Werkgebied voor automatisering van leveranciersfacturen
Belangrijk
De functionaliteit die in dit artikel wordt vermeld, of een gedeelte hiervan, is beschikbaar als onderdeel van een preview-versie. De inhoud en de functies kunnen worden gewijzigd. Meer informatie over preview-versies vindt u in Beschikbaarheid van serviceupdate.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u het werkgebied instelt dat is gerelateerd aan leveranciersfacturen en waar de gegevens worden weergegeven die beschikbaar zijn via Microsoft Power BI. De gegevens van de leveranciersfactuur in dit werkgebied worden gefilterd voor specifieke gebruikers en worden weergegeven in een grafische indeling.
Overzicht
In het werkgebied Automatisering van leveranciersfacturen wordt informatie weergegeven die is gerelateerd aan de verwerking van leveranciersfacturen. Dit werkgebied bevat de weergave Mijn werk en de pagina Analyse - alle bedrijven. In de weergave Mijn werk vindt u overzichtstegels, rasters met leverancierstransacties en gerelateerde leveranciersgegevens. Op de pagina Analyse - alle bedrijven worden de mogelijkheden van Power BI gebruikt om visualisaties te tonen die zijn gerelateerd aan leveranciersfacturen.
Het werkgebied zo instellen dat Power BI-inhoud wordt weergegeven
U moet deze instelling voltooien voordat gegevens in Power BI-visualisaties in het werkgebied Automatisering van leveranciersfacturen kunnen worden weergegeven.
- Filter in het werkgebied Functiebeheer de lijst om de functie Automatisering van leveranciersfacturen te vinden.
- Selecteer Nu inschakelen.
- Als u wilt dat facturen kunnen worden verwerkt van begin tot eind zonder dat handmatige tussenkomst is vereist, moet u een werkstroom voor leveranciersfacturen instellen. Als u een werkstroom wilt instellen, gaat u naar Leveranciers > Instellen > Leverancierswerkstromen.
- Ga naar Leveranciers > Instellen > Parameters van module Leveranciers en selecteer het tabblad Automatisering van leveranciersfacturen. Zie Instellingsopties voor het automatisering van leveranciersfacturen voor meer informatie.
- Stel de optie Geïmporteerde facturen automatisch indienen bij het werkstroomsysteem in op Ja.
- Als productontvangstbonnen automatisch moeten worden afgestemd, stelt u de optie Productontvangstbonnen automatisch afstemmen met factuurregels in op Ja.
- Controleer de overige, optionele instellingen en configureer deze in overeenstemming met de vereisten van uw organisatie.
- Ga naar Systeembeheer > Instellen > Systeemparameters en stel de velden Systeemvaluta en Systeemwisselkoers in.
- Ga naar Grootboek > Instellen > Grootboek en stel de velden Valuta voor boekhouding en Wisselkoerstype in.
- Ga naar Grootboek > Valuta´s > Wisselkoersen en voer de wisselkoersen tussen de transactievaluta en de valuta voor boekhouding in en tussen de valuta voor boekhouding en de systeemvaluta.
- Ga naar Systeembeheer > Instellen > Entiteitsopslag en zoek naar Meting voor automatisering van leveranciersfacturen. Selecteer Vernieuwen.
Als u de informatie wilt weergeven die in het werkgebied wordt weergegeven, moet u over de beveiligingsrol Leveranciersmanager of Leveranciersmedewerker beschikken.
Weergave Mijn werk
Bedrijfsselectie
Wanneer de functie Automatisering van leveranciersfacturen is ingeschakeld, wordt het veld Bedrijf boven aan het werkgebied weergegeven. De selectie in het veld Bedrijf is van invloed op alle informatie die in het werkgebied wordt weergegeven. In de weergave wordt standaard informatie weergegeven over het bedrijf waarbij u zich hebt aangemeld. Door een ander bedrijf te selecteren in het veld Bedrijf kunt u informatie over dat bedrijf weergeven in het werkgebied. U kunt vervolgens een tegel in het werkgebied selecteren om naar de gerelateerde pagina in het geselecteerde bedrijf te gaan.
Overzichtstegels
De tegels in de sectie Overzicht van facturen in behandeling van de weergave Mijn werk geven een overzicht van de status van uw leveranciersfacturen. U kunt journalen zien die nog niet zijn geboekt en geblokkeerde facturen. Bovendien zijn er vier tegels die zijn gekoppeld aan de functie voor automatisering van leveranciersfacturen:
- Handmatige ontvangstmatch nodig
- Overeenkomende validatie mislukt
- Facturen die niet naar de workflow worden verzonden
- Facturen niet geïmporteerd
(Voor deze vier tegels moet de functie Automatisering van leveranciersfacturen zijn ingeschakeld in Functiebeheer.)
Als u de tegel Leveranciersfacturen herstellen wilt gebruiken, moet de functie zijn ingeschakeld in Parameters van module Leveranciers. Ga naar Leveranciers > Parameters van module Leveranciers en stel vervolgens op het tabblad Factuur de optie Herstellen van leveranciers toestaan in op Ja.
Wanneer de functie is ingeschakeld, worden ook drie tegels gegroepeerd in het werkgebied in een sectie met de naam Journalen. De tegels hebben de naam Journalen, Journalen - toegewezen aan mij en Facturenpool.
De informatie in de sectie Overzicht van facturen in behandeling is voor het bedrijf dat is ingesteld als het standaardbedrijf voor uw aanmelding.
Nieuwe records maken
Als u een nieuwe factuurrecord wilt maken, selecteert u Nieuw en selecteert u een van de volgende recordtypen in de lijst:
- Leveranciersfactuur
- Factuurjournaal
- Algemeen factuurjournaal
- Factuurregister
- Goedkeuring van facturen
De record die u maakt, wordt gebaseerd op het bedrijfsfilter en niet op het bedrijf waarbij u bent aangemeld. U bent bijvoorbeeld aangemeld bij het bedrijf UMSF, maar het bedrijfsfilter is ingesteld op GBSI. Wanneer u in dit geval Nieuw selecteert en vervolgens een recordtype in de lijst selecteert, wordt de record gemaakt in het GBSI-bedrijf.
Rasters voor niet-gefactureerde documenten
De sectie Niet-gefactureerde documenten bevat rasters waarin documenten worden weergegeven die wachten op leveranciersfacturen.
In het raster Openstaande inkooporders worden alle inkooporders weergegeven die nog niet volledig zijn gefactureerd. U kunt de knop Nu factureren gebruiken om een leveranciersfactuur voor een inkooporder te maken. U kunt de knop Vooruitbetaling nu factureren gebruiken om een vooruitbetalingsfactuur voor een inkooporder te maken.
In het raster Productontvangstbonnen worden alle inkoopontvangsttransacties weergegeven die nog niet volledig zijn gefactureerd. U kunt de knop Nu factureren gebruiken om een leveranciersfactuur voor een inkooporder te maken.
In het raster Leveranciersfacturen in behandeling worden alle leveranciersfacturen weergegeven die niet naar het werkstroomsysteem zijn verzonden. U kunt het veld Zoeken en/of het bedrijfsfilter gebruiken om te zoeken naar een specifieke leveranciersfactuur. U kunt de knop Bewerken gebruiken om een transactie te bewerken die in het raster wordt weergegeven.
In het raster Inkooporder zoeken kunt u het veld Zoeken gebruiken om te zoeken naar een specifieke inkooporder.
Verwante informatie
U kunt informatie over geboekte facturen weergeven met de koppelingen aan de rechterkant van het werkgebied. Deze koppelingen zijn Openstaande leveranciersfacturen, Factuurjournaal en Factuurgeschiedenis en vereffeningsdetails. In de sectie Leveranciers kunt u een gefilterde lijst openen waarin alle geblokkeerde leveranciers worden weergegeven of u kunt de koppeling Alle leveranciers gebruiken. Alle inkooporders en koppelingen naar openstaande vooruitbetalingen zijn ook beschikbaar.
Pagina Analyse - alle bedrijven
Wanneer de optie Geïmporteerde facturen automatisch indienen bij het werkstroomsysteem is ingesteld op Ja op de pagina Parameters van module Leveranciers, kunt u automatiseringsanalyse weergeven. De pagina Analyse - alle bedrijven bevat belangrijke metrische gegevens, zoals leveranciersfacturen die ter goedkeuring bij de fiatteur en het bedrijf liggen. Deze pagina bevat vijf rapportpagina's. Eén pagina bevat een overzicht en de andere pagina's bieden details over metrische gegevens over automatisering van Leveranciers.
In de volgende tabel ziet u de visualisaties die op elke rapportpagina beschikbaar zijn.
| Rapportpagina | Visualisaties |
|---|---|
| Overzicht van Leveranciersfacturen |
|
| Automatiseringsstatus |
|
| Facturen die niet kunnen worden geïmporteerd |
|
| Redenen voor automatiseringsfout |
|
| Werkstroomstatus |
|