Documenten en boekstukken chronologisch nummeren

In sommige landen/regio's is het wettelijk verplicht documenten en gerelateerde boekstukken in chronologische volgorde te nummeren. De chronologie moet door perioden worden ondersteund. Alle nummers die tot eerdere perioden behoren, moeten lager zijn dan de nummers die tot latere perioden behoren. Om aan deze vereiste te voldoen, is de chronologische nummeringsfunctionaliteit geïmplementeerd. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u chronologische nummers kunt configureren en gebruiken voor toepasselijke documenten en gerelateerde boekstukken.

Vereisten

Schakel in de werkruimte Functiebeheer de functie Chronologische nummering in. Zie Overzicht van functiebeheer voor meer informatie.

Chronologische nummering configureren

Chronologische nummering betreft de volgende documenten.

Klanten

• Klantfactuur
• Leveranciersfactuurboekstuk
• Verkoopcreditnota
• Verkoopcreditnotaboekstuk
• Vrije-tekstfactuur
• Vrije-tekstfactuurboekstuk
• Vrije-tekstcreditnota
• Vrije-tekstcreditnotaboekstuk
• Pakbon
• Boekstuk van pakbon
• Correctieboekstuk pakbon
• Rentenotaboekstuk
• Aanmaningsboekstuk

Leveranciers

• Factuurboekstuk
• Creditnotaboekstuk
• Productontvangstbon

Projectbeheer

• Factuur
• Factuurboekstuk
• Creditnota
• Creditnotaboekstuk

Nummerreeksen definiëren

Om nummerreeksen te definiëren, gaat u naar Organisatiebeheer>Nummerreeksen>Nummerreeksen. U kunt zoveel nummerreeksen definiëren als u nodig hebt om de desbetreffende perioden voor vereiste documenten te dekken.

Geef een bedrijf op voor elke nummerreeks. De segmenten van de nummerreeksen moeten zo worden gedefinieerd dat ze een chronologische volgorde voor perioden bieden. De segmentnamen kunnen bijvoorbeeld een speciaal voorvoegsel bevatten dat een specifieke periode aanduidt.

Nummerreeksgroepen configureren

Om de nummerreeksgroepen te configureren, gaat u naar Klanten>Instellingen>Klantparameters. Definieer op het tabblad Nummerreeksen zo veel nummerreeksgroepen als nodig is om de betreffende perioden te dekken.

Selecteer voor elke groep een van de ondersteunde documentverwijzingen in de sectie Verwijzing en verwijs in het veld Nummerreekscode naar een nummerreeks die eerder is gemaakt voor de desbetreffende periode.

Configureer ook nummerreeksgroepen in de modules Klant en Projectbeheer en boekhouding.

Chronologie voor nummerreeksgroepen configureren

Om de chronologie voor nummerreeksgroepen te configureren, gaat u naar Organisatiebeheer>Nummerreeksen>Chronologische nummerreeksgroepen. De toepasbaarheidsvoorwaarden voor nummerreeksgroepen definiëren.

Veld	Beschrijving
Geldig vanaf	De begindatum van de toepasbaarheid van een nummerreeksgroep.
Vervaldatum	De einddatum van de toepasbaarheid van een nummerreeksgroep. Als er geen einddatum wordt toegepast, selecteert u Nooit.
Nummerreeksgroep	Nummerreeksgroep die wordt gebruikt om documentnummers te genereren tijdens de periode.
Oorspronkelijke nummerreeksgroep	Deze nummerreeksgroepscode wordt gebruikt om extra te filteren op de cases wanneer er voor documenten al een specifieke permanente nummerreeksgroep is toegewezen. Een lege waarde wordt als een specifieke waarde beschouwd. Als u een voorlopige toegewezen groep moet negeren, gebruikt u de optie Standaard voor deze instelling.
Standaard	Als deze is ingeschakeld, negeert het systeem de voorlopig toegewezen nummerreeksgroep voor documenten en gebruikt het systeem alleen de begin- en einddatum van de perioden voor de toepasbaarheidsanalyse. Als deze is uitgeschakeld, wordt de volledige combinatie Geldig vanaf + Vervaldatum + Oorspronkelijke nummerreeksgroep voor selectie gebruikt.

Documentboeking

Wanneer u een document boekt, wordt de betreffende nummerreeksgroep aan het document toegewezen op basis van de boekingsdatum van het document en vervolgens gebruikt om een documentnummer te genereren op basis van de gedetecteerde nummerreeks. Er wordt een bericht weergegeven met betrekking tot de nummerreeksgroeptoewijzing.

Notitie

In sommige landen/regio's is er al een specifieke logica geïmplementeerd voor documentnummering. In dit geval heeft de land-/regiospecifieke logica voorrang op de functie Chronologische nummering.