Inkoopkaarten
Bureaus gebruiken inkoopbureaus Kaarten zodat werknemers goederen en diensten kunnen aanschaffen zonder het standaardproces voor inkoopbe zoekingen te gebruiken. De pagina's en velden die zijn gerelateerd aan Kaarten een mechanisme voor het bijhouden van inkopen. Elke aankoop die een werknemer doet met behulp van een kaart, wordt geregistreerd op een leveranciersfactuur. De factuur wordt echter niet betaald met een cheque of elektronische betaling aan de leverancier die de goederen of services heeft geleverd. In plaats daarvan is elke factuur van dit type gekoppeld aan een andere leveranciersfactuur die wordt gemaakt om de leverancier te betalen die de inkoop kaart services (dat wil zeggen de financiële instelling). De kaart worden betaald wanneer het saldo dat verschuldigd is aan de inkopende kaart de serviceleverancier elke maand wordt betaald.
Inkoopmanagerpagina'kaart inschakelen
- Ga naar Leveranciers>Instellingen>Parameters van module Leveranciers.
- Stel op het tabblad Factuur de functie Kaarten op Ja .
Inkoopgegevens kaart werknemers invoeren
U moet informatie invoeren over de inkoopgegevens Kaarten zijn uitgegeven aan werknemers zodat ze goederen of services kunnen kopen. Deze informatie wordt weergegeven op leveranciersfacturen. Wanneer een kaart aan een bankrekening wordt toegevoegd, kunnen leveranciersfacturen de credit-kaart als geldig factuurverwerking.
Naar Veelgebruikte bankrekeningen voor Kas->en>bankbeheer gaan.
Selecteer op de lijstpagina de bankrekening voor de inkoopmanager kaart servicesprovider.
Selecteer Inkoopmanagers in het actievenster op het tabblad Instellen Kaarten.
Selecteer Nieuw op de pagina Inkoop kaart Bank om een inkooprecord kaart maken.
Voer de volgende informatie in over de kaart:
Voer in kaart het referentienummerveld inkoop het referentienummer voor de credit-kaart. Voer bijvoorbeeld de laatste vier cijfers in.
Notitie
Nadat u het inkoopreferentienummer hebt kaart opgeslagen, kunt u dit niet meer wijzigen.
Geef in kaart veld voor de houdernaam de naam van de kaarthouder op zoals deze wordt weergegeven op de kaart.
Selecteer in het veld Werknemer de werknemer aan kaart het veld Is uitgegeven.
Optioneel: voer in het veld Geldig vanaf de datum in waarop de kaart aan de werknemer is uitgeschreven.
Optioneel: voer in het veld Vervaldatum de datum in waarop kaart afloopt.
Optioneel: voer in het veld Kredietlimiet het maximumbedrag in dat in rekening kan worden gebracht bij kaart.
Een boekingsdefinitie instellen voor leveranciersfacturen die werknemersaankopen bijhouden
U moet een boekingsdefinitie maken voor de leveranciersfacturen die u voert om aankopen te registreren die worden gedaan met behulp van een kaart. Wanneer deze facturen worden geboekt, worden salderingsposten voor de uitgaven in grootboek. Wanneer een leveranciersfactuur wordt vereffend, wordt deze naar de historie verplaatst, maar wordt er geen betaling aan de leverancier gegenereerd. U gebruikt deze boekingsdefinitie wanneer u facturen importeert uit een extern bestand en wanneer u handmatig leveranciersfacturen voor werknemersinkopen invoert.
Optioneel: u kunt de boekingsdefinitie zo instellen dat deze standaard wordt gebruikt wanneer u leveranciersfacturen maakt om inkooptransacties en kaart registreren.
- Ga naar Leveranciers>Instellingen>Parameters van module Leveranciers.
- Selecteer op het tabblad Factuur in de standaardboekingsdefinitie voor het veld Recordaankopen de boekingsdefinitie die u wilt gebruiken als standaardboekingsdefinitie.
Overzicht: facturen verwerken voor kaart inkooptransacties
Nadat u uw systeem hebt ingesteld voor Kaarten, kunt u een factuur maken voor een leverancier of financiële instelling, die inkoopservices kaart biedt. U kunt ook andere facturen maken om de aankopen bij te houden die door kaarthouders zijn gedaan. Nadat u het maandelijkse inkoopoverzicht kaart uw financiële instelling hebt ontvangen, kunt u dit overzicht verdelen over werknemers die inkopen hebben gedaan tijdens de factureringsperiode. Meestal controleren deze werknemers de transacties en leveren ze ontvangstbewijzen of facturen ter ondersteuning van hun aankopen.
- Maak een leveranciersfactuur om de inkoopmanager kaart te betalen. U genereert een cheque voor deze leveranciersfactuur om het saldo op het inkoopoverzicht kaart betalen.
- Andere leveranciersfacturen maken om inkopen te registreren die zijn gedaan door kaarthouders.
Notitie
Doorgaans gebruikt u de leveranciersfactuurgegevensentiteiten om leveranciersfactuurgegevens in het systeem te publiceren.
Een leveranciersfactuur maken voor een kaart overzicht
Gebruik deze procedure om een leveranciersfactuur te maken voor het registreren van het saldo van het periodieke overzicht voor kaart inkoopoverzicht dat is ontvangen van een leverancier kaart inkoopservicesprovider.
Ga naar Leveranciersfacturen Veelgebruikte>>leveranciersfacturen openen>leveranciersfacturen.
Selecteer leveranciersfactuur op de factuur in het >actievenster.
Voer op de pagina Leveranciersfactuur in het veld Factuurrekening het rekeningnummer in voor de leverancier die het inkoopoverzicht kaart verzonden.
Voer in het veld Nummer het factuurnummer in.
Selecteer regel toevoegen raster het gebied Regels toevoegen en voer vervolgens informatie over de regel in.
Als u extra informatie over de regel wilt opgeven, selecteert u het sneltabab met regeldetails en voert u de gegevens in.
Selecteer Financiële gegevens om de financiële distributiegegevens voor de factuurregel toe te voegen of te wijzigen.
Selecteer Koptekst in het actievenster om aanvullende informatie voor de factuurkop in te voeren.
Selecteer in het actievenster op het tabblad Algemeen in het veld Inkoop kaart factuur de optie Saldo om op te geven dat u het inkoopsaldo van de instantie betaalt kaart inkoopsaldo.
Optioneel: Dien de factuur bij het workflowsysteem in ter controle en goedkeuring en vervolgens de factuur.
Notitie
Voordat u een factuur voor kaart maken, moet u de balansfactuur van de kaart maken. Alle inkoopfacturen kaart geboekt voor deze factuur.
Als u de factuur wilt opslaan zonder deze te boeken, Sluiten de pagina. U kunt de factuur bekijken op de lijstpagina leveranciersfacturen die in behandeling zijn.
Een leveranciersfactuur maken om een inkooptransacties te kaart registreren
Gebruik de volgende procedure om een leveranciersfactuur te maken voor het registreren van een inkoop die is gedaan met behulp van een kaart. Deze factuur wordt vereffend maar niet betaald, aan de leverancier die de gekochte goederen of services heeft geleverd.
Notitie
De factuur voor het overzicht dat is ingesteld als de balansafrekeningfactuur moet naar de leveranciersrekening worden geboekt voordat u een inkoopfactuur kaart maken.
Ga naar Leveranciersfacturen Veelgebruikte>>leveranciersfacturen openen>leveranciersfacturen.
Selecteer leveranciersfactuur op de factuur in het >actievenster.
Voer op de pagina Leveranciersfactuur in het veld Factuurrekening het rekeningnummer in voor de leverancier die de factuur voor de goederen of services heeft verzonden.
Voer in het veld Nummer het factuurnummer in.
Selecteer Koptekst in het actievenster om aanvullende informatie voor de factuurkop in te voeren.
Selecteer in het kaart het factuurveld Recordinkoop als het type inkooptransacties kaart transactie waar u de factuur voor int.
Notitie
Een waarde van saldobetaling geeft aan dat de factuur een saldo zal afbetalen dat verschuldigd is aan kaart leverancier van diensten. Met een waarde van N/A wordt aangegeven dat er op de factuur geen sprake is van kaart.
Selecteer op het sneltabboek instellingen in het veld Boekingsdefinitie de boekingsdefinitie van de inkoop kaart als er geen standaardwaarde is geselecteerd op de pagina Parameters van crediteuren .
Notitie
De boekingsdefinitie die u selecteert, moet worden ingesteld om de inkoop te registreren, maar niet om naar Crediteuren te boeken. Anders wordt een betaling gedaan aan de leverancier die de goederen of services heeft geleverd die zijn aangeschaft met behulp van de kaart.
Op het sneltabier Betaling kunt u informatie weergeven of invoeren over de kaart waarmee de inkoop is gedaan:
- Voer in kaart het referentienummerveld inkoop het referentienummer van de kaart.
- De naam weergeven van de bank die de bank heeft kaart. Deze waarde wordt weergegeven nadat u het referentienummer hebt ingevoerd.
- De naam van de kaarthouder weergeven. Deze waarde is gebaseerd op het referentienummer dat u hebt ingevoerd.
- Voer in het veld Rekening het rekeningnummer in voor de leverancier die de inkoopservices kaart aanbieden.
- De naam van de inkoopmanager kaart weergeven. Deze waarde is gebaseerd op het door u ingevoerde rekeningnummer.
- Voer in het veld Kaart factuur het nummer van de leveranciersfactuur van de bijbehorende factuur voor balansafrekening in die is gemaakt om het inkoopoverzicht van kaart te betalen waarin deze inkoop is opgenomen. Dit veld moet worden ingesteld op het factuurnummer van de geboekte factuur die is aangewezen als de balansfactuur. Dit factuurnummer wordt in de lijst weergegeven als de factuur op de juiste manier is gemarkeerd.
Selecteer regelweergave in het actievenster om informatie over het inkoopbedrag in te voeren.
Selecteer regel toevoegen raster het gebied Regels toevoegen en voer informatie over de regel in.
Als u extra informatie over de regel wilt opgeven, selecteert u het sneltabab met regeldetails en voert u de gegevens in.
Optioneel: Dien de factuur bij het workflowsysteem in ter controle en goedkeuring en vervolgens de factuur.
Als u de factuur wilt opslaan zonder deze te boeken, Sluiten de pagina. U kunt de factuur bekijken op de lijstpagina leveranciersfacturen die in behandeling zijn.