Terugkerende facturen instellen en verwerken

In dit artikel wordt beschreven hoe u terugkerende facturen instelt en verwerkt. U kunt terugkerende facturen gebruiken als u klanten regelmatig voor hetzelfde bedrag moet factureren.

Een sjabloon maken voor een terugkerende vrije-tekstfactuur

Als u klanten voor dezelfde services periodiek wilt factureren, moet u een sjabloon voor vrije-tekstfacturen definiëren die kan worden hergebruikt om de facturen te maken. Deze sjabloon bevat de volgende gegevens:

• Koptekstgegevens, zoals belastinggroepen, betalingsvoorwaarden en de betalingsmethode
• Regelgegevens, zoals serviceomschrijving, opbrengstenrekeningen, eenheidsprijs en factuurbedrag
• Toeslagen voor verpakken en verzenden
• Boekhoudingsverdelingen samen met gegevens over financiële dimensies, zoals kostencentra en bedrijfseenheden

In feite maakt u een volledige factuur en slaat u deze als een sjabloon op. U kunt de sjablonen instellen met de pagina Terugkerende facturen.

Een sjabloon voor een vrije-tekstfactuur toewijzen aan een klant en terugkeergegevens invoeren

Nadat de sjabloon is gemaakt, moet u de sjabloon aan de klanten toewijzen die u wilt factureren. Bovendien moet u opgeven wanneer en hoe vaak de factuur wordt gebruikt. U kunt de sjablonen op het tabblad Factuur van de pagina Klanten toewijzen. Voeg de sjabloon aan de lijst toe en werk de volgende gegevens bij:

• De begindatum en desgewenst de einddatum voor de terugkerende facturering.
• De frequentie van de terugkerende facturering (bijvoorbeeld elke dag of eens per maand)
• Het maximale factureringsbedrag (als deze gegevens vereist zijn)

Een klant kan meerdere sjablonen hebben die verschillende frequenties hebben.

De terugkerende facturen genereren

De pagina Terugkerende facturen bevat een taak waarmee sjablonen voor terugkerende facturen worden verwerkt. U geeft de factuurdatum en de sjabloon op op basis waarvan u de facturen wilt genereren. Facturen worden gegenereerd en worden als één herhalings-ID toegewezen voor elke groep facturen die wordt verwerkt.

Terugkerende vrije-tekstfacturen boeken

Nadat terugkerende facturen zijn gegenereerd, wordt de factuurherhalings-ID weergegeven in een boekingstaak op de pagina Terugkerende facturen. U kunt alle facturen voor een herhalings-ID weergeven door op de koppeling te klikken. Tijdens de controle van de facturen voor de herhalings-ID kunt u afzonderlijke facturen verwijderen. De herhalingsinstellingen van de klant worden voor die sjabloon opnieuw ingesteld, zodat deze later opnieuw kan worden gegenereerd. U kunt één factuur, een groot aantal facturen of alle facturen voor een herhalings-ID boeken. Als workflows worden ingeschakeld, moet u klikken op Verzenden voordat u de facturen kunt boeken.

Terugkerende vrije-tekstfacturen afdrukken

Nadat terugkerende facturen zijn geboekt, kunt u de facturen op de pagina met de lijst Vrije-tekstfacturen afdrukken. U kunt de geselecteerde facturen afdrukken of u kunt een bereik facturen selecteren die u wilt afdrukken.