Veelgestelde vragen over verantwoorde AI voor Copilot voor projecten

Dit artikel biedt antwoorden op veelgestelde vragen over Microsoft Copilot voor projecten.

Door AI aangestuurde functies

Copilot biedt AI-gestuurde ervaringen die de manier waarop projectmanagers essentiële en tijdrovende taken uitvoeren volledig verandert door een eenvoudige opdracht of klik op een knop. Tools en inzichten met AI-ondersteuning vergroten het vermogen van projectmanagers om succesvolle projectresultaten te realiseren. Deze functies vergemakkelijken een naadloze projectstructurering, risicobeoordeling samen met voorgestelde oplossingen en beknopte statusrapporten waarin plannings- en financiële gegevens zijn geïntegreerd. Ze bieden waardevolle inzichten in de algemene voortgang van projecten, financiële prestaties en naleving van de planning. Omdat taak-, risico- en projectoverzichten eenvoudig kunnen worden gemaakt, helpt Copilot projectmanagers tijd te besparen en hun focus efficiënter te gebruiken voor strategische werkzaamheden.

Wat is Copilot for projecten?

Copilot voor projecten is een reeks functies die projectbeheertaken in het systeem stroomlijnen in eenvoudig Engels. Op basis van een projectnaam en -beschrijving die als invoer worden aangeleverd, kan Copilot voor projecten een voorlopige structuur voor werkspecificatie genereren en zo het taakplanningsproces vereenvoudigen. Voor lopende projecten vergemakkelijkt Copilot voor projecten de risicobeoordeling door het risicoregister te analyseren en voorgestelde maatregelen te bieden, samen met de waarschijnlijkheid dat elk geïdentificeerd risico zich kan voordoen.

Bovendien kunnen projectmanagers via Copilot moeiteloos gedetailleerde statusrapporten genereren. Ze kunnen beknopte overzichten van plannings- en financiële gegevens integreren, terwijl ze ook inzichtelijke inhoud leveren over de algehele projectvoortgang, financiële prestaties en naleving van de planning. Deze rapporten worden handig opgeslagen en kunnen gemakkelijk worden opgeroepen, waarbij alle eerdere bewerkingen behouden blijven.

Copilot biedt ook een zijspan-chatfunctie die de toegankelijkheid en efficiëntie van projectbeheer verbetert door gebruikers al deze acties te laten initiëren via getypte opdrachten.

Wat kan Copilot for projecten doen?

Copilot voor projecten helpt klanten de processen voor projectplanning en -uitvoering te verbeteren en uiteindelijk projecten efficiënter op te leveren. Door gebruik te maken van de kracht van geavanceerde Machine Learning-technieken, waaronder natuurlijke taalverwerking die wordt mogelijk gemaakt door Azure Open AI, kunnen klanten tijd besparen, het risico op het onder- of overschatten van de taakduur verkleinen en de processen voor projectplanning en -uitvoering voortdurend verbeteren. Daarom kan Copilot voor projecten hun bedrijf helpen de levertijden van projecten te verbeteren, de kosten te verlagen, de klanttevredenheid te vergroten en uiteindelijk de groei en winstgevendheid te stimuleren.

Projectmanagers in professionele dienstverlenende organisaties zijn het er doorgaans over eens dat het opstellen van statusrapporten voor projecten een van de meest terugkerende en tijdrovende taken in hun werk is. Projectmanagers verzamelen eerst gegevens uit verschillende bronnen en maken er een overzicht van. Vervolgens geven ze commentaar op elke dimensie van de projectgezondheid: omvang, planning of budget. Om transparantie te bieden over de bedreigingen voor het project, geven ze vervolgens ook een overzicht van de risico's.

Het projectstatusrapport van Copilot voor projecten geeft projectmanagers een voorsprong door automatisch de belangrijkste onderdelen van het rapport te genereren. Zo kunnen projectmanagers zich concentreren op de verhalende tekst. Ze kunnen verfijnen wat relevant is voor het specifieke project zonder energie te hoeven steken in alledaagse, repetitieve taken zoals het verzamelen en samenvatten van gegevens. Een accuraat projectstatusrapport levert een aanzienlijke tijdsbesparing per project op. Deze besparingen kunnen vooral aanzienlijk zijn in gevallen waarin projectmanagers hun tijd verdelen over meerdere projecten in een organisatie.

Waarvoor kunt u Copilot voor projecten inzetten?

Als AI-assistent voor projectmanagers biedt Copilot voor projecten een aantal toepassingsmogelijkheden:

• Taakplan/structuur voor werkspecificatie: het automatisch genereren van een structuur voor werkspecificatie is bedoeld om de projectmanager een voorsprong te geven bij het opstellen van een projectopleveringsplan. Dit heeft een vergelijkbaar doel als een projectsjabloon, waarbij gerelateerde activiteiten in de structuur contextueel zijn gebaseerd op de omvang en tijdlijn van het project. Wat een projectsjabloon betreft, is de verwachting dat de activiteiten worden aangepast aan de gedetailleerde behoeften van het project. Denk hierbij aan verwijderingen, toevoegingen en wijzigingen in de duur, inspanning, afhankelijkheden en toegewezen personen.
• Plan voor risico's en beperking ervan: het automatisch genereren van risico's is bedoeld om de projectmanager te helpen potentiële bedreigingen voor de gezondheid van een project te identificeren en te documenteren. Gezien de aard van omvang, planning en budget van het project, bieden risicoregisters de projectmanager een manier om alle relevante belanghebbenden te waarschuwen voor factoren die ervoor kunnen zorgen dat het project de groene status verliest. Bij elk risico hoort een overeenkomstige beperking.
• Projectstatusrapport: het systeem heeft als doel een bewerkbaar projectstatusrapport te bieden om de projectmanager een voorsprong te geven bij het uitvoeren van een kernonderdeel van zijn functie. Alle verhalende secties kunnen en moeten door de projectmanager worden beoordeeld voordat het rapport wordt afgerond en verspreid. In de meeste organisaties worden projectstatusrapporten gedeeld met zowel klanten als de leiding van de interne serviceorganisatie.

Hoe werd Copilot voor projecten geëvalueerd? Welke statistieken worden gebruikt om de prestaties te meten?

We beoordelen de kenmerken zowel kwalitatief als kwantitatief. Om de kwaliteit van de functie te beoordelen, hebben we gebruikersonderzoeken uitgevoerd met projectmanagers om feedback te verzamelen over hun ervaringen, ideeën over de kwaliteit van de functie en suggesties voor verbetering.

Daarnaast monitoren we telemetriegegevens om bij te houden hoeveel klanten de functie hebben geprobeerd, wat het succespercentage van de functie is en wat de verhouding tussen positieve en negatieve feedback is. Voordat we de Copilot-functie in meerdere regio's uitbrachten, hebben we uitgebreide tests uitgevoerd om de functionaliteit ervan te garanderen. Als u problemen ondervindt met de gegenereerde inhoud of een van de vermelde gebruiksscenario's, laat het ons dan weten door feedback te geven. Uw feedback wordt gebruikt om de producten en services van Microsoft te verbeteren. De IT-beheerders van uw organisatie hebben mogelijk toegang tot uw feedbackgegevens voor beheerdoeleinden. Zie de Privacyverklaring voor meer informatie. 

Copilot voor projecten werd beoordeeld voor verschillende talen. Zie Internationale beschikbaarheid van Copilot voor meer informatie over beschikbare talen. Het systeem werkt mogelijk minder in talen die niet zijn beoordeeld, dit kan gevolgen hebben voor de nauwkeurigheid en gebruikerservaring.

Wat zijn de beperkingen van Copilot voor projecten? Hoe kunnen gebruikers de impact van de beperkingen van Copilot voor projecten minimaliseren bij het gebruik van het systeem?

• Met door AI gegenereerde taken worden niet automatisch toegewezen personen, afhankelijkheden of taakcontrolelijstitems gemaakt. U kunt de gewenste parameters toevoegen nadat de taken automatisch zijn gegenereerd.
• Werkelijke gegevens, zoals tijd, kosten of materialen, moeten worden geregistreerd voordat de risicobeoordeling en het projectstatusrapport via Copilot kunnen worden gegenereerd.
• Hoewel de door AI gegenereerde samenvattende beschrijving een eerste overzicht geeft, geeft het niet altijd nauwkeurig de ware context of status van het project weer. Alle onderdelen van het verhalende deel van het overzicht kunnen worden bewerkt en moeten grondig worden beoordeeld door de projectmanager voordat het rapport wordt afgerond en verspreid. Er moeten indien nodig bewerkingen worden gemaakt om een nauwkeurige weergave van de status van het project te garanderen.

Welke operationele factoren en instellingen maken een effectief en verantwoordelijk gebruik van Copilot voor projecten mogelijk?

• Als beheerder kunt u de functie Copilot voor projecten in- en uitschakelen via de instellingen voor functiebeheer.
• Als functiegebruiker kunt u in het zijspan korte en nauwkeurige opdrachten geven om de gewenste actie te activeren. De triggers die verband houden met de eerder beschreven scenario's leveren de gewenste output op, zoals 'genereer taken, maak een risicoplan, maak projectstatusrapport'. Triggers die niet bedoeld zijn om deze drie mogelijkheden aan te roepen, geven een fout weer.
• De output is gebaseerd op de projectnaam en beschrijving van de taken, en op financiële projectgegevens voor de risicobeoordeling en het projectstatusrapport.