Knowledge Base-artikelen beheren met inhoudtoegangsniveaus

Notitie

Met ingang van 12 oktober 2022 wordt Power Apps-portals hernoemd tot Power Pages. Meer informatie: Microsoft Power Pages is nu algemeen beschikbaar (blog)
We zullen binnenkort de documentatie voor Power Apps-portals migreren en samenvoegen met Power Pages-documentatie.

Toegangsniveaus voor inhoud bieden een extra niveau van toegangscontrole naast webrollen om de toegang tot kennisartikelen in een portal te beheren. Met toegangsniveaus voor inhoud kan een goed ontworpen Knowledge Base beter de juiste informatie aan de juiste doelgroep verschaffen. Hierdoor zijn beter gestructureerde leerpaden mogelijk die ervoor zorgen dat onbelangrijke inhoud niet wordt weergegeven.

Standaard zijn er drie toegangsniveaus voor inhoud beschikbaar: Standaard, Geregistreerde gebruikers en Premium gebruikers. Het inhoudtoegangsniveau Standaard is gekoppeld aan de webrollen voor anonieme gebruikers en geverifieerde gebruikers. U kunt aanvullende toegangsniveaus voor inhoud maken en deze elk koppelen aan account, contactpersoon of webrol.

Als u een nieuw kennisartikel maakt, wordt het standaard het inhoudtoegangsniveau Standaard toegepast. Als u uw kennisartikelen vertaalt of er versiebeheer op toepast, worden de gekoppelde producten en de toegangsniveaus voor inhoud gekopieerd naar de nieuwe versie of de vertaling, waardoor de auteurservaring wordt vergemakkelijkt. U kunt de toegangsniveaus voor inhoud en producten die aan een artikel zijn gekoppeld valideren voordat publicatie plaatsvindt.

Bij portalnavigatie en zoekresultaten wordt rekening gehouden met de toegangsniveaus voor inhoud waarover de aangemelde gebruiker beschikt. Als de gebruiker niet over de nodige bevoegdheden van het toegangsniveau inhoud beschikt om een kennisartikel te kunnen bekijken, of als de gebruiker probeert een artikel te openen met gefacetteerde zoekvoorwaarden, wordt het bericht Artikel niet beschikbaar weergegeven.

Als u op inhoudtoegangsniveau gebaseerde filtering van kennisartikelen in uw portal wilt inschakelen, stelt u de waarde van de site-instelling KnowledgeManagement/ContentAccessLevel/Enabled in op true. Standaard is de waarde van de site-instelling ingesteld op false.

Inhoudtoegangsniveaus maken

1. Meld u aan bij Dynamics 365-portals en ga naar Portals > Beveiliging > Inhoudtoegangsniveaus.
2. Selecteer in het lint de optie Nieuw.
3. Vul de Naam en Beschrijving in.
4. Wijzig Standaardtoegangsniveau van Nee in Ja als het de standaardwaarde moet zijn.
5. Selecteer in het lint de optie Opslaan.

Inhoudtoegangsniveaus toewijzen aan Knowledge Base-artikelen

App Customer Service Hub

Als u een inhoudtoegangsniveau in een Knowledge-artikel van de app Customer Service Hub wilt toevoegen, moet u het formulier Portal Knowledge-artikel voor interactieve ervaring aan de entiteit in het Knowledge-artikel toevoegen.

1. Open de app Customer Service Hub in Appontwerper.

   

2. Selecteer onder Tabelweergave de tegel Formulieren voor de entiteit Knowledge-artikel.

3. Selecteer in het deelvenster Onderdelen de optie Portal Knowledge-artikel voor interactieve ervaring.

   

4. Sla de wijzigingen op en publiceer deze.

5. Open de Customer Service Hub.

6. Navigeer naar het Knowlegde-artikel waaraan u een inhoudtoegangsniveau wilt toewijzen.

7. Selecteer in het vak Knowlede-artikel de optie Portal Knowledge-artikel voor interactieve ervaring.

   

8. Selecteer op het tabblad Overzicht onder Gerelateerde informatie de optie Inhoudtoegangsniveaus (vergrendelingpictogram) op de werkbalk om een inhoudtoegangsniveau toe te voegen.

   

9. Selecteer Meer Opdrachten in Bestaand inhoudtoegangsniveau toevoegen.

   

10. Blader in het deelvenster Records opzoeken en selecteer het inhoudtoegangsniveau.

11. Selecteer Toevoegen.

Dynamics 365-portals-app

In de Dynamics 365-portals-app kunt u een Knowledge-artikel openen en er een inhoudtoegangsniveau aan toevoegen door naar Portals > Knowledge-artikel te gaan.

1. Open de Dynamics 365-portals-app.

2. Ga naar Portals > Knowledge-artikel en open het Knowlegde-artikel waaraan u een inhoudtoegangsniveau wilt toewijzen.

3. Selecteer op het tabblad Overzicht onder Gerelateerde informatie de optie Inhoudtoegangsniveaus (vergrendelingpictogram) op de werkbalk om een inhoudtoegangsniveau toe te voegen.

   

4. Selecteer Meer Opdrachten in Bestaand inhoudtoegangsniveau toevoegen.

   

5. Blader in het deelvenster Records opzoeken en selecteer het inhoudtoegangsniveau.

6. Selecteer Toevoegen.

Interactieve servicehub

1. Open de interactieve servicehub.

2. Selecteer het kennisartikel dat u wilt bewerken of maak een nieuw artikel.

3. Selecteer Samenvatting net boven de voortgangsbalk.

4. Selecteer onder Verwante Informatie (derde kolom) het symbool dat eruit ziet als een slot.

5. Selecteer + om een nieuw inhoudtoegangsniveau of het symbool Prullenbak naast een inhoudtoegangsniveau toe te voegen om het te verwijderen.

Inhoudtoegangsniveaus toewijzen aan portalgebruikers

1. Meld u aan bij Dynamics 365-portals en ga naar Portals > Beveiliging > Contactpersonen.
2. Selecteer de contactpersoon die u wilt bewerken.
3. Zoek onder het tabblad Details de sectie Inhoudtoegangsniveaus.
4. Druk op + om een nieuw inhoudtoegangsniveau of het symbool Prullenbak naast een inhoudtoegangsniveau toe te voegen om het te verwijderen.

Notitie

Een gebruiker kan ook een inhoudtoegangsniveaus overnemen als dit is toegewezen aan een webrol, een bovenliggende contactpersoon of een account waarmee de gebruiker is verbonden. Deze overname voorkomt dat u inhoudtoegangsniveaus op een afzonderlijk niveau opnieuw moet toewijzen of bijwerken. U kunt aan webrollen een inhoudtoegangsniveau toewijzen door te navigeren naar Portals > Beveiliging > Webrollen en vervolgens dezelfde stappen uit te voeren. U kunt accounts aan een inhoudtoegangsniveau toewijzen door te navigeren naar Verkoop > Accounts en vervolgens het account te selecteren dat u wilt bewerken. Nadat het account is geselecteerd, zoekt u de sectie Inhoudtoegangsniveaus uiterst rechts op het scherm en gebruikt u de knoppen + en Prullenbak om een inhoudtoegangsniveau toe te voegen of te verwijderen.