ER-bestemmingstype voor e-mail

Wanneer een ER-indeling (elektronische rapportage) wordt uitgevoerd, kunnen er een of meer uitgaande documenten worden gegenereerd. Indelingsonderdelen Map of Bestand worden gebruikt in ER-indelingen om de structuur van uitgaande documenten op te geven. U kunt een e-mailbestemming configureren voor deze typen onderdelen om uitgaande documenten te verzenden als e-mailbijlagen.

U kunt een e-mailbestemming configureren voor elk onderdeel Map of Bestand van een ER-indeling. In dit geval wordt elk uitgaand document afzonderlijk per e-mail verzonden. Op basis van deze doelinstelling wordt een gegenereerd document geleverd als een bijlage van een e-mailbericht.

Notitie

Als er geen document wordt gegenereerd omdat de expressie Ingeschakeld voor het relevante onderdeel Bestand is geconfigureerd om een Booleaanse waarde Onwaar te retourneren, wordt er geen e-mailbericht verzonden, zelfs als er een e-mailbestemming is geconfigureerd en ingeschakeld voor het onderdeel.

U kunt ook verschillende onderdelen Map of Bestand samen groeperen en vervolgens een e-mailbestemming configureren voor alle onderdelen in de groep. In dit geval worden alle uitgaande documenten die worden gegenereerd door onderdelen die tot de groep behoren, als meerdere bijlagen van één e-mailbericht verzonden. Op basis van deze doelinstelling wordt elk gegenereerd document geleverd als een bijlage van een enkel e-mailbericht.

Notitie

Als er ten minste één document wordt gegenereerd door een onderdeel Bestand in een groep onderdelen, wordt een e-mailbericht verzonden. Als er geen document wordt gegenereerd door gegroepeerde onderdelen omdat de expressie Ingeschakeld voor elk onderdeel Bestand is geconfigureerd om een Booleaanse waarde Onwaar te retourneren, wordt er geen e-mailbericht verzonden, zelfs als er een e-mailbestemming is geconfigureerd en ingeschakeld voor die groep onderdelen.

E-mail is de enige bestemming die kan worden geconfigureerd voor een groep onderdelen. Als u een document wilt afleveren dat is verzonden op basis van de instelling voor de e-mailbestemming voor een groep, voegt u nog een bestemmingsrecord toe, selecteert u het gewenste onderdeel en configureert u vervolgens een andere bestemming voor deze record.

Er kunnen meerdere groepen onderdelen worden geconfigureerd voor een enkele ER-indelingsconfiguratie. Op deze manier kunt u een e-mailbestemming configureren voor elke groep onderdelen en een e-mailbestemming voor elk onderdeel.

Een e-mailbestemming inschakelen

Volg deze stappen om een of meer uitvoerbestanden per e-mail te verzenden.

1. Selecteer op de pagina Bestemming elektronische rapportage in het sneltabblad Bestandsbestemming een onderdeel of groep van onderdelen in het raster.
2. Selecteer Instellingen en daarna in het dialoogvenster Bestemmingsinstellingen op het tabblad E-mail de optie Ingeschakeld in op Ja.

Een e-mailbestemming configureren

Inhoud e-mail

U kunt het onderwerp en de tekst van het e-mailbericht bewerken.

Voer in het veld Onderwerp de tekst van het e-mailbericht in dat moet worden weergegeven in het onderwerpveld van een elektronisch bericht dat tijdens runtime gegenereerd wordt. Voer in het veld Body de hoofdtekst van de e-mail in die moet worden weergegeven in het hoofdgedeelte van een elektronisch bericht. U kunt constante teksten voor het onderwerp en de tekst van het e-mailbericht instellen of u kunt ER-formules gebruiken om tijdens runtime dynamisch e-mailtekst aan te maken. De geconfigureerde formule moet een waarde van het type Tekenreeks opleveren.

De hoofdtekst van uw e-mail bestaat uit TEKST- of HTML-indeling, afhankelijk van de e-mailclient. U kunt elke indeling, opmaak en huisstijl gebruiken die door HTML en inline CSS (Cascading Style Sheets) worden ondersteund.

Notitie

E-mailclients leggen indelings- en stijlbeperkingen op die mogelijk wijzigingen vereisen in de HTML en CSS die u voor de hoofdtekst van het bericht gebruikt. We raden u aan uzelf vertrouwd te maken met de best practices voor het maken van HTML die worden ondersteund door de populairste e-mailclients.

Gebruik de juiste codering om een regelterugloop te implementeren, afhankelijk van de opmaak van de hoofdtekst. Bekijk de definitie van het gegevenstype Tekenreeks voor meer informatie.

E-mailadressen

U kunt de afzender en e-mailontvangers configureren. Standaard wordt een e-mailbericht verzonden namens de huidige gebruiker. Als u een andere afzender voor het e-mailbericht wilt opgeven, moet u het veld Van configureren.

Notitie

Wanneer u een e-mailbestemming configureert, is het veld Van alleen zichtbaar voor gebruikers met de beveiligingsmachtiging ERFormatDestinationSenderEmailConfigureE-mailadres van afzender configureren voor bestemmingen voor ER-indelingen.

Wanneer een e-mailbestemming wordt aangeboden voor aanpassen bij runtime is het veld Van alleen zichtbaar voor gebruikers met de ERFormatDestinationSenderEmailMaintain-beveiligingsmachtiging E-mailadres afzender onderhouden voor bestemming voor ER-indelingen.

Wanneer het veld Van is geconfigureerd voor het gebruik van een ander e-mailadres dan het adres van de huidige gebruiker, moet de machtiging voor Verzenden als of Verzenden namens van tevoren correct zijn ingesteld. Anders doet zich de volgende uitzondering voor bij runtime: 'Kan e-mail niet verzenden als <vanaf e-mailaccount> van de account van <huidige gebruikersaccount>. Controleer dan de machtigingen voor 'Verzenden als' voor de <van e-mailaccount>.'

U kunt het veld Van configureren om meerdere e-mailadressen terug te geven. In dit geval wordt het eerste adres in de lijst gebruikt als e-mailadres van de afzender.

Als u e-mailontvangers wilt opgeven, moet u de (optionele) velden Aan en Cc configureren.

U kunt e-mailadressen voor ER op twee manieren configureren. U kunt de configuratie voltooien op dezelfde manier als de afdrukbeheerfunctie of u kunt een e-mailadres oplossen door via een formule direct naar de ER-configuratie te verwijzen.

E-mailadrestypen

Als u Bewerken selecteert naast het veld Van, Aan of Cc in het dialoogvenster Bestemmingsinstellingen, wordt het dialoogvenster E-mail van, E-mail naar of E-mail Cc weergegeven. Daar kunt u de afzender en e-mailontvangers configureren. Selecteer Toevoegen en selecteer vervolgens het type e-mailadres dat u wilt gebruiken. Er worden momenteel twee typen ondersteund: E-mail van Afdrukbeheer en Configuratie-e-mail.

E-mail van Afdrukbeheer

Als u E-mail van Afdrukbeheer selecteert als type e-mailadres, kunt u in het dialoogvenster E-mail van, E-mail naar of E-mail Cc een vast e-mailadres invoeren door de volgende velden in te stellen:

• Selecteer Geen in het veld E-mailbron.
• Voer in het veld Extra e-mailadressen, gescheiden door ";" de vaste e-mailadressen in.

U kunt ook e-mailadressen ophalen uit de contactgegevens van de partij waarvoor u een uitgaand document hebt gegenereerd. Als u niet-vaste e-mailadressen wilt gebruiken, selecteert u in het veld E-mailbron de rol van de partij voor een bestandsbestemming. De volgende rollen worden ondersteund:

• Klant
• Leverancier
• Prospect
• Contact
• Concurrent
• Werknemer
• Sollicitant
• Potentiële leverancier
• Niet-toegestane leverancier
• Rechtspersoon

Als u bijvoorbeeld een e-mailbestemming wilt configureren voor een ER-indeling die wordt gebruikt om betalingen van leveranciers te verwerken, selecteert u de rol Leverancier.

Nadat u de gewenste rol hebt geselecteerd, selecteert u de knop Binden (kettingsymbool) naast het veld E-mailbronaccount om de pagina Formuleontwerper te openen. U kunt deze pagina vervolgens gebruiken voor het configureren van een formule die tijdens runtime het rekeningnummer retourneert van de partij die vanuit het verwerkte document aan de geconfigureerde rol is toegewezen voor de e-mailbestemming.

Notitie

Formules zijn specifiek voor de ER-configuratie.

Voer op de pagina Formuleontwerper in het veld Formule een documentspecifieke verwijzing in naar een ondersteunde rol. In plaats van de verwijzing te typen, zoekt u in het deelvenster Gegevensbron het knooppunt van de gegevensbron die een rekening vertegenwoordigt met de geconfigureerde rol en selecteert u vervolgens Gegevensbron toevoegen om de formule bij te werken. Als u bijvoorbeeld de e-mailbestemming configureert voor de configuratie ISO 20022 Kredietoverdracht die wordt gebruikt om leveranciersbetalingen te verwerken, is '$PaymentsForCoveringLetter'.Creditor.Identification.SourceID het knooppunt dat een leveranciersrekening vertegenwoordigt.

Als de rekeningnummers van de geconfigureerde rol uniek zijn voor het gehele exemplaar van Microsoft Dynamics 365 Finance, kan het veld Bedrijf van e-mailbron in het dialoogvenster E-mail naar leeg blijven.

U kunt ook een situatie hebben waarin verschillende partijen in het algemene adresboek zijn geregistreerd in verschillende bedrijven (rechtspersonen), zodat ze allemaal hetzelfde rekeningnummer gebruiken om de geconfigureerde rol te vullen. In dit geval zijn de rekeningnummers voor de geconfigureerde rol niet uniek voor de gehele Finance-exemplaar. Daarom kunt u niet alleen een rekeningnummer opgeven om een partij expliciet te selecteren. U moet ook het bedrijf opgeven in het bereik waarvan de partij is geregistreerd om de geconfigureerde rol te kunnen invullen. Selecteer de knop Binden (kettingsymbool) naast het veld Bedrijf van e-mailbron in het dialoogvenster E-mail naar om de pagina Formuleontwerperr te openen. U kunt deze pagina vervolgens gebruiken om een formule te configureren die tijdens runtime de code retourneert van het bedrijf waarvoor de gewenste bron deel moet uitmaken van het bereik.

Tip

Als u de bedrijfscode moet gebruiken voor het uitvoeren van een ER-indeling, maar de ER-indeling geen gegevensbron bevat waaruit de bedrijfscode kan worden opgehaald, configureert u de formule GetCurrentCompany() met de ingebouwde ER-functie GETCURRENTCOMPANY.

Notitie

Formules zijn specifiek voor de ER-configuratie.

Als u het type e-mailadres wilt opgeven dat tijdens runtime moet worden gebruikt, selecteert u in het dialoogvenster E-mail naar de optie Bewerken naast het veld Aan om het dialoogvenster E-mailadres toewijzen te openen. Stel daarna de volgende velden in:

• Selecteer in het veld Doel de gewenste doelen. Alleen e-mailadressen van de geselecteerde doelen van contactpersonen van de ontdekte partij worden gebruikt.
• Stel de opie Primaire contactpersoon in op Ja als u een e-mailadres wilt gebruiken dat als primair e-mailadres is geconfigureerd voor de ontdekte partij.

Notitie

Als doelen zijn geselecteerd in het veld Doel en de optie Primaire contactpersoon is ingesteld op Ja, wordt elk e-mailadres dat aan ten minste één geconfigureerd criterium voldoet, tijdens runtime gebruikt.

Configuratie-e-mail

Selecteer Configuratie-e-mail als het type e-mailadres als de configuratie die u gebruikt een knooppunt heeft in de gegevensbronnen die een enkel e-mailadres of meerdere e-mailadressen gescheiden door puntkomma's (;) retourneren. U kunt gegevensbronnen en functies in de formuleontwerper gebruiken om een e-mailadres met juiste indeling te krijgen of meerdere e-mailadressen met een juiste indeling die door puntkomma's worden gescheiden. Als u bijvoorbeeld de configuratie ISO 20022 Kredietoverdracht gebruikt, is '$PaymentsForCoveringLetter'.Creditor.ContactDetails.Email het knooppunt dat het primaire e-mailadres van een leverancier vertegenwoordigt in de contactgegevens van de leverancier waarnaar de begeleidende brief moet worden verzonden.

Indelingsonderdelen groeperen

Als u indelingsonderdelen wilt groeperen, selecteert u op de pagina Bestemming elektronische rapportage op het sneltabblad Bestandsbestemming de onderdelen in het raster en selecteert u vervolgens Groeperen.

E-mail is de enige eerder geconfigureerde bestemming die nog beschikbaar is voor de geselecteerde onderdelen. Er zijn geen andere eerder geconfigureerde bestemmingen beschikbaar, omdat deze worden beschouwd als niet-ondersteund voor een groep onderdelen. U wordt naar behoren geïnformeerd over deze wijzigingen.

De record die u eerder hebt toegevoegd, wordt beschouwd als de koptekst van de groep die is gemaakt. Deze koptekstrecord bevat de instellingen voor e-mailbestemmingen voor de groep. Andere records zijn groepsleden die de instellingen voor e-mailbestemmingen van de koptekstrecord van de groep zullen gebruiken.

U kunt de groepering van indelingsonderdelen opheffen door op het sneltabblad Bestandsbestemming een record te selecteren die tot de groep behoort en vervolgens Groep opheffen te selecteren.

• Als u een koptekstrecord selecteert, wordt de groepering van de hele groep opgeheven.
• Als u een lidrecord selecteert en de record de laatste lidrecord in een groep is, wordt de groepering van de hele groep opgeheven.
• Als u een lidrecord selecteert die niet de laatste lidrecord in een groep is, wordt die record uitgesloten van de huidige groep.

In de volgende afbeelding ziet u de structuur van een ERindeling die is geconfigureerd voor het produceren van een uitgaand zip-bestand met een notitie bij aanmaningen en toepasselijke klantfacturen in PDF-indeling.

In de volgende afbeelding ziet u het proces, zoals beschreven in dit artikel, voor het groeperen van afzonderlijke onderdelen en het inschakelen van de bestemming E-mail voor de nieuwe groep, zodat een notitie bij een aanmaning wordt verzonden met de desbetreffende klantfacturen als e-mailbijlagen.

Aanvullende bronnen

• Overzicht van elektronische rapportage (ER)
• Bestemmingen van elektronische rapportage (ER)
• Formuleontwerper in elektronische rapportage (ER)