Delen via

Boekhoudoverzicht van grootboek en subadministratie

Wat is een grootboek?

In een grootboek wordt de verzameling hoofdrekeningen vastgelegd in een gedefinieerde structuur. Dit is de grootboek voor een rechtspersoon, waarin alle financiële transacties worden samengevat en geboekt. Deze dient daarom als basis voor de voorbereiding van wettelijke financiële rapporten (balansen en verlies-en-winst-overzichten). Elke rechtspersoon kan slechts één grootboek hebben. Er kunnen echter maximaal 10 boekingslagen worden gebruikt om de delta's voor aanvullende boekhoudregels bij te houden.

Een grootboek instellen

Voor elke rechtspersoon in Microsoft Dynamics 365 Finance moeten details over het grootboek worden geconfigureerd. Om grootboekinstellingen te configureren, gaat u naar Grootboek>Grootboekinstelling>Grootboek.

Een grootboek bestaat uit de volgende hoofdonderdelen:

  • Rekeningschema - bepaalt de hoofdrekeningen die worden gebruikt voor alle boekhoudposten die naar het grootboek worden geboekt.

    Rekeningstructuren bepalen welke financiële dimensies bij de hoofdrekeningen worden gebruikt. (Financiële dimensies kunnen voor elke hoofdrekening of groep rekeningen verschillend zijn.) Rekeningstructuren bepalen ook welke combinatie van financiële dimensiewaarden geldig is wanneer posten naar het grootboek worden geboekt.

  • Kalender - definieert het boekjaar en de perioden van het grootboek.

  • Valuta - definieert de boekhoudvaluta of eigen valuta van het grootboek. De aangiftevaluta wordt beschouwd als een tweede boekhoudvaluta en is optioneel. De wisselkoerstypen bepalen welke wisselkoerstabellen voor transactieinvoer worden gebruikt.

Meer informatie over het configureren van een grootboek leest u in Grootboeken configureren.

Wat is een subgrootboek?

De meeste documenten die worden geboekt, hebben invloed op een subgrootboek of een module. Voorbeelden van subgrootboeken in Dynamics 365 for Finance and Operations-apps zijn Klanten, Leveranciers, Voorraad, Vaste activa, Btw en Productie. Elk subgrootboek legt de documentdetails vast die er relevant voor zijn. Wanneer er bijvoorbeeld een klantfactuur wordt geboekt, wordt het saldo van de klant vastgelegd in de module Debiteuren, worden de btw-codes en -bedragen vastgelegd in de module Btw en worden de kosten van verkochte voorraad vastgelegd in de modules Voorraad/Kostprijsberekening.

Wat zijn journaalposten in het subgrootboek?

Elk brondocument onderhoudt de journaalposten in het subgrootboek, die de gedetailleerde boekhoudposten van het document vertegenwoordigen. De journaalposten in het subgrootboek worden uiteindelijk overgeboekt naar het grootboek.

De journaalposten in het subgrootboek worden gemaakt via boekhoudregels die zijn gedefinieerd via het boekingsprofiel voor elke module. Boekingsprofielen gebruiken de hoofdrekeningen uit het rekeningschema dat is gedefinieerd in de grootboekinstellingen.

Volg deze stappen om de boekingsprofielen in apps voor financiën en bedrijfsactiviteiten in te stellen.

  • Leveranciers: ga naar Leveranciers>Instellingen>Leveranciersboekingsprofiel.
  • Klanten: ga naar Klanten>Instellingen>Klantboekingsprofiel.
  • Voorraad: Ga naar Voorraadbeheer>Instelling>Boeking>Boeking.
  • Productiegroepen: Ga naar Productiebeheer>Instelling>Productie>Productiegroepen.

Er bestaan extra boekingsprofielen voor andere modules.

Meer informatie over boekingsprofielen in Overzicht boekingsprofielen.

Wanneer een brondocument wordt geboekt, legt de journaalinvoer in subadministratie de gevolgen van dat document voor de boekhouding vast. Dit subgrootboekboekhouding bevat de betrokken grootboekrekeningen en de bijbehorende debet- en creditbedragen. De grootboekrekeningen in de journaalposten in subboek worden gemaakt met behulp van de boekingsprofielen voor de hoofdrekeningen en de financiële dimensies van het document. De resulterende grootboekrekening (hoofdrekening + financiële dimensie) houdt zich aan het rekeningschema en de rekeningstructuren die in het grootboek zijn gedefinieerd.

De totale debet- en creditbedragen moeten in evenwicht zijn. Volgens de vereisten van het boekhoudprincipe voor dubbele invoer, moet elke transactie die naar een rekening wordt geboekt, een gelijke en tegengestelde invoer hebben in een andere rekening. Een productontvangstbon voor $100 aan inkopen heeft bijvoorbeeld het debetbedrag van $100 op de voorraadrekening en een equivalent credit van $100 naar de inkooptoerekening.

De gebalanceerde boekhoudpost in de journaalpost van het subgrootboek wordt vervolgens in detail of in samenvatting overgeboekt naar het grootboek, afhankelijk van de instelling in grootboekparameters.

Als u transacties wilt weergeven die zijn geboekt naar de hoofdrekening, gaat u naar Grootboek>Query′s en rapporten>Boekstuktransacties. U kunt ook de lijstpagina Proefbalans openen door naar Grootboek>Query's en rapporten>Proefbalans te gaan. Zoom in op de transactiedetails.

Het boekstuk wordt gebruikt als de gedeelde verwijzing tussen het subgrootboekdocument en de boekhoudposten in het grootboek.

Voorbeeld: subgrootboek van productontvangstbonnen en boekingen in grootboek

Nadat een productontvangstbon voor een inkooporder is geboekt, kunt u het productontvangstbonjournaal weergeven dat tijdens het boeken is gemaakt. Selecteer vanuit het dagboek Ontvangst van productenBoekstukken om de boekhoudpost voor de productontvangst weer te geven.

Selecteer in de weergave Boekstuktransacties het tabblad Subadministratiejournaal weergeven om de details van het subgrootboek weer te geven. Aangezien een overzicht kan plaatsvinden tijdens de overboeking naar het grootboek, worden er mogelijk meer journaalposten weergegeven in de journaalboeking in subledger.