Klanten kopiëren met behulp van gedeelde nummerreeksen

U kunt gedeelde nummerreeksen gebruiken om klant-id's toe te wijzen. Met gedeelde nummerreeksen kunt u ook klanten kopiëren van de ene rechtspersoon naar een andere, maar dezelfde klant-id's gebruiken voor beide rechtspersonen.

Instellen

De functie wordt geactiveerd wanneer u een gedeelde nummerreeks gebruikt om klant-id's toe te wijzen. In elke rechtspersoon waarnaar u een klant wilt kopiëren, moet u dezelfde nummerreeks gebruiken. U wijzigt de nummerreeks voor de klant op de pagina Parameters van module Klanten voor elke rechtspersoon. Selecteer Klanten>Parameters en selecteer vervolgens het tabblad Nummerreeksen.

U kunt ook nummerreeksen voor elke klantengroep instellen. Deze nummerreeksen moeten ook worden gedeeld. Eerst wordt de nummerreeks voor een klantengroep gebruikt. Als er geen nummerreeks is opgegeven voor een klantengroep, wordt de nummerreeks gebruikt die is opgegeven op de pagina Parameters van module Klanten.

U kunt ook klanten kopiëren tussen rechtspersonen als u handmatige klant-id's gebruikt. Als u echter een klant probeert te kopiëren naar een rechtspersoon waar de klant-ID al bestaat, wordt het kopieerproces niet gestart.

Een klant kopiëren

Als u een klant wilt kopiëren, selecteert u Nieuw op de lijstpagina Alle klanten om het dialoogvenster Klant maken te openen. U ziet dat de nieuwe klant-id niet onmiddellijk wordt toegewezen. Dit gedrag wijkt af van het gedrag in eerdere versies. Omdat u de klantengroep nog niet hebt geselecteerd, kan het systeem niet de juiste nummerreeks bepalen die moet worden gebruikt. Het kan bovendien niet bepalen of u een nieuwe klant wilt maken of een klant kopieert. Daarom wordt de klant-id pas toegewezen als u Opslaan selecteert onderaan in het dialoogvenster.

Als u een nieuwe klant maakt, kunt u zoals gebruikelijk verdergaan met het invullen van alle velden. Wanneer u klaar bent en Opslaan selecteert, ziet u dat de klant-ID automatisch is toegewezen. Bij handmatige nummerreeksen ziet u dat de handmatige klant-id is gebruikt.

Als u een klant wilt kopiëren, voert u in het veld Naam een of meer tekens in die de klant aangeven die u zoekt. In het dialoogvenster Zoeken ziet u een overzicht van de partijen die mogelijk de gezochte klant aangeven. Wanneer u een van de partijen selecteert, wordt aanvullende informatie aan de rechterkant van het dialoogvenster weergegeven:

• Op het tabblad Algemeen ziet u het telefoonnummer en het adres van de partij.
• Op het tabblad Rollen ziet u de rollen die de geselecteerde partij kan hebben en de rechtspersoon waarin de partij een rol heeft.
• Het tabblad Belastingregistratie-id geeft de belastingregistratie-id's weer die zijn toegewezen aan de partij.

U kunt een partij alleen kopiëren als deze een klantrol heeft in een rechtspersoon die niet de huidige rechtspersoon is. Volg deze stappen als u een partij vindt die aan deze criteria voldoet.

1. De optie Klant kopiëren wordt weergegeven. Standaard is deze optie ingesteld op Nee. Als u de klant naar de huidige rechtspersoon wilt kopiëren, zet u de optie op Ja.
2. Het veld Rechtspersoon wordt weergegeven. Selecteer de rechtspersoon waarvan u de klant wilt kopiëren. Als de klant alleen in één rechtspersoon bestaat, wordt het veld standaard ingesteld op die rechtspersoon.
3. Selecteer Selecteren. De klant wordt gemaakt.

Validatie

Wanneer u een klant kopieert, probeert het systeem de gegevens van de nieuwe klant op te slaan. Er worden validaties uitgevoerd om te controleren of de gekopieerde gegevens correct zijn. U ontvangt een foutbericht voor elke mislukte validatie. In het foutbericht wordt uitgelegd welke gegevens moeten worden bijgewerkt. De kopie van de klant kan pas worden opgeslagen als u alle validatiefouten hebt opgelost.

Een klant kopiëren met de functie Btw-nummer zoeken

U kunt klanten ook kopiëren met de functie Btw-nummer zoeken die u vindt in de groep Registratie op het tabblad Klant in het actievenster van de pagina Alle klanten. In het dialoogvenster Btw-nummer zoeken dat wordt weergegeven, ziet u btw-nummers, de klant-id, de naam van de klant en de rechtspersoon waarin de btw-id wordt gebruikt. U kunt een klant alleen kopiëren als deze bij een rechtspersoon hoort die niet de huidige rechtspersoon is. Nadat u een klant hebt geselecteerd die aan dit criterium voldoet, volgt u deze stappen.

1. De optie Klant kopiëren wordt weergegeven. Standaard is deze optie ingesteld op Nee. Als u de klant naar de huidige rechtspersoon wilt kopiëren, zet u de optie op Ja.
2. Selecteer Selecteren. De klant wordt gemaakt.