort. De configuratie van het product voor financiële en bedrijfsactiviteiten en de opslagdimensies ervan bepalen of het veld voor de productlocatie van de werkorder vereist is bij het markeren als gebruikt van een product.
Wanneer een gebruiker de bijbehorende productrecord van de werkorder in Field Service wijzigt of verwijdert, werkt de integratie de relevante journaal-regel bij.
De magazijn- en locatievelden in Field Service zijn gerelateerd aan de magazijn- en locatieconcepten in apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten, die worden gebruikt om de fysieke locaties van de voorraadartikelen bij te houden.
Notitie
De integratie heeft geen vereisten voor het invullen van de waarde Locatie en vult in plaats daarvan de locatie in op basis van het geselecteerde magazijn, dat een hiërarchische relatie heeft met de locatie. We raden u aan standaardorderinstellingen te configureren om fouten te beperken wanneer een werkorderproduct met een voorraadproduct wordt gemaakt.
Voorraad
Wanneer de integratie van financiën en bedrijfsactiviteiten is ingeschakeld via de Field Service-instellingen, is het registratiesysteem voor inventaris Dynamics 365 Supply Chain Management en wordt de standaard inventarisfunctionaliteit van Field Service onderdrukt.
Field Service verbergt de volgende navigatie-items:
- Productvoorraad
- Overboekingen
- Aanpassingen
- RMA's (Return Merchandise Authorizations)
- RMA-ontvangsten
- Retour aan leverancier
Field Service toont de volgende items:
- Voorraad per locatie
- Voorraad per magazijn
Deze nieuwe voorraaditems maken gebruik van virtuele tabellen om voorraadgegevens rechtstreeks vanuit Supply Chain Management binnen Field Service beschikbaar te stellen. De werkelijke voorraadniveaus uit het registratiesysteem zijn beschikbaar voor gebruikers.
De voorraadvalidatiefunctie voor de standaardvoorraad van Field Service wordt uitgeschakeld wanneer de integratie wordt ingeschakeld. De Field Service-instelling voor Gebruik van producten die niet in voorraad zijn wordt verborgen en onderdrukt om ervoor te zorgen dat gebruikers geen informatie over irrelevante voorraadvalidaties of blokkeergedrag ontvangen.
De integratieoplossing valideert de voorraadtransacties van een werkorder niet automatisch op basis van Supply Chain Management-voorraadniveaus.
Voorraadweergaven met en zonder variantdetails
Wanneer de integratie is ingeschakeld, hebben de voorraadweergaven een versie voor organisaties die geen productvarianten gebruiken. Deze voorraadweergave verwijdert verschillende kolommen en vereenvoudigt de zichtbaarheid van de voorraad.
Voor organisaties die productvarianten gebruiken, zijn er relevante weergaven die alle details van de voorraadniveaus tonen, inclusief kolommen voor maat, kleur, stijl en configuratie. Indien nodig kunnen organisaties de standaardweergaven wijzigen, zoals bij elke tabel.
Notitie
Anders dan normale tabellen, kunnen individuele rijen in deze inventaristabellen (mserp_inventorysiteonhandv2entity en mserp_inventwarehouseonhandv2entity) niet worden geopend binnen een formulier. Het weergavebesturingselement dat in deze weergaven wordt gebruikt, onderdrukt de mogelijkheid dat deze records in een formulier worden geopend.
Uitlijning van werknemers
Dankzij de Field Service-integratie met apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten wordt de integratie van Dynamics 365 Human Resources naar boekbare resources uitgebreid die het concept van de werknemer bij de boekbare resource introduceert. Daarnaast biedt de Field Service-integratie de volgende mogelijkheden:
Toestaan dat een werknemer wordt vastgelegd in een werkorderproduct of werkorderservice.
De werknemerswaarde voor het werkorderproduct of de werkorderservice op basis van de werknemer van de boekbare resource in de bijbehorende boeking van de transactie automatisch invullen. Deze waarde kan handmatig worden ingevuld of overschreven.
Vereis de werknemer voor niet-voorraadgerelateerde werkorderproducten of werkorderservices. De vereiste is gebaseerd op de vraag of de gekoppelde projectbeheer- en boekhoudparameters van het bedrijf zijn geconfigureerd om een werknemerswaarde in urenjournaalregels of onkostenjournaalregels te vereisen.
Als de werknemersvereiste is geconfigureerd in apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten, vereist Field Service alleen een waarde wanneer het werkorderproduct of de werkorderservice is ingesteld op Gebruikt. Zo wordt het maken van geschatte records zonder de uiteindelijke werknemer te kennen niet geblokkeerd. De transactie kan niet worden gesynchroniseerd tenzij de werknemer is geregistreerd.
Het werknemersveld wordt niet gefilterd op basis van de geschiktheid van de werknemer om werk aan het gerelateerde project uit te voeren. Geschiktheid wordt niet beschouwd als een planningsparameter bij het bepalen van de boekbare resource die voor een werkorder moet worden gepland. Als best practice kunnen organisaties overwegen om beveiligingsrollen en bedrijfseenheden te gebruiken of resourcekenmerken te introduceren om ervoor te zorgen dat werknemers alleen kunnen worden ingepland voor relevante werkorders. U kunt deze opties gebruiken als dit een cruciale overweging is voor de implementatie van apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten door een organisatie.
Field Service-veldwijzigingen
De integratie introduceert nieuwe velden en verbergt andere velden.
Wijzigingen in werkordervelden
De integratie voegt het opzoekveld voor virtuele tabellen met de naam F&O-project toe dat projecten filtert op de relevante onderneming/rechtspersoon en de vraag of het project zich in een staat bevindt waarin transacties kunnen plaatsvinden. Deze integratie verbergt het veld Factureringsrekening omdat dit niet relevant is wanneer een integratie met financiën en bedrijfsactiviteiten is geselecteerd.
Wanneer een gebruiker een project selecteert, tonen de opzoekfilters van een project, projecten met de volgende parameters:
- Het project moet voor dezelfde klant zijn als het serviceaccount van de werkorder.
- Het project moet voor dezelfde juridische entiteit zijn als het serviceaccount van de werkorder.
- Het project moet zich in een fase bevinden waarin het maken van journalen mogelijk is.
Wijzigingen in werkorderproductvelden
De integratieoplossing introduceert verschillende velden in de werkordertabel Product. Deze velden zijn zichtbaar als de integratie is geïnstalleerd en ingeschakeld.
Journaalbeschrijving
- Alleen zichtbaar voor onkostentransacties (niet-voorraadproducten). Verborgen voor voorraadproducten (die resulteren in artikeljournalen).
- Wordt automatisch gevuld met de productnaam van het toegepaste product, hoewel gebruikers worden aangemoedigd om de waarde te overschrijven met een betekenisvollere beschrijving.
- De lengte is beperkt tot 60 tekens. Deze waarde stroomt vanuit de record in Field Service via de journaalregel naar de gegenereerde factuur in Finance.
Regeleigenschap
- Een opzoekveld voor virtuele tabellen dat wordt gefilterd op basis van de betreffende onderneming/rechtspersoon.
- De integratie verbergt het veld Te factureren hoeveelheid omdat er geen gelijkwaardig concept bestaat op journaalregels. In plaats daarvan definieert de regeleigenschap of een transactie factureerbaar is of niet.
Locatie
- Verborgen voor niet-voorraadproducten.
- Alleen zichtbaar als de voorraaddimensies die in apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten voor het product zijn geconfigureerd, aangeven dat de locatie vereist is.
- Alleen vereist als de record is ingesteld op Gebruikt.
- Een opzoekveld voor virtuele tabellen dat wordt gefilterd op basis van de betreffende onderneming/rechtspersoon en het geselecteerde magazijn.
Transactiedatum
Werknemer
- Alleen vereist op basis van projectbeheer- en boekhoudparameters die voor het betreffende bedrijf zijn geconfigureerd.
- Wordt automatisch ingevuld als de boekingswaarde van het werkorderproduct wordt ingevuld op basis van de werknemer van de boekbare resource die in de boeking is ingesteld.
Wijzigingen in werkorderservicevelden
De integratieoplossing introduceert verschillende velden in de werkordertabel Service. Deze velden zijn zichtbaar als de integratie is geïnstalleerd en ingeschakeld.
Journaalbeschrijving
- Wordt automatisch gevuld met de productnaam van het toegepaste product, hoewel gebruikers worden aangemoedigd om de waarde te overschrijven met een betekenisvollere beschrijving.
- De lengte is beperkt tot 60 tekens. Deze waarde stroomt vanuit de record in Field Service via de journaalregel naar de gegenereerde factuur in Finance.
Regeleigenschap
- Een opzoekveld voor virtuele tabellen dat wordt gefilterd op basis van de betreffende onderneming/rechtspersoon.
- De integratie verbergt het veld Te factureren duur omdat er geen gelijkwaardig concept bestaat op journaalregels. In plaats daarvan definieert de regeleigenschap of een transactie factureerbaar is of niet.
Transactiedatum
Werknemer
- Alleen vereist op basis van projectbeheer- en boekhoudparameters die voor het betreffende bedrijf zijn geconfigureerd.
- Wordt automatisch ingevuld als de boekingswaarde van de werkorderservice wordt ingevuld op basis van de werknemer van de boekbare resource die in de boeking is ingesteld.
Toevoegingen aan productvelden
De integratie introduceert het opzoekveld voor virtuele tabellen genaamd Projectcategorie dat wordt gefilterd op basis van de relevante onderneming/rechtspersoon en de vraag of het product een voorraadproduct (voor artikelcategorieën), een niet-voorraadproduct (voor onkostencategorieën) of een serviceproduct (voor urencategorieën) is.
Afhandeling van werkordertransacties
Op basis van gebeurtenissen met de product- en servicerecords van een Field Service-werkorder worden overeenkomstige transacties geactiveerd in hun respectieve journaal- en journaalregelrecords.
Create
Product: wanneer er een productrecord van een werkorder wordt aangemaakt, wordt er door de integratie een artikeljournaal en journaalregel of een onkostenjournaal en journaal gemaakt. Het Field Service-producttype van het product bepaalt of de transactie een item- of onkostentransactie activeert.
- Voorraadproducten activeren items
- Niet-voorraadproducten triggeren onkosten
Service: wanneer een servicerecord voor een werkorder wordt aangemaakt, wordt door de integratie een urentransactie aangemaakt.
Bijwerken
Wanneer een product of service van een werkorder wordt bijgewerkt en het gerelateerde journaal en de journaalregel worden niet geboekt, werkt de integratie de transactie op de juiste manier bij.
Wanneer een product of service van een werkorder wordt bijgewerkt en het gerelateerde journaal en de journaalregel worden geboekt, doet de integratie het volgende:
- Creëert een omgekeerde transactie op het originele journaal en de journaalregel.
- Creëert een nieuw journaal en een journaalregel met de bijgewerkte transactie.
Delete
Wanneer een product of service van een werkorder wordt verwijderd en het gerelateerde journaal en de journaalregel worden niet geboekt, verwijdert de integratie het journaal en de journaalregel.
Wanneer een product of service van een werkorder wordt verwijderd en het gerelateerde journaal en de journaalregel worden geboekt, maakt de integratie een omgekeerde transactie voor het oorspronkelijke journaal en de journaalregel.
Impact van systeemstatus voor werkorders
Op basis van de waarde Systeemstatus van een werkorder worden met de integratie journaalregels die gerelateerd zijn aan servicerecords van een werkorderproduct of werkorder die zich nog in een geschatte staat bevinden, toegevoegd of verwijderd.
Wanneer een werkorder wordt bijgewerkt naar Geannuleerd of Gepost, worden alle niet-geboekte journalen en journaalregels verwijderd.
Wanneer een werkorder wordt bijgewerkt van Geannuleerd of Geplaatst naar een andere systeemstatus, wordt er voor de geschatte regels die automatisch verwijderd waren automatisch nieuwe lijnen gemaakt.
Beperkingen
Deze integratie ondersteunt het gebruik van door Microsoft beheerde omgevingen. Door de klant beheerde omgevingen worden niet ondersteund met deze integratie.
De integratie van resources/niet-voorraadproducten van Project Operations staat de Field Service-integratie niet toe om te werken met dezelfde rechtspersonen die zijn ingeschakeld voor het geïntegreerde scenario voor resources/niet-voorraadproducten. Deze kan echter wel in dezelfde omgevingen werken voor andere rechtspersonen.
Offline virtuele tabellen worden momenteel niet ondersteund. Daarom is het van cruciaal belang om de standaardlogica voor locaties in te stellen, zodat transacties niet worden geblokkeerd.
De volgende processen of functies die beschikbaar zijn in de apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten, worden niet ondersteund of zijn niet standaard beschikbaar in de kant-en-klare Field Service voor deze integratie:
Functie voor het reserveren van voorraad om voorraadhoeveelheden voor bepaalde bestellingen te reserveren.
Trackingdimensies om de granulariteit van de tracking van een item in daaropvolgende transacties te definiëren. Deze functie is handig voor het traceren van artikelen op batch- of serienummer.
Het wordt niet ondersteund als de instelling Activiteit in dagboeken vereisen in een project is ingesteld op Ja. Als activiteiten voor Uren, Onkosten of Artikelen naar behoren zijn geconfigureerd, mislukken de transacties vanuit Field Service.
De integratie ondersteunt momenteel een beperkte afstemming van gegevensupdates vanuit projectjournalen naar de betreffende werkordertransactie. Wanneer een Field Service-gebruiker een werkorderproduct of -service maakt of bijwerkt, worden deze updates gesynchroniseerd met het respectievelijke journaal. Voor journaalregels voor onkosten, uren en artikelen worden echter alleen de standaardregeleigenschap en een verwijzing naar de actieve journaalregel voor de record gesynchroniseerd. Andere wijzigingen in de betreffende Field Service-transactierecord worden niet gesynchroniseerd vanuit hun respectievelijke regeljournalen.