Projectcontracten

In dit artikel vindt u voorbeelden van de projectcontracten die u kunt maken voor verschillende typen projecten en financieringsbronnen, en hoe u contracten kunt beheren en projectklanten kunt factureren.

Het type project dat u voor een projectcontract maakt, bepaalt de methode die wordt gebruikt om projectklanten te factureren. U kunt een projectcontract en het gerelateerde project wijzigen, maar u kunt het projecttype niet wijzigen.

Door gebruik te maken van een projectcontract kun je één of meerdere projecten tegelijk factureren. Het projectcontract helpt ook om een consistente factureringsprocedure te garanderen voor elk deelproject in een projectstructuur.

Elk project dat wordt gefactureerd, moet worden gekoppeld aan een projectcontract. De instellingen voor een projectcontract zijn van toepassing op alle projecten en subprojecten die aan dat projectcontract zijn gekoppeld.

In een projectcontract kunnen een of meer financieringsbronnen worden gespecificeerd. Daarom kunt u de facturering verdelen over meerdere financiers, financieringslimieten instellen zodat financieringsbronnen niet meer dan een bepaald bedrag in rekening worden gebracht en financieringsregels configureren voor het in rekening brengen van uitgaven.

Financiering van projectcontracten

In sommige projectcontracten is vastgelegd dat meerdere partijen de verantwoordelijkheid delen voor de financiering van de projectkosten. Hieronder volgen een aantal voorbeelden:

• Een grote klant die meerdere divisies heeft, vraagt om de financiering van een project per divisie te splitsen.
• Uw bedrijf deelt de kosten van een groot project met een externe organisatie.
• Een wegenproject wordt medegefinancierd door twee gemeenten.
• Een brugproject wordt gefinancierd door een overheidssubsidie en een particuliere onderneming.

In Dynamics 365 Finance kunt u de facturering voor één transactie of een heel project verdelen over meerdere klanten, subsidies of organisaties.

In projecten met meerdere financiers worden alle partijen die bijdragen aan de financiering van een geavanceerd financieringsproject financieringsbronnen genoemd. Nadat een klant, organisatie of subsidie is gedefinieerd als financieringsbron, kan deze worden toegewezen aan een of meer financieringsregels. Financieringsregels bevatten de criteria die bepalen hoe de kosten worden toegerekend aan de verschillende financieringsbronnen voor een project.

Omdat artikelen op voorraad, zoals artikelen die worden weergegeven in opdrachten tot inkoop en inkooporders, niet kunnen worden gesplitst, kan het kostenbedrag niet worden gesplitst over meerdere financieringsbronnen op het moment van distributie. Daarom blijft de waarde van de financieringsbron 0 (nul) totdat de voorraadtransactie wordt geboekt. Wanneer de voorraadafgifte wordt geboekt, wordt het kostenbedrag verdeeld volgens de accountdistributieregels voor het project.

Hier volgen enkele stappen die u kunt nemen om het gemakkelijker te maken om de facturering over meerdere financieringsbronnen te verdelen:

• Geef op dat alle transacties die voor een project worden ingevoerd, dezelfde verkoopvaluta gebruiken als het projectcontract.
• Stel financieringslimieten in, zodat een financieringsbron niet meer dan een bepaald bedrag voor een project wordt gefactureerd. Zie Financieringslimieten voor projecten voor meer informatie over financieringslimieten.
• Configureer financieringsregels en financieringslimieten voor elke werknemer, artikel, categorie, categoriegroep en transactietype (of voor alle transactietypen).
• Selecteer optionele begin- en einddatums om de periode te definiëren waarin elke financieringsregel geldig is.
• Geef het percentage op waarvoor elke financieringsbron verantwoordelijk is.
• Geef op welke financieringsbron verantwoordelijk is voor afrondingsverschillen die worden veroorzaakt door berekeningen van de financieringstoewijzing.
• Stel regels in die bepalen hoe projectkosten worden gefactureerd aan externe klanten en in rekening worden gebracht aan interne organisaties.
• Registreer transacties op een on-hold financieringsrekening totdat aanvullende financiering kan worden verkregen, of totdat u besluit de kosten intern te dragen.

Om te bepalen welke belastinggroep aan een transactie moet worden gekoppeld, wordt in het project gezocht naar een toewijzing van een belastinggroep. Als er op projectniveau geen fiscale groepstoewijzing is gedaan, wordt het projectcontract doorzocht.

Voorbeeld: Meerdere financieringsbronnen (eenvoudig)

De volgende tabel bevat scenario's voor het beheren van financieringstoewijzing over meerdere financieringsbronnen. Deze scenario's zijn gebaseerd op de volgende aannames:

• Prioriteitsinstellingen worden meegenomen in de toewijzing van middelen voordat andere financieringsregelcriteria worden toegepast.
• Er is geen datumbereik opgegeven om de periode te definiëren waarin de financieringsregel geldig is.

Scenario	Financieringsbron	Toewijzingspercentage	Prioriteit voor toewijzing
U wilt kosten toerekenen aan één financieringsbron totdat de middelen zijn uitgeput, kosten toewijzen aan een tweede financieringsbron totdat de middelen zijn uitgeput en ten slotte de resterende kosten toewijzen aan een derde financieringsbron.	Financieringsbron 1 Financieringsbron 2 Financieringsbron 3	100% 100% 100%	1 2 3
U wilt 75 procent van de kosten toewijzen aan één financieringsbron en 25 procent aan een tweede financieringsbron. Wanneer een van deze financieringsbronnen is uitgeput, wilt u de resterende kosten uit een derde financieringsbron betalen.	Financieringsbron 1 Financieringsbron 2 Financieringsbron 3	75% 25% 100%	1 1 2
U wilt 75 procent van de kosten toewijzen aan één financieringsbron en 25 procent aan een tweede financieringsbron. Wanneer een van deze financieringsbronnen is uitgeput, wilt u de resterende kosten verdelen over een derde financieringsbron en een vierde financieringsbron.	Financieringsbron 1 Financieringsbron 2 Financieringsbron 3 Financieringsbron 4	75% 25% 50% 50%	1 1 2 2
U wilt de eerste 25 procent van de kosten toewijzen aan één financieringsbron en de rest aan een tweede financieringsbron.	Financieringsbron 1 Financieringsbron 2	25% 100%	1 2

Voorbeeld: Meerdere financieringsbronnen (complex)

U heeft drie financieringsbronnen die u wilt gebruiken, in de volgende volgorde:

1. Gebruik financieringsbron 2 en financieringsbron 3 gelijk totdat financieringsbron 2 is uitgeput.
2. Blijf financieringsbron 3 gebruiken totdat deze is uitgeput.
3. Gebruik financieringsbron 1 nadat financieringsbron 3 is uitgeput.

Om dit doel te bereiken, moet u het volgende doen:

• Stel financieringslimieten in voor financieringsbron 2 en financieringsbron 3 voor hun respectievelijke bedragen.
• Maak de volgende financieringsregels:
  • Regel 1 (Prioriteit 1): Wijs 50 procent van de transacties toe aan financieringsbron 2 en 50 procent aan financieringsbron 3.
  • Regel 2 (Prioriteit 2): Wijs 100 procent van de transacties toe aan financieringsbron 3.
  • Regel 3 (Prioriteit 3): Wijs 100 procent van de transacties toe aan financieringsbron 1.

Deze instelling werkt omdat transacties worden gecontroleerd aan de hand van regels en limieten om te bepalen of een van deze van toepassing is op de transactie. Als er geen specifieke regels of limieten van toepassing zijn op de transactie, is de regel Alle transacties van toepassing. De regel Alle transacties komt overeen met alle transacties.

Als er een regel wordt gevonden die overeenkomt met een transactie, wordt het percentage dat in die regel is toegewezen eerst toegepast, maar pas nadat de overeenkomsten zijn gecontroleerd op basis van eventuele limieten die zijn ingesteld. Als een limiet is bereikt en de middelen van een financieringsbron zijn uitgeput, wordt de financieringsregel die aan de financieringslimiet is gekoppeld, genegeerd en controleert het programma op de volgende regel die van toepassing is.

In sommige gevallen kan slechts een deel van een transactie worden toegewezen op grond van een regel. Dit kan gebeuren omdat een limiet wordt bereikt wanneer de transactie wordt toegewezen. In dit geval wordt slechts een bepaald bedrag toegewezen volgens die regel, zoals 50 procent aan elke financieringsbron. Dit is het geval in regel 1, die eerder in dit hoofdstuk is beschreven. De rest wordt toegewezen volgens de volgende regel in de reeks.

In de volgende tabel wordt dit scenario in meer detail onderzocht.

focus	Bijzonderheden
Regels voor financiering	Regel 1 (Prioriteit 1): Alle transacties. Wijs financieringsbron 2 toe op 50% en financieringsbron 3 op 50%. Regel 2 (Prioriteit 2): Alle transacties. Wijs 100% toe aan financieringsbron 3. Regel 3 (Prioriteit 2): Alle verrichtingen. Wijs 100% toe aan financieringsbron 1.
Financieringslimieten	Financieringsbron: 1 limiet = 10.000,00 Financieringsbron 2 limiet = 500,00 Financieringsbron 3 limiet = 750,00
Transactie 1	Transactiebedrag: 100,00Financiering: De transactie wordt alleen betaald volgens regel 1, omdat de transactie volledig is betaald nadat regel 1 is toegepast. De transactie wordt gelijk gefinancierd tussen financieringsbron 2 en financieringsbron 3. Financieringsbron 2: 50.00 Financieringsbron 3: 50.00
Transactie 2	Transactiebedrag: 5.000,00Financiering: De transactie wordt betaald volgens alle drie de regels. Regel 1 Financieringsbron 2: 450,00 Financieringsbron 3: 450,00 Regel 2 Financieringsbron 3: 250,00 (= 750,00 – 50,00 – 450,00) Regel 3 Financieringsbron 1: 3.850,00 (= 5.000,00 – 450,00 – 450,00 – 250,00)
Totaal bedrag dat voor elke financieringsbron wordt verdeeld	Financieringsbron 1: 3.850,00 Financieringsbron 2: 500,00 Financieringsbron 3: 750,00

Regels voor facturering

Wanneer u met een klant onderhandelt over een projectcontract, bepaalt u hoe en wanneer u de klant kunt factureren voor het werk aan een project. Nadat u het projectcontract en het project hebt ingesteld, kunt u factureringsregels voor het project instellen. Factureringsregels zijn gebaseerd op de projectvoorwaarden die zijn gespecificeerd in het projectcontract. Welke factureringsregels u kunt maken, is afhankelijk van de voorwaarden van het projectcontract en het projecttype, zoals Tijd en materiaal of Vaste prijs, dat u aan de factureringsregel koppelt. U kunt meer dan één factureringsregel maken voor een projectcontract. U kunt ook een factureringsregel toewijzen aan meerdere projecten die zijn gekoppeld aan hetzelfde projectcontract en vergelijkbare factureringsvoorwaarden hebben.

U kunt de volgende typen factureringsregels instellen:

• Leveringseenheid : factureer een klant wanneer u een leveringseenheid voltooit. U definieert de leveringseenheden in het contract.
• Voortgang – Factureer een klant wanneer u een bepaald percentage van het project hebt voltooid. U kunt een factureringsregel instellen om automatisch het percentage van het voltooide werk te berekenen, of u kunt handmatig het percentage van het voltooide werk en het bedrag dat aan de klant moet worden gefactureerd, berekenen.
• Mijlpaal – Factureer een klant voor het volledige bedrag van een projectmijlpaal wanneer de mijlpaal is bereikt.
• Vergoeding - Factureer een klant voor uw diensten plus een beheervergoeding, die doorgaans een percentage is van de kosten van diensten.
• Tijd en materiaal : factureer een klant voor de waarde van de tijd en materialen die voor een project worden gebruikt.

Voor alle soorten factureringsregels kunt u een retentiepercentage opgeven dat wordt afgetrokken van klantfacturen totdat een project een overeengekomen fase bereikt. Het inhoudingspercentage van de betaling staat vermeld in het projectcontract. Het bedrag wordt berekend op basis van en afgetrokken van de totale waarde van de regels op een klantfactuur.

Voor factureringsregels voor tijd en materiaal en voortgang kunt u in rekening gebrachte categorieën toewijzen. In rekening te brengen categorieën geven de transacties aan die in klantfacturen moeten worden opgenomen.

Wanneer u klaar bent om de klant te factureren, wordt het te factureren bedrag voor het project berekend op basis van de factureringsregels en wordt er een projectfactuurvoorstel gegenereerd.

In de volgende secties vindt u voorbeelden van het instellen en beheren van factureringsregels voor een project.

Voorbeeld: Maak een factureringsregel die is gebaseerd op het aantal geleverde eenheden

Uw organisatie gaat een overeenkomst aan om in totaal vijf trainingssessies te geven aan de werknemers van een klant tegen een kostprijs van 10.000 per trainingssessie. Je factureert de klant na elke trainingssessie.

Wanneer u de factureringsregels voor het contract instelt, gebruikt u de volgende waarden:

• De leveringseenheid is één trainingssessie.
• De eenheidsprijs is 10.000 per trainingssessie.
• Het totale aantal eenheden is vijf trainingssessies.

Wanneer u één trainingssessie hebt voltooid, kunt u een factuur maken voor 10.000 voor de eerste eenheid die is geleverd, en de factuur naar de klant sturen.

Voorbeeld: Maak een factureringsregel die is gebaseerd op een opgegeven percentage van de voltooiing van het project (handmatige berekening)

Uw organisatie, een softwareadviesbureau, gaat een overeenkomst aan met een klant om een deel van een product te ontwikkelen dat de klant aan het ontwikkelen is. Uw organisatie stemt ermee in om de softwarecode over een periode van zes maanden op te leveren. De klant stemt ermee in om uw organisatie in totaal 100.000 te betalen voor het werk. U maakt een factureringsregel om de klant te factureren op basis van het percentage van het werk dat aan het project is voltooid, zoals gespecificeerd in het contract.

• Aan het einde van de eerste maand ga je met de klant om tafel om te bepalen welk percentage van het werk is voltooid. Nadat u en de klant het project hebben beoordeeld, besluit u dat het project voor 15 procent is voltooid.
• Je maakt een factuur voor 15.000 (15 procent van 100.000) en stuurt deze naar de klant.

Voorbeeld: Maak een factureringsregel die is gebaseerd op een opgegeven percentage van de voltooiing van het project (automatische berekening)

Uw organisatie, een softwareontwikkelingsbedrijf, stemt ermee in om een salarisadministratiepakket te ontwikkelen voor een klant voor 30.000. De klant stemt ermee in uw organisatie te betalen op basis van het percentage van het voltooide werk. U schat dat de projectkosten 20.000 bedragen. In het projectcontract worden de categorieën werk gespecificeerd die u gebruikt in het factureringsproces. U stelt factureringsregels in waarmee automatisch de factuurbedragen worden berekend voor het percentage werk dat voor elke categorie is voltooid. U stelt een budget in voor elke categorie:

• Ontwikkeling – Kosten van 15.000 en inkomsten van 20.000
• Installatie – Kosten van 5.000 en inkomsten van 10.000

Wanneer u voor de eerste keer een klantfactuur maakt, wordt het factuurbedrag automatisch berekend op basis van de volgende gegevens:

• Na een maand dient de werknemer op het project een rooster voor het project in. De kosten van de uren van de werknemer bedragen 5.000 voor ontwikkeling en 1.000 voor installatie. Het ontwikkelingswerk is voor 33 procent voltooid (5.000 werkelijke kosten, 15.000 budgetkosten) en het installatiewerk is voor 20 procent voltooid (1.000 werkelijke kosten, 5.000 budgetkosten).
• Het factuurbedrag van 8.667 wordt automatisch berekend (33 procent van 20.000 + 20 procent van 10.000).
• Je maakt een factuur aan voor 8.667 en stuurt deze naar de klant.

Voorbeeld: Maak een factureringsregel die is gebaseerd op overeengekomen mijlpalen

Uw organisatie, een managementadviesbureau, stemt ermee in marktonderzoek uit te voeren voor een consumentenproduct dat de klant van plan is te verkopen. De klant stemt ermee in om uw diensten te gebruiken voor een periode van drie maanden, te beginnen in maart, en stemt ermee in om uw organisatie 50.000 te betalen. Het project heeft drie mijlpalen:

• Mijlpaal 1: Consumentengegevens verzamelen – 31 maart
• Mijlpaal 2: Analyseer consumentengegevens – 30 april
• Mijlpaal 3: Presenteer een voorstel voor de levensvatbaarheid van producten - 31 mei

De klant stemt ermee in om uw organisatie 10.000 te betalen voor de eerste mijlpaal, 20.000 voor de tweede mijlpaal en 20.000 voor de derde mijlpaal.

Wanneer u het projectcontract opstelt, gaat u ermee akkoord om de klant te factureren op basis van de mijlpaal die is voltooid. Het instellen van de factureringsregel omvat de volgende stappen:

• Definieer de projectmijlpalen.
• Definieer het bedrag dat aan de klant moet worden gefactureerd wanneer elke mijlpaal is voltooid.

Wanneer de eerste mijlpaal op 31 maart is voltooid, markeert u de mijlpaal als voltooid en maakt u vervolgens een factuur voor 10.000 en verzendt u deze naar de klant. U kunt pas een factuur voor een mijlpaal maken als u de mijlpaal als voltooid hebt gemarkeerd.

Voorbeeld: Maak een factureringsregel die is gebaseerd op services plus beheerkosten

Uw organisatie, een managementadviesbureau, stemt ermee in marktonderzoek uit te voeren om de levensvatbaarheid te evalueren van een product dat de klant, een retailbedrijf, ontwikkelt. In de voorwaarden van de overeenkomst is vastgelegd dat u de diensten levert van uw drie belangrijkste managementconsultants, die het onderzoek uitvoeren op basis van tijd en materiaal. De klant stemt ermee in om 100 per uur te betalen, plus 10 procent beheerkosten voor de adviesuren die aan het project in rekening worden gebracht.

Wanneer u het projectcontract instelt, maakt u een factureringsregel om 10 procent beheerkosten toe te voegen aan de adviesuren die aan het project in rekening worden gebracht.

Wanneer u een factuur voor de klant maakt, wordt de klant 10 procent beheerkosten in rekening gebracht plus de kosten van de adviesuren. Als de drie consultants bijvoorbeeld in totaal 200 uur aan het project hebben gewerkt, wordt er een factuur voor 22.000 uur gemaakt op basis van de volgende berekening:

• 200 uur aan 100 per uur = 20.000
• 10 procent beheerkosten = 2.000
• Totaal factuurbedrag = 22.000

Als kosten belastbaar zijn voor een klant en u een btw-groep selecteert in het projectcontract, wordt de btw-groep automatisch ingevoerd in een factureringsregel voor kosten.

Voorbeeld: Maak een factureringsregel voor de waarde van tijd en materialen

Uw organisatie, een softwareadviesbureau, stemt ermee in om de komende zes maanden vijf technische consultants te leveren om aan een softwareontwikkelingsproject voor een klant te werken. De klant stemt ermee in om 150 te betalen voor elk consultuur, plus de kosten van kantoorbenodigdheden. Uw organisatie stuurt aan het einde van elke maand een factuur naar de klant.

Wanneer u het projectcontract instelt, gaat u ermee akkoord de klant elke maand te factureren voor tijd en materialen voor het project. U maakt een factureringsregel die de volgende gegevens bevat:

• De contractduur is zes maanden.
• De adviestijd wordt berekend tegen een tarief van 150 per uur.
• Kantoorbenodigdheden worden gefactureerd tegen kostprijs en de totale kosten voor het project mogen niet hoger zijn dan 10.000.
• U maakt een klantfactuur aan het einde van elke kalendermaand tijdens het project.

Gedurende de eerste maand worden in totaal 800 uur geregistreerd door de consultants op het project. De kosten van kantoorbenodigdheden die aan het project in rekening worden gebracht, bedragen 2.000. Daarom maakt u aan het einde van de maand een factuur voor 122.000, die wordt berekend als 800 uur tegen 150 per uur, plus 2.000 voor kantoorartikelen.