Rapportagestructuurdefinities in financiële rapporten

Dit artikel bevat informatie over rapportagestructuurdefinities. Een rapportagestructuurdefinitie is een rapportonderdeel, of bouwsteen, die helpt bij het definiëren van de structuur en de hiërarchie van uw organisatie.

Financiële rapportage ondersteunt flexibele rapportage, zodat u gemakkelijk wijzigingen kunt aanbrengen wanneer uw bedrijfsstructuur verandert. Rapporten zijn opgebouwd uit verschillende onderdelen of bouwstenen. Een van deze bouwstenen is een rapportagestructuurdefinitie. Een rapportagestructuurdefinitie helpt bij het definiëren van de structuur en hiërarchie van uw organisatie. Het is een hiërarchische structuur over meerdere dimensies heen die is gebaseerd op de dimensionale relaties in uw financiële gegevens zijn gebaseerd. Het biedt informatie op het niveau van de rapportage-eenheid en op overzichtsniveau voor alle eenheden in de structuur.

Rapportagestructuurdefinities kunnen met kolomdefinities en rapportdefinities worden gecombineerd om een bouwsteengroep te maken die door meerdere bedrijven kan worden gebruikt. Een rapportage-eenheid wordt gebruikt voor elk vak in een organogram. Een rapporteringseenheid kan een afzonderlijke afdeling uit de financiële gegevens zijn, of een samenvattingseenheid op een hoger niveau, waarin informatie uit lagere rapporteringseenheden wordt gecombineerd. Voor een rapportdefinitie die een rapportagestructuur bevat, wordt een rapport gegenereerd voor elke rapportage-eenheid en voor het overzichtsniveau.

Elk van deze rapporten gebruikt de rij- en kolomdefinities die in de rapportdefinitie zijn opgegeven, tenzij de rapportdefinitie opgeeft dat de rapportagestructuur van de rijdefinitie moet worden gebruikt. Rij- en kolomdefinities zijn belangrijke onderdelen in het ontwerp en de functionaliteit van financiële rapporten. Rapportagestructuren verhogen de kracht van de onderdelen en ondersteunen flexibele rapportage wanneer de bedrijfsstructuur verandert. Financiële rapporten die niet gebaseerd zijn op een rapportagestructuur gebruiken slechts enkele capaciteiten van financiële rapportage. U kunt meerdere rapportagestructuurdefinities gebruiken samen met dezelfde rij- en kolomdefinities om de gegevens van uw organisatie op verschillende manieren weer te geven.

Best practices voor rapportagestructuur

Voordat u een rapportagestructuur maakt, moet u rekening houden met de volgende best practices:

• Definieer eerst welke rapportagedimensies uw rechtspersoon of bedrijf nodig heeft.
• Bedenk hoe u uw structuur opgezet en stel vervolgens een organogram van uw bedrijf op. Het organigram biedt visuele ondersteuning bij het groeperen van de rapporteringseenheden in een of meer rapporteringsstructuren.
• Begin met het laagst beschikbare detailniveau, zoals de afdelingen en projecten die in de financiële gegevens worden gedefinieerd. Voeg zoveel vakken aan het detailniveau toe als nodig, om afdelingen of regio's op een hoger niveau weer te geven. Elk vak vertegenwoordigt een potentiële rapportage-eenheid in elke rapportagestructuur die u maakt.
• U moet ook rekening houden met de beste manier om uw structuren te maken. U kunt een geautomatiseerd opbouwproces gebruiken om een rapportagestructuur te genereren. U kunt ook handmatig een rapportagestructuur maken. Het is belangrijk om beide methoden te begrijpen voordat u uw structuren ontwerpt.
• U kunt de rapportage-eenheden die in uw financiële gegevenssysteem worden gedefinieerd gebruiken om rapportage-eenheden toe te voegen aan de rapportagestructuurdefinitie. Organisatiehiërarchieën kunnen als een optie worden geselecteerd in structuurtypen. Zie Overzicht van organisaties en organisatiehiërarchieën voor meer informatie.

Meerdere rapportagestructuren maken

U kunt een onbeperkt aantal rapportagestructuren maken om de gegevens van uw organisatie op verschillende manieren weer te geven. Elke rapporteringsstructuur kan een willekeurige combinatie van afdelingen en samenvattingseenheden bevatten. Een rapportdefinitie kan een koppeling naar slechts één rapportagestructuur tegelijk bevatten. Door de structuur van de rapportage-eenheden opnieuw te ordenen, kunt u verschillende rapportagestructuren maken. U kunt vervolgens dezelfde rij- en kolomdefinities gebruiken voor elke rapportagestructuur. Op deze manier kunt u snel verschillende indelingen voor financiële rapporten maken. Als u meerdere rapportagestructuren maakt, kunt u elke maand een reeks financiële overzichten afdrukken die de bewerkingen van uw bedrijf op verschillende manieren analyseren en voorstellen. Raadpleeg de voorbeelden van rapportage-eenheidstructuren aan het einde van dit artikel voor meer informatie.

Een rapportagestructuurdefinitie maken

Een rapportagestructuurdefinitie bevat de kolommen die in de volgende tabel worden omschreven.

Rapportagestructuurkolom	Beschrijving
Bedrijf	De naam van het bedrijf voor de rapportage-eenheid. Door middel van de waarde @ANY, die normaal gesproken alleen op overzichtsniveau wordt toegewezen, kan de rapporteringsstructuur worden gebruikt voor alle bedrijven. Aan alle onderliggende vertakkingen is een bedrijf toegewezen.
Naam van eenheid	De code die deze rapportage-eenheid identificeert in de grafische rapportagestructuur. Zorg ervoor dat u een unieke code vaststelt die consistent is en die gemakkelijk te begrijpen is voor gebruikers.
Omschrijving van eenheid	De titel van de rapportage-eenheid wordt weergegeven in de kop- of voettekst van het rapport als u UnitDesc opgeeft als een code in het tabblad Kop- en voetteksten van de rapportdefinitie. De titel verschijnt in de omschrijving van de rapportrij als u UnitDesc opgeeft in de cel Omschrijving van de rijdefinitie.
Dimensies	Een rapportage-eenheid die informatie rechtstreeks uit de financiële gegevens haalt. Deze definieert de logische plaatsing en de lengte voor de rekening en de gerelateerde segmenten. Elke rapportage-eenheidrij moet een dimensie in deze kolom hebben. U kunt ook een dimensie opnemen in een samenvattingseenheidrij (bijvoorbeeld voor uitgaven die rechtstreeks zijn gerelateerd aan die eenheid). Als u een dimensie invoert in een samenvattingseenheidrij, mogen rekeningen die in bovenliggende eenheden worden gebruikt niet in onderliggende eenheden worden gebruikt. Anders kunnen er dubbele bedragen ontstaan.
Rijdefinities	De naam van de rijdefinitie voor de rapportage-eenheid. In alle eenheden van de rapporteringsstructuur wordt dezelfde rijdefinitie gebruikt. Wanneer u een rapport genereert, wordt deze rijdefinitie gebruikt voor elke rapporteringseenheid. De rijdefinitie kan meerdere koppelingen naar financiële dimensies bevatten. Als een rijdefinitie is opgegeven in de rapportagestructuur, schakelt u het selectievakje Rijdefinitie van rapportagestructuur gebruiken op het tabblad Rapport van de rapportdefinitie in.
Koppeling Financiële dimensies	De koppeling Financiële dimensies voor de rapporteringseenheid. Koppelingen voor financiële dimensies worden gedefinieerd voor de rijdefinitie om de financiële dimensies te identificeren waarmee een koppeling wordt gemaakt.
Paginaopties	Deze kolom bepaalt of de details voor de rapportage-eenheid worden onderdrukt wanneer het rapport wordt weergegeven of afgedrukt.
Samentelling %	Het percentage van de rapportage-eenheid die aan de bovenliggende eenheid moet worden toegewezen. Het percentage dat u in deze kolom invoert geldt voor elke rij van de rijdefinitie voordat de waarde in de rij aan het bovenliggende rapport wordt toegevoegd. Als een onderliggende eenheid bijvoorbeeld over twee afdelingen moet worden verdeeld, worden de bedragen in elke rij vermenigvuldigd met 50 procent voordat deze aan het afdelingsrapport worden toegevoegd. Eén rapportage-eenheid kan geen twee bovenliggende eenheden hebben. Om de bedragen van een rapportage-eenheid toe te toewijzen aan twee bovenliggende eenheden, maakt u een andere rapportage-eenheid die dezelfde dimensie heeft om de aanvullende 50 procent te totaliseren. Typ gehele percentages zonder een komma. Zo staat bijvoorbeeld 25 voor 25 procent toewijzing aan het bovenliggende object. Als u een komma (,25) opneemt, wordt 0,25 procent toegerekend aan het bovenliggende object. Als u een percentage van minder dan 1 procent wilt gebruiken, gebruikt u de optie Samenstelling <1% in de rapportdefinitie. Deze optie bevindt zich op het tabblad Overige opties in het dialoogvenster Rapportinstellingen. U opent dit dialoogvenster met de knop Overige op het tabblad Instellingen van de rapportdefinitie.
Eenheidbeveiliging	Beperkingen voor de gebruikers en groepen die toegang kunnen krijgen tot de informatie voor de rapportage-eenheid.
Extra tekst	Tekst die in het rapport is opgenomen.

Als u een rapportagestructuurdefinitie wilt maken, volgt u deze stappen:

1. Open Report Designer.

2. Klik op Bestand>Nieuw>Rapportagestructuurdefinitie.

3. Klik op Bewerken>Rapportage-eenheden uit dimensies invoegen.

4. Selecteer in het dialoogvenster Rapportage-eenheden uit dimensies invoegen het selectievakje voor elke dimensie die u in de rapportagestructuur wilt opnemen. Het dialoogvenster Rapportage-eenheden uit dimensies invoegen bevat de volgende secties.

   Gedeelte	Beschrijving
   Segmentatie rapportagedimensie	Gebruik de knoppen Segmenten splitsen en Segmenten combineren om het aantal segmenten en de lengte van de segmenten aan te passen. LET OP: u kunt alleen segmenten combineren die u hebt gesplitst. Om meerdere dimensies te combineren gebruikt u jokertekens in uw dimensiewaarden.
   Opnemen/Tekenpositie	Deze sectie geeft de dimensies weer die in de financiële gegevens worden gedefinieerd en toont het aantal tekens in de langste waarde die is gedefinieerd voor elke dimensie. Schakel het selectievakje voor een dimensie in om die dimensie op te nemen in de rapportagestructuurhiërarchie.
   Segmenthiërarchie en -bereiken	Deze sectie toont de dimensiehiërarchie. U kunt de dimensies in de lijst verplaatsen om hun rapportagevolgorde te wijzigen. In de velden Van dimensie en Naar dimensie kunt u een reeks van waarden in elke dimensie opgeven. Als u geen bereik opgeeft, worden alle dimensiewaarden ingevoegd in de rapportagestructuur. OPMERKING: als u meer dan één dimensie gebruikt, worden alleen de dimensiecombinaties geretourneerd die zijn geboekt in de resultaten.

   Voor een afbeelding met een voorbeeld van het dialoogvenster Rapportage-eenheden uit dimensies invoegen raadpleegt u de sectie Voorbeeld van het dialoogvenster Rapportage-eenheden uit dimensies invoegen verderop in dit artikel.

5. Om aanvullende segmenten te maken (bijvoorbeeld door een segment te splitsen in twee kortere segmenten), klikt u op de juiste locatie in een veld Tekenpositie en klikt u vervolgens op Segmenten splitsen.

6. Om twee segmenten tot één segment samen te voegen, klikt u in een van de segmentvakken om de segmenten samen te voegen en klikt u vervolgens op Segmenten combineren.

7. De hiërarchie bepaalt hoe de dimensies aan elkaar en het bereik voor elke dimensie rapporteren. Als u de hiërarchie van de dimensies wilt wijzigen, selecteert u in het gebied Segmenthiërarchie en -bereiken, de dimensie die u wilt verplaatsen en klikt u vervolgens op Omhoog of Omlaag.

8. Als u een bereik van dimensiewaarden wilt opgeven die aan de nieuwe rapportagestructuur moeten worden toegevoegd, volgt u in het gebied Segmenthiërarchie en -bereiken de volgende stappen:

   1. Voer in het veld Van dimensie voor die dimensie de eerste waarde in het bereik in.
   2. Voer in het veld Naar dimensie de laatste waarde in het bereik in.

9. Herhaal stappen 7 en 8 voor elke dimensie in het gebied Segmenthiërarchie en -bereiken.

10. Wanneer u klaar bent met het definiëren van hoe uw rapportage-eenheden in de nieuwe rapportagestructuur moeten worden opgenomen, klikt u op OK.

11. Klik op Bestand>Opslaan om de rapportagestructuur op te slaan. Voer een unieke naam en omschrijving in voor de rapportagestructuur en klik vervolgens op OK.

Een bestaande rapportagestructuurdefinitie openen

1. Klik in Report Designer in het navigatievenster op Rapportagestructuurdefinities.
2. Dubbelklik op een naam in de lijst van rapportagestructuren om deze te openen.
3. Als u eventuele bouwstenen wilt weergeven die aan de rapportagestructuur zijn gekoppeld, klikt u met de rechtermuisknop op de rapportagestructuurdefinitie en selecteert u vervolgens Koppelingen

Gegevens vergaren in een rapportagestructuur

Als u een rapportagestructuur gebruikt, kunt u bedragen van onderliggende rapportage-eenheden samenvoegen op het niveau van de bovenliggende rapportage-eenheid. Deze aggregatie wordt samenvoegen genoemd. De volgende regels worden gebruikt om bedragen samen te voegen met bovenliggende eenheden in een rapportagestructuur:

• In een rapportagestructuur moeten de onderliggende eenheden dimensies bevatten, behalve wanneer de rapportagestructuur een structuur met één niveau betreft. Bovenliggende eenheden bevatten gewoonlijk geen dimensies in een rapportagestructuur.

  Notitie

  Als u dimensies opgeeft voor zowel onderliggende eenheden als bovenliggende eenheden, treedt er mogelijk verdubbeling van gegevens op in het rapport.

• Rapportage-eenheden die dimensies in de rapportagestructuur bevatten komen overeen met de dimensies die in de rij- en kolomdefinities worden gebruikt. De combinatie van dimensies bepaalt de bedragen die voor deze eenheid worden geretourneerd. In voorbeeld 2 verderop in dit artikel, retourneren regels 6 en 7 bijvoorbeeld alleen waarden voor afdelingen 00 resp. 01.

• De bedragen voor bovenliggende rapportage-eenheden die geen dimensies in de rapportagestructuur bevatten worden bepaald door het onderliggende eenheidsrapport en voegen het bedrag samen met de opgegeven bovenliggende eenheid. Als de bovenliggende eenheid (zie Contoso USA in voorbeeld 2 van de voorbeelden van het samenvoegen van gegevens) bijvoorbeeld twee onderliggende eenheden (022 en 023) heeft en geen dimensies bevat, wordt een rapport gegenereerd voor elke onderliggende en bovenliggende eenheid. Het bovenliggende totaal is de som van de twee onderliggende bedragen.

Rapportage-eenheden beheren

Elke rapportagestructuurdefinitie wordt in unieke weergaven getoond. Er is een grafische weergave die de bovenliggende/onderliggende hiërarchie laat zien en een werkbladweergave die de specifieke informatie voor elke rapportage-eenheid weergeeft. De grafische weergave en de werkbladweergave zijn gekoppeld. Wanneer u in één weergave een rapportage-eenheid selecteert, wordt deze ook in de andere weergave geselecteerd. U kunt hiërarchieën over meerdere dimensies maken die op de dimensionale relaties in de financiële gegevens zijn gebaseerd. Wanneer u een rapportagestructuurdefinitie maakt, kunt u dezelfde rijdefinities meerdere keren gebruiken, ongeacht of u een overzicht van een afdelingsinkomen of een geconsolideerde samenvatting van een inkomensoverzicht genereert. De dimensies die in de rijdefinitie worden gedefinieerd, kunnen met dimensies in de rapportagestructuurdefinitie worden gecombineerd om verschillende weergaven van de prestaties van uw organisatie te bieden.

Structuur van rapportage-eenheid

De volgende typen rapportage-eenheden worden gebruikt in financiële rapportage:

• Een detaileenheid haalt informatie rechtstreeks uit de financiële gegevens.
• Een samenvattingseenheid vat gegevens van eenheden op een lager niveau samen.

Een bovenliggende rapportage-eenheid is een samenvattingseenheid die informatie van een detaileenheid samenvoegt. Een samenvattingseenheid kan zowel detail- als een samenvattingseenheid zijn. Daarom kan een samenvattingseenheid informatie ontlenen aan een eenheid van een lager niveau of de financiële gegevens. Een bovenliggende eenheid kan de onderliggende eenheid van een bovenliggende eenheid van een hoger niveau zijn. Een onderliggende rapportage-eenheid kan een detaileenheid zijn die rechtstreeks informatie uit de financiële gegevens haalt. Een onderliggende rapportage-eenheid kan ook een tussenliggende samenvattingseenheid zijn. Met andere woorden, het kan de bovenliggende eenheid zijn van een eenheid van een lager niveau en tevens de onderliggende eenheid van een samenvattingseenheid van een hoger niveau. In het bekendste scenario voor rapportage-eenheden hebben bovenliggende eenheden een lege cel in de kolom Dimensies en hebben onderliggende eenheden koppelingen naar specifieke combinaties of dimensies met jokertekens.

Rapportage-eenheden indelen

U kunt de organisatiestructuur van een rapportagestructuurdefinitie herschikken door rapportage-eenheden in de grafische weergave te verplaatsen. U kunt ook rapportage-eenheden naar een hoger niveau in de rapportagestructuur promoveren of deze naar een lager niveau in de rapportagestructuur verplaatsen.

1. Open in Report Designer de rapportagestructuurdefinitie die u wilt wijzigen.
2. Selecteer een rapportage-eenheid in de grafische weergave van de rapportagestructuurdefinitie.
3. Sleep de eenheid naar een nieuwe positie. U kunt ook met de rechtermuisknop op de eenheid klikken en vervolgens Rapportage-eenheid promoveren of Rapportage-eenheid niveau verlagen selecteren.
4. Klik op Bestand>Opslaan om de wijzigingen op te slaan.

Tekst over een rapportage-eenheid toevoegen

Een extra tekstinvoer is een statische tekenreeks van maximaal 255 tekens die informatie toevoegt aan de rapportagestructuurdefinitie. De extra tekst kan bijvoorbeeld een korte omschrijving van het bedrijf zijn. U kunt maximaal tien extra tekstinvoeren voor elke rapportage-eenheid in een rapportagestructuurdefinitie maken. De extra tekst wordt weergegeven in het rapport voor de rapportage-eenheid waaraan de tekst is toegewezen. U kunt tekstinvoeren toevoegen vanuit de kolom Omschrijving van de rijdefinitie en vanaf het tabblad Kop- en voetteksten in de rapportdefinitie.

1. Open in Report Designer de rapportagestructuurdefinitie die u wilt wijzigen.
2. Dubbelklik op de cel Extra tekst voor de rapportage-eenheidrij.
3. Voer de tekst in de eerste lege rij van het dialoogvenster Extra tekst in. Naar de eerste rij die tekst bevat wordt verwezen als UnitText1, ongeacht de positie ervan in het dialoogvenster Extra tekst.
4. Als u meer tekstinvoeren voor deze rapportage-eenheid wilt toevoegen, voert u de tekst in een lege rij in.
5. Klik tot slot op OK.

Extra tekst verwijderen uit een rapportage-eenheid

1. Open in Report Designer de rapporteringsstructuurdefinitie die u wilt wijzigen.
2. Dubbelklik op de cel Aanvullende tekst voor de rij van de rapporteringseenheid.
3. Selecteer in het dialoogvenster Extra tekst de te verwijderen invoer en klik vervolgens op Wissen. U kunt ook met de rechtermuisknop op de invoer klikken en vervolgens Knippen selecteren.
4. Klik tot slot op OK.

Toegang tot een rapportage-eenheid beperken

U kunt voorkomen dat bepaalde gebruikers en groepen een rapportage-eenheid openen. U kunt ook beperkingen definiëren zodat deze van toepassing zijn op onderliggende rapportage-eenheden van de rapportage-eenheid.

1. Open in Report Designer de rapportagestructuurdefinitie die u wilt wijzigen.
2. Dubbelklik op de cel Beveiliging van eenheid voor de rij van de rapporteringseenheid waarvoor u de toegang wilt beperken.
3. Klik in het dialoogvenster Eenheidbeveiliging op Gebruikers en groepen.
4. Selecteer de gebruikers of groepen die toegang tot de beperkte rapportage-eenheid moeten hebben en klik vervolgens op OK.
5. Als u de toegang tot onderliggende rapportage-eenheden wilt beperken, schakelt u het selectievakje Beveiliging toevoegen aan onderliggende rapportage-eenheden in.
6. Klik tot slot op OK.

Toegang tot een rapportage-eenheid verwijderen

1. Open in Report Designer de rapportagestructuurdefinitie die u wilt wijzigen.
2. Dubbelklik op de cel Eenheidbeveiliging voor de rapportage-eenheidrij waarvan u de toegang wilt verwijderen.
3. Selecteer in het dialoogvenster Eenheidbeveiliging een naam en klik vervolgens op Verwijderen.
4. Klik op OK.

Voorbeelden

Structuur van rapportage-eenheid – Voorbeeld 1

Hier is de structuur van de rapportage-eenheden in de volgende rapportagestructuur:

• De rapportage-eenheid Contoso Japan is een bovenliggende eenheid van de onderliggende eenheden Contoso Japan Sales en Contoso Japan Consulting.
• De afdelingseenheid Contoso Japan Sales is zowel een onderliggende eenheid van de eenheid Contoso Japan als een bovenliggende eenheid van de eenheden Home Sales en Auto Sales.
• De rapportage-eenheden op het laagste detailniveau (Home Sales, Auto Sales, Client Services en Operations) zijn afdelingen in de financiële gegevens. Deze rapportage-eenheden bevinden zich in het gearceerde gebied van het diagram.
• De samenvattingseenheden op hoger niveau vatten informatie van de detaileenheden samen.

Structuur van rapportage-eenheid – Voorbeeld 2

In het volgende diagram heeft de rapportagestructuur een organisatiestructuur die op bedrijfsfunctie is verdeeld.

Voorbeeld van het dialoogvenster Rapportage-eenheden uit dimensies invoegen

De volgende afbeelding toont een voorbeeld van het dialoogvenster Rapportage-eenheden uit dimensies invoegen. In dit voorbeeld retourneren de resultaten de combinatie van business units, kostenplaatsen en afdelingen.

De resulterende rapportagestructuurdefinitie is gesorteerd op business unit, vervolgens op kostenplaats en tot slot op afdeling. De dimensie voor de vijfde rapportage-eenheid is business unit = [001], Kostenplaats =[], Afdeling = [022] en identificeert een rapportage-eenheid voor rekeningen die specifiek zijn voor business unit 001 en afdeling 022.

Voorbeelden van samenvoeging van gegevens

De volgende voorbeelden geven mogelijke informatie weer die worden gebruikt in een rapportagestructuurdefinitie voor het samenvoegen van gegevens.

Voorbeeld 1

Voorbeeld 2

Aanvullende bronnen

financiële rapportage