Financiële gegevens voor gebeurtenissen weergeven en vastleggen

Met Dynamics 365 Customer Insights - Journeys kunt u financiële gegevens voor uw gebeurtenissen vastleggen. U kunt bijvoorbeeld:

• Sprekerkosten vastleggen (standaardkosten of voor een contract).
• Locatiekosten vastleggen (standaardkosten of voor een gebeurtenis).
• Sponsorinkomsten voor de sponsoring van een gebeurtenis vastleggen.
• Afzonderlijk gesponsorde artikelen vastleggen, met de berekende totaalkosten van alle gesponsorde artikelen voor een gebeurtenis.
• Prijzen voor gebeurtenispassen vastleggen.
• Zeer gedetailleerde financiële gegevens voor een gebeurtenis gecombineerd met berekende waarden voor locatiekosten en inkomsten uit sponsoring weergeven.

Sprekerkosten vastleggen

De standaardkosten van een spreker vastleggen:

1. Open het werkgebied Gebeurtenissen en ga naar Gebeurtenissen>Deelnemers>Sprekers.
2. Open of maak een sprekerrecord.
3. Stel op het tabblad Algemeen voor Sprekerkosten de standaardprijs in die doorgaans wordt gevraagd door die spreker.

De kosten van een spreker voor een contract vastleggen:

1. Open het werkgebied Gebeurtenissen en ga naar Gebeurtenissen>Gebeurtenis>Gebeurtenis.
2. Open of maak een gebeurtenisrecord.
3. Ga naar het tabblad Agenda van de gebeurtenisrecord.
4. Open of maak een sprekercontract in de sectie Sprekercontract.
5. Op het tabblad Algemeen van de record voor het sprekercontract stelt u Sprekerkosten in op de prijs die geldt voor dit contract.

Locatiekosten vastleggen

De standaardkosten van een locatie vastleggen:

1. Open het werkgebied Gebeurtenissen en ga naar Gebeurtenissen>Locatiebeheer>Gebouwen.

   Notitie

   U kunt geen prijzen voor afzonderlijke kamers opgeven.

2. Open of maak een gebouwrecord.
3. Op het tabblad Algemeen van de locatie- of gebouwrecord stelt u bij Kosten de standaardprijs in die normaliter voor die locatie of dat gebouw wordt gevraagd.

De kosten van een locatie voor een gebeurtenis vastleggen:

1. Open het werkgebied Gebeurtenissen en ga naar Gebeurtenissen>Gebeurtenis>Gebeurtenis.
2. Open of maak een gebeurtenisrecord.
3. Ga naar het tabblad Budget van de gebeurtenisrecord.
4. In het veld Kosten van gebeurtenislocatie worden de kosten weergegeven van de belangrijkste locatie die voor het evenement is geselecteerd. Als uw prijs voor deze gebeurtenis afwijkt, bewerkt u deze waarde naar wens. Als u de waarde hebt bewerkt, worden de kosten van de gebeurtenislocatie niet meer automatisch bijgehouden. Verwijder de waarde om het veld opnieuw in te stellen.

   Notitie

   Deze waarde is niet het totaal van de afzonderlijke kosten van sublocaties, indien beschikbaar. Hier worden alleen de kosten van de hoofdlocatie weergegeven.

Sponsorinkomsten vastleggen

Er zijn verschillende typen sponsoring, bijvoorbeeld in de vorm van geld, services en apparatuur. U kunt echter alleen inkomsten voor sponsorschappen vastleggen waarbij Sponsorschapstype is ingesteld op Financieel.

Omzet van sponsorschap vastleggen:

1. Open het werkgebied Gebeurtenissen en ga naar Gebeurtenissen>Sponsorschapbeheer>Sponsorschappen.
2. Open of maak een sponsorschapsrecord.
3. Controleer of Sponsorschapstype is ingesteld op Financieel.
4. Stel voor Sponsorschapsbedrag de prijs in die met deze sponsor is overeengekomen voor uw gebeurtenis.

De totale sponsoringomzet voor een gebeurtenis weergeven of vastleggen:

1. Open het werkgebied Gebeurtenissen en ga naar Gebeurtenissen>Gebeurtenis>Gebeurtenis.
2. Open of maak een gebeurtenisrecord.
3. Ga naar het tabblad Aanvullende informatie van de gebeurtenisrecord en zoek de sectie Budget.
4. In het veld Omzet van sponsoring wordt het totaal van alle inkomsten uit sponsoring voor de gebeurtenis weergegeven. Als uw totale omzet hiervan afwijkt, kunt u de waarde zo nodig bewerken. Als u de waarde bewerkt, worden de totalen van alle sponsorinkomsten niet meer bijgehouden. Verwijder de waarde om het veld opnieuw in te stellen.

De kosten van gesponsorde artikelen vastleggen

Normaal gesproken zijn gesponsorde artikelen gebeurtenisfaciliteiten of weggevertjes die door een extern bedrijf zijn gesponsord. Als uw organisatie voor de artikelen betaalt, kunt u de kosten in de record voor het betreffende gesponsorde artikel vastleggen. Elke record voor gesponsorde artikelen is gekoppeld aan een bovenliggende sponsorschapsrecord waarin u inkomsten voor de gesponsorde artikelen kunt vastleggen.

De kosten van een gesponsord artikel vastleggen:

1. Open het werkgebied Gebeurtenissen en ga naar Gebeurtenissen>Sponsorschapbeheer>Voor sponsoring geschikte artikelen.
2. Open of maak een record met artikelen die kunnen worden gesponsord.
3. Er moet een bovenliggende record van het type Sponsorschap van gebeurtenis bestaan. Hier moet u eventuele inkomsten gerelateerd aan deze record met artikelen die kunnen worden gesponsord vastleggen.
4. Stel Aantal eenheden in op het aantal eenheden dat is opgenomen in de deal.
5. Stel voor elke eenheid de gewenste prijs in bij Kosten per eenheid.

De totale kosten voor het gesponsorde artikel worden voor u berekend en weergegeven in het veld Totale kosten.

Prijzen voor gebeurtenispassen vastleggen

Behalve met sponsoring kunt u ook inkomsten voor een gebeurtenis genereren door een toegangsprijs te vragen. U doet dit door gebeurtenispassen, die als tickets fungeren, in te stellen voor uw gebeurtenis.

Een prijs toewijzen aan een gebeurtenispas:

1. Open het werkgebied Gebeurtenissen en ga naar Gebeurtenissen>Gebeurtenis>Gebeurtenis.
2. Open of maak een gebeurtenisrecord.
3. Ga naar het tabblad Registratie en aanwezigheid van de gebeurtenisrecord en zoek de sectie Passen. Hier kunt u elk type pas weergeven en maken dat beschikbaar is voor de gebeurtenis.
4. Open of maak een pas in de sectie Pas.
5. Stel de prijs van de pas in bij Pasprijs.

Algemene financiële gegevens voor een gebeurtenis vastleggen en beoordelen

Elk gebeurtenisrecord bevat een tabblad Budget Aanvullende informatie dat een sectie Budget bevat waarop u de financiële gegevens voor de gebeurtenis kunt weergeven en vastleggen. Onder andere de volgende financiële gegevens worden weergegeven:

• Doelomzet. Hier kunt u een schatting van de totale omzet uit pasverkopen, sponsoring en andere inkomsten vastleggen. Dit kan handig zijn tijdens budgetplanning. Dit veld wordt niet berekend, dus u kunt hier elke gewenste waarde invoeren.
• Totaal registratietarief (pakketkosten): hier kunt u het totale registratietarief vastleggen. Dit veld wordt niet berekend, dus u kunt hier elke gewenste waarde invoeren.
• Kosten van gebeurtenislocatie. Hier worden de standaardkosten bijgehouden van de belangrijkste locatie die voor de gebeurtenis is geselecteerd. Standaard zijn de getotaliseerde kosten van sublocaties of andere kosten niet inbegrepen in dit bedrag. U kunt deze waarde zo nodig bewerken, maar na bewerking wordt automatisch gestopt met het bijhouden van de kosten van de hoofdlocatie. Verwijder de waarde om het veld opnieuw in te stellen.
• Overige kosten. Hier kunt u eventuele overige kosten vastleggen. Dit veld wordt niet berekend, dus u kunt hier elke gewenste waarde invoeren.
• Totale omzet van de gebeurtenis. Hier kunt u de totale werkelijke omzet van de gebeurtenis volgens uw records vastleggen. Dit veld wordt niet berekend, dus u kunt hier elke gewenste waarde invoeren.
• Valuta. Geef de valuta op die u voor alle waarden op deze pagina gebruikt.
• Toegewezen budget. Hier kunt u het totaalbedrag vasteggen dat u wilt besteden voor de gebeurtenis. Dit veld wordt niet berekend, dus u kunt hier elke gewenste waarde invoeren.
• Totale kosten van externe leden. Hier kunt u de totale kosten van externe leden vastleggen. Dit veld wordt niet berekend, dus u kunt hier elke gewenste waarde invoeren.
• Totale kosten van gebeurtenisactiviteiten. Hier kunt u de totale kosten van gebeurtenisactiviteiten vastleggen. Dit veld wordt niet berekend, dus u kunt hier elke gewenste waarde invoeren.
• Omzet van sponsoring. Hier worden eerst de opgegeven inkomsten voor elk sponsorschap met betrekking tot deze gebeurtenis bijgehouden en bij elkaar opgeteld. U kunt deze waarde zo nodig bewerken, maar na bewerking wordt automatisch gestopt met het bijhouden van de inkomsten uit gekoppelde sponsorschapsrecords. Verwijder de waarde om het veld opnieuw in te stellen.