Delen via

Goedkeuringsprocessen configureren in een workflow

  • Artikel

Belangrijk

De functionaliteit die in dit artikel wordt vermeld, is momenteel zowel in de zelfstandige Dynamics 365 Human Resources-infrastructuur als in de samengevoegde Finance-infrastructuur beschikbaar. De navigatie kan tijdens updates anders zijn dan aangegeven. U kunt Zoeken gebruiken om een specifieke pagina te vinden.

Met behulp van de volgende procedure kunt u de eigenschappen van het goedkeuringsproces configureren.

Als u een goedkeuringsproces wilt configureren, klikt u in de workfloweditor met de rechtermuisknop op het goedkeuringselement en klikt u vervolgens op Eigenschappen om het formulier Eigenschappen te openen.

Het goedkeuringsproces een naam geven

Voer deze stappen uit om een naam op te geven voor de goedkeuringsproces.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Basisinstellingen.
  2. Geef in het veld Naam een unieke naam op voor het goedkeuringsproces.

Opgeven wanneer het systeem automatisch op het document reageert

U kunt het systeem zo configureren dat er automatisch wordt gereageerd het document als aan specifieke voorwaarden is voldaan. Het systeem kan bijvoorbeeld onkostennota´s goedkeuren met een totaalbedrag dat lager is dan 100 EUR. Voer de volgende stappen uit om op te geven wanneer het systeem op het document reageert.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Automatische acties.

  2. Vink het selectievakje Automatische acties inschakelen aan.

  3. Klik op Voorwaarde toevoegen.

  4. Een voorwaarde invoeren.

  5. Geef desgewenst aanvullende voorwaarden op.

  6. Voer de volgende stappen uit om te controleren of de door u ingevoerde voorwaarden correct zijn geconfigureerd.

    1. Klik op Testen om het formulier Workflowvoorwaarde testen te openen.
    2. Selecteer een record in het gebied Voorwaarde valideren van het formulier.
    3. Klik op Testen. Het systeem evalueert de registratie en bepaalt of het voldoet aan de voorwaarden die u hebt gedefinieerd.
    4. Klik op OK of Annuleren om terug te gaan naar het formulier Eigenschappen.

  7. Selecteer in de lijst Actie AutoAanvullen de actie die het systeem op het document moet uitvoeren.

Opgeven wanneer meldingen worden verzonden

U kunt meldingen naar gebruikers verzenden wanneer een document is goedgekeurd, afgewezen, gedelegeerd of geëscaleerd, of wanneer een wijziging is aangevraagd. Volg deze stappen om op te geven wanneer meldingen moeten worden verzonden en naar wie de meldingen worden verzonden.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Meldingen.

  2. Schakel het selectievakje naast de gebeurtenissen waarvoor meldingen moeten worden verzonden:

    • Delegeren: wanneer een document aan een andere gebruiker ter goedkeuring is toegewezen.
    • Escaleren: wanneer de toegewezen gebruiker niet binnen de toegekend tijd op het document heeft gereageerd.
    • Goedkeuren: wanneer een document is goedgekeurd.
    • Afwijzen: wanneer een document is afgewezen.
    • Wijziging aanvraag: wanneer de toegewezen gebruiker een wijziging van een ingediend document heeft aangevraagd.

  3. Selecteer de rij voor een gebeurtenis die u in stap 2 hebt geselecteerd.

  4. Klik op het tabblad Meldingstekst.

  5. Geef in het tekstvak de tekst voor de melding op.

  6. Om de tekst te personaliseren, kunt u ook tijdelijke aanduidingen invoegen die worden vervangen door de gewenste gegevens wanneer de instructies worden weergegeven voor gebruikers. Volg deze stappen om een tijdelijke aanduiding in te voegen:

    1. Klik in het tekstvak op de locatie waar de tijdelijke aanduiding moet verschijnen.
    2. Klik op Tijdelijke aanduiding invoegen.
    3. Selecteer in de lijst die wordt weergegeven de tijdelijke aanduiding die u wilt invoegen.
    4. Klik op Invoegen.

  7. Klik op Vertalingen om vertalingen van de melding toe te voegen. Selecteer de volgende stappen in het formulier dat wordt weergegeven:

    1. Klik op Toevoegen.
    2. Selecteer in de lijst die wordt weergegeven de taal waarin u de tekst wilt invoeren.
    3. Geef in het vak Vertaalde tekst de tekst op.
    4. Voeg tijdelijke aanduidingen in om de tekst te personaliseren.
    5. Klik op Sluiten.

  8. Klik op het tabblad Ontvanger.

  9. Vermeld naar wie de meldingen worden verzonden. Selecteer een van de opties in de volgende tabel en vervolg de bijkomende stappen voor de optie voordat u naar stap 10 gaat.

    Optie Ontvangers van meldingen Bijkomende stappen
    Deelnemer Gebruikers die aan een specifieke groep of rol zijn toegewezen
    1. Selecteer het tabblad Deelnemer en klik op het tabblad Rolgebaseerd.
    2. Selecteer in de lijst Type deelnemer het type groep of rol waarnaar u meldingen wilt verzenden.
    3. Selecteer in de lijst Deelnemer de groep of rol waarnaar u meldingen wilt verzenden.
    Werkstroomgebruiker Gebruikers die aan de huidige workflow deelnemen
    1. Selecteer Workflowgebruiker en klik op het tabblad Workflowgebruiker.
    2. Selecteer in de lijst Workflowgebruiker een gebruiker die aan de workflow deelneemt.
    Gebruiker Specifieke gebruikers
    1. Selecteer Gebruiker en klik op het tabblad Gebruiker.
    2. Selecteer de gebruikers naar wie u meldingen wilt verzenden en verplaats deze gebruikers naar de lijst Geselecteerde gebruikers.

  10. Herhaal stappen 3 tot en met 9 voor elke gebeurtenis die u in stap 2 hebt geselecteerd.

Een definitieve fiatteur opgeven

Als u extra goedkeuring nodig hebt als de gebruiker die het document heeft ingediend het document ook goedkeurt, kunt u voor de goedkeuringsstap een definitieve fiatteur opgeven.

  1. Als u een goedkeuringsproces wilt configureren, klikt u in de workfloweditor met de rechtermuisknop op het goedkeuringselement en selecteert u Eigenschappen om het formulier Eigenschappen te openen.
  2. Klik in het linkerdeelvenster op Geavanceerde instellingen.
  3. Schakel het selectievakje Definitieve fiatteur gebruiken in.
  4. Selecteer een gebruiker die de laatste fiatteur is in de lijst.

Voorkomen dat de indiener stappen in de workflow goedkeurt

Volg deze stappen om te voorkomen dat gebruikers die documenten ter goedkeuring indienen, zelf documenten goedkeuren:

  1. Ga naar Systeembeheer > Werkstroom > Werkstroomparameters > Algemeen > Fiatteur.
  2. Werk de instelling Goedkeuring door indiener niet toestaan in de werkstroom bij door deze op Ja te zetten.

Standaard is dit ingesteld op Nee en gebruikers kunnen het document goedkeuren als ze in de toewijzingsinstellingen van de goedkeuringsstap zijn opgenomen.

Als de werkstroom is ingesteld op Goedkeuring door indiener niet toestaan en goedkeuringsstappen bevat bij een definitieve fiatteur, bevestigt u dat de definitieve fiatteur geen gebruiker is die meestal documenten bij de werkstroom indient, omdat deze dan de goedkeuring niet kan voltooien.

Een tijdslimiet instellen

Volg deze stappen als het goedkeuringsproces binnen een opgegeven tijd moet worden voltooid.

Notitie

De opties die u in deze stappen selecteert, overschrijven de opties die u in de gebieden Toewijzing en Escalatie van elke goedkeuringsstap hebt geselecteerd.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Geavanceerde instellingen.

  2. Schakel het selectievakje Een tijdslimiet instellen voor het werkstroomelement in.

  3. Geef in het veld Duur aan wanneer het goedkeuringsproces moet voltooid zijn. Een van de volgende opties selecteren:

    • Uren: het aantal uren invoeren waarin het goedkeuringsproces moet worden voltooid. Selecteer vervolgens de kalender die uw organisatie gebruikt en voer informatie in over de werkweek van uw organisatie.
    • Dagen: het aantal dagen invoeren waarin het goedkeuringsproces moet worden voltooid. Selecteer vervolgens de kalender die uw organisatie gebruikt en voer informatie in over de werkweek van uw organisatie.
    • Weken: het aantal weken invoeren waarin het goedkeuringsproces moet worden voltooid.
    • Maanden: de dag en week selecteren wanneer het goedkeuringsproces moet zijn voltooid. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat het goedkeuringsproces vóór vrijdag in de derde week van de maand moet zijn voltooid.
    • Jaren: de dag, week en maand selecteren wanneer het goedkeuringsproces moet zijn voltooid. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat het goedkeuringsproces vóór vrijdag in de derde week van december moet zijn voltooid.

  4. Als de tijdslimiet is overschreden, reageert het systeem automatisch op het document. Selecteer de gewenste actie in de lijst Actie.

Geef op welke acties voor de gebruiker beschikbaar zijn

Wanneer een document voor goedkeuring is toegewezen aan een gebruiker, moet de gebruiker reageren op het document. Volg deze stappen om aan te geven welke acties de gebruiker kan ondernemen op het ingediende document.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Geavanceerde instellingen.
  2. Vink het selectievakje Goedkeuren aan als de gebruiker het document kan goedkeuren.
  3. Vink het selectievakje Afwijzen aan als de gebruiker het document kan afwijzen.
  4. Schakel het selectievakje Wijziging aanvraag in als u wilt dat de gebruiker wijzigingen in het document kan aanvragen.
  5. Schakel het selectievakje Delegeren in als de gebruiker het document ter goedkeuring aan een andere gebruiker kan toewijzen.

Notitie

Het selectievakje Acties van de werklijst in Enterprise Portal activeren is verwijderd.

De goedkeuringsstappen configureren

Een goedkeuringsproces bestaat uit goedkeuringsstappen. Voer de volgende procedures uit om stappen aan het goedkeuringsproces toe te voegen en de stappen te configureren.

  1. Dubbelklik in de workfloweditor op het goedkeuringsproces. De workfloweditor geeft de stappen van het goedkeuringsproces weer.
  2. Sleep de goedkeuringsstappen die u wilt toevoegen van het gebied Workflowelementen naar het tekenpapier.
  3. Zie Goedkeuringsstappen configureren in een workflow als u een goedkeuringsstap wilt configureren.