Samenwerken via SharePoint

Licentie- en rolvereisten

Vereistetype	U moet over het volgende beschikken
Licentie	Dynamics 365 Sales Premium of Dynamics 365 Sales Enterprise Meer informatie: Dynamics 365 Sales-prijzen
Beveiligingsrollen	Elke primaire verkooprol, zoals verkoper of verkoopmanager Meer informatie: Primaire verkooprollen

Beheer veelgebruikte documenttypen, zoals Word-, Excel,- PowerPoint-documenten, en maak mappen om die documenten op te slaan en beheren, die naadloos vanuit een modelgestuurde app in SharePoint worden opgeslagen.

Notitie

Voor deze functie moet uw systeembeheerder SharePoint-documentbeheer hebben ingeschakeld. Zie voor meer informatie Uw documenten beheren met SharePoint.

Voor potentiële klant- en verkoopkansrecords wordt automatisch een standaarddocumentlocatiemap gemaakt in SharePoint op het moment dat u de eerste keer naar het tabblad Bestanden gaat. Ga voor andere standaard- of aangepaste entiteitsrecords naar het tabblad Gerelateerd>Documenten. De naam van de documentlocatie heeft de indeling <recordnaam>_<record_id>.

Standaard wordt de locatie in Documenten ingesteld op Standaardsite 1.

Uitleg bij documentlocatie

Entiteit voor Potentiële klant

Wanneer een potentiële klant wordt gekwalificeerd en omgezet in een verkoopkans, is de documentlocatie als volgt beschikbaar:

• Als er al een documentlocatie is gemaakt voor de potentiële klant, wordt dezelfde documentlocatie gebruikt voor de gekwalificeerde verkoopkans.

• Als er geen documentlocatie beschikbaar is voor de oorspronkelijke potentiële klant, wordt er een nieuwe documentlocatie gemaakt voor de verkoopkans (als de integratie is geconfigureerd als Op basis van Contact, wordt de map gemaakt onder de map Contact).

Verkoopkans - Delen van prijsopgavedocumenten

Wanneer u een prijsopgave maakt via een subraster in een verkoopkansrecord, zijn de documenten die aan de verkoopkans zijn gekoppeld automatisch beschikbaar op het tabblad Documenten van de gemaakte prijsopgave. Voorwaarde is alleen dat er al minimaal één SharePoint-documentlocatie is gemaakt voor de verkoopkansrecord.

Als u de prijsopgave- en verkoopkansdocumenten niet wilt delen, gebruikt u het raster Prijsopgaven om een prijsopgave te maken en voegt u een verkoopkans als referentie toe. De documenten van de verkoopkans worden dan niet met de prijsopgave gedeeld.

Bovendien worden de tabbladen Bestanden en Documenten standaard toegevoegd aan het formulier Verkoopkans en wordt er een SharePoint-documentlocatie toegevoegd aan de verkoopkansrecord. Het tabblad Bestanden kan worden verwijderd met behulp van systeemaanpassingen.

Een document toevoegen

1. Open een potentiële klant- of verkoopkansrecord en selecteer het tabblad Bestanden. Selecteer voor andere standaard- of aangepaste entiteiten die zijn ingeschakeld voor documentbeheer de optie Gerelateerd en selecteer Documenten.

2. Maak een keuze uit de volgende opties.

   • Als u een nieuw document wilt maken, selecteert u Nieuw, selecteert u het gewenste documenttype, zoals Word, Excel of OneNote en voert u een naam in. Selecteer Opslaan. Het lege document wordt geopend op een nieuw tabblad.

   • Als u een bestaand document wilt toevoegen, selecteert u Uploaden, selecteert u Bestand kiezen, zoekt en selecteert u het gewenste bestand en selecteert u Openen. Selecteer OK.

   Het documentbestand verschijnt in de weergave Aan documenten gekoppeld raster.

   

   Het document verschijnt ook op locatie van de SharePoint-sitemap.

   

SharePoint-locaties beheren

U kunt nieuwe SharePoint-locaties maken of bestaande bewerken vanuit een modelgestuurde app.

1. Selecteer in de lijst Bestanden op de opdrachtbalk de optie Locatie openen en selecteer de locatie.

2. U kunt de locatie bewerken door op de opdrachtbalk Locatie bewerkenlocatienaam te selecteren.

   Het dialoogvenster Locatie bewerken wordt weergegeven.

3. De weergavenaam, bovenliggende site en mapnaam worden automatisch ingevuld. Voer details van de nieuwe locatie in en selecteer vervolgens Opslaan.

4. Voeg een locatie toe door op de opdrachtbalk Locatie toevoegen te selecteren.

5. Het dialoogvenster Locatie toevoegen wordt weergegeven.

   

6. De weergavenaam, bovenliggende site en mapnaam worden automatisch ingevuld. Wijzig de gegevens zo nodig en selecteer vervolgens Opslaan.

Acties op documenten

Als u een of meer documenten selecteert in de documentenlijst, kunt u het volgende andere algemene SharePoint-acties op de documenten uitvoeren:

• Bewerken

• Verwijderen

• Inchecken

• Uitchecken

• Uitchecken negeren

• Eigenschappen bewerken

Veelgestelde vragen over tabblad Bestanden

Waarom is de locatie voor toegang tot documenten verplaatst?

• We hebben de opdracht voor het maken van documenten verplaatst, zodat deze gemakkelijker en met minder klikken te vinden is.

Is het tabblad Documenten verdwenen?

• Nee, het is niet verdwenen. Gebruikers kunnen nog steeds op de oude manier toegang krijgen tot de documenten die aan de betreffende record zijn gekoppeld, door gewoon in het menu Gerelateerd op de koppeling Documenten te klikken.

Worden er met de wijziging nog steeds automatisch submappen in SharePoint gemaakt?

• Ja. Het werkt hetzelfde als de koppeling Documenten in het menu Gerelateerd. Wanneer een gebruiker de eerste keer het tabblad Bestanden selecteert, wordt de bijbehorende SharePoint-submap door het systeem aangemaakt.

Is er een manier om het tabblad Bestanden toe te voegen aan andere entiteiten of te verwijderen?

• Ja. Volg de stappen in dit artikel als u het tabblad Bestanden wilt toevoegen of verwijderen. Het tabblad Documenten in SharePoint toevoegen aan het hoofdformulier voor een entiteit

Waar kan ik mijn feedback over deze wijziging naartoe sturen?

• U kunt uw feedback verzenden naar het Dynamics 365 Sales Office and Teams Integration-team op dit e-mailadres: d365_ot_crew@microsoft.com

Zie ook

[Integratie van SharePoint, OneNote en OneDrive met Microsoft Dataverse](/ powerapps/maker/common-data-service/sharepoint-onedrive-onenote-intro)