Overzicht van Budgetbeheer

Dit artikel introduceert de functie voor budgetbeheer en biedt u informatie bij het configureren van budgetbeheer om het beheer van de financiële middelen van uw organisatie te optimaliseren.

Budgetbeheer ondersteunt het beheer van de financiële middelen van een organisatie door middel van rekeningschema, workflows, gebruikersgroepen, brondocumenten en journalen, configureerbare berekening van beschikbare fondsen, budgetcycli en drempels. Wanneer de juiste controles plaatsvinden, kan een organisatie de financiële middelen het hele fiscale jaar door plannen, meten, beheren en voorspellen.

Nadat de budgetten zijn goedgekeurd in het systeem, kunt u budgetplannen gebruiken om budgetregisterregels te genereren voor het registreren van het uitgavebudget voor een organisatie. Als alternatief kunt u budgetjournaalposten maken of importeren met software van derden in plaats van de budgetplanningsfunctionaliteit te gebruiken.

Uitgaven kunnen worden geregistreerd met behulp van hoofdrekeningen en financiële dimensies. U kunt de controle van de algehele uitgaven configureren te voldoen aan debeleidsregels en behoeften van de organisatie door combinaties van financiële dimensies en hoofdrekeningen te groeperen.

De volgende diagram laat de plaats van het budgetbeheer zien in de fasen van een gebruikelijke budgetcyclus.

U kunt budgetbeheer op basis van verschillende factoren configureren:

• Financiële dimensies – Welke financiële dimensies moeten worden gebruikt voor het rapporteren van budget en werkelijke cijfers en welke financiële dimensies zijn vereist voor het beheren van budgetten? Zijn er specifieke combinaties van dimensies of hoofdrekeningen die speciale aandacht eisen? Is er bijvoorbeeld een vereiste om budget naar werkelijke cijfers bij te houden per kostenplaats en programma? Vereisen reiskosten speciale aandacht?
• Tijd – Welk tijdsbestek (boekperiode, boekperiode tot heden enzovoort) wordt gebruikt om beschikbare budgetfondsen te beoordelen?
• Brondocumenten : welke brondocumenten moeten worden geëvalueerd voor budgetbeheer? Moeten de documenten worden geëvalueerd per regel of per document?
• Berekening van beschikbare fondsen – Moet bij de berekening van beschikbare fondsen rekening worden gehouden met documenten zoals opdrachten tot inkoop (voorvorderingen) en inkooporders (vorderingen)? Moet bij de berekening rekening worden gehouden met documenten in een conceptstatus?
• Machtigingen overschrijven – Wie heeft machtiging om het beschikbare budget te overschrijden?

Budgetbeheer is volledig geïntegreerd met de toepassing: Daarom kunt u het beschikbare budget voor zowel geplande als werkelijke inkopen evalueren. Er zijn vragen en rapporten over budgetten beschikbaar. Gebruikers kunnen hierdoor gedurende de hele budgetcyclus het budget beoordelen en vervolgens eventueel benodigde correcties in de vorm van budgetrevisies of overboekingen. Een budgetbeheerder kan ook het budget en werkelijke cijfers exporteren naar Microsoft Excel om deze, indien nodig, beter te analyseren en voorspellen.

Budgetbeheer configureren

Budgetcyclusduur

Nadat u basisbudgettering hebt geconfigureerd, kunt u de tijd of de begin- en eindperioden voor budgettering en budgetbeheer definiëren op de pagina Budgetcyclusduur. Budgetcycli komen vaak overeen met fiscale kalenders, maar kunnen fiscale jaren beslaan.

De volgende stappen in de configuratie worden voltooid op tabbladen die zijn geopend vanaf de pagina Budgetbeheerconfiguratie.

Parameters definiëren

Op basis van de financiële dimensies die voor het budget zijn ingeschakeld, kunt u alle financiële dimensies of een subset hiervan gebruiken voor budgetbeheer.

Bovendien kunt u het standaardtijdsinterval (bijvoorbeeld Boekjaar, Boekjaar tot heden Boekperiode of Driemaandelijks) waarvoor budgetbeheer wordt uitgevoerd gedurende het tijdsbestek van het bijbehorende budget. U kunt ook een standaard budgetbeheerder en de drempel opgeven die wordt gebruikt om gebruikers te informeren over wanneer de drempel is bereikt. De waarden in deze velden worden als standaardwaarden gebruikt in elke nieuwe regel voor budgetbeheer of budgetgroep die wordt gemaakt. De standaardwaarden kunnen echter worden gewijzigd voor afzonderlijke groepen of regels.

De manieren waarop budgetten worden gemaakt en in het budgetregister geregistreerd, helpt bij het vaststellen van de periode die wordt geselecteerd voor het beoordelen van beschikbare budgetfondsen. Als een bedrag op jaarbasis wordt ontwikkeld en gebruikt voor een combinatie van dimensiewaarden, kan keuze voor fiscaal jaar of fiscaal jaar tot heden zinvol lijken. Als een organisatie die budgetten opstelt per boekperiode of toewijst aan boekperioden echter gedetailleerder beheer wil, is het wellicht verstandig boekperiode tot heden of per kwartaal te overwegen.

Ook speelt de cultuur van een organisatie een rol bij het vaststellen van de configuratie omdat deze aan budgettering en begrotingscontrole is gekoppeld.

Machtigingen om boven het budget te gaan

Vervolgens kunt u op het tabblad Machtigingen om boven het budget te gaan gebruikersgroepen opgeven. U kunt ook opgeven of gebruikers die lid zijn van een groep zijn gemachtigd om het budget te overschrijden. U kunt voorkomen dat gebruikers de budgetdrempel boven het budget te overschrijden die op de pagina Budgetparameters is ingesteld of u kunt voorkomen dat deze het budget overschrijden met welk bedrag dan ook, ongeacht de drempel. Afhankelijk van hoe proactief een organisatie zijn uitgaven beheert, kunnen deze machtigingen helpen om de financiële middelen te beheren.

Beschikbare budgetfondsen

Vervolgens kunt u op het tabblad Beschikbare budgetfondsen de formule definiëren die wordt gebruikt om beschikbare budgetfondsen te berekenen. Afhankelijk van hoe conservatief een organisatie zijn financiële middelen beheert, of afhankelijk van de regelgeving of industrievereisten, kan de berekening conceptdocumenten of niet-geboekte documenten bevatten.

Notitie

Als deze berekening tijdens een budgetcyclus wordt gewijzigd, zijn de wijzigingen niet van invloed op documenten die eerder door budgetbeheercontroles heen zijn gekomen en zijn geboekt of voltooid. Met de functie Alleen bedragen bijhouden in de berekeningsfunctie voor beschikbare budgetfondsen kunt u wijzigen welke gegevens in de BudgetSourceTracking-tabellen worden bijgehouden. Wanneer deze functie is ingeschakeld, worden bedragen alleen opgeslagen als deze zijn geselecteerd voor gebruik in de beschikbare berekening van budgetfondsen. Zie Beschikbare budgetfondsen voor meer informatie.

Documenten en journalen

U kunt op het tabblad Documenten en journalen selecteren welke brondocumenten en journalen aan budgetbeheercontroles worden onderworpen en of de controles zullen plaatsvinden op het niveau van de regelinvoer of voor het document in zijn geheel. Daarnaast biedt de nieuwe functie Filteruitbreiding voor budgetbeheerdocumenten die beschikbaar is vanaf Microsoft Dynamics 365 Finance versie 10.0.27 een op query gebaseerde filteroptie voor elk document dat in budgetbeheer is opgenomen. Daarom kunt u opgeven voor welke budgetbeheerdocumenten budgetcontrole is uitgevoerd. Op deze manier wordt met de functie alleen het budget gecontroleerd van een subset van een documenttype. U kunt bijvoorbeeld alleen inkooporders controleren waarbij het veld Pool is ingesteld op 01. Een nieuwe kolom die aan het tabblad Documenten en journalen wordt toegevoegd, geeft aan of een query voor het geselecteerde documenttype is gedefinieerd. Bovendien kunt u met twee nieuwe knoppen die aan de werkbalk boven het documentraster zijn toegevoegd, filters toevoegen, bewerken of verwijderen.

U moet de brondocumenten die zijn geselecteerd vergelijken met de selectievakjes voor saldi die zijn opgenomen in de berekening van beschikbare budgetfondsen. Als u bijvoorbeeld Budgetreserveringen voor vorderingen hebt geselecteerd, moet u de optie Inkooporders selecteren. Wanneer een budgetcontrole wordt uitgevoerd voor de bedragen en rekeningen op een inkoopregels, dan is de budgetbeheercategorie die aan de reservering wordt toegekend Vordering. Wanneer een budgetcontrole wordt uitgevoerd voor de bedragen en rekeningen op een opdracht tot inkoop, is de budgetbeheercategorie die aan de reservering wordt toegekend Voorvordering.

Als Budgetreserveringen voor vordering en/of Budgetreserveringen voor voorvordering is/zijn opgenomen in de berekening van beschikbare budgetfondsen en moet(en) worden weergegeven in boekingen in het grootboek , moet u deze selecties markeren in de groep Toewijzingsboekhouding op de pagina Grootboekparameters.

Budgetmodellen toewijzen

Vervolgens wijst u, op het tabblad Budgetmodellen toewijzen budgetmodellen toe aan de budgetcyclusduren die in het budgetbeheer moeten worden opgenomen.

Regels voor budgetbeheer definiëren

Vervolgens moet u op het tabblad Regels voor budgetbeheer definiëren specifieke regels maken op basis van financiële dimensies die zijn ingeschakeld voor budgetbeheer. Als er bijvoorbeeld nadruk ligt op de uitgaven of het bereik van uitgaven voor een afdeling, kunt u de instellingen op dit tabblad gebruiken voor het definiëren en beoordelen van die uitgaven. U kunt vrschillende drempels definiëren voor elke regel voor budgetbeheer.

Belangrijk

Budgetbeheer wordt ingeschakeld voor elke hoofdrekening van het type Winst en verlies, Onkosten, Opbrengst, Balans, Passiva, Eigen vermogen of Activa. Als het tabblad Regels voor budgetbeheer definiëren een regel bevat met lege criteria, wordt budgetbeheer ingeschakeld voor alle combinaties van financiële dimensies die hoofdrekeningen van deze typen bevatten. Zorg er daarom voor dat u regels voor budgetbeheer maakt die alleen de bereiken definiëren van financiële dimensiecombinaties waarbij het belangrijk is dat budgetbeheer wordt ingeschakeld.

Hoofdrekeningen selecteren

Als Hoofdrekening niet is geselecteerd als budgetbeheerdimensie op de pagina Parameters definiëren, maar specifieke uitgaven worden beheerd, kunt u die uitgaven selecteren op het tabblad Hoofdrekening selecteren. De optie Hoofdrekeningen selecteren zorgt ervoor dat budgetbeheercontroles alleen worden uitgevoerd voor geselecteerde hoofdrekeningen (of niet worden uitgevoerd op niet-geselecteerde hoofdrekeningen), zelfs wanneer Hoofdrekening geen onderdeel uitmaakt van Definiëerde parameters in budgetbeheer.

Voorbeeld: op de pagina Parameters definiëren worden Budgetbeheerdimensies geselecteerd. Het budget wordt alleen beheerd op het niveau Bedrijfseenheid en Afdeling.

In dit voorbeeld is budgetbeheer vereist voor alle rekeningen, behalve 600120, waarvoor budgetbeheer niet zou moeten zijn ingeschakeld. Dit scenario kan worden bereikt door alle hoofdrekeningen, behalve 600120, te markeren in het tabblad Hoofdrekeningen selecteren.

Als er een inkooporder wordt gemaakt voor onkosten die zijn gekoppeld aan hoofdrekening 600120, wordt de budgetcontrole voor deze regels niet uitgevoerd. Elke andere hoofdrekening die is geselecteerd op het tabblad Hoofdrekeningen selecteren wordt wel gecontroleerd. In dit voorbeeld wordt de inkoopcategorie VRACHT gekoppeld aan de hoofdrekening 600120.

Wanneer de Hoofdrekening is geselecteerd als een budgetbeheerdimensie, zijn er geen configuraties vereist in het tabblad Hoofdrekening selecteren.

Budgetbeheer activeren

Nadat budgetbeheer is geconfigureerd, kunt u dit inschakelen en activeren op het tabblad Budgetbeheer activeren. De conceptversie wordt dan van kracht.

Belangrijk

Nadat budgetbeheer is ingeschakeld en actief is en nadat transacties zijn geboekt, mag budgetbeheer niet halverwege het jaar worden uitgeschakeld. Wanneer budgetbeheer is uitgeschakeld, worden geen activiteiten geregistreerd ten behoeve van budgetbeheer en worden er geen budgetcontroles meer uitgevoerd. Daarom geven documenten die reeds zijn geboekt mogelijk niet op de juiste wijze ontlastende bedragen of saldi weer in query's en rapporten die verband houden met budgetbeheer. Deze omvatten statistieken voor budgetbeheer voor eventuele downstream of correctiedocumenten en -journalen.

Bovendien wordt geen rekening gehouden met transacties die zijn geboekt voordat budgetbeheer werd ingeschakeld. Daarom is het raadzaam om budgetbeheer alleen aan het begin van een nieuwe budgetcyclus in te schakelen. Zorg ervoor dat budgetregisterposten die beginbudgetsaldi voor budgetbeheer bevatten alleen worden bijgewerkt nadat budgetbeheer is ingeschakeld. Elk openstaand document (bijvoorbeeld een inkooporder) wordt gecontroleerd op beschikbare budgetfondsen en krijgt een budgetreservering voor budgetbeheer wanneer een gebruiker handmatig een budgetbeheercontrole activeert in het document.

Budgetbeheer gebruiken

Nadat budgetbeheer is ingeschakeld, ontvangt u waarschuwings- en foutberichten in verband met budgetbeheer in documenten en journalen die voor budgetbeheer zijn geconfigureerd. Onthoud dat u budgetbeheer kunt configureren zodat gebruikers worden gewaarschuwd wanneer ze de budgetfondsen overschrijden, maar nog steeds transacties kunnen bevestigen of boeken. U kunt de details van mislukte budgetcontroles bekijken op de pagina Budgetbeheerfouten en waarschuwingen.

Vanaf deze pagina kunnen gebruikers op de pagina Statistieken voor budgetbeheer per periode de details en reserveringen voor budgetbeschikbaarheid bekijken voor een geselecteerde combinatie van budgetbeheerdimensies. Gebruikers kunnen ook inzoomen op de pagina Budgetbeheerstatistiek om de budgetbeschikbaarheid te bekijken voor alle dimensies van financiële dimensies die worden gebruikt in budgetbeheer.

Als budgetbeheer is ingeschakeld voor inkooporders, kan de budgetbeheerder de werkruimte Grootboekbudgetten en prognoses gebruiken om de wachtrij te bekijken van alle niet-bevestigde inkooporders met budgetcontrolewaarschuwingen en -fouten. Als de budgetbeheerder machtigingen om over budgetten te gaan heeft geconfigureerd, kunnen inkooporders rechtstreeks in de werkruimte worden bevestigd.