Veelgestelde vragen over adresboeken

Hoe controleer ik op dubbele registraties?

U kunt op dubbele registraties controleren vanuit de lijstpagina Algemeen adresboek. Selecteer in het actievenster op het tabblad Partij in de groep Onderhouden de optie Controleren op duplicaten. Selecteer vervolgens de waarden die u in de controle op dubbele items wilt opnemen.

Kan ik partijregistraties bulksgewijs toevoegen aan of verwijderen uit een adresboek?

Ja, u kunt meerdere partijregistraties toevoegen aan en verwijderen uit een adresboek.

• Als u meerdere partijregistraties wilt toevoegen aan een adresboek, selecteert u op de lijstpagina Algemeen adresboek de partijen in de lijst. Selecteer in het actievenster op het tabblad Partij in de groep Onderhouden de optie Partijen toewijzen. Selecteer de adresboeken waaraan de geselecteerde partijregistraties moeten worden toegevoegd en selecteer OK. Alle geselecteerde partijregistraties worden toegevoegd aan de geselecteerde adresboeken.
• Als u meerdere partijregistraties wilt verwijderen uit een adresboek, selecteert u op de lijstpagina Algemeen adresboek de partijen in de lijst. Selecteer in het actievenster op het tabblad Partij in de groep Onderhouden de optie Partijen verwijderen. Selecteer de adresboeken waaruit de partijen moeten worden verwijderd en selecteer vervolgens OK. Alle geselecteerde partijregistraties worden verwijderd uit de geselecteerde adresboeken.

Kan ik historische adressen verwijderen?

Vanaf versie 10.0.32 van Microsoft Dynamics 365 Finance kan een beheerder de volgende procedure gebruiken om de geavanceerde functie voor adresonderhoud in te schakelen, zodat historische adressen kunnen worden verwijderd.

1. Ga naar Functiebeheer > Controleren op updates.
2. Zoek naar Geavanceerd adresonderhoud. Geavanceerd adresonderhoud is standaard uitgeschakeld.
3. Selecteer Inschakelen.

Nadat de functie Geavanceerd adresonderhoud is ingeschakeld door een beheerder, volgt u deze stappen om historische adressen te verwijderen.

1. Open de lijstpagina Globaal adresboek.
2. Selecteer de partijrecord waarvoor u historische adressen wilt verwijderen.
3. Selecteer op het ltabblad Adressen de optie Meer opties > Geavanceerd.
4. Selecteer op het ltabblad Hitorie een of meer adressen.
5. Selecteer Verwijderen om de geselecteerde adressen te verwijderen.

Als een adres dat u probeert te verwijderen aan een andere record wordt gekoppeld, wordt een foutbericht weergegeven.

U kunt ook een batchtaak voor het SysOperation-framework instellen om meerdere historische adressen te verwijderen.

1. Ga naar Organisatiebeheer > Periodiek > Gedeactiveerde adressen verwijderen.
2. Selecteer OK.

Er wordt aangegeven of de batchtaak is geslaagd of mislukt.

U kunt ook inactieve postadressen verwijderen via de Microsoft Office-invoegvoeging.

1. Open de lijstpagina Globaal adresboek.
2. Selecteer de partijrecord waarvoor u historische adressen wilt verwijderen.
3. Selecteer op het ltabblad Adressen de optie Meer opties > Geavanceerd.
4. Selecteer het Microsoft Office-logo in de rechterbovenhoek.
5. Selecteer Inactief logistiek postadres.
6. Meld u aan bij de invoegtoepassing met uw referenties. U kunt de invoegtoepassing gebruiken om alleen inactieve adressen te verwijderen.

Notitie

U kunt deze procedure niet gebruiken om records bij te werken of nieuwe registraties in te voegen. Als u bijvoorbeeld probeert de datum bij ValidFrom bij te werken, wordt in plaats daarvan de registratie verwijderd.

Kan ik het partijtype van een registratie wijzigen of moet ik de oude registratie verwijderen en een nieuwe registratie maken?

Het kan voorkomen dat u het partijtype van een registratie van persoon in organisatie of van organisatie in persoon moet wijzigen. Nancy is bijvoorbeeld lid van het verkoopteam voor Fabrikam, Groot-Brittannië. Tijdens een beurs in Londen ontmoet Nancy zes nieuwe prospects. Voor elke prospect maakt ze een prospect partijregistratie. Als Nancy de registraties opslaat, wordt elke registratie ook in het algemene adresboek gemaakt. Fabrikam heeft het standaardpartijtype op organisatie ingesteld, maar twee van de nieuwe prospects moeten het registratietype persoon hebben. Daarom moet Nancy bij terugkeer van de beurs het partijtype van de twee prospectregistraties wijzigen. Als u het type van een partijregistratie wilt wijzigen, moet u eerst een nieuwe partijregistratie van het juiste type in het algemene adresboek maken. U koppelt vervolgens de oude partijregistratie aan deze nieuwe registratie. Nadat u de nieuwe partijkoppeling hebt gemaakt, verwijdert u de oorspronkelijke partijregistratie met het onjuiste registratietype.

Hoe wijzig ik de naam of het adres van een partijregistratie?

U kunt de naam van een partijregistratie en de bijbehorende adressen op elk moment bijwerken.

• Als u de naam van een partijregistratie wilt bijwerken, opent u de partijregistratie en selecteert u in het actievenster Bewerken. Op het sneltabblad Algemeen voert u de nieuwe naam voor de partij in en vervolgens slaat u de registratie op.
• Als u een adres voor een partijregistratie wilt bijwerken, opent u de partijregistratie en selecteert u op het sneltabblad Adressen de adressen die u wilt bijwerken. Selecteer Bewerken en voer op de pagina Adres bewerken de vereiste wijzigingen in het adres of de adresparameters door.

Kan ik twee of meer partijregistraties samenvoegen in één registratie?

Soms wilt u mogelijk twee of meer partijregistraties in één registratie samenvoegen. Dit kan gebeuren als u, bewust of per ongeluk, een of meer dubbele partijregistraties maakt. Wanneer u partijregistraties samenvoegt, selecteert u één registratie die u wilt houden. De informatie uit de overige registraties wordt dan in deze registratie samengevoegd. Stel dat u ontdekt dat gegevens over Fabrikam in drie partijregistraties zijn opgeslagen die A, B en C heten. U wilt partijregistratie A houden. De gegevens in partijregistraties B en C worden dan samengevoegd in partijregistratie A. In sommige situaties kunt u partijregistraties niet samenvoegen:

• U kunt partijregistraties niet samenvoegen als ze aan dezelfde partijrol zijn gekoppeld, zoals een klant of leverancier in dezelfde rechtspersoon. Partij A is bijvoorbeeld gekoppeld aan een klant in rechtspersoon 123 en partij B is gekoppeld aan een andere klant in rechtspersoon 123. Deze partijregistraties kunnen niet worden samengevoegd, omdat de samengevoegde partijrecord aan meerdere klanten in dezelfde rechtspersoon zou zijn gekoppeld, wat niet is toegestaan. De registraties kunnen echter wel worden gekoppeld als partij B is gekoppeld aan een leverancier in rechtspersoon 123 of een klant in een andere rechtspersoon.
• U kunt interne partijorganisatieregistraties niet samenvoegen in dezelfde rechtspersoon, operationele eenheid of hetzelfde team.

Moet ik een partijregistratie in het algemene adresboek maken of ergens anders, zoals de pagina klant of Leverancier?

U kunt partijregistraties invoeren in het algemene adresboek of op de pagina van de betreffende rechtspersoon. Wanneer u een registratie op één locatie toevoegt, wordt dezelfde registratie altijd ook op de andere locatie toegevoegd. Als u een partijregistratie voor een klant in het algemene adresboek toevoegt, wordt de registratie bijvoorbeeld ook toegevoegd op de pagina Klant. En als u een partijregistratie voor een klant op de pagina Klant toevoegt, wordt de registratie ook toegevoegd in het algemene adresboek. Gebruik de volgende richtlijnen om te bepalen waar u nieuwe partijregistraties moet invoeren:

• Een partijregistratie maken als u het type rechtspersoon niet weet – Als u een partijregistratie moet maken en het type rechtspersoon niet weet (bijvoorbeeld als u niet weet of het een klant of verkoopkans is), maakt u de registratie in het algemene adresboek. U kunt het entiteittype later selecteren.
• Een partijregistratie maken wanneer u het type rechtspersoon weet – Als u het type rechtspersoon voor de partij weet, kunt u een registratie maken op de betreffende pagina voor dat type. Voor een klant maakt u bijvoorbeeld een registratie op de pagina Klant. Wanneer u een registratie maakt en opslaat via de betreffende pagina, wordt de record ook automatisch gemaakt in het algemene adresboek.

Kan ik adresgegevens voor partijregistraties vertalen?

U kunt vertalingen van adresgegevens zo instellen dat u de gegevens in uw gebruikerstaal (systeemtaal) kunt bekijken in uw programma, terwijl de gegevens in documenten, zoals verkooporders, in een andere taal worden weergegeven. U kunt vertalingen invoeren voor landen/regionamen, adresdoeleinden en naamvolgordes. Stel dat uw systeemtaal Deens is en u een verkooporder voor een klant in Frankrijk maakt. In dit geval kunt u de klantregistratie in het programma in het Deens weergeven, maar worden de adresgegevens in het Frans weergegeven op de afgedrukte verkooporder. Als u vertalingen instelt, moet u een vertaling voor elk artikel in de lijst invoeren. Elk artikel waarvoor u geen vertaling invoert, verschijnt in de systeemtaal. Als uw systeemtaal bijvoorbeeld Deens is, en u verstuurd een document naar een klant in Spanje. Als u geen Spaanse (ESP) vertalingen voor de adresgegevens hebt ingevoerd, worden die gegevens zowel in het programma als op het afgedrukte document in het Deens weergegeven.

Waarom kan ik de records niet bewerken nadat ik adressen heb geïmporteerd?

Wanneer u adressen importeert, is er een veld met de naam IsLocationOwner. Dit veld geeft aan of de partij die aan de locatie (het adres) is gekoppeld, de eigenaar van het adres is. Als de partij de eigenaar van het adres is, kan het adres worden bewerkt wanneer de partij in het globale adresboek wordt gebruikt of vanuit de hoofdrecordpagina (zoals de klant, leverancier of medewerker). Als de partij niet de eigenaar van het adres is, kan de record niet worden bewerkt.

Wanneer u adressen importeert, moet het veld IsLocationOwner worden ingesteld op Ja als u wilt dat het adres kan worden bewerkt via de gekoppelde partij. Als dit veld niet goed wordt geïmporteerd, kan de eigenaar van de locatie worden bijgewerkt in het globale adresboek.

Zie Locatie-eigenaren beheren voor meer informatie over het wijzigen van de locatie-eigenaar van een geïmporteerd adres.

Als het partijtype Rechtspersoon of Team is, wordt de klantrecord dan door het globale adresboek gesynchroniseerd?

Nee, het globale adresboek synchroniseert de klant niet. Omdat de V3-toewijzing van de klant alleen het partijtype Persoon voor contactpersonen en het partijtype Organisatie voor rekeningen ondersteunt, bereikt de record Dataverse niet en worden er geen fouten weergegeven. Er moet een afzonderlijke partijrecord van het type Persoon of Organisatie worden gemaakt.