Delen via

Voorbeeld van de verwerking van aanmaningen

In dit artikel wordt een voorbeeld bekeken van het proces van het maken, afdrukken en boeken van aanmaningen. Het voorbeeld is gebaseerd op de optie Betalingen en creditnota's negeren bij het berekenen van de aanmaningscode in Crediteringen en aanmaningen. Het gebruikt gegevens in het demobedrijf USMF en een nieuwe klant, US-045.

Om te beginnen gaat u naar Klanten > Klanten > Alle klanten. Vervolgens selecteert u Nieuw en voert u de vereiste informatie in om klant US-045 te maken.

Voer als u gereed bent de volgende stappen uit.

  1. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningsreeks instellen en stel de aanmaningsreeks in zoals wordt weergegeven in de volgende tabel die is toegewezen aan het klantboekingsprofiel.
Aanmaningscode Beschrijving Valuta Hoofdrekening Bijzondere kosten in valuta Minimum achterstallig saldo Dagen blokkeren
Aanmaning 1 Eerste melding USD 0,00 0,00 2
Aanmaning 2 Tweede melding met kosten USD 403150 20.00 10.00 3
Collectie Laatste melding met kosten USD 403150 50.00 100.00 15

In de volgende afbeelding wordt de informatie in de tabel weergegeven zoals deze op de pagina Aanmaningen zou verschijnen.

Een aanmaningsreeks instellen.

U moet nu de twee parameters instellen die voor dit voorbeeld zijn vereist.

  1. Ga naar Crediteringen en aanmaningens > Instellingen > Parameters van module Klanten en voer deze stappen uit:

    1. Stel op het tabblad Aanmaningen de optie Betalingen en creditnota's negeren bij het berekenen van de aanmaningscode in op Ja.
    2. Zorg ervoor dat het veld Aanmaning maken per is ingesteld op Klant.

    Parameters van de module Klanten instellen voor aanmaningen.

  2. Ga naar Klanten > Facturen > Alle vrije-tekstfacturen, selecteer Nieuw en voer vervolgens deze stappen uit:

    1. Selecteer US-045 in het veld Klantrekening.
    2. Voer in het veld Factuurdatum de waarde 15-01-2021 in.
    3. Voer in het veld Vervaldatum de waarde 16-01-2021 in.
    4. Voer op het sneltabblad Factuurregels in het veld Hoofdrekening de waarde 401100 in.
    5. Voer in het veld Eenheidsprijs500.00 in.
    6. Selecteer Boeken.

    U moet nu twee creditnota's voor de klant invoeren.

  3. Selecteer Nieuw en voer de volgende stappen uit:

    1. Selecteer US-045 in het veld Klantrekening.
    2. Voer in het veld Factuurdatum de waarde 15-01-2021 in.
    3. Voer in het veld Vervaldatum de waarde 16-01-2021 in.
    4. Voer op het sneltabblad Factuurregels in het veld Hoofdrekening de waarde 401100 in.
    5. Voer -100,00 in het veld Eenheidsprijs in.
    6. Selecteer Boeken.

  4. Herhaal stap 4 maar geef -200,00 op in het veld Eenheidsprijs.

  5. Ga naar Klanten > Klanten > Alle klanten en selecteer klant US-045. Selecteer in het actiedeelvenster Transacties > Transacties om de klanttransacties te bekijken die u eerder hebt geboekt.

    De geboekte klanttransacties controleren.

    U moet nu aanmaningen maken voor klant US-045.

  6. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningen maken en voer deze stappen uit:

    1. Stel de opties Factuur en Creditnota in op Ja.

      Het veld Aanmaning moet standaard worden ingesteld op Aanmaning per klant.

    2. Voer in het veld Aanmaningsdatum de waarde 19-01-2021 in.

    3. Selecteer op het sneltabblad Op te nemen records de optie Filter en voeg in het veld Klantrekening de waarde US-045 toe.

    4. Selecteer OK.

    5. Selecteer OK om aanmaningen te maken.

  7. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningen controleren en verwerken en voer deze stappen uit:

    1. De aanmaningscode op zowel de koptekst als de transactieregels is Aanmaning 1, omdat deze aanmaning de eerste aan aanmaning in de reeks is. (Als u de transactieregels wilt weergeven, moet u mogelijk het sneltabblad Transacties selecteren.)

    Controleren of dezelfde aanmaningscode wordt weergegeven in de koptekst en op de regels.

    1. Selecteer Boeken in het actievenster.
    2. Voer in het veld Boekingsdatum de waarde 19-01-2021 in.

    U moet nu opnieuw aanmaningen maken voor klant US-045.

  8. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningen maken en voer deze stappen uit:

    1. Stel de opties Factuur en Creditnota in op Ja.

      Het veld Aanmaning moet standaard worden ingesteld op Aanmaning per klant.

    2. Voer in het veld Aanmaningsdatum de waarde 23-01-2021 in.

    3. Selecteer op het sneltabblad Op te nemen records de optie Filter en voeg in het veld Klantrekening de waarde US-045 toe.

    4. Selecteer OK.

    5. Selecteer OK om aanmaningen te maken.

  9. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningen controleren en verwerken en voer deze stappen uit:

    1. De aanmaningscode in de koptekst is Aanmaning 2.

De codes verschillen omdat de optie Betalingen en creditnota's negeren bij het berekenen van de aanmaningscode is ingesteld op Ja.

  1. Boek deze aanmaning niet.

  2. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Instellen > Parameters van module Klanten en stel op het tabblad Aanmaningen de optie Betalingen en creditnota's negeren bij het berekenen van de aanmaningscode in op Nee.

    De optie Betalingen en creditnota's negeren bij het berekenen van de aanmaningscode instellen op Nee.

    U moet nu opnieuw aanmaningen maken voor klant US-045.

  3. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningen maken en voer deze stappen uit:

    1. Stel de opties Factuur en Creditnota in op Ja.

      Het veld Aanmaning moet standaard worden ingesteld op Aanmaning per klant.

    2. Voer in het veld Aanmaningsdatum de waarde 23-01-2021 in.

    3. Selecteer op het sneltabblad Op te nemen records de optie Filter en voeg vervolgens in het veld Klantrekening de waarde US-045 toe.

    4. Selecteer OK.

    5. Selecteer OK om aanmaningen te maken.

  4. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningen controleren en verwerken. U ziet nu dat de aanmaningscode op zowel de koptekst als de transactieregels Aanmaning 2 is.

    Opnieuw tonen dat dezelfde aanmaningscode wordt weergegeven in de koptekst en op de regels.

    Op beide plekken wordt dezelfde code weergegeven omdat de optie Betalingen en creditnota's negeren bij het berekenen van de aanmaningscode nu is ingesteld op Nee.