Datums leveranciersfactuur

In dit artikel worden de datums beschreven die op leveranciersfacturen staan.

De factuurkoptekst op de pagina Details leveranciersfactuur in behandeling bevat vier datums: de Ontvangstdatum voor factuur, Factuurdatum, Boekingsdatum en Vervaldatum. Wanneer u een leveranciersfactuur maakt, worden de volgende datums standaard ingevoerd:

• Ontvangstdatum factuur : dit veld is ingesteld op de huidige systeemdatum.
• Boekingsdatum : dit veld is ingesteld op de huidige systeemdatum.
• Vervaldatum: de datum in dit veld wordt berekend op basis van de boekingsdatum en betalingstermijnen.
• Factuurdatum : dit veld is standaard leeg. U kunt echter zo nodig een waarde invoeren. In dat geval wordt de datum in het veld Vervaldatum opnieuw berekend op basis van de factuurdatum en betalingsvoorwaarden.

Soms is de status van een leveranciersfactuur lange tijd In behandeling na het sluiten van de periode. Wanneer deze gereed is voor boeken, wordt nog steeds de oude boekingsdatum van de afgelopen boekingsperiode gebruikt. Deze periode is echter nu afgesloten. Daarom moet een leveranciersmedewerker handmatig alle boekingsdatums wijzigen in de nieuwe boekingsperiode voor alle eerder gemaakte facturen in behandeling.

Met de functie die in dit artikel wordt beschreven, kan de boekingsdatum automatisch worden aangepast aan de behoeften van het bedrijf.

Parameter voor het automatisch aanpassen van de boekingsdatum van de leveranciersfactuur

Volg deze stappen om de boekingsdatum voor leveranciersfacturen automatisch aan te passen.

1. Ga naar Leveranciers > Instellen > Parameters leveranciers.

2. Selecteer op het tabblad Grootboek en btw in het veld Boekingsdatum van factuur automatisch aanpassen een van de volgende waarden:

   • Geen wijziging : de boekingsdatum is niet automatisch gewijzigd tijdens het boeken. Standaard is deze waarde geselecteerd.
   • Boekingsdatum altijd wijzigen in systeemdatum : de boekingsdatum wordt tijdens het boeken automatisch gewijzigd in de systeemdatum.
   • Boekingsdatum wijzigen in systeemdatum bij het sluiten of in de wacht zetten. De boekingsdatum wordt tijdens het boeken automatisch gewijzigd in de systeemdatum, maar alleen als de bijbehorende periode van de boekingsdatum de status Afgesloten of In wacht zetten heeft.
   • Boekingsdatum wijzigen in eerste dag van de nieuwe periode bij het sluiten of in de wacht zetten. De boekingsdatum wordt gewijzigd naar de eerste dag van de nieuwe openstaande periode, maar alleen als de bijbehorende periode van de boekingsdatum de status Afgesloten of In wacht zetten heeft.

3. Boekingsdatum van factuur aanpassen aan de openstaande periode van volgend jaar is alleen ingeschakeld wanneer de optie Boekingsdatum van factuur automatisch aanpassen NIET is ingesteld op Geen wijziging. Dit bepaalt of bij de boeking van facturen de boekingsdatum in een nieuw boekjaar automatisch wordt aangepast. De volgende waarden kunnen worden geselecteerd:

   • Blokkeren met fouten als u wilt stoppen met het boeken van facturen met een fout dat de boekingsdatum niet kan worden bijgewerkt. Standaard is deze waarde geselecteerd.
   • Toegestaan met waarschuwing : als u factuurboeking met een waarschuwing wilt toestaan en de boekingsdatum van de factuur wilt bijwerken naar de openstaande periode van de volgende periode.

Opmerking

De Boekingsdatum van factuur automatisch aanpassen is alleen van invloed op de boekingsdatumcorrecties in leveranciersfactuur, factuurregisterjournaal, factuurjournaal.

Impact van wijzigingen boekingsdatum

Wanneer de boekingsdatum op een leveranciersfactuur in behandeling wordt gewijzigd, heeft de wijziging de volgende effecten:

• Vervaldag

  • Als het veld Vervaldatum leeg is, wordt de vervaldatum opnieuw berekend op basis van de nieuwe boekingsdatum en betalingsvoorwaarden.
  • Als het veld Factuurdatum eerder is ingesteld, heeft de wijziging van de boekingsdatum geen invloed op de vervaldatum.

• Datum contantkorting

  • Als het veld Factuurdatum leeg is, wordt de nieuwe boekingsdatum gebruikt om de contantkorting te berekenen.
  • Als het veld Factuurdatum eerder is ingesteld, wordt de contantkorting niet gewijzigd.

Opmerking

Voor het facturenregister of factuurjournalen worden de vervaldatum en de contantkortingsdatum niet opnieuw berekend op basis van de nieuwe boekingsdatum en betalingstermijnen.

Wisselkoersdatum

De wisselkoersdatum wordt bepaald door de instelling van het veld Standaarddatum voor wisselkoers op het tabblad Algemeen van de pagina Leveranciersparameters (Leveranciers > Instellingen > Parameters leveranciers).

• De boekingsdatum is de standaardwaarde voor het veld Standaarddatum voor wisselkoers. Wanneer de boekingsdatum wordt gewijzigd, heeft dit invloed op de wisselkoers en worden de bedragen voor boekhouding en rapportage opnieuw berekend. De vereffeningsvalidatie moet opnieuw worden uitgevoerd.
• Als Standaarddatum voor wisselkoers is ingesteld op Documentdatum, wordt de factuurdatum gebruikt en heeft de wijziging geen invloed op de wisselkoers.

Opmerking

Deze parameter wordt alleen ingeschakeld als de parameter Leveranciersboekhouding bijwerken met behulp van de factuurdatum is uitgeschakeld. Als deze parameter is ingeschakeld, wordt de factuurdatum als boekingsdatum gebruikt om de factuur te boeken en de wisselkoers te bepalen. Er is geen instelling voor een vaste wisselkoers op het niveau Facturenregister en Factuurjournaalregel. De vaste wisselkoers wordt ingesteld via Facturenregister of Koptekst van factuurjournaal>Instellingen.

Validatie

Twee andere velden op het tabblad Factuur van de pagina Parameters van module Leveranciers beïnvloeden de factuurverwerking:

• Als het veld Het gebruikte factuurnummer controleren is ingesteld op Duplicaten in fiscaal jaar afwijzen, wordt de boekingsdatum gebruikt om te controleren op dubbele facturen tijdens factuurboeking.
• Als het veld Documentdatum vereisen voor leveranciersfactuur is ingesteld op Foutoptie, is het veld Factuurdatum op factuurkoptekst in behandeling verplicht. Als de factuurdatum na de boekingsdatum valt, wordt er een foutbericht weergegeven.