Onkosten specificeren met de mobiele app voor onkostenbeheer

Van toepassing op: Project Operations voor scenario's op basis van voorradige/niet-voorradige resources

Veel organisaties vereisen dat werknemers een uitgebreid overzicht van de reiskosten verstrekken. Neem bijvoorbeeld een hotelrekening, waarop doorgaans verschillende uitgaven staan ​​vermeld, zoals kamerkosten, belastingen, parkeerkosten en andere diverse kosten die dagelijks tijdens het verblijf worden gemaakt. Om tegemoet te komen aan de specifieke vereisten van elke organisatie, kunnen onkostencategorieën met subcategorieën worden geconfigureerd of individuele regelitems met een onkostentype. Met een Mobiele applicatie voor onkostenbeheer kunnen gebruikers onkosten specificeren voor elke aangegeven categorie waarvoor dergelijke gedetailleerde uitsplitsingen nodig zijn.

Om de functie Specificatie in de mobiele app voor uitgaven te kunnen gebruiken, moet de functie Mogelijkheid om terugkerende uitgaven snel te specificeren zijn ingeschakeld.

Gespecificeerde onkosten maken

Volg deze stappen om onkosten in te voeren met de mobiele app voor onkostenbeheer.

1. Open op uw mobiele apparaat de mobiele app Power Apps en open vervolgens de mobiele Dynamics 365-app voor onkostenbeheer.
2. Navigeer naar het tabblad Onkosten, selecteer de knop met het plusteken (+).
3. De camera-app wordt geopend en u kunt een van de volgende acties uitvoeren:
   • Maak een foto van een betalingsbewijs om het vast te leggen.
   • Selecteer een bestaand ontvangstbewijs dat is vastgelegd.
   • Selecteer een betalingsbewijs om het te uploaden vanaf uw mobiele apparaat.
4. Bekijk een voorbeeld van het betalingsbewijs en selecteer Gereed. Als u de foto opnieuw wilt maken, selecteert u Opnieuw maken. Op de pagina Nieuwe onkosten moet informatie zoals de datum, het bedrag en de naam van de verkoper worden ingevuld met OCR.

   Belangrijk

   De informatie op de pagina Nieuwe onkosten wordt alleen ingevuld met OCR als de OCR-invoegtoepassing is ingeschakeld voor de omgeving.

5. Selecteer in de lijst met onkostencategorieën de categorie die is gemarkeerd voor specificatie voor de onkosten. U kunt de lijst filteren door de naam van de onkostencategorie in te voeren.
6. Voer de transactiedatum van de onkosten in.
7. Voer het bedrag in voor de onkosten als deze niet is ingevuld door OCR, of als u het ingevulde bedrag wilt wijzigen.
8. Selecteer de valuta van de onkosten in.
9. Selecteer Onkosten specificeren. Onkosten specificeren is alleen beschikbaar als de onkostencategorie is gemarkeerd voor specificatie. Er wordt een nieuwe pagina geopend waar u de specificatie voor de belangrijkste onkosten kunt maken.
   • Selecteer +Nieuwe specificatie maken.
   • Selecteer de Begindatum.
   • Selecteer de Subcategorie.
   • Voer het Dagtarief in en de Hoeveelheid.
   • Selecteer Opslaan om de specificatie op te slaan.
   • Controleer het Gespecificeerde bedrag en het Resterende bedrag. Wanneer u de specificatiedetails aanmaakt, kan het gespecificeerde bedrag hoger zijn dan het onkostenbedrag, maar er wordt een validatie uitgevoerd tijdens het indienen van de onkostendeclaratie.
10. Selecteer Gereed om de onkosten op te slaan.

Voor meer informatie over onkostenrapporten gaat u naar Onkostenrapporten beheren met de mobiele Dynamics 365-app voor onkostenbeheer.

Gespecificeerde onkosten weergeven

Volg deze stappen om gespecificeerde onkosten weer te geven met de mobiele app voor onkostenbeheer.

1. Open op uw mobiele apparaat de mobiele app Power Apps en open vervolgens de mobiele Dynamics 365-app voor onkostenbeheer.
2. Navigeer naar het tabblad Onkosten en selecteer de onkosten waarvoor validatie van de specificatiegegevens vereist is, of navigeer naar het tabblad Rapporten, selecteer het onkostenrapport en selecteer vervolgens de onkosten. Het onkostenvenster wordt geopend.
3. Selecteer Onkosten specificeren. Onkosten specificeren is alleen beschikbaar als de onkostencategorie is gemarkeerd voor specificatie. Er wordt een nieuwe pagina geopend waar u de specificatie voor de belangrijkste onkosten kunt weergeven of bijwerken.
4. Als u de gespecificeerde onkosten die zijn gemaakt met +Nieuwe specificatie maken wilt bekijken, selecteert u Alle gespecificeerde onkosten weergeven.
5. Selecteer de gespecificeerde onkosten om de onkostendetails van de gespecificeerde onkosten te bekijken.
6. Gespecificeerde onkosten kunnen indien nodig met meer details worden bijgewerkt.