Overzicht van Nummerreeksen
Nummerreeksen worden gebruikt om leesbare, unieke id´s te maken voor hoofdgegevensregistraties en transactieregistraties die deze nodig hebben. Een hoofdgegevens- of transactieregistratie die een identificatie nodig heeft wordt een verwijzing genoemd.
Voordat u nieuwe registraties voor een verwijzing kunt maken, moet u een nummerreeks instellen en deze aan de verwijzing koppelen. Het is raadzaam om de formulieren in Organisatiebeheer te gebruiken om nummerreeksen in te stellen. Als er modulespecifieke instellingen zijn vereist, kunt u de parameterpagina in een module gebruiken om nummerreeksen op te geven voor de verwijzingen in die module. In Klanten en Leveranciers kunt u bijvoorbeeld nummerreeksgroepen instellen om specifieke nummerreeksen toe te wijzen aan specifieke klanten of leveranciers.
Wanneer u een nummerreeks instelt, moet u een bereik opgeven die definieert welke organisatie de nummerreeks gebruikt. De scope kan Gedeeld, Bedrijf, Rechtspersoon of Operationele eenheid zijn. De scopes van rechtspersonen en bedrijven kunnen worden gecombineerd met de fiscale kalenderperiode om nog specifiekere nummerreeksen te maken.
Nummerreeksnotaties bestaan uit segmenten. Nummerreeksen met een andere scope dan Gedeeld, kunnen segmenten bevatten die overeenkomen met de scope. Een nummerreeks met een scope van Rechtspersoon kan bijvoorbeeld een segment voor de rechtspersoon bevatten. Door een scopesegmenten in de nummerreeksnotatie op te nemen, kunt u de scope van een specifieke registratie bepalen door naar het nummer te kijken.
Naast de segmenten die overeenkomen met scopes, kunnen nummerreeksnotaties constante en alfanumerieke segmenten bevatten. Een constant segment bevat een reeks letters, cijfers of symbolen die niet verandert. Een alfanumeriek segment bevat een reeks letters of cijfers die worden verhoogd telkens als het nummer wordt gebruikt. Gebruik een hekje (#) om oplopende nummers aan te geven en een en-teken (&) om oplopende letters aan te geven. De indeling #####_2017 maakt bijvoorbeeld de reeks 00001_2017, 00002_2017, enzovoort.
Voorbeelden van nummerreeksen
De volgende voorbeelden geven aan hoe u segmenten gebruikt om nummerreeksnotaties te maken. De voorbeelden tonen in het bijzonder de effecten van het gebruik van scopesegmenten.
Onkostennotanummers
In het volgende voorbeeld worden onkostennotanummer ingesteld voor de rechtspersoon die CS heet.
- Gebied: Reis- en onkosten
- Verwijzing:onkostendeclaratienummer
- Scope: Rechtspersoon
- Rechtspersoon: CS
| Segmenten | Segmenttype | Waarde |
|---|---|---|
| Segment 1 | Rechtspersoon | CS |
| Segment 2 | Constante | -ONKOSTEN- |
| Segment 3 | Alfanumeriek | #### |
Voorbeeld van een opgemaakt nummer: CS-EXPENSE-0039
U kunt een soortgelijke nummerreeksnotatie instellen voor andere rechtspersonen. Voor een rechtspersoon die RW heeft, is, wanneer u alleen de waarde van de rechtspersoon van het rechtspersoonsegment wijzigt, het opgemaakte nummer RW-EXPENSE-0039. U kunt ook de volledige nummerreeksnotatie wijzigen voor andere rechtspersonen. U kunt bijvoorbeeld het scopesegment van de rechtspersoon weglaten om een opgemaakt nummer zoals Exp-0001 te maken.
Verkoopordernummers
In het volgende voorbeeld worden verkoopordernummers ingesteld voor de bedrijfs-id CEU.
- Gebied: Verkoop
- Verwijzing: Verkooporder
- Scope: Bedrijf
- Bedrijf: CEU
| Segmenten | Segmenttype | Waarde |
|---|---|---|
| Segment 1 | Constante | SO- |
| Segment 2 | Alfanumeriek | #### |
Voorbeeld van een opgemaakt nummer: SO-0029
Hoewel een scopesegment niet in de notaties is opgenomen, begint de nummering opnieuw voor elke bedrijfs-ID. Als u dezelfde notatie gebruikt voor alle bedrijfs-ID´s, dan worden dezelfde nummers in elk bedrijf gebruikt. Het verkoopordernummer SO-0029 wordt bijvoorbeeld in elk bedrijf gebruikt. U kunt ook de volledige nummerreeksnotatie wijzigen voor andere bedrijfs-ID´s.
Nummers van opdrachten tot inkoop
In het volgende voorbeeld zijn de nummers van de opdracht tot inkoop organisatiebreed.
- Gebied: Inkoop
- Verwijzing: Inkoopequiditie
- Bereik: Gedeeld
| Segmenten | Segmenttype | Waarde |
|---|---|---|
| Segment 1 | Constante | Behoefte |
| Segment 2 | Alfanumeriek | #### |
Voorbeeld van een opgemaakt nummer: Req0052
Omdat het bereik Gedeeld is, wordt de nummerreeksnotatie in de hele organisatie gebruikt. U kunt geen verschillende nummerreeksnotaties instellen voor verschillende delen van de organisatie.
Prestatieoverwegingen voor nummerreeksen
Bekijk de volgende gegevens over hoe de configuratie van nummerreeksen de systeemprestaties kan beïnvloeden voordat u nummerreeksen instelt.
Doorlopende en niet-doorlopende nummerreeksen
Nummerreeksen kunnen doorlopend of niet-doorlopend zijn. Een doorlopende nummerreeks slaat geen nummers over, maar de nummers mogen niet opeenvolgend worden gebruikt. Nummers van een niet-doorlopende nummerreeks worden opeenvolgend gebruikt, maar er kunnen nummers worden overgeslagen.
Doorlopende nummerreeks
- Er worden geen nummers overgeslagen
- Nummers worden mogelijk niet opeenvolgend gebruikt
- Als een gebruiker bijvoorbeeld een transactie annuleert, wordt een nummer gegenereerd, maar later opnieuw gebruikt.
Niet-doorlopende nummerreeks
- Nummers kunnen worden overgeslagen
- Nummers kunnen op volgorde gebruikt (op basis van caching)
- Als een gebruiker bijvoorbeeld een transactie annuleert, wordt een nummer gegenereerd, maar niet gebruikt
Notitie
De functie Prestatieverbeteringen voor continue nummerreeks inschakelen biedt ondernemingen de mogelijkheid van continue nummerreeksen, wat een probleem was in apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten. De functie is in openbare preview in versie 10.0.34 versie en algemeen beschikbaar in versie 10.0.36.
Deze functie verbetert de prestaties met doorlopende nummerreeksen door voor elke aanvraag een nummer in de reeks vooraf toe te kennen. Standaard worden vijf nummers in een reeks toegewezen, maar deze kunnen naar behoefte worden aangepast. De opschoontaak die wordt uitgevoerd bij een onverwachte beëindiging van een nummer is verbeterd.
Voor doorlopende/niet-doorlopende nummerreeksen kunt u Voorafgaande toewijzing inschakelen op het sneltabblad Prestaties op de pagina Nummerreeksen. Wanneer u een hoeveelheid nummers opgeeft om vooraf toe te kennen, selecteert het systeem deze nummers en worden deze opgeslagen in het geheugen bij niet-opeenvolgende nummerreeksen en in de database voor doorlopende nummerreeksen.
Als u een doorlopende nummerreeks gebruikt, kunt u Voorafgaande toewijzing inschakelen op het sneltabblad Prestaties op de pagina Nummerreeksen. Wanneer u een hoeveelheid nummers opgeeft om vooraf toe te wijzen, selecteert het systeem die nummers en bewaart het ze in het geheugen. Nieuwe nummers worden alleen bij de database opgevraagd nadat de vooraf toegewezen hoeveelheid is gebruikt.
Tenzij er een regelgevende/wettelijke vereiste is die doorlopende nummerreeksen gebruikt, bevelen we u aan om niet-doorlopende nummerreeksen te gebruiken voor betere prestaties.
Automatische opschoning van nummerreeksen
Bij een toepassingsfout, crashes of andere onverwachte storing probeert het systeem nummers automatisch opnieuw te gebruiken voor doorlopende nummerreeksen. U kunt het opschoonproces handmatig of automatisch uitvoeren om de verloren nummers te herstellen.
Overweeg zorgvuldig het servergebruik wanneer u het opschoonproces plant. Het is aan te raden het opschonen als batchtaak uit te voeren tijdens de daluren.