Delen via

Werkstroomeigenschappen configureren

  • Artikel

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de verschillende eigenschappen van een workflow configureert.

Open de workflow in de workfloweditor om de eigenschappen van een specifiek workflowelement te configureren. Klik op het tekenpapier van de workfloweditor en klik op Eigenschappen om de pagina Eigenschappen te openen. Met behulp van de volgende procedures kunt u de verschillende eigenschappen van de workflow configureren.

Naam voor de workflow opgeven

Voer deze stappen uit om een naam op te geven voor de workflow.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Basisinstellingen.
  2. Geef in het veld Naam een unieke naam voor de workflow op. Als u bijvoorbeeld een workflow voor opdrachten tot inkoop maakt voor elk land of elke regio waarin uw bedrijf actief is, kunt u als naam voor de workflow Inkoopbestelopdrachten Denemarken of Inkoopbestelopdrachten Spanje opgeven.

Eigenaar van de workflow opgeven

De eigenaar van de workflow is degene die deze workflow beheert en onderhoudt. Voer de volgende stappen uit om de eigenaar van de workflow op te geven.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Basisinstellingen.
  2. Selecteer in de lijst Eigenaar de naam van degene die de workflow beheert.

Een e-mailsjabloon selecteren

Volg deze stappen om de e-mailsjabloon te selecteren die wordt gebruikt om meldingen te genereren voor deze workflow.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Basisinstellingen.
  2. Selecteer in de lijst E-mailsjabloon voor workflowmeldingen de gewenste sjabloon.

Instructies voor gebruikers opgeven

Het is mogelijk om instructies op te geven voor gebruikers die documenten voor verwerking en goedkeuring indienen. Deze gebruikers worden ook wel aangeduid als opdrachtgevers. Stel dat u een workflow voor inkoopbestelopdrachten voor Spanje maakt en instructies invoert. Deze instructies kunnen vervolgens door gebruikers worden bekeken die inkoopopdrachten invoeren op de pagina Opdrachten tot inkoop. De starter klikt op het pictogram op de berichtenbalk om instructies weer te geven. Voer de volgende stappen uit om instructies voor gebruikers op te geven.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Basisinstellingen.

  2. Voer in het veld Indieningsinstructies de instructies in.

  3. Als u de instructies wilt personaliseren, kunt u tijdelijke aanduidingen invoegen. Wanneer de instructies aan gebruikers worden getoond, worden tijdelijke aanduidingen vervangen door de juiste gegevens. Volg deze stappen om een tijdelijke aanduiding in te voegen:

    1. Klik in het veld Indieningsinstructies om op te geven waar de tijdelijke aanduiding moet verschijnen.
    2. Klik op Tijdelijke aanduiding invoegen.
    3. Selecteer in de lijst die wordt geopend de tijdelijke aanduiding die u wilt invoegen.
    4. Klik op Invoegen.

  4. Voer de onderstaande stappen uit om vertalingen van de instructies toe te voegen:

    1. Klik op Vertalingen.
    2. Klik in de pagina die wordt geopend op Toevoegen.
    3. Selecteer in de lijst die wordt geopend de taal waarin u de tekst wilt invoeren.
    4. Voer in het veld Vertaalde tekst de gewenste tekst in.
    5. Als u de tekst wilt personaliseren, kunt u tijdelijke aanduidingen invoegen. Zie de stap 3 voor instructies voor het invoeren van een tijdelijke aanduiding.
    6. Klik op Sluiten.

Notitie

Tijdelijke aanduidingen kunnen niet worden toegevoegd met kopiëren en plakken, omdat de doelgegevens niet op de juiste manier worden geplakt. Gebruik de interface om tijdelijke aanduidingen toe te voegen.

Geef op wanneer deze workflow wordt gebruikt via activeringsvoorwaarden

Het is mogelijk om op basis van hetzelfde workflowtype meerdere workflows te maken. Als u meerdere workflows op hetzelfde type hebt gebaseerd, moet u voor elke workflow opgeven wanneer deze wordt gebruikt met activeringsvoorwaarden. Als niet aan de activeringsvoorwaarden wordt voldaan, wordt de standaardworkflow gebruikt. Als er slechts één workflowconfiguratie is gedefinieerd voor een workflowtype, wordt die workflowconfiguratie gebruikt, ongeacht de activeringsvoorwaarden.

U kunt bijvoorbeeld een workflow voor opdrachten tot inkoop maken voor elk land of elke regio waarin uw bedrijf actief is, zoals Inkoopbestelopdrachten Denemarken en Inkoopbestelopdrachten Spanje, met de volgende voorwaarden:

  • Opdrachten tot inkoop Denemarken wordt gebruikt als: land/regio = DK
  • Opdrachten tot inkoop Spanje wordt gebruikt als: land/regio = ES.

Voer de volgende stappen uit om op te geven wanneer de workflow die u configureert, wordt gebruikt.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Activering.
  2. Schakel het selectievakje De voorwaarden voor het uitvoeren van deze workflow instellen in.
  3. Klik op Voorwaarde toevoegen.
  4. Een voorwaarde invoeren.
  5. Geef desgewenst vereiste extra voorwaarden op.
  6. Voer de workflow uit met een aantal doelrecords om te controleren of de voorwaarde op de juiste manier records opneemt en uitsluit.

Opgeven wanneer meldingen worden verzonden

Als een document wordt ingediend voor verwerking, wordt een workflowexemplaar gemaakt. Het is mogelijk om meldingen aan gebruikers te verzenden wanneer workflowexemplaren op basis van de workflow worden gestart, voltooid, beëindigd of gestopt vanwege een fout. Voer de volgende stappen uit om op te geven wanneer meldingen worden verzonden.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Meldingen.

  2. Vink het selectievakje aan voor elke gebeurtenis die meldingen moet activeren:

    • Gestart: meldingen verzenden wanneer een workflowexemplaar wordt gestart.
    • Gestopt: meldingen verzenden wanneer een workflowexemplaar wordt gestopt vanwege een fout.
    • Voltooid: meldingen verzenden wanneer een workflowexemplaar is voltooid.
    • Onherstelbaar: meldingen verzenden wanneer een workflowexemplaar wordt gestopt vanwege een onherstelbare fout.
    • Beëindigd: meldingen verzenden wanneer een workflowexemplaar is beëindigd.

  3. Selecteer de rij voor een gebeurtenis die u in stap 2 hebt geselecteerd.

  4. Geef op het tabblad Meldingstekst de tekst van de melding op.

  5. Als u de tekst wilt personaliseren, kunt u tijdelijke aanduidingen invoegen. Wanneer de tekst aan de gebruiker wordt getoond, worden tijdelijke aanduidingen vervangen door de juiste gegevens. Volg deze stappen om een tijdelijke aanduiding in te voegen:

    1. Klik in het veld om op te geven waar de tijdelijke aanduiding moet verschijnen.
    2. Klik op Tijdelijke aanduiding invoegen.
    3. Selecteer in de lijst die wordt geopend de tijdelijke aanduiding die u wilt invoegen.
    4. Klik op Invoegen.
    5. Een algemene tijdelijke aanduiding meldingstekst om op te nemen is 'Laatste notities: %Workflow.Last note%', waarmee alle opmerkingen uit de vorige stap worden weergegeven.

  6. Voer de onderstaande stappen uit om vertalingen van de tekst toe te voegen:

    1. Klik op Vertalingen.
    2. Klik in de pagina die wordt geopend op Toevoegen.
    3. Selecteer in de lijst die wordt geopend de taal waarin u de tekst wilt invoeren.
    4. Voer in het veld Vertaalde tekst de gewenste tekst in.
    5. Als u de tekst wilt personaliseren, kunt u tijdelijke aanduidingen invoegen. Zie de stap 5 voor instructies voor het invoeren van een tijdelijke aanduiding.
    6. Klik op Sluiten.

  7. Geef met de volgende opties op het tabblad Ontvanger op wie de meldingen moet ontvangen.

    Optie Meldingen worden verzend naar deze gebruikers Voer de volgende stappen uit meldingen te laten verzenden.
    Deelnemer Gebruikers die aan een specifieke groep of rol zijn toegewezen
    1. Klik op het tabblad Ontvanger op Deelnemer.
    2. Selecteer op het tabblad Op rol gebaseerd in de lijst Type deelnemer het type groep of rol waarnaar u meldingen wilt verzenden.
    3. Selecteer in de lijst Deelnemer de groep of rol waarnaar u meldingen wilt verzenden.
    Werkstroomgebruiker Gebruikers die deelnemers zijn in deze workflow
    1. Klik op het tabblad Ontvanger op Workflowgebruiker.
    2. Selecteer op het tabblad Workflowgebruiker in de lijst Workflowgebruiker een deelnemer aan deze workflow.
    Gebruiker Specifieke gebruikers
    1. Klik op het tabblad Ontvanger op Gebruiker.
    2. Op het tabblad Gebruiker bevat de lijst Beschikbare gebruikers alle gebruikers. Selecteer de gebruikers naar wie u meldingen wilt verzenden en verplaats deze gebruikers naar de lijst Geselecteerde gebruikers.

  8. Herhaal stappen 3 tot en met 7 voor elke gebeurtenis die u in stap 2 hebt geselecteerd.

Ppmerkingen invoeren over de wijzigingen die u in de workflow hebt aangebracht

Voer de volgende stappen uit om opmerkingen in te voeren over de wijzigingen die u in deze workflow hebt aangebracht.

  1. Klik in het linkerdeelvenster op Opmerkingen.
  2. Voer in het veld Opmerkingen over de workflow invoeren uw opmerkingen in.
  3. Uw opmerkingen controleren. Nadat u opmerkingen hebt toegevoegd, kunt u deze niet meer wijzigen.
  4. Klik op Toevoegen om uw opmerkingen aan het gebied Opmerkingshistorie toe te voegen.