Werkstroom van leveranciersbankrekening

De werkstroom voor bankgoedkeuring van leveranciers zorgt ervoor dat bankgegevens die leveranciers indienen veilig, financieel compatibel zijn en tegen fraude worden beveiligd. Deze functie verkleint het risico op fraude door niet-goedgekeurde wijzigingen op te sporen en te voorkomen. Bedrijven kunnen binnenkomende wijzigingen in de bankrekeninggegevens van een leverancier beoordelen en goedkeuren en kunnen bevestigen dat de opgegeven bankgegevens voldoen aan de standaarden en beleid van hun organisatie.

Wanneer u de werkstroom voor bankrekeningen van leveranciers inschakelt, kunt u opgeven welke velden moeten worden goedgekeurd en welke acties de werkstroom starten.

Vereisten

Voordat u deze functie kunt gebruiken, moet uw systeem aan de volgende vereisten voldoen:

• Uw toepassingen voor financiën en bewerkingen moeten versie 10.0.32 of hoger zijn.
• De functie met de naam Werkstroom voor wijzigingsvoorstel voor leveranciersbankrekening moet zijn ingeschakeld in Functiebeheer.

De werkstroom voor leveranciersbankrekeningen instellen

Volg deze stappen om de werkstroom voor bankgoedkeuring van leveranciers in te stellen.

1. Ga naar Leveranciers > Instellen > Parameters van Leveranciers.

2. Stel op het tabblad Algemeen op het sneltabblad Goedkeuring van leveranciersbankrekening de volgende velden in:

   • Bankrekeninggoedkeuring (maken) – Stel deze optie in op Ja als goedkeuring moet worden vereist voor alle nieuwe bankrekeningrecords, ongeacht of de webclient wordt gebruikt of records worden geïmporteerd via de gegevensentiteit. Stel deze optie in op Nee om gebruikers toe te staan nieuwe bankrekeningrecords te maken of te importeren zonder dat goedkeuring nodig is.

   • Goedkeuring bankrekening (bijwerken) – Stel deze optie in op Ja als goedkeuring is vereist wanneer een gebruiker bestaande bankrekeningrecords bij werkt met de webclient. (Goedkeuring is alleen vereist voor velden waar het selectievakje IsEnabled is ingeschakeld in het raster op dit sneltabblad.) Stel deze optie in op Nee om gebruikers toe te staan alle velden bij te werken voor bestaande rekeningrecords zonder dat goedkeuring nodig is.

   • Gedrag van gegevensentiteit (update) – selecteer een van de volgende waarden om het gedrag op te geven dat optreedt wanneer een bestaande record wordt bijgewerkt via import via de gegevensentiteit. De instelling heeft geen invloed op updates die u maakt via de webclient.

     • Wijzigingen zonder goedkeuring toestaan . De gegevensentiteit zal waarden voor alle velden bijwerken zonder de wijzigingen via de workflow te verwerken.
     • Wijzigingen afwijzen : de gegevensentiteit zal nooit waarden voor beveiligde velden bijwerken. Het importeren mislukt als deze updates voor beveiligde velden omvat.
     • Wijzigingsvoorstellen maken : de gegevensentiteit zal waarden voor niet-beveiligde velden bijwerken en nieuwe waarden voor beveiligde velden toevoegen als voorgestelde wijzigingen. De gegevensentiteit start de workflow niet automatisch en u moet de voorgestelde wijzigingen indien nodig indienen.

3. Schakel in de lijst met bankrekeningvelden van leverancier het selectievakje IsEnabled in voor elk veld dat moet worden goedgekeurd.

4. Selecteer Opslaan in het actievenster.

5. Ga naar Leveranciers > Instellen > Leverancierswerkstromen.

6. Selecteer Nieuw in het actievenster.

7. Selecteer in het dialoogvenster Workflow maken Workflowgoedkeuring voor voorgestelde leverancierswijziging.

8. De workfloweditor-app wordt op uw computer geopend. Gebruik deze om uw werkstroom te ontwerpen zoals u dat nodig hebt. Zie het Overzicht van Workflowsysteem en de gerelateerde artikelen voor meer informatie over het gebruik van de editor.

Een nieuwe bankrekening van een leverancier toevoegen en deze indienen voor goedkeuring

Volg deze stappen om de webclient te gebruiken om een nieuwe bankrekening van een leverancier toe te voegen en deze ter goedkeuring in te dienen.

1. Ga naar Leveranciers > Leveranciers > Alle leveranciers.
2. Selecteer de leverancier waarvoor u een bankrekening wilt instellen.
3. Selecteer in het actievenster op het tabblad Leverancier in de groep Instellen de optie Bankrekeningen.
4. Selecteer op de pagina Bankrekeningen van leverancier in het actievenster Nieuw om een bankrekening te maken.
5. Vul alle vereiste velden in.
6. Wanneer u klaar bent met het maken van de record, selecteert u Opslaan.
7. Selecteer in het actievenster Workflow > Indienen om de nieuwe bankrekeninggegevens ter goedkeuring in te dienen. De nieuwe bankrekeningrecord kan pas worden gebruikt als een fiatteur deze heeft goedgekeurd.

Een bestaande bankrekeningrecord van een leverancier bijwerken en deze voor goedkeuring indienen

Volg deze stappen om de webclient te gebruiken om een bestaande bankrekening van een leverancier te bewerken en deze ter goedkeuring in te dienen.

1. Ga naar Leveranciers > Leveranciers > Alle leveranciers.

2. Selecteer de leverancier waarvoor u bankgegevens wilt bijwerken.

3. Selecteer in het actievenster op het tabblad Leverancier in de groep Instellen de optie Bankrekeningen.

4. Selecteer op de pagina Bankrekeningen van leverancier in het lijstvenster de rekening die u wilt bewerken. Selecteer vervolgens Bewerken in het actievenster.

5. Bewerk de velden waar nodig. Elk veld waarvoor goedkeuring is vereist wanneer het is bijgewerkt, is gemarkeerd met (vereist goedkeuring).

6. Wanneer u klaar bent met het bewerken van de record, selecteert u Opslaan.

7. Als u ten minste één veld hebt bijgewerkt dat moet worden goedgekeurd, heeft het actievenster twee nieuwe knoppen: Voorgestelde wijzigingen en Workflow.

   • Als u de voorgestelde wijzigingen wilt bekijken, selecteert u Voorgestelde wijzigingen in het actievenster om het dialoogvenster Voorgestelde wijzigingen te openen. Als u de voorgestelde waarde voor een veld wilt verwijderen, selecteert u Verwijderen naast dat veld in de lijst. Als u alle wijzigingen wilt verwijderen, selecteert u Alle wijzigingen verwijderen onder aan het dialoogvenster. Wanneer u klaar bent, selecteert u OK om het dialoogvenster te sluiten.
   • Als u uw wijzigingen voor goedkeuring wilt verzenden, selecteert u Workflow > Indienen in het actievenster. De wijzigingen in beveiligde velden worden pas bijgewerkt als een fiatteur deze heeft goedgekeurd.

De goedkeuringsstatus van een nieuwe of bijgewerkte bankrekening van een leverancier volgen

De koptekst van elke registratie van elke bankrekening van een leverancier bevat een veld Beoordelingsstatus dat u kunt gebruiken om de goedkeuringsstatus voor de record bij te houden. De volgende tabel geeft de mogelijke waarden van Beoordelingsstatus en hun betekenis weer.

Beoordelingsstatus	Omschrijving
concept	Deze status geeft een nieuwe registratie van een bankrekening aan die nog niet ter goedkeuring is ingediend.
Goedgekeurd	Deze status geeft een bankrekeningrecord aan waar alle nieuwe en bijgewerkte instellingen zijn goedgekeurd.
Goedgekeurd, wijzigingen niet ingediend	Deze status geeft een eerder goedgekeurde bankrekeningrecord aan waar beveiligde velden zijn bewerkt, maar nog niet ter goedkeuring zijn ingediend.
Goedgekeurde wijzigingen in behandeling	Deze status geeft een eerder goedgekeurde bankrekeningrecord aan waar beveiligde velden zijn bewerkt en nog niet ter goedkeuring zijn ingediend.

Als u de werkstroomhistorie wilt weergeven en de voortgang wilt volgen van een record die moet worden goedgekeurd, selecteert u Werkstroom > Historie weergeven in het actievenster.

Een nieuwe of bijgewerkte bankrekening van een leverancier goedkeuren

Nadat een record is ingediend, volgt de werkstroom het standaardwerkstroomproces. Het informeert de juiste fiatteurs over de update en stuurt ze door naar de pagina Bankrekeningen van leverancier, waar ze de volgende acties kunnen uitvoeren:

• Voor updates van bestaande bankrekeningrecords kunnen fiatteurs de huidige en voorgestelde waarde voor elk beveiligd veld weergeven door Voorgestelde wijzigingen te selecteren in het actievenster. De fiatteur controleert de wijzigingen en selecteert vervolgens Workflow > Goedkeuren in het actievenster om ze goed te keuren. Nadat alle goedkeuringen zijn voltooid, worden alle velden bijgewerkt met de voorgestelde waarden.
• Voor nieuwe bankrekeningrecords moeten fiatteurs de record openen, de bankrekeningdetails controleren op de pagina Bankrekeningen van leverancier en vervolgens Workflow > Goedkeuren selecteren om de nieuwe record goed te keuren. Wanneer alle goedkeuringen zijn voltooid, wordt de nieuwe bankrekening beschikbaar voor gebruik.
• Om nieuwe of bijgewerkte records af te wijzen selecteert de fiatteur Workflow > Afwijzen in het actievenster. De record keert terug naar de controlestatus vóór verzending (Concept of Goedgekeurd, wijzigingen niet ingediend), zodat deze kan worden bewerkt en/of indien nodig opnieuw kan worden ingediend. (Om een record opnieuw in te dienen selecteert de gebruiker Workflow > Opnieuw indienen in het actievenster.)
• Om de goedkeuring te delegeren aan een andere fiatteur, kan de fiatteur Workflow > Gemachtigde selecteren in het actievenster.
• Om een workflow in uitvoering te annuleren kan een gebruiker Workflow > Annuleren selecteren in het actievenster. De record keert terug naar de controlestatus vóór verzending (Concept of Goedgekeurd, wijzigingen niet ingediend), zodat deze kan worden bewerkt en/of indien nodig opnieuw kan worden ingediend. De oorspronkelijke indiener kan deze functie gebruiken om een fout te corrigeren.