Incassogegevens controleren

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u incassogegevens controleert en wat de verschillende instellingsopties en incassotransacties zijn. Bij deze procedure wordt het demobedrijf USMF gebruikt.

Klantverzamelingen maken

1. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Instellingen > Klantverzamelingen.

• Met deze pagina kunt u klantverzamelingen instellen. Dit zijn query's waarmee een groep klantrekeningen wordt gedefinieerd die kan worden weergegeven en beheerd voor aanmaningen of processen voor ouderdomsrangschikking. Met klantverzamelingen kunt u gegevens filteren op de lijstpagina Aanmaningen en gerelateerde lijstpagina's. U kunt klantverzamelingen ook gebruiken om de klantrekeningen te filteren, die worden opgenomen bij de aanmaak van ouderdomsmomentopnamen.
• U kunt klantverzamelingen gebruiken om de klantrekeningen te filteren, die worden opgenomen bij de aanmaak van ouderdomsmomentopnamen.

2. Selecteer Nieuw.
3. Typ een waarde in het veld Groeps-ID.
4. Typ een waarde in het veld Beschrijving van groep.
5. Klik op Verzamelingscriteria selecteren.
6. Typ een waarde in het veld Criteria.
7. Selecteer OK.
8. Selecteer Voorbeeld van klantverzameling.

Incassomedewerkers maken

1. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Instellingen > Incassomedewerkers.

• Gebruik deze pagina om medewerkers in te stellen als incassomedewerkers en hieraan desgewenst klantverzamelingen toe te wijzen. Een incassomedewerker is een persoon die met klanten samenwerkt om ervoor te zorgen dat de betalingen op tijd worden geïnd.
• Incassomedewerkers die op deze pagina worden ingesteld, worden automatisch toegevoegd aan een team van incassomedewerkers. Als een team wordt geselecteerd in het veld Team op de pagina Parameters van module Klanten, worden incassomedewerkers aan dat team toegevoegd. Als er geen team wordt geselecteerd, wordt er automatisch een nieuw team met de naam Aanmaningen gemaakt en worden de incassomedewerkers aan dat team toegevoegd.

2. Selecteer de gewenste medewerker en selecteer Toevoegen op de pagina.
3. Selecteer in het veld Groeps-ID de gewenste record in het vervolgkeuzemenu.
4. Schakel het selectievakje Standaardgroep in of uit.

• Selecteer deze optie om alle klantverzamelingen op te nemen in filterlijsten voor de geselecteerde incassomedewerker. Als deze optie niet is geselecteerd, zijn alleen de klantverzamelingen die aan de incassomedewerker zijn toegewezen beschikbaar in filterlijsten.

Ouderdomsperiodedefinitie maken

1. Ga in het navigatiedeelvenster naar Crediteringen en aanmaningen > Instellen > Ouderdomsperiodedefinities.

• Met ouderdomsperiodedefinities kunt u de vervaldag van klant- en leverancierrekeningen analyseren op basis van een door u ingevoerde datum. Elke ouderdomsperiode die u instelt voor de ouderdomsperiodedefinitie, correspondeert met een kolom op de lijstpagina of in de pagina of het rapport wanneer de analyse wordt uitgevoerd.

2. Selecteer Nieuw.
3. Typ een waarde in het veld Ouderdomsperiodedefinitie.
4. Typ een waarde in het veld Beschrijving.
5. De periodenaam, -eenheid en -interval op voor elke ouderdomsperiode die u in de ouderdomsperiodedefinitie wilt opnemen. De regel met 0 (nul) in het veld Eenheid staat voor de datum waarop de analyse is uitgevoerd. Bij regels die hieraan voorafgaan, bevat het veld Eenheid standaard de waarde -1, bij regels die hierop volgen, is de standaardwaarde 1. U kunt deze waarden wijzigen. Selecteer Omhoog en Omlaag om de regels opnieuw te rangschikken. De regel met de waarde 0 (nul) kan niet worden verplaatst.
6. Plaats de aanwijzer op de positie waar u een nieuwe regel wilt invoegen en klik op Toevoegen.
7. Selecteer een indicator om de ouderdomsperiode weer de geven in de pagina en de lijstpagina Aanmaningen. U kunt bijvoorbeeld een groene indicator selecteren voor een huidige periode, een gele indicator voor een periode van 30 dagen geleden en een rode indicator voor een periode van 90 dagen geleden.
8. De afdrukrichting selecteren voor de ouderdomsperiodedefinitie. Deze selectie bepaalt in welke volgorde de kolommen worden weergegeven in het rapport Ouderdom klant of het rapport Ouderdom leveranciers.

• Volgende : kolommen worden afgedrukt in dezelfde volgorde als waarin de kop in de tabel worden weergegeven, te beginnen met de bovenste rij.
• Achteruit – Kolommen worden afgedrukt in omgekeerde volgorde als waarin de kop in de tabel wordt weergegeven, te beginnen met de onderste rij.

Notitie

Er kunnen niet meer dan zes ouderdomsperioden worden gebruikt op externe overzichten, ouderdomsperiodemomentopnamen of op de lijstpagina Incasso's . Deze ouderdomsperiodedefinitie is niet beschikbaar op die pagina's.

Als de standaardoudersperiode wordt bewerkt en meer dan zes perioden heeft, is er geen voldaan aan de standaardverouderingsperiode. De standaardoudersperiode wordt hier ingesteld: de definitie van de ouderdomsperiode incasso's parameters>>>van Debiteuren

Parameters voor incasso´s instellen

1. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Instellingen > Parameters van Klanten.
2. Selecteer het tabblad Aanmaningen.
3. Vouw de sectie Standaardwaarden incasso uit of samen.

• Selecteer een ouderdomsperiodedefinitie voor de standaardouderdomsmomentopname die wordt gebruikt op het formulier Aanmaningen.
• Selecteer een team incassomedewerkers die worden toegewezen op het formulier Incassomedewerker. Alleen teams van het type Aanmaningen worden weergegeven in de lijst.

4. Vouw de sectie Afschrijven uit of samen.

• Selecteer de journaalnaam die wordt ingesteld voor dagelijkse grootboekjournalen en moet worden gebruikt wanneer een transactie wordt afgeschreven met behulp van de pagina Aanmaningen of gerelateerde lijstpagina's.
• Selecteer de standaard redencode die moet worden gebruikt wanneer afschrijvingstransacties worden gemaakt met behulp van de pagina Aanmaningen of gerelateerde lijstpagina's.
• Selecteer deze optie als u een aparte journaalregel voor btw-bedragen wilt maken wanneer afschrijvingen worden gemaakt met behulp van de pagina Aanmaningen of gerelateerde lijstpagina's. Als u deze optie selecteert, kunt u eenvoudig de btw-bedragen volgen die een rol spelen bij afschrijvingstransacties. U kunt de btw-bedragen afzonderlijk volgen zodat u eenvoudiger uw btw-belastingschuld voor de betrokken periode kunt aanpassen.

5. Vouw de sectie E-mailsjabloon uit of samen.

• Selecteer de e-mailsjabloon die moet worden gebruikt wanneer u een e-mail verzendt met behulp van de actie E-mail > Transacties naar contactpersoon op de pagina Aanmaningen.
• Selecteer de e-mailsjabloon die moet worden gebruikt wanneer u een klantoverzicht als bijlage per e-mail verzendt met behulp van de actie E-mail > Verklaring naar contactpersoon op de pagina Aanmaningen.
• Selecteer de e-mailsjabloon die moet worden gebruikt wanneer u een e-mail verzendt met behulp van de actie E-mail > Transacties naar verkoper op de pagina Aanmaningen.

Ouderdom van klantsaldo berekenen

1. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Periodieke taken > Ouderdom van klantsaldi berekenen.

• Selecteer een ouderdomsperiodedefinitie. Tijdens het ouderdomsmomentopnameproces wordt de ouderdom van transacties berekend volgens de ouderdomsperioden die zijn gedefinieerd in de geselecteerde definitie van ouderdomsperioden.
• Een klantverzameling selecteren. U kunt dit veld leeg laten als u een ouderdomsmomentopname wilt maken voor alle klanten. Als u een klantverzameling selecteert, wordt het ouderdomsmomentopnameproces alleen toegepast op klantrekeningen die deel uitmaken van die klantverzameling. De geselecteerde klantverzameling moet van het type Ouderdomsmomentopname zijn.
• Het type datum selecteren waarop u de ouderdomsmomentopname moet worden gebaseerd.
  • transactiedatum : de ouderdom van elke transactie wordt gebaseerd op de transactiedatum.
  • Vervaldatum: de ouderdom van elke transactie wordt gebaseerd op de vervaldatum.
  • documentdatum : de ouderdom van elke transactie wordt gebaseerd op de documentdatum.
• De datum selecteren die moet worden gebruikt als huidige datum voor de ouderdomsmomentopname. Ouderdomsperioden worden berekend op basis van deze datum.
  • Datum van vandaag : gebruik de systeemdatum. Gebruik deze optie als het ouderdomsmomentopnameproces moet worden verwerkt in een terugkerende batchtaak. Als u deze optie gebruikt, kan de terugkerende batchtaak periodiek worden uitgevoerd en wordt de systeemdatum van dat moment gebruikt.
  • Geselecteerde datum – gebruik een door u opgegeven datum. Als u deze optie selecteert, moet u een ouderdomsdatum invoeren.

2. Selecteer OK.

Vervallen klantsaldi weergeven

1. Ga naar Crediteringen en aanmaningen > Incasso's > Vervallen saldi.

• Gebruik deze lijstpagina om klantsaldi en op ouderdom gerangschikte bedragen op ouderdomsperiode weer te geven. Deze gegevens worden opgeslagen in een ouderdomsmomentopname. De ouderdomsperioden worden bepaald door de ouderdomsperiodedefinitie die wordt gebruikt. De ouderdomsperiodedefinitie is afkomstig van de klantverzameling, als er één is opgegeven voor de verzamelingquery. Als de klantverzameling geen ouderdomsperiodedefinitie heeft, wordt de standaardouderdomsperiodedefinitie gebruikt die is opgegeven in de pagina Parameters van Klanten.

2. Vouw het feitenvak Contactpersoon uit. Hier kunt u contactgegevens weergeven:

• Contactpersoon aanmaningen voor de klant.
• Standaardverkoper voor de klant.

3. Vouw het feitenvak Kredietlimiet uit.

• Gebruik het feitenvak Kredietinformatie om de kredietlimiet en het huidige saldo voor de klant te bekijken.

Details van klantaanmaningen weergeven

1. Zorg ervoor dat de gewenste record is geselecteerd.
2. Vouw de feitenvakken Adres, Contactpersoon, Ouderdom en Kredietlimiet uit om de gegeven informatie weer te geven.
3. Selecteer Incasso in het actievenster.
4. De ouderdomsmomentopname voor de klant bijwerken met de huidige datum als de ouderdomsdatum waarmee de transactiedatums worden vergeleken. Als de ouderdomsmomentopname informatie over meerdere rechtspersonen bevat, bevat de bijgewerkte ouderdomsmomentopname informatie voor dezelfde reeks rechtspersonen. Bedragen worden opgeslagen in de valuta voor de boekhouding van de rechtspersoon waarbij u bent aangemeld tijdens het bijwerken van de ouderdomsmomentopname.
5. Selecteer een ouderdomsperiodedefinitie. Standaard wordt de ouderdomsperiodedefinitie weergegeven die is gekoppeld aan de ouderdomsmomentopname voor de klant. De ouderdomsperiodedefinitie bepaalt de ouderdomsperioden en bedragen die worden weergegeven in de feitenvakken Vervallen saldi en Kredietinformatie.
6. Een menu met de volgende opties openen:

• Bedrijf : bedragen weergeven in de feitenvaksen met verouderde saldi en creditgegevens in de valuta voor boekhouding van de rechtspersoon.
• Klant : bedragen weergeven in de feitenvakken Verouderde saldi en Creditgegevens in de valuta van de klant.

7. Een of meer rechtspersonen selecteren in de ouderdomsmomentopname van de klant waarvoor u informatie wilt weergeven. De rechtspersonen die in de lijst worden weergegeven, zijn geselecteerd tijdens het maken van de ouderdomsmomentopname.
8. Het rekeningoverzicht van de klant weergeven in Microsoft Excel-indeling. U kunt een begindatum voor het bereik van transacties selecteren die in het overzicht moeten worden opgenomen, en bepalen of u alleen openstaande transacties of openstaande en vereffende transacties wilt opnemen. Als de ouderdomsmomentopname informatie voor meerdere rechtspersonen bevat, worden de transacties voor alle rechtspersonen opgenomen.

• Open de pagina Documenten waarin u documenten of notities kunt maken of bewerken.

9. Selecteer Communiceren in het actievenster.
10. Open Outlook, waarin u een e-mailbericht kunt verzenden naar de contactpersoon die is opgegeven in het veld Contactpersoon. Als er geen contactpersoon voor incasso´s is opgegeven, wordt het primaire adres voor de klant gebruikt. Als er geen primaire contactpersoon is opgegeven, worden e-mailberichten verzonden naar het eerste adres in de pagina Contactpersonen. De transacties die worden geselecteerd, worden opgenomen als bijlage. De bijlage is in de Excel-indeling en bevat drie werkbladen. Een e-mailsjabloon voor berichten aan klantcontactpersonen kan in de pagina Parameters van Klanten worden opgegeven.

• Deze knop is niet beschikbaar als de contactpersoon die op deze pagina is geselecteerd, geen e-mailadres heeft ingesteld.

11. Bereid een overzicht voor en open Outlook, waar u een e-mailbericht met een gekoppeld overzicht kunt verzenden naar het adres dat is opgegeven in het veld Contactpersoon. Als er geen contactpersoon voor incasso´s is opgegeven, wordt het primaire adres voor de klant gebruikt. Als er geen primaire contactpersoon is opgegeven, worden e-mailberichten verzonden naar het eerste adres in de pagina Contactpersonen.

• Deze knop is niet beschikbaar als de contactpersoon die op deze pagina is geselecteerd, geen e-mailadres heeft ingesteld.

12. Outlook openen waarin u een e-mailbericht kunt verzenden naar de werknemer die is opgegeven als de vertegenwoordiger die aan de klant is toegewezen werknemer. Als er transacties zijn geselecteerd, worden deze opgenomen als bijlage. De bijlage is in de Excel-indeling en bevat twee werkbladen. Een e-mailsjabloon voor berichten naar verkopers kan in de pagina Parameters van module Klanten worden opgegeven.

• Deze knop is niet beschikbaar als de verkoper die op deze pagina wordt weergegeven, geen e-mailadres heeft ingesteld.

13. Bekijk en voer acties uit op transacties voor de klant. Als u gecentraliseerde betalingen gebruikt, is de informatie voor alle rechtspersonen opgenomen die in de ouderdomsmomentopname van de klant is opgenomen. U kunt de informatie over de rechtspersoon beperken door Bedrijf in de groep Selecteren in het actievenster te selecteren.
14. De verzamelingenstatus voor de geselecteerde transacties wijzigen.

• Niet betwist : er zijn geen incassoactie voor de transactie opgetreden.
• Betwist: de klant heeft u geïnformeerd dat er een probleem is met de transactie.
• Beloofd om te betalen : de klant is akkoord gegaan met betaling van het transactiebedrag.
• Opgelost: alle problemen met de transactie zijn opgelost en er zijn geen aanvullende incassoactie nodig.

15. Open een menu en selecteer een van de volgende opties om op te geven welke transacties in deze pagina moeten worden weergegeven:

• Openstaand : alleen transacties weergeven die niet zijn vereffend.
• Open of gesloten : alle transacties weergeven, zowel vereffend als niet vereffend.

16. De geselecteerde betaling verwerken als betaling met ontoereikend saldo (NSF).

• Deze knop is alleen beschikbaar als de geselecteerde transactie een betaling is (een creditsaldo zonder een factuur) die is ingevoerd in een betalingsjournaal, als er een bankrekening is toegewezen aan de transactie, en de betaling niet eerder is geannuleerd.

17. De geselecteerde transacties afschrijven.
18. De geselecteerde transacties markeren voor vereffening met elkaar.
19. Open de pagina Oorspronkelijk document waarin u het document voor de geselecteerde transactie kunt weergeven en afdrukken.
20. Open een menu met de volgende opties:

• Verzamelingen – Alleen activiteiten weergeven die zijn gemaakt op de pagina Aan incasso's .
• Alle – Alle activiteiten voor de klant weergeven, ongeacht waar de activiteiten zijn gemaakt.

21. Open een menu met de volgende opties:

• Openstaand – Alleen activiteiten weergeven die niet afgesloten zijn.
• Geopend en gesloten: alle activiteiten weergeven, ongeacht de status van deze activiteiten.

22. Een incassoaanvraag selecteren die is toegewezen aan de klant, of dit veld leeg laten. Als er een aanvraag is geselecteerd, worden alleen transacties en activiteiten die aan de aanvraag zijn gekoppeld, in deze pagina weergegeven.
23. Selecteer Lijst weergeven.
24. Een klantrekening selecteren of de standaardinvoer accepteren. Standaard is dit de geselecteerde klantrekening op de lijstpagina of op de pagina van waaruit u deze pagina hebt geopend. Als u de pagina vanuit een lijstpagina hebt geopend, zijn de klanten in de lijst de klanten die in de incassoverzameling zijn opgenomen die op de lijstpagina wordt gebruikt.