Overzicht van geautomatiseerde processen voor leveranciersfacturering

In dit artikel wordt de mogelijkheid beschreven om uw leveranciersfactuurverwerking te automatiseren en de voordelen van het gebruik van een geautomatiseerd proces. Deze mogelijkheid bestaat uit functies die worden ingeschakeld in Functiebeheer. Deze functies zijn alleen van toepassing op leveranciersfacturen en niet op facturen die worden verwerkt via de pagina Factuurjournaal of Facturenregisterjournaal.

Organisaties werken vaak met derden of Invoice Capture om papieren facturen te verwerken met behulp van een OCR-serviceprovider (Optical Character Recognition). De serviceprovider retourneert door machines leesbare metagegevens van facturen. Voor hulp bij automatisering kunt u met de automatiseringsfuncties van Leveranciers deze artefacten vanuit Leveranciers gebruiken.

U kunt een aantal factureringsprocessen van Leveranciers door Automatisering van leveranciersfacturen te gebruiken. De verwerking in leveranciersfacturenautomatisering omvat diverse taken die zijn gebaseerd op de instellingen voor automatisering in Leveranciers. In het geautomatiseerde proces wordt informatie weergegeven over de voortgang van een leveranciersfactuur wanneer deze elk proces doorloopt. Met deze mogelijkheid kunnen crediteurenmedewerkers en -managers leveranciersfacturen efficiënter verwerken. Het vermindert ook de fouten en inefficiënties die kunnen optreden wanneer informatie handmatig wordt ingevoerd en verwerkt.

De automatiseringsprocessen kunnen worden gebruikt om de volgende taken uit te voeren:

• Automatisch vooruitbetalingen op leveranciersfacturen toepassen
• Productontvangstbonregels vereffenen met leveranciersfactuurregels in behandeling.
• Automatisch geïmporteerde facturen indienen bij het werkstroomsysteem.
• Boekingen simuleren voordat een leveranciersfactuur wordt geboekt.
• Werkstroom- en automatiseringshistorie snel en efficiënt weergeven.
• De resultaten van automatisering van leveranciersfactuurverwerking weergeven en analyseren.
• De geautomatiseerde verwerking van meerdere facturen hervatten.

Leveranciersfacturen indienen bij leveranciersfactuurautomatisering

Als de parameter Factuur automatisch indienen bij werkstroom of de parameter Productontvangsten automatisch afstemmen op factuurregels is ingeschakeld, worden alle geïmporteerde facturen automatisch ingediend bij leveranciersfactuurautomatisering en wachten ze tot de achtergrondtaak voor automatisering ze verwerkt.

Handmatig gemaakte facturen kunnen worden ingediend bij leveranciersfactuurautomatisering door de optie Opnemen in geautomatiseerde verwerking in de factuurkoptekst in te schakelen. Deze optie is alleen zichtbaar als een van de automatiseringsfuncties is ingeschakeld.

Facturen die zijn opgenomen in geautomatiseerde verwerking, kunnen niet worden bewerkt. Als u een factuur wilt bewerken, moet u deze eerst uitsluiten van geautomatiseerde verwerking door de optie Opnemen in geautomatiseerde verwerking uit te schakelen.

Productontvangstbonnen vereffenen met factuurregels die een drieweg-overeenstemmingsbeleid hebben

Geboekte productontvangstbonnen kunnen automatisch worden vereffend met factuurregels waarvoor een drieweg-overeenstemmingsbeleid is gedefinieerd. Het proces wordt uitgevoerd totdat de hoeveelheid van de vereffende productontvangstbonnen gelijk is aan de factuurhoeveelheid. Als onderdeel van dit proces kunt u het maximum aantal keren opgeven dat het systeem moet proberen de productontvangstbonnen aan een factuurregel te koppelen voordat wordt geconcludeerd dat het proces is mislukt. Het proces wordt op de achtergrond uitgevoerd, elk uur of per dag. Als u uw eigen interval wilt definiëren, gaat u naar Procesautomatisering>. Achtergrondprocessen>Regels van leveranciersfacturen automatisch afstemmen op productontvangsten en selecteert u Bewerken.

De functie wordt bepaald door de parameter Productontvangstbonnen vereffenen met factuurregels. Wanneer deze parameter is ingeschakeld, wordt het veld Vereffeningsstatus van geautomatiseerde ontvangst weergegeven op de pagina Lijst met leveranciersfacturen in behandeling. Voor facturen die worden geïmporteerd uit externe bronnen is de beginwaarde van dit veld Nog niet uitgevoerd.

Wanneer geautomatiseerde vereffening van ontvangstbonnen wordt uitgevoerd, wordt de status bijgewerkt op basis van verschillende voorwaarden:

• Niet van toepassing: er wordt geen drieweg-vereffeningsregel gevonden. Het overeenstemmingsbeleid wordt gedefinieerd op het tabblad Instellingen onder de gekoppelde inkoopregel.
• Volledig: de hoeveelheid van de factuurregel is volledig vereffend met de hoeveelheid van de productontvangstbonregel.
• Mislukt: de hoeveelheid van de vereffende productontvangstbonregel is kleiner dan de hoeveelheid op de factuurregel en het maximum aantal pogingen is bereikt.
• In afwachting: de hoeveelheid van de vereffende productontvangstbonregel is kleiner dan de hoeveelheid op de factuurregel en het maximum aantal pogingen is nog niet bereikt.

Geïmporteerde leveranciersfacturen indienen bij het werkstroomsysteem

Als onderdeel van een contactloos factureringsproces van Leveranciers kunnen facturen automatisch worden ingediend bij het werkstroomsysteem. Deze functie wordt bepaald door de parameter Factuur automatisch indienen bij werkstroom. Alleen facturen die de taak Productontvangsten automatisch afstemmen op factuurregels hebben voltooid en nog steeds in automatische verwerking zijn, kunnen automatisch bij het werkstroomsysteem worden ingediend. Het proces wordt uitgevoerd op de achtergrond door de verwerkingstaak Leveranciersfacturen indienen bij werkstroom. Als u het interval wilt definiëren, gaat u naar Procesautomatisering,>Achtergrondprocessen selecteert u de taak en selecteert u Bewerken.

De parameter Vereffeningsstatus van productontvangst controleren controleert eerst de waarde van Vereffeningsstatus van geautomatiseerde ontvangst en bepaalt of de factuur bij het werkstroomsysteem moet worden ingediend. Wanneer de parameter is ingeschakeld, wordt de factuur ingediend bij het werkstroomsysteem wanneer de status van Productontvangst vereffenenVoltooid of Niet van toepassing is. Wanneer de parameter is uitgeschakeld, kan de factuur worden ingediend bij het werkstroomsysteem, zelfs als de status van Productontvangst vereffenenMislukt is.

Facturen die worden gemaakt met de werkruimte voor samenwerkingsfacturering van leveranciers moeten handmatig worden ingediend bij het werkstroomsysteem.

Vooruitbetalingen automatisch toepassen

Wanneer de parameter Vooruitbetaling voor geïmporteerde facturen automatisch toepassen is ingeschakeld, wordt elke bestaande vooruitbetaling automatisch toegepast wanneer de factuur in de leveranciersfactuur wordt geïmporteerd. De parameter Automatische opvolgingsproces blokkeren bij fout in toepassing van vooruitbetaling bepaalt of verwerking in leveranciersfacturenautomatisering moet doorgaan als de vooruitbetalingsaanvraag mislukt.

Leveranciersfactuurboeking vooraf valideren

Met boekingssimulatie worden de validatiestappen voltooid die worden uitgevoerd tijdens het boekingsproces voor leveranciersfacturen, maar er worden geen rekeningen bijgewerkt. Om het proces uit te voeren kunt u één factuur of meerdere facturen selecteren op de pagina Leveranciersfacturen in behandeling.

Verbeterde ervaring voor het weergeven van werkstroomgegevens en historische informatie over automatisering voor leveranciersfacturen

Er wordt een gemakkelijk te lezen weergave van de werkstroomhistorie van leveranciersfacturen verschaft. Er kan rechtstreeks toegang worden verkregen tot de werkstroomhistorie van leveranciersfacturen via de leveranciersfactuur. Er zijn dus minder klikacties nodig om die informatie te vinden. Als uw organisatie de mogelijkheid heeft om geïmporteerde leveranciersfacturen automatisch in te dienen bij de werkstroom, wordt de automatiseringshistorie voor de geïmporteerde facturen gebruikt. Met de automatiseringshistorie kunt u de huidige processtap en de stappen die al zijn voltooid, herkennen. Wanneer een stap mislukt, wordt gedetailleerde informatie verstrekt over de reden voor de fout.

Analyse en metrische gegevens

Met de werkruimte Leveranciersfactuurcentrum kunt u zich concentreren op leveranciersfacturen die niet door het geautomatiseerde proces zijn gekomen. Tegels in de werkruimte bevatten informatie over leveranciersfacturen die niet met succes zijn ingediend bij het werkstroomsysteem, niet zijn geïmporteerd of vereffend met productontvangstbonnen. Er worden ook metrische gegevens van Microsoft Power BI verschaft om crediteurenmanagers inzicht te geven in de efficiëntie van de automatisering van leveranciersfacturen.

De automatiseringsverwerking van meerdere facturen hervatten

Wanneer een geïmporteerde factuur niet via het geautomatiseerde proces naar de werkstroom is verzonden, wordt deze door het systeem verwijderd voor verdere geautomatiseerde verwerking. Een crediteurenadministrateur kan de factuur controleren en bewerken voordat deze door het geautomatiseerde proces opnieuw wordt ingediend bij de werkstroom. Wanneer een foutreden met dezelfde correctie voor meerdere facturen kan worden opgelost, kunt u het geautomatiseerde proces opnieuw starten op de pagina Geautomatiseerde factuurverwerking hervatten.

De datumwaarde voor de ontvangst van de factuur traceren

De waarde Datum factuurontvangst geeft de datum aan waarop het bedrijf de factuur van de leverancier heeft ontvangen. Het biedt een uitgangspunt voor het bijhouden van de voortgang van de factuur door de geautomatiseerde processen. Deze waarde kan worden opgenomen in de geïmporteerde gegevens voor een leveranciersfactuur. Voor facturen die handmatig zijn gemaakt, kunt u de datum opgeven. Als er geen waarde wordt ingevoerd, wordt standaard de huidige datum gebruikt.

De waarden voor Geïmporteerd factuurbedrag en Geïmporteerd btw-bedrag bijhouden

De waarden voor Geïmporteerd factuurbedrag en Geïmporteerd btw-bedrag voor leveranciersfacturen kunnen in het importbestand voor leveranciersfacturen worden opgegeven. Normaal gesproken zijn deze waarden afkomstig van een factuur die door een externe provider is gescand en in het importbestand is opgenomen. Wanneer de factuur in Leveranciers wordt verwerkt, worden waarden berekent op basis van de factuurgegevens. De factuur kan alleen worden geboekt als de geïmporteerde waarden overeenkomen met de berekende waarden. Wanneer de werkstroom is ingeschakeld, wordt de validatie toegepast voordat de werkstroom wordt ingediend. Overeenkomende waarden zorgen ervoor dat de factuur het verschuldigde bedrag aan de leverancier nauwkeurig weerspiegelen. Als uw organisatie toestaat dat geïmporteerde facturen automatisch bij het werkstroomsysteem worden ingediend, kunt u desgewenst vereisen dat de geïmporteerde totalen overeenkomen met de berekende totalen voordat de factuur bij het werkstroomsysteem kan worden ingediend. De functie wordt bepaald door de parameter Vereisen dat de berekende totalen gelijk zijn aan de geïmporteerde totalen voor indiening in de werkstroom.