Oplossing Invoice Capture
Dit artikel biedt informatie over de oplossing Invoice Capture die automatisch leveranciersfacturen van digitale factuurafbeeldingen maakt.
De afdeling Leveranciers beheert en verwerkt facturen voor ontvangen goederen en services. De leveranciersboekhouder controleert gegevens op leveranciersfacturen om de volgende redenen:
- Om extra werk voor aanpassingen of correcties tijdens het sluiten van perioden te voorkomen
- Om leveranciersfacturen op tijd te betalen en financiële verliezen als gevolg van fouten of fraude voorkomen
OCR (Optical Character Recognition) is de afgelopen jaren op grote schaal gebruikt door verschillende bedrijfstakken. Het is nu gebruikelijk dat afgedrukte teksten worden gedigitaliseerd, zodat ze elektronisch kunnen worden bewerkt, kunnen worden doorzocht, compacter kunnen worden opgeslagen en online kunnen worden weergegeven. De digitale tekst kan worden gebruikt in machineprocessen, zoals cognitieve gegevensverwerking, machinevertaling, de omzetting van tekst naar spraak, sleutelgegevens en tekst-mining.
Dankzij de ontwikkeling van AI-technologie kunnen moderne OCR-oplossingen verschillende factuurindelingen van verschillende leveranciers gebruiken zonder dat er veel menselijke tussenkomst nodig is. Meer bedrijven zien in dat ze geld kunnen besparen en de nauwkeurigheid kunnen verbeteren door facturen te verwerken via automatisering in plaats van handmatige verwerking.
Vereiste rollen
In de volgende tabel ziet u de rollen die nodig zijn om de oplossing Invoice Capture in te stellen en te gebruiken.
| Rol | Acties | Systemen | Rolnamen |
|---|---|---|---|
| Beheerder |
|
|
|
| Omgevingsmaker |
|
|
|
| AP-beheerder |
|
|
|
| Klantenadministrateur |
|
|
|
De rol InvoiceCaptureOperator moet zijn opgenomen in de rolinstellingen om de afleidings- en validatielogica in Invoice Capture met succes uit te voeren en de factuur aan Dynamics 365 Finance over te brengen. Voor een contactloos scenario moet de rol worden toegevoegd aan de overeenkomende stroomgebruiker in apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten.
Notitie
De rol Omgevingsmaker moet worden toegewezen aan de crediteurenbeheerder als deze kanalen maakt in Invoice Capture.
Licentie
Om de oplossing voor het vastleggen van facturen te gebruiken, moeten de volgende licenties worden overwogen voor Dynamics 365 Finance-klanten:
- Power Apps licentie (per gebruiker) – Als gebruikers geen volledige Dynamics 365 Finance-licentie hebben en toegang willen krijgen tot het vastleggen van facturen, Power Apps is er een licentie nodig met de rol InvoiceCaptureOperator die is toegewezen in Dynamics 365 Financiën.
- Azure Data Lake Storage abonnement : meestal hoeven Dynamics 365 Finance-klanten geen abonnement op meer Azure Data Worden-opslag te nemen als de licentie voor het 20-worden (GB) Dataverse -bestand voldoende is om de oorspronkelijke factuurdocumenten door te laten gaan. Verschillende apps delen deze Dataverse-bestandsopslag. Extra abonnementen kunnen nodig zijn als de Dataverse-bestandscapaciteit niet voldoende is. Hetzelfde geldt voor Dataverse-databaseopslag (standaardcapaciteit: 10 GB).
- factuurverwerking op basis van het aantal facturen: Dynamics 365 klanten van Financiën hebben recht op 100 factuuropnametransacties per pachter per maand. Als klanten meer transacties nodig hebben, moeten ze extra Electronic Invoicing Stock Keeping Units (SKU's) aanschaffen voor 300 US dollar (USD) voor 1.000 transacties per tenant per maand. De transactiecapaciteit is maandelijks beschikbaar op basis van 'use-it-or-lose-it' en klanten moeten aanschaffen voor piekcapaciteit.