Onkostenbeleid definiëren

Van toepassing op: Project Operations voor scenario's op basis van resources/niet-voorradige artikelen, Lite-implementatie - van deal tot pro-formafacturering.

U kunt beleid definiëren dat uw werknemers moeten volgen bij het invoeren en indienen van onkostendeclaraties en reisopdrachten. Het implementeren van onkostenbeleid kan u helpen uitgaven effectief te beheren.

U kunt bijvoorbeeld een beleid instellen voor hotelkosten in New York City, waarin staat dat de kosten per nacht niet hoger mogen zijn dan USD 250. Als een werknemer een onkostendeclaratie of reisopdracht indient waarbij de kamerprijs hoger is dan dit bedrag, wordt de werknemer hiervan op de hoogte gesteld dat het polisbedrag voor de onkosten is overschreden. U kunt het bericht configureren dat de werknemer ontvangt wanneer u het beleid definieert.

U kunt drie typen beleidsregels definiëren:

• Waarschuwing: Hiermee kan de werknemer een onkostendeclaratie of reisopdracht indienen, maar de onkostenvergoeding wordt gemarkeerd voor alle goedkeurders en voor latere declaratie.

• Fout: Vereist dat de werknemer de onkosten herziet om te voldoen aan het beleid voordat de onkostendeclaratie of reisopdracht wordt ingediend.

• Rechtvaardiging: Vereist dat de werknemer of een manager een rechtvaardiging invoert voor het overschrijden van het polisbedrag voordat hij de onkostendeclaratie of reisaanvraag indient.

Tips voor het beleid

Hier zijn een paar suggesties die u kunnen helpen bij het opstellen van nieuw beleid voor onkostenbeheer:

• Beleid is afhankelijk van de datum, wat betekent dat een beleid niet van toepassing wordt als het is opgesteld met een datum die later is dan die waarop de kosten zijn gemaakt. U maakt bijvoorbeeld vandaag een nieuw beleid om een maximale maaltijdkosten van $ 50 af te dwingen. Bestaande uitgaven die vanaf gisteren zijn ingevoerd, worden niet gecontroleerd aan de hand van dit beleid.
• Wanneer u een beleid maakt voor een onkostencategorie die kan worden gespecificeerd, kunt u overwegen een voorwaarde toe te voegen voor het type onkostenregel. Sommige beleidsregels, zoals het vereisen van een ontvangstbewijs, zijn mogelijk niet zinvol voor gespecificeerde regels. In deze situatie wordt het beleid alleen toegepast op de koptekstregel of een niet-gespecificeerde regel.
• Onkostenbeheerbeleid wordt standaard geëvalueerd aan de hand van de bronentiteit. Voor intercompany-scenario's kunt u het beleid instellen dat in plaats daarvan moet worden geëvalueerd op basis van de doelentiteit (lenende entiteit). Als u het beleid wilt uitvoeren op de doelentiteit, schakelt u de functie Onkostenbeleid evalueren voor het lenen van juridische entiteiten in de werkruimte Functiebeheer in.

Wanneer beleid evalueren?

In de parameters voor onkostenbeheer kunt u ervoor kiezen om beleid voor onkostenbeheer te evalueren wanneer een regel wordt opgeslagen of wanneer een onkostennota wordt ingediend. Als u ervoor kiest om de evaluatie uit te voeren wanneer een regel wordt opgeslagen, hebben gebruikers eerder inzicht in wat ze moeten doen om hun onkostennota in één keer te voltooien. Anders kunt u de evaluatie van het beleid uitstellen en tijd besparen door aan het einde te valideren, tijdens de indiening bij de werkstroom.