Delen via

Registraties berekenen, goedkeuren en overbrengen

U kunt tijd- en aanwezigheidsregistraties maken en beheren. Registraties die door werknemers worden gemaakt, moeten dagelijks worden berekend, goedgekeurd en overgeboekt. Tijdens dit proces kunnen eventuele registratiefouten worden gecorrigeerd, ontbrekende gegevens worden toegevoegd en onjuiste registraties worden verwijderd.

Tip

Functies voor tijd en aanwezigheid kunnen worden gebruikt tijdens de productie-uitvoering voor de registratie van tijd en aanwezigheid in een productieomgeving.

Geregistreerde gegevens berekenen

Wanneer registraties worden berekend, houdt dat in dat ze worden gecontroleerd aan de hand van het werktijdprofiel van een werknemer. De registraties die worden berekend, zijn onder andere werktijd, betaalde tijd, betaalde overtijd en verzuimtijd. Berekeningen worden gewoonlijk uitgevoerd door een teamleider of supervisor. U kunt berekeningsgroepen instellen voor groepen werknemers, zodat de persoon die de registratie berekent, alleen de gegevens van de werknemers in zijn of haar team kan bekijken.

Voordat u registraties gaat berekenen, kunt u het werktijdprofiel voor een specifieke werknemer overschrijven.

Als de geregistreerde tijd niet overeenkomt met het werktijdprofiel van een werknemer, komen er bij de berekeningsprocedure fouten naar voren, zoals ontbrekende registraties voor verzuim. De fouten kunnen worden gecorrigeerd waarna de registraties opnieuw kunnen worden berekend.

Geregistreerde gegevens goedkeuren

Wanneer alle registraties zijn berekend en er daarbij geen fouten meer ontstaan, kunnen de registraties worden goedgekeurd. De goedkeuring van registraties is gewoonlijk de taak van een andere werknemer dan degene die de registraties berekent, bijvoorbeeld iemand van de salarisadministratie. U kunt goedkeuringsgroepen instellen voor relevante groepen werknemers.

Voordat u registraties goedkeurt, kunt u salarisovereenkomsten voor individuele werknemers overschrijven en handmatig premies toevoegen.

De goedkeuringswerkstroom is een automatisch goedkeuringsproces. Alle registraties worden gevalideerd met de regels in de goedkeuringswerkstroom. Alleen de afwijkende gegevens die niet worden geaccepteerd in de werkstroom, moeten handmatig worden goedgekeurd.

De werknemer die verantwoordelijk is voor het berekenen van registraties, bijvoorbeeld een teamleider initieert het goedkeuringsproces. De werknemer die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van registraties, bijvoorbeeld een salarisadministrateur, ontvangt een bericht over de noodzaak voor handmatige goedkeuring, maar alleen als sommige registraties kunnen niet worden goedgekeurd volgens de goedkeuringswerkstroom.

Als er voor specifieke werknemers overuren zijn berekend, kunnen deze overuren worden toegewezen aan specifieke taken gedurende de dag. Dit is van toepassing als taakkosten worden berekend op basis van het salaris van de werknemer.

Tijdens het proces van het goedkeuren van registraties. moet u mogelijk aanvullende gegevens over verzuim invoeren. Als er meer gegevens over verzuim nodig zijn, wordt dit tijdens het goedkeuringsproces duidelijk.

Geregistreerde gegevens goedkeuren via een workflow

U kunt ook een workflow voor het goedkeuringsproces instellen waarmee registraties die voldoen aan de regels die in de workflow zijn ingesteld, automatisch worden goedgekeurd. Als de goedkeuringswerkstroom is geactiveerd, kan de gebruiker die de registraties berekent, bijvoorbeeld een teamleider of supervisor, de berekende registraties ter goedkeuring indienen. Via het werkstroomproces worden de toepasselijke goedkeuringen en taken gemaakt en vervolgens toegewezen aan de gebruikers en rollen die in de werkstroom zijn opgegeven.

De goedkeuringswerkstroom automatiseert het goedkeuringsproces en stelt gebruikers met goedkeuringsrechten in staat de registraties van vele werknemers tegelijk goed te keuren. Alleen de afwijkende gegevens die niet worden geaccepteerd in de goedkeuringswerkstroom, moeten handmatig worden goedgekeurd.

Er kunnen twee typen goedkeuringswerkstromen worden gemaakt voor tijd en aanwezigheid:

  • Workflow voor totaal aantal dagen tijd en aanwezigheid – De werkstroom valideert registraties door deze bijvoorbeeld te vergelijken met het verwachte aantal werkuren voor de dag.

  • Workflow voor journaalregistratie van tijd en aanwezigheid : de werkstroom valideert elk registratietype voor de datum van de registratie. De volgende journaalregistratietypen zijn beschikbaar. De registratietypen voor tijd en aanwezigheid worden automatisch geselecteerd, afhankelijk van de registratie van de werknemer:

    • Met betrekking tot de registratie van tijd en aanwezigheid tijdens de productie-uitvoering:

      • Inklokken
      • Uitklokken
      • Afwezigheid
      • Onderbreken
      • Schakelcode
      • Project
      • Projectactiviteit
      • Indirecte activiteit

    • Met betrekking tot de registratie van productietaken tijdens de productie-uitvoering:

      • Wachttijd vóór
      • Instellingen
      • Proces
      • Overlapping
      • Transport
      • Wachttijd na
      • Assistentie beginnen
      • Assistentie eindigen

Registraties overboeken

Wanneer de geregistreerde gegevens zijn goedgekeurd, kunnen ze worden overgeboekt naar een periodieke salaristaak.

Overgeboekte geregistreerde gegevens worden geboekt naar de activiteit of taak waarmee deze zijn verbonden, bijvoorbeeld een productieorder of project. Salaristransacties worden ook gegenereerd voor iedere werknemer op basis van de registraties.

Registraties terugboeken

Registraties die zijn overgeboekt, kunnen worden teruggeboekt (de bewerking kan worden teruggedraaid). Het terugboeken van registraties kan plaatsvinden tot het moment waarop de betalingsoverboeking van de salarisperiode wordt uitgevoerd. Dit betekent dat de salarisgegevens zijn overgebracht naar een extern bestand. Het externe bestand kan worden geïmporteerd in de salarisadministratie.

Wanneer geregistreerde gegevens worden teruggeboekt, worden al deze gegevens teruggenomen en worden eventuele transacties die naar productieorders of projecten zijn geboekt, ongedaan gemaakt en geneutraliseerd.

Registraties vóór of na berekening wijzigen

U kunt registraties wijzigen die door werknemers zijn gemaakt voordat of nadat u de registraties berekent.

Nadat u registraties hebt berekend of goedgekeurd, kunt u de foutomschrijvingen op het tabblad Fout op het formulier Berekenen en de Goedkeuren-pagina's bekijken. Een foutbericht kan u bijvoorbeeld informeren dat de informatie over de verzuimtijd van de werknemer ontbreekt.

Een verzuimregistratie bijwerken

  1. Ga naar Human resources>Algemeen>Tijd en aanwezigheid>Berekenen. Voer in het dialoogvenster Berekenen in de velden Datum en Berekeningsgroep de datum en berekeningsgroep in waarvoor registraties moeten worden berekend. Klik op OK.

  2. Selecteer op de pagina Berekenen de werknemer in het bovenste venster en pas op het tabblad Afwezigheid de verzuimregistratie aan die werd ingevoerd tijdens de berekening. U kunt ook op CTRL+N drukken om een nieuwe verzuimregistratie te maken.

  3. Sla de verzuimrecords op. De verzuimregistraties worden weergegeven in het onderste venster op het tabblad Overzicht.

  4. Volg stap 1 tot en met 3 voor elke werknemer waarvoor een verzuimregistratie vereist is.

Opmerking

Wanneer u registraties voor een groep van werknemers berekent, worden ontbrekende registraties voor de werknemers automatisch gemaakt. U hoeft alleen de verzuimcodes te selecteren voor deze verzuimrecords. Start- en eindtijden worden automatisch toegevoegd tijdens berekening.

Schakelcodes voor een werknemer goedkeuren

  1. Ga naar Human resources>Algemeen>Tijd en aanwezigheid>Berekenen. Voer in het dialoogvenster Berekenen in de velden Datum en Berekeningsgroep de datum en berekeningsgroep in waarvoor schakelcodes moeten worden goedgekeurd. Klik op OK.

  2. Selecteer op de pagina Berekenen de werknemer in het bovenste venster en klik op Schakelcode.

  3. Selecteer Goedgekeurd en sluit de pagina.

Een ontbrekende uitklokregistratie toevoegen

  1. Ga naar Human resources>Algemeen>Tijd en aanwezigheid>Berekenen. Voer in het dialoogvenster Berekenen in de velden Datum en Berekeningsgroep de datum en berekeningsgroep in waarvoor uitklokregistraties moeten worden toegevoegd. Klik op OK.

  2. Selecteer op het formulier Berekenen de werknemer in het bovenste deelvenster en klik vervolgens op In- en uitklokken>Uitklokactie ontbreekt.

  3. Voeg in de sectie Uitklokken de datum en tijd in voor de uitklokregistratie.

  4. Selecteer het selectievakje Regels maken en klik vervolgens op OK.

Alle werknemers in een berekeningsgroep uitklokken

  1. Ga naar Human resources>Algemeen>Tijd en aanwezigheid>Berekenen. Voer in het dialoogvenster Berekenen in de velden Datum en Berekeningsgroep de datum en berekeningsgroep in waarvoor registraties moeten worden berekend. Klik op OK.
  2. Klik op de pagina Berekenen op In- en uitklokken>Medewerkers uitklokken.
  3. Selecteer in het veld Profieldatum de uitklokdatum. Klik op OK.

Opmerking

Alle werknemers in de geselecteerde berekeningsgroep worden uitgeklokt volgens hun werktijdprofiel.

Registraties van overdrachtstijd en aanwezigheid

Registraties moeten worden overgebracht naar journalen, zoals productie- of projectjournalen.

Wanneer registraties van werknemers zijn goedgekeurd en er geen fouten zijn, kunt u de registraties overbrengen. U kunt registraties op een van de volgende manieren overbrengen:

  • Registraties overbrengen met behulp van een werkstroom.
  • Registraties overbrengen met behulp van een batchtaak.
  • Registraties handmatig overbrengen voor een goedkeuringsgroep.
  • Registraties handmatig voor één werknemer tegelijk overbrengen.

Registraties overbrengen met behulp van een werkstroom

Als een goedkeuringswerkstroom ingesteld is om registraties goed te keuren op basis van een set vooraf gedefinieerde regels, worden alle goedgekeurde registraties overgebracht naar de juiste journalen. Alleen afwijkingen die niet in de werkstroom worden geaccepteerd worden handmatig behandeld. Dit betekent dat goedkeuring en overdracht van die registraties wordt uitgevoerd door de werknemer die verantwoordelijk is voor het goedkeuren van registraties, bijvoorbeeld een salarisbeheerder.

Registraties overbrengen met behulp van een batchtaak

  1. Ga naar Human resources>Algemeen>Tijd en aanwezigheid>Goedkeuren.
  2. Selecteer de goedkeuringsdatum in het veld Datum.
  3. Selecteer uw groep in het veld Goedkeuringsgroep.
  4. Klik op Bijwerken en vervolgens op Overbrengen.
  5. Start de batchtaak.

Registraties overbrengen voor alle werknemers in een goedkeuringsgroep

  1. Ga naar Human resources>Algemeen>Tijd en aanwezigheid>Goedkeuren.
  2. Selecteer de goedkeuringsdatum in het veld Datum.
  3. Selecteer uw groep in het veld Goedkeuringsgroep.
  4. Klik op Bijwerken en op Overbrengen.
  5. Klik op OK.

Opmerking

U kunt alleen registraties overbrengen die zonder fouten zijn berekend en goedgekeurd.

Voor het weergeven van een lijst van werknemerregistraties met fouten in de registratieregels, klikt u op Fouten weergeven. Op het tabblad Fout vindt u informatie over het type fout.

Registraties overbrengen voor één werknemer

Wanneer een fout wordt gevonden in de registratie van een werknemer, kunt u de registratie overbrengen nadat u de fout hebt gecorrigeerd.

  1. Selecteer op de pagina Goedkeuren de werknemer in het bovenste deelvenster.
  2. Selecteer Overgebracht voor de werknemer.

Een overgeboekte registratie omkeren

U kunt overgebrachte registraties voor een werknemer omkeren voordat de salarisinformatie voor de periode naar het salarissysteem wordt geëxporteerd.

Doe het volgende om overgebrachte registraties voor een werknemer om te keren:

  1. Selecteer op de pagina Goedkeuren de werknemer in het bovenste deelvenster.
  2. Schakel het selectievakje Overgebracht uit.

Fouten corrigeren en registraties toevoegen

  1. Ga naar Human resources>Algemeen>Tijd en aanwezigheid>Berekenen. Voer in het dialoogvenster Berekenen in de velden Datum en Berekeningsgroep de datum en berekeningsgroep in waarvoor registraties moeten worden berekend. Klik op OK.
  2. Selecteer op de pagina Berekenen de werknemer in het bovenste deelvenster. Klik in het onderste venster op de registratie die aangepast moet worden, of druk op CTRL+N om een nieuwe regel toe te voegen.
  3. Voer informatie in voor de registratieregel.
  4. Voor het opnieuw berekenen van de werknemerregistraties selecteert u in het bovenste venster op het tabblad Overzicht het selectievakje Berekend.

Belangrijk

Maak geen nieuwe journaalregel voor een uitklokregistratie als een werknemer niet heeft uitgeklokt. Als u ontbrekende uitklokregistraties wilt maken, klikt u op In- en uitklokken en selecteert u de betreffende optie. Alleen deze twee opties zorgen ervoor dat de uitklokregistratie wordt ingevoerd op het tabblad Onbewerkte registraties. Onbewerkte registraties bepalen of de werknemer is ingeklokt of uitgeklokt.

Zie ook

Tijd- en aanwezigheidsregistratie

Communiceren met en toewijzingen implementeren voor werknemers

Tijd registreren voor medewerkers