Verlof- en verzuimtypen configureren
Belangrijk
De functionaliteit die in dit artikel wordt vermeld, of een gedeelte hiervan, is beschikbaar als onderdeel van een preview-versie. De inhoud en de functies kunnen worden gewijzigd. Meer informatie over preview-versies vindt u in Veelgestelde vragen over updates van service met één versie.
Is van toepassing op deze Dynamics 365-toepassingen:
Human resources
Verloftypen in Dynamics 365 Human Resources geven de typen verlof aan die werknemers kunnen rapporteren. U kunt de typen verlof aanpassen op basis van de behoeften van uw organisatie. Voorbeelden van verloftypen zijn:
- Betaald verlof
- Onbetaald verlof
- Betaalde vakantie
- Ziekteverlof
- Medisch verlof
- Familieverlof
- Kortdurende arbeidsongeschiktheid
- Verlof bij sterfgeval
Een verloftype toevoegen
Selecteer in de werkruimte Verlof en verzuim het tabblad Koppelingen.
Selecteer onder Instellingen de optie Verlof- en verzuimtypen.
Selecteer Nieuw.
Voer een naam in voor het verloftype onder Type, voer een beschrijving in onder Beschrijving en selecteer een werkstroom in het veld Werkstroom-id. Selecteer op basis van het verloftype een aanvraagtype in het veld Aanvraagtype. U kunt bijvoorbeeld Verlof of Verzuim selecteren.
Selecteer bij Algemeen de optie Geen, Gepland of Ongepland in de vervolgkeuzelijst Categorie.
Selecteer een inkomstencode in de vervolgkeuzelijst Inkomstencode.
Selecteer onder Redencode vereist of u een redencode verplicht wilt stellen. Als u redencodes wilt vereisen, moet u deze mogelijk toevoegen. Selecteer onder Redencodes de optie Toevoegen, selecteer een redencode en schakel vervolgens het selectievakje Ingeschakeld hiernaast in.
Als het aanvraagtype Verlof is, voert u de volgende stappen uit:
- Selecteer onder Voor onbepaalde tijd of gebruikers verloven voor onbepaalde tijd moeten kunnen maken.
- Als Voor onbepaalde tijd is ingeschakeld, kunt u selecteren of werknemers een weer aan het werk-melding moeten indienen wanneer ze terugkeren van verlof.
- Als werknemers een weer aan het werk-melding moeten indienen, kunt u Weer aan het werk-melding inschakelen activeren. Als Weer aan het werk-melding inschakelen is ingeschakeld, wordt Bijlage vereist automatisch ingeschakeld en kan deze niet worden uitgeschakeld.
Als gebruikers documenten moeten uploaden wanneer ze verlofaanvragen maken of bijwerken, kunt u Bijlage vereist inschakelen.
Selecteer onder Toegang tot geselecteerde rollen beperken of u de toegang wilt beperken. Selecteer vervolgens de beveiligingsrollen onder Beveiligingsrollen voor dit verloftype. De beveiligingsrollen worden gedefinieerd in de werkstroom die u onder Werkstroom-id eerder in deze procedure hebt geselecteerd.
Selecteer onder Agendakleur de kleur die moet worden weergegeven in agenda's voor verlof en verzuim voor dit verloftype.
Selecteer onder Uitstelrelaties of u wilt dat dit verloftype een ander verloftype uitstelt of door een ander verloftype wordt uitgesteld. Wanneer een verlofaanvraag wordt ingediend voor het uitstellende verloftype, wordt er automatisch een verlofuitstel gemaakt voor het uitgestelde verloftype.
Selecteer Opslaan.
Regels voor verloftypen configureren
Stel afrondingsopties in voor het type Verlof en verzuim. De beschikbare opties zijn Geen, Naar boven, Naar beneden en Dichtstbijzijnde. U kunt ook een afrondingsprecisie instellen voor het verloftype.
Stel Feestdagcorrectie in voor het verloftype. Wanneer u deze optie selecteert, wordt het aantal feestdagen dat op een werkdag valt, gebruikt om te bepalen hoe het verlof moet worden opgebouwd voor het verloftype. Als bijvoorbeeld werkdag op een maandag valt, trekt HUMAN Resources één dag af van het verloftype bij het verwerken van toevallen.
U kunt feestdage instellen in de werktijdkalender. Zie Een werktijdenkalender maken voor meer informatie.
Stel Verloftype voor transporteren in voor het verloftype. Wanneer u deze optie selecteert, worden overgeboekte saldi overgeboekt naar het opgegeven verloftype. Het verloftype voor transporteren moet ook worden opgenomen in het plan voor verlof en verzuim.
Definieer vervalregels voor het verloftype. Wanneer u deze optie configureert, kunt u als eenheid voor dagen of maanden kiezen en de duur instellen voor de vervaldatum. De ingangsdatum van de vervaldatumregel wordt gebruikt om te bepalen wanneer moet worden begonnen met het uitvoeren van de batchtaak die de verlofvervaldatum verwerkt, of de datum waarop de regel van kracht wordt. De vervaldatum zelf is altijd op de begindatum van de toerekeningsperiode. Als de begindatum van de toerekeningsperiode bijvoorbeeld 3 augustus 2021 is en de vervaldatumregel is ingesteld op zes maanden, wordt de regel verwerkt op basis van de vervaldatum van de begindatum van de toerekeningsperiode, zodat deze wordt uitgevoerd op 3 februari 2022. Alle verlofsaldi die aanwezig zijn op het tijdstip van de vervaldatum, worden afgetrokken van het verloftype en worden weergegeven in het verlofsaldo.
De vereiste bijlage per verloftype configureren
Notitie
Als u gebruik wilt maken van het veld Bijlage vereist, moet u eerst de functie Vereiste bijlage voor verlofaanvragen configureren in Functiebeheer uitvoeren. Zie Functies beheren voor meer informatie over het inschakelen van functies.
Selecteer Verlof- en verzuimtypen op de pagina Verlof en verzuim op het tabblad Koppelingen onder Instellingen.
Selecteer een verlof- en verzuimtype in de lijst. Gebruik in de sectie Algemeen het veld Bijlage vereist om op te geven of een bijlage moet worden geüpload wanneer een werknemer een nieuwe verlofaanvraag voor het geselecteerde verloftype indient.
Als de vereiste bijlage is geselecteerd op basis van het aanvraagtype, worden er drie extra velden weergegeven die zorgen voor flexibiliteit in de vereisten voor bijlagen:
- Bij het maken van de verlofaanvraag: gebruikers moeten een bijlage uploaden wanneer ze een verlofaanvraag maken.
- Bij het bijwerken van een verlofaanvraag: gebruikers moeten een bijlage uploaden wanneer ze een verlofaanvraag bijwerken.
- Bij het annuleren van de verlofaanvraag moeten gebruikers een bijlage uploaden wanneer ze een verlofaanvraag annuleren.
Notitie
De hierboven genoemde velden zijn beschikbaar na Dynamics 365 Human Resources-release 10.0.32.
Als het aanvraagtype Vrij is , heeft het veld Verplichte bijlage twee opties:
- Bij het maken van de verlofaanvraag
- Bij het bijwerken van de verlofaanvraag
Notitie
Voor verlofaanvragen kunnen bijlagen niet vereist zijn voor annulering. Zie Time-off-aanvragen annuleren voor meer informatie over het annuleren van off-time-aanvragen.
Als Aanvraagtype is ingesteld op Verlof, zijn er drie opties:
- Bij het maken van de verlofaanvraag
- Bij het bijwerken van de verlofaanvraag
- Verlofaanvraag annuleren
Als bijlagen vereist zijn bij het bijwerken van een verlofaanvraag en als de optie Vrije tijd bijwerken is geselecteerd: als bedrag 0 is, moet u een bijlage uploaden. Als in dit geval geen bijlage is vereist, gebruikt u Verlof annuleren.
Werknemers moeten een bijlage uploaden wanneer ze een nieuwe verlofaanvraag indienen met een verloftype waarop de vereiste bijlage is ingeschakeld, en op basis van de bovenstaande veldwaarden. Als u de bijlage wilt weergeven die als onderdeel van een verlofaanvraag is geüpload, kunnen de goedkeurders van verlofaanvragen de optie Bijlagen gebruiken voor de werkitems die aan hen zijn toegewezen. Als een verlofaanvraag wordt toegankelijk gemaakt via de app Human Resources in Microsoft Teams, kunt u de optie Details weergeven voor de verlofaanvraag gebruiken om de details en eventuele bijlagen weer te geven.
Verlofeenheden (uren/dagen) per verloftype configureren
Notitie
Als u de verlofeenheden per verloftypefunctionaliteit wilt gebruiken, moet u de functie Verlofeenheden configureren per verloftype in Functiebeheer inschakelen. Zie Functies beheren voor meer informatie over het inschakelen van functies.
Belangrijk
De verloftypen in een rechtspersoon gebruiken standaard de verlofeenheden uit de configuratie van verlofparameters op het niveau van de rechtspersoon.
De verlofeenheid van het type verlof en verzuim kan alleen worden gewijzigd als er geen verloftransacties voor dat verloftype zijn.
De functie kan niet meer worden uitgeschakeld wanneer deze eenmaal is ingeschakeld.
- Selecteer Verlof- en verzuimtypen op de pagina Verlof en verzuim op het tabblad Koppelingen onder Instellingen.
- Selecteer een verlof- en verzuimtype in de lijst. Selecteer vervolgens de verlofeenheid in de sectie Algemeen in het veld Eenheid. U kunt Uren of Dagen selecteren.
- Optioneel: als u Uren hebt geselecteerd in het veld Eenheid, kunt u het veld Halve dagdefinitie inschakelen gebruiken om op te geven of werknemers de eerste halve dag of de tweede helft van de dag vrij kunnen nemen als ze een half dag verlof aanvragen.
Werknemers die een nieuwe verlofaanvraag indienen, kunnen voor het maken van hun verlofaanvraag verschillende verloftypen selecteren. Alle verloftypen die zijn geselecteerd als onderdeel van een verlofaanvraag, moeten echter dezelfde verlofeenheid hebben. Medewerkers kunnen de verlofeenheid voor elk verloftype weergeven op de pagina Verlof aanvragen.
Verlofsaldi verbergen
Notitie
De optie Verlofsaldo verbergen is beschikbaar in de preview van versie 10.0.32. Als u deze optie wilt gebruiken, moet u eerst de functie Verlofsaldi verbergen in Functiebeheer inschakelen. Zie Functies beheren voor meer informatie over het inschakelen van functies.
Standaard worden verlofsaldi weergegeven voor verloftypen. Organisaties willen echter mogelijk dat het verlofsaldo voor bepaalde verloftypen wordt verborgen voor werknemers. In dit geval kunnen ze de optie Verlofsaldo verbergen gebruiken om verlofsaldi te verbergen. Andere gegevens, zoals de verloftoekenning en details over de opbouw, worden ook verborgen voor een bepaald verloftype.
Volg deze stappen om het verlofsaldo voor een verloftype te verbergen.
- Selecteer Verlof- en verzuimtypen op de pagina Verlof en verzuim op het tabblad Koppelingen onder Instellingen.
- Selecteer een verlof- en verzuimtype in de lijst.
- Selecteer in de sectie Algemeende optie Verlofsaldo verbergen.
Nadat de optie Verlofsaldo verbergen is ingeschakeld voor een type verlof, kunnen werknemers van de organisatie het verlofsaldo voor dat verloftype niet zien. In plaats daarvan zien ze een streepje (-). HR-beheerders, managers en verzuimmanagers kunnen echter het verlofsaldo van hun werknemers zien.
Belangrijk
Wanneer de optie Verlofsaldo verbergen is ingeschakeld, wordt de waarde van de velden Saldo beschikbaar en TotalThisYear in de entiteit EssLebalanceEntity ingesteld op 0 (nul) voor integraties. Deze wordt weergegeven door een streepje (-) in de gebruikersinterface (UI).
Inclusief weekends en feestdagen
Notitie
De functie Inclusief weekends en feestdagen is beschikbaar in de versie Dynamics 365 Human Resources 10.0.32. Als u deze functie wilt gebruiken, moet u de functies Verlofeenheden per verloftype configureren en Weekends en feestdagen opnemen voor verlof en verzuim in Functiebeheer inschakelen. Zie Functies beheren voor meer informatie over het inschakelen van functies.
Verloftypen hebben afgesloten dagen die zijn uitgesloten. Met andere woorden, weekenden en feestdagen worden niet meegeteld bij de berekening van de verlofaanvragen. Organisaties kunnen echter weekenden en feestdagen opnemen voor specifieke soorten verlof. De optie Inclusief weekends en feestdagen helpt de organisatie te onderscheiden of kalenderdagen of werkdagen in aanmerking moeten worden genomen voor specifieke verloftypen.
Als u weekends en feestdagen voor een verloftype wilt opnemen, gaat u als volgt te werk.
- Selecteer Verlof- en verzuimtypen op de pagina Verlof en verzuim op het tabblad Koppelingen onder Instellingen.
- Selecteer een verlof- en verzuimtype in de lijst.
- In de sectie Algemeen selecteert u Inclusief weekends en feestdagen.
Notitie
Als de eenheid van het verloftype is ingesteld op Uren, nadat de optie Inclusief weekends en feestdagen is ingeschakeld, wordt een extra veld met de naam Standaard gesloten dag in uren beschikbaar. Met dit veld kunt u het totale aantal uren voor een gesloten dag definiëren. De waarde moet groter zijn dan 0 (nul) en kleiner dan 24.
Nadat de optie Inclusief weekends en feestdagen is ingeschakeld voor een verloftype, worden, wanneer werknemers van de organisatie dat verloftype aanvragen, ook alle gesloten dagen meegenomen in de berekening van het aantal dagen. Daarom is het totale aantal verlofdagen dat is aangevraagd gelijk aan het totale aantal kalenderdagen, niet het aantal werkelijke werkdagen. Een werknemer van een organisatie vraagt bijvoorbeeld een bepaald type verlof aan tussen 2 januari 2023 en 10 januari 2023. Als de optie Inclusief weekends en feestdagen is ingeschakeld, bedraagt het totale aangevraagde verlof negen kalenderdagen. Maar als de optie Inclusief weekends en feestdagen is uitgeschakeld, bedraagt het totale verlof dat wordt aangevraagd zeven werkdagen.
Notitie
Als verlofaanvragen met gesloten dagen worden gemaakt terwijl de optie Inclusief weekends en feestdagen is ingeschakeld, kunnen deze alleen worden geannuleerd als de optie is ingeschakeld. De gesloten dagen kunnen niet worden geannuleerd als de optie is uitgeschakeld.