Aanmaningen verwerken

In dit artikel leest u hoe u aanmaningen maakt, afdrukt en boekt. Bij deze taak wordt het demobedrijf USMF gebruikt.

Een aanmaningsreeks instellen op het boekingsprofiel

1. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Instellingen > Boekingsprofielen van klant.
2. Klik op Bewerken.
3. Selecteer een aanmaningsreeks in de vervolgkeuzelijst. Als u geen aanmaningen wilt genereren voor transacties met dit boekingsprofiel, laat u het veld leeg.
4. Vouw het tabblad Tabelbeperkingen uit om de methode te wijzigen waarmee aanmaningen worden verwerkt. Als dit veld is ingesteld op Ja, worden aanmaningen gemaakt voor dit boekingsprofiel.

Aanmaningen maken

1. Ga naar Crediteren en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningen maken.

2. Selecteer de transactietypen waarvoor u aanmaningen wilt verzamelen. Alle openstaande transacties voor deze typen worden meegenomen bij de berekening.

3. Selecteer een optie in het veld Aanmaning.

4. Voer in het veld Aanmaningsdatum de datum van de aanmaning in.

5. Selecteer een boekingsprofiel als u Boekingsprofiel gebruiken van hebt gewijzigd in Selecteren. Er zijn twee boekingsprofielopties:

   • Rekening : gebruik het boekingsprofiel dat aan de klantrekening is toegewezen voor elke rentenota.
   • Selecteren : gebruik het boekingsprofiel dat u selecteert in het veld Boekingsprofiel .

6. Vouw de sectie Op te nemen records uit.

7. Selecteer Filter.

8. Voer in het veld Criteria een klant-id in. U kunt bijvoorbeeld 'US-001' invoeren.

9. Selecteer OK.

10. Selecteer OK.

Aanmaningen afdrukken

1. Ga naar Crediteren en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningen controleren en verwerken.

2. Selecteer Gemaakt in het veld Status.

3. Selecteer Niet afgedrukt in het veld Afgedrukt.

4. Selecteer Afdrukken.

5. Selecteer Notitie bij aanmaning.

6. Voer in de sectie Parameters de afsluitdatum voor boekingen in.

7. Vouw de sectie Op te nemen records uit en voer de details van de notitie van de aanmaning in.

8. Selecteer OK om de aanmaning af te drukken.

9. Boek de aanmaning.

   1. Selecteer Boeken.
   2. Voer de boekingsdatum voor de aanmaning in
   3. Vouw de sectie Op te nemen records uit.
   4. Selecteer OK.
   5. Selecteer Geboekt in het veld Status.
   6. Selecteer een optie in het veld Afgedrukt.

Aanmaningen op klantniveau beheren

Als aanmaningen worden ingesteld op het transactieniveau, kunnen er meerdere brieven worden gegenereerd voor een klant, gebaseerd op hoelang geleden een transactie heeft plaatsgevonden. Als transacties in verschillende letterreeksen voorkomen, worden afzonderlijke aanmaningen gegenereerd voor elke groep met achterstallige transacties voor de klant. Daarom kan een afzonderlijke klant bijvoorbeeld een aanmaning ontvangen voor transacties die 60 dagen achterstallig zijn en een andere aanmaning voor transacties die 90 dagen achterstallig zijn.

Elke aanmaning wordt ook gekoppeld aan een aanmaningscode. De aanmaningscode is gekoppeld aan afzonderlijke transacties en wordt gebruikt om te bepalen wanneer de volgende aanmaning moet worden gegenereerd voor elke transactie. Als een transactie bijvoorbeeld meer dan 30 dagen achterstallig is, wordt met de aanmaningscode bepaald dat de volgende aanmaning wordt verzonden wanneer de transactie na 60 dagen nog niet is betaald.

Aanmaningen kunnen ook worden ingesteld op klantniveau. In dit geval wordt de aanmaningscode voor elke transactie bijgehouden, maar de verwerking van de aanmaning wordt gebaseerd op één aanmaningsniveau dat wordt opgeslagen voor de klant. Deze ene aanmaning bevat alle achterstallige transacties voor de klant. Omdat de respijtdagen nu op het klantniveau worden bijgehouden, wordt de volgende aanmaning pas verzonden als het aantal respijtdagen voor de volgende aanmaning in de reeks is verstreken, hoewel transacties achterstallig worden als de laatste aanmaning is verzonden. Met deze optie beperkt u het aantal aanmaningen dat u per klant moet verzenden.

De klant configureren om aanmaningen op klantniveau te beheren

1. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Instellingen > Parameters van Klanten en klik op het tabblad Aanmaningen.
2. Wijzig de waarde van Aanmaning maken per in Klant.
3. Ga naar Crediteren en aanmaningen > Aanmaning > Aanmaningen controleren en verwerken. Voor de klant wordt slechts één aanmaning met alle achterstallige transacties gegenereerd.

Betalingen en creditnota's negeren bij het berekenen van de aanmaningscode

Als u betalingen en creditnota's opneemt in de transacties die worden opgenomen in de aanmaningen, hebt u mogelijk betalingen of creditnota's die een aanmaning activeren. U kunt bepalen hoe betalingen en creditnota's de aanmaningscode de aanmaningscode bepalen door de waarde van de parameter Betalingen en creditnota's negeren bij het berekenen van aanmaningscode te wijzigen.

Ga als volgt te werk om betalingen en creditnota's te negeren bij het berekenen van de aanmaningscode.

1. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Instellingen > Parameters van module Klanten en klik op het tabblad Aanmaningen.
2. Selecteer Ja in het veld Betalingen en creditnota's negeren bij het berekenen van aanmaningscode.