Werkgebied voor oplossing Invoice Capture

AI Builder Wanneer een factuur bij het vastleggen van facturen wordt herkend aan en aan factuurvelden wordt toegerekend, kan deze automatisch worden bijgewerkt en gevalideerd volgens de regels voordat deze naar een leveranciersfactuur wordt geconverteerd Microsoft Dynamics 365 Finance. Als de factuur fouten of waarschuwingen bevat, is handmatige tussenkomst vereist om de factuur te controleren en te corrigeren.

Wat is de viewer voor het naast elkaar weergeven?

De viewer voor het naast elkaar weergeven biedt een intuïtieve interface voor het naast elkaar weergeven van onbewerkte documenten en factuurformulieren. Deze gebruikt de technologie voor Microsoft-formulierherkenning om automatisch informatie uit het onbewerkte document te extraheren en de overeenkomende velden op de factuurpagina in te vullen. De viewer creëert ook een verbinding tussen de paginavelden en het oorspronkelijke document, zodat gebruikers met één tik of klik door het document kunnen navigeren. Daarom kunnen gebruikers facturen efficiënter controleren. Wanneer de factuurvelden een verbinding hebben met de velden die zijn geretourneerd van AI Builder, verschijnt er een pictogram van een oogje aan de linkerzijde van de velden. Selecteer het pictogram van een oogje om de bijbehorende veldwaarde automatisch te positioneren en markeren in het oorspronkelijke document.

Dit zijn enkele belangrijke functies van de viewer voor naast elkaar weergeven:

• Velden op de factuurpagina worden automatisch ingevuld met informatie die uit de onbewerkte documenten is gehaald met behulp van de formulierherkenningstechnologie van Microsoft.
• Er wordt een verbinding tot stand gebracht tussen paginavelden en onbewerkte documenten om moeiteloos te kunnen navigeren en proeflezen.
• Berichten om gebruikers te helpen fouten op de factuurpagina te corrigeren voor meer nauwkeurigheid en efficiëntie.
• De interface kan worden aangepast aan verschillende factuurindelingen.
• Opzoeklijsten worden tijdens runtime opgehaald uit Dynamics 365 Finance om ervoor te zorgen dat de gegevens volledig en correct zijn.
• De interface is flexibel en past zich aan de verschillende factuurtypen aan.

1. De documentkoptekst bestaat uit vier velden:

   • Status
   • Rechtspersoon
   • Leveranciersrekening
   • Factuurtype

2. Gebruikers kunnen de rechtspersoon, de leveranciersrekening en het factuurtype bijwerken door Factuur classificeren te selecteren.

3. In de documentviewer wordt het oorspronkelijke document weergegeven. Met de besturingselementen in de rechterbovenhoek kunnen gebruikers de paginaweergave aanpassen door pagina's te wijzigen, in of uit te zoomen, het document hoger op de pagina te plaatsen of het document te draaien. Gebruikers kunnen het formaat van het gehele deelvenster wijzigen door de formaatwijzigingslijn te verslepen tussen het deelvenster van het oorspronkelijke document en het factuurdeelvenster.

4. Het factuurdeelvenster bevat verschillende kaarten die de factuurcontext bevatten.

   • Op de kaart Bericht worden alle fouten, waarschuwingen en informatieve berichten weergegeven. Dit is een uitvouwbare/samenvouwbare sectie in het middelste deel van de interface. Gebruikers selecteren het berichtsymbool om de sectie uit te vouwen. Gebruikers kunnen selecteren welke typen berichten worden weergegeven.

   • De kaart Factuurkoptekst bevat de koptekstvelden die zijn ingesteld als zichtbaar via configuratiegroepen. De velden die worden weergegeven zijn afhankelijk van het geselecteerde factuurtype.

   • De kaart Factuurregels bevat het raster voor factuurregels. De regelvelden worden aangepast via configuratiegroepen. Deze kaart wordt verborgen als het factuurtype Alleen koptekstheader is. Er worden maximaal vijf factuurregels per pagina weergegeven. Gebruikers kunnen door de pagina's navigeren met de knoppen pijl-links en pijl-rechts in de rechterbenedenhoek van de interface.

   • De kaarten Toeslagen en Btw bevatten de tabel voor toeslagen en omzetbelasting in de documentkop. Als er geen toeslagregels en btw-regels zijn, worden deze kaarten verborgen. Gebruikers kunnen Meer tonen selecteren om de kaarten weer te geven en ze kunnen handmatig toeslagen en omzetbelasting toevoegen door Toevoegen te selecteren.

     • De waarde Toeslagcode moet worden toegewezen voordat de factuur kan worden overgedragen naar Dynamics 365 Finance. De toeslagregels worden samen met de factuurkop en -regels geïmporteerd met behulp van de gegevensentiteit Toeslagen leveranciersfactuur.
     • Als de waarde van het veld Totale btw null of nul is en er meerdere btw-regels zijn gedefinieerd, wordt de som van het btw-bedrag automatisch berekend en ingevoerd in het het veld Totale btw in de factuurkop. Als de parameter Totaal btw-bedrag valideren bij Systeem instellen>Verwerkingsregel beheren is ingeschakeld, wordt de consistentie tussen de som van het btw-bedrag en het totale btw-bedrag gevalideerd. Als er geen btw-regel is gedefinieerd, wordt de validatie overgeslagen.

Vastgelegde-factuurstatussen

Status	Description	Actie
Onderhanden	De factuur is vastgelegd, is momenteel in voorverwerking en wordt gevalideerd.	Er is geen actie vereist.
Vastgelegd	Uitzonderingen zijn opgetreden tijdens de voorverwerkings- en validatiestappen. Handmatige tussenkomst is nodig om de factuur te corrigeren.	Selecteer Factuur classificeren, Controle starten of Ongeldig maken.
Wordt gecontroleerd	De factuur wordt gecontroleerd en gecorrigeerd in de viewer voor naast elkaar weergeven.	Selecteer Factuur classificeren, Controle voltooien of Ongeldig maken.
Gecontroleerd	De factuur is beoordeeld, maar niet overgeboekt.	Selecteer Overboeken, Factuur classificeren, Controle starten of Ongeldig maken.
Overgeboekt	De factuur is met succes overgeboekt naar Dynamics 365 Finance.	Open de factuur in Dynamics 365 Finance.
Ongeldig gemaakt	De factuur is niet meer nodig en is verouderd.	Selecteer Verouderd. Wanneer u Verouderd selecteert , worden zowel vastgelegde facturen als ontvangen bestanden permanent verwijderd uit Dataverse.
Wachten	De factuur is op de wachtlijst geplaatst zodat deze door de automatiseringstaak in Dynamics 365 Finance kan worden opgehaald voor verdere verwerking.	Er is geen actie vereist.

Navigeren naar de viewer voor het naast elkaar weergeven

U kunt de viewer naast elkaar openen vanuit twee locaties:

• Dubbeltik (of dubbelklik) in de lijst Vastgelegde facturen op een record of tik (of klik) één keer op het factuurnummer.
• Selecteer op de pagina Ontvangen bestanden een factuur die is vastgelegd en selecteer vervolgens Vastgelegde facturen weergeven.

Vastgelegde facturen classificeren

Een rechtspersoon op de lijstpagina toewijzen

Mogelijk ontbreekt de rechtspersoon in de lijst Vastgelegde facturen, omdat deze niet is afgeleid. De rechtspersoon moet worden toegewezen voordat een factuur kan worden verwerkt. Gebruikers kunnen vervolgens de facturen controleren en correcties aanbrengen.

1. Selecteer de factuur en selecteer vervolgens Rechtspersoon toewijzen.
2. Selecteer de rechtspersoon in de vervolgkeuzelijst.
3. Selecteer Opslaan.

Een juiste toewijzing van de rechtspersoon zorgt ervoor dat crediteurenmedewerkers de status van de factuur kunnen bekijken waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Een factuur classificeren op de gedetailleerde pagina

De leveranciersfactuur kan alleen succesvol in Dynamics 365 Finance worden gemaakt, als entiteiten zoals rechtspersoon, leveranciersrekening en artikelnummer vóór de overdracht zijn vastgesteld. Van deze entiteiten zijn rechtspersoon en leveranciersrekening de belangrijkste, omdat hiermee wordt bepaald of het afgeleide factuurtype acceptabel is volgens de instelling in de toegewezen configuratiegroep.

Als de rechtspersoon en leveranciersrekening niet zijn vastgesteld door de afleidingsregel, moet een gebruiker deze velden bijwerken door Factuur classificeren te selecteren. In een zijvenster dat verschijnt, wordt de gebruiker gevraagd de volgende informatie op te geven:

• Rechtspersoon
• Leverancierrekening
• Factuurtype

De afleidings- en validatielogica wordt onmiddellijk geactiveerd nadat de gebruiker Opslaan en sluiten heeft geselecteerd.

Controleproces

Een factuurdocument dat is vastgelegd, moet u mogelijk handmatig controleren vanwege fouten of waarschuwingen. In de viewer voor naast elkaar weergeven wordt in de documentheader de status Vastgelegd weergegeven en de huidige versie is Oorspronkelijke versie.

De factuurkopinformatie (rechtspersoon, leveranciersrekening en factuurtype) moet compleet zijn voordat gebruikers de factuur kunnen bekijken.

Wanneer een gebruiker Controle starten selecteert, wordt het veld Status bijgewerkt naar Wordt gecontroleerd en wordt het veld Huidige versie bijgewerkt naar Gewijzigd versie. Het factuurformulier is dan actief in bewerkingsmodus.

De medewerker van de klantenadministratie kan waarden invoeren voor de factuurkop. Als alternatief kunnen ze regels toevoegen, bewerken of verwijderen in de velden Factuurregels, Toeslagen en Omzetbelasting. Gebruikers kunnen alle factuurregels verwijderen door Alles verwijderen te selecteren.

De medewerker van de klantenadministratie kan het pictogram rechtsboven in het documentvoorbeeldvenster selecteren om de factuur in de toewijzingsmodus te zetten. De medewerker kan de toewijzing vervolgens corrigeren of toevoegen door het sleutelwaardepaar en het veld Toegewezen factuur te selecteren. Als de wijzigingen zijn opgeslagen, wordt de waarde geëxtraheerd en toegepast op het overeenkomstige factuurveld. Wanneer de functie voor continu leren is ingeschakeld, leert het systeem de wijzigingen en wordt dezelfde logica toegepast op facturen van dezelfde leverancier.

Sleutelwaardeparen aan velden koppelen

Soms haalt het vooraf opgebouwde model niet voor bepaalde velden de waarde op uit de juiste positie van het document. Gebruikers willen de extractie corrigeren en de toepassing op de juiste waarde laten halen voor volgende binnenkomende facturen van dezelfde leverancier en hetzelfde patroon hebben. Als de waarde die moet worden geëxtraheerd, wordt geretourneerd als een sleutelwaardepaar van het VSS-model, wordt deze correctie Gereed op het sleutelwaardepaar op toewijzing pagina. Wanneer de functie Continu leren wordt ingeschakeld, wordt het sleutelwaardepaar toewijzing komt te weten.

Het sleutelwaardepaar voor toewijzing wordt toegepast wanneer het voorgemodel wordt gebruikt. Als u een aangepast factuurmodel gebruikt, gebruikt u het aangepaste veldnummer toewijzing extra velden op te halen. Selecteer het pictogram rechtsboven in het deelvenster voor preview document om facturen naar de toewijzing wijzigen.

• Licht geel geeft aan dat het sleutelwaardepaar al aan factuurvelden is gekoppeld.
• Blauw licht geeft aan dat het sleutelwaardepaar nog niet aan factuurvelden is gekoppeld. De medewerker kan de factuurgegevens corrigeren of toewijzing door het sleutelwaardepaar en het gekoppelde factuurveld te selecteren. Als de wijzigingen zijn opgeslagen, wordt de waarde geëxtraheerd en toegepast op het overeenkomstige factuurveld. Wanneer de functie Continu leren is ingeschakeld, komt het systeem de wijzigingen te weten en past het deze toe op facturen van dezelfde leverancier.

Notitie

Het sleutel-waardepaar toewijzing de paginaknop is alleen beschikbaar voor facturen die zijn ontvangen na een upgrade naar versie 1.1.0.32. Deze is niet beschikbaar voor facturen die vóór de upgrade zijn ontvangen.

Het oorspronkelijke factuurdocument downloaden

In het deelvenster preview document kan de downloadknop gebruikers helpen het oorspronkelijke factuurdocument te downloaden.

Derivatie en validatie

Sommige entiteitsvelden in de viewer naast elkaar staan niet in het oorspronkelijke factuurdocument, maar moeten wel de factuur genereren in Dynamics 365 Finance. Deze entiteiten worden afgeleid van een combinatie van de herkende factuurgegevens en hoofdgegevens uit Dynamics 365 Finance.

De entiteiten omvatten rechtspersoon , leverancierrekening , artikelnummer en valutacode. Als de afleiding van een veld mislukt, wordt het proces gestopt.

1. Rechtspersoon: als een actieve toewijzing wordt gevonden voor de rechtspersoon, wordt de rechtspersoon geselecteerd op basis van de naam en het adres van het bedrijf.

2. Leverancierrekening : vervolgens wordt de leveranciersrekening geselecteerd op basis van een actieve toewijzing en een combinatie van de geselecteerde rechtspersoon en de naam, het adres of het btw-nummer van de leverancier.

3. Artikelnummer : het artikelnummer wordt afgeleid op basis van de volgende drie soorten informatie:

   1. Afgeleide rechtspersoon
   2. Afgeleide leveranciersrekening
   3. Artikelomschrijving of extern artikelnummer

4. Valutacode : de valutacode moet worden bepaald voordat de factuur kan worden overgeboekt van Factuur vastleggen naar Dynamics 365 Finance. Er zijn verschillende methoden geïmplementeerd om de valutacode te afgeleid:

   • Als het valutasymbool wordt vastgelegd en kan worden gebruikt om de valutacode uniek te identificeren, wordt de valutacode automatisch afgeleid.
   • Als een factuur aan een inkooporder is gekoppeld (inkooporderfactuur of alleen-koptekstfactuur), moeten de factuur en de inkooporder dezelfde valutacode gebruiken. Als er geen valutacode wordt geretourneerd vanuit het herkenningsresultaat, wordt standaard de valutacode uit de inkooporder ingevoerd.
   • Als u wilt dat een kostenfactuur de valutacode afleidt van de hoofdgegevens van de leverancier, selecteert u de parameter Valutacode afleiden voor kostenfactuur bij Systeem instellen>Verwerkingsregels beheren.

Nadat de velden zijn afgeleid, worden de volgende extra validatiecontroles uitgevoerd:

• Verplichte controle : met deze controle worden de verplichte velden gevalideerd voor de naast elkaar worden bekeken. Gebruikers kunnen op de pagina Configuratie-instellingen de velden selecteren die verplicht moeten zijn.
• betrouwbaarheidsscore: gebruikers kunnen de waarschuwings- en foutdrempels instellen voor betrouwbaarheidsscore. Bij deze controle wordt gekeken naar de betrouwbaarheidsscore van OCR (Optical Character Recognition) die onder deze drempels ligt. Fout- of waarschuwingsberichten worden weergegeven op basis van het validatieresultaat.
• Bestaande cheque – Met deze controle wordt het bestaan van entiteiten gevalideerd, waaronder rechtspersoon, leverancierrekening, artikelnummer, aanschaffingscategorie of inkooporder.
• Geavanceerde controle : wanneer een voorraadartikel wordt gebruikt, moeten de inkooporderdetails worden toegewezen aan de factuurregel.

Wanneer de gebruiker Afleiden en controleren selecteert, worden de afleidings- en validatieprocessen uitgevoerd. Als de facturen geen fouten bevatten, wordt de validatielogica alleen aangeroepen wanneer de gebruiker Controle uitvoeren of Overdragen selecteert.

Het afleidingsproces vindt plaats vóór het validatieproces en alle waarschuwingen of fouten zijn afkomstig uit het validatieproces. De waarschuwingen en fouten worden vastgelegd in het geschiedenislogboek. Gebruikers kunnen Geschiedenis weergeven selecteren om de fouten te controleren.

Notitie

De huidige afleidings- en validatielogica bevat de meest voorkomende scenario's. U kunt specifiekere validaties implementeren via klantextensie.

Continu leren

De functie Continu leren kan entiteiten (rechtspersonen, leveranciersrekening en artikelnummers) afgeleid zijn van de factuurverwerking die zijn gebaseerd op de toewijzing van de laatste overgeboekte factuur om het percentage van de factuurverwerking te helpen verhogen. Het ondersteunt ook het automatisch extractie van een waarde uit een sleutelwaardepaar en toewijzing van die waarde aan de bijbehorende factuurvelden. Wanneer er een item is op de toeslagen kaart wordt in Continu leren de waarde van de toeslagencode afgeleid op basis van de record die het laatst in één overeenkomst is gebracht. U kunt deze functie in- en uitschakelen bij systeemvoorkeuren van>het installatiesysteem.

Verschil tussen Continu leren en toewijzing regels

De functie Continu leren probeert patronen tussen de factuurcontext en handmatig geselecteerde entiteiten vast te registreren direct nadat de factuur met succes is overgebracht. De betrokken entiteiten zijn rechtspersonen, leverancierrekening, artikelnummer, onkostentype, toeslagcode en sleutelwaardepaar toewijzing. Op dit moment worden in Continu leren alle koptekstgegevens, zoals de bedrijfsnaam, het bedrijfsadres, de naam van de leverancier, het adres en het registratienummer van de leverancier gecontroleerd om de waarde van de rechtspersoon en leverancierrekening te bepalen. Wanneer de eerste factuur binnenkomt, moeten gebruikers handmatig de rechtspersoon en de leverancierrekening opgeven als ze niet kunnen worden afgeleid van andere toewijzing regels. Nadat de facturen zijn gecontroleerd en overgeboekt naar Dynamics 365 Finance, wordt de relatie vastgelegd. Wanneer een factuur met dezelfde context binnenkomt, probeert Continu leren hetzelfde patroon te vinden en de rechtspersoon en leverancierrekening automatisch te afgeleid.

Toewijzing regels zijn optioneel om de waarde van entiteiten te afgeleid. Deze kunnen entiteitswaarden afgeleid worden als aan de voorwaarden voor alle velden is voldaan. Aangezien de onderhoud veel belastingt, is het aan te raden klanten deze methode niet te gebruiken. De enige uitzondering is het type onkosten. Voor het onkostentype is het raadzaam dat klanten het leveranciersfactuurraamwerk in behandeling gebruiken voor niet-verkoopfacturen. Voor deze benadering kunt u een standaard onkostentype (aanschaffingscategorie) definiëren dat wordt toegepast op alle regels voor facturen van een specifieke leverancier. Deze toegewezen aanschaffingscategorie wordt gebruikt om de onkostenboekhouding te afgeleid tijdens boekhoudingsverdeling aan de apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten worden afgeleid. Het kan het contactvrije tarief voor de verwerking van niet-iofacturen verhogen.

Vanuit het perspectief van de logicavolgorde wordt Continu leren toegepast vóór toewijzing regels.

Koppelen inkooporders

Factuur met alleen koptekst

Wanneer het factuurtype Alleen-koptekst is, kunnen gebruikers een of meer inkooporders selecteren in de opzoeklijst door Inkooporder te selecteren in de factuurkoptekst. In de lijst staan alle inkooporders van dezelfde leverancierrekening met de status Openstaande order of Ontvangen. Alle herkende inkooporders die ongeldig zijn, worden rood weergegeven. Gebruikers moeten deze inkooporders verwijderen door X te selecteren voordat ze inkooporders in de opzoeklijst selecteren.

Inkooporderfactuur

Wanneer het factuurtype Inkooporderfactuur is, moet de relatie tussen de factuurregel en de inkoopregel correct worden vastgelegd bij het vastleggen van de factuur. Als de inkoopregel niet automatisch kan worden afgeleid, kan de medewerker van de ap handmatig de relatie tot stand koppelen de inkoopregel met de factuurregelpagina . Als u deze pagina wilt openen, selecteert u het inkooporderveld in de factuurkoptekst of het inkoopordernummer (of inkooporderregelnummer) op de factuurregel.

Op de koppelen inkoopregel met factuurregelpagina zijn de volgende secties beschikbaar:

• In de eerste sectie wordt de geselecteerde factuurregel vermeld.
• In de sectie Beschikbare inkoopregels staan alle kandidaten voor inkoopregels die overeenkomen met het artikel (of onkostentype) op de factuurregel, op basis van specifieke criteria. Deze criteria omvatten inkooporder, artikelnummer, onkostentype en artikelomschrijving. De beschikbare inkoopregels hebben hetzelfde hoeveelheidsteken als de factuurregel.
• Wanneer een factuurregel aan een inkoopregel is gekoppeld, wordt er een optieknop (ook wel radioknop genoemd) ingeschakeld voor de bijbehorende record en verandert het pictogram rechtsboven in het deelvenster van de factuurregel in een groen vinkje. Als er geen inkoopregel is gekoppeld, wordt een rood kruispictogram weergegeven.
• Nadat u de association hebt bevestigd, worden de gekoppelde inkoopregel en het gekoppelde artikelnummer (of onkostentype) terug naar de factuurregel geschreven. Daarnaast wordt de inkooporder in de factuurkoptekst bijgewerkt op basis van de gekoppelde inkooporders.

Een factuur ongeldig maken en verwijderen

Als de factuur fouten bevat, kunnen gebruikers deze ongeldig maken door Ongeldig maken te selecteren. Nadat een factuur ongeldig is gemaakt, wordt deze weergegeven op de pagina (Ongeldig gemaakte) Facturen vastleggen en kan deze alleen opnieuw worden gecontroleerd en opgenomen als de status wordt gewijzigd van Ongeldig in Vastleggen vanuit Dataverse.

Gebruikers kunnen de factuur verwijderen door Verwijderen te selecteren. De factuur wordt permanent uit Dataverse verwijderd en kan niet worden hersteld. Wanneer een factuur wordt verwijderd, wordt de gekoppelde vermelding op de pagina Ontvangen bestanden ook verwijderd.

Een factuur overdragen

Wanneer gebruikers hun controle voltooien en de factuur geen fouten bevat, kunnen ze Overboeken selecteren om de factuur te verzenden naar de gekoppelde Dynamics 365 Finance-omgeving.

• Als het genereren van facturen mislukt, wordt een foutbericht weergegeven.
• Als de factuur is gegenereerd, is de status van de vastgelegde factuur Voltooid.

U kunt de volledige factuur op twee manieren overdragen:

• Als de factuuroverdracht handmatig wordt geactiveerd, wordt de synchrone modus gebruikt.
• Als de factuuroverdracht automatisch via het contactloze proces wordt geactiveerd, wordt deze op de wachtlijst geplaatst en worden de facturen verwerkt door Facturen overdragen vanuit Invoice Capture.

Notitie

De procesautomatiseringstaak is genaamd Facturen overdragen vanuit Invoice Capture. Het standaardherhalingsinterval van de taak is één uur. Om dit intern aan te passen, kunnen beheerders naar Systeembeheer>Instellingen>Procesautomatisering>Achtergrondprocessen gaan.