Categorieaanvragen van leveranciers

Met het proces voor categorieaanvragen kunnen leveranciers verzoeken om nieuwe inkoopcategorieën aan hun account te koppelen. Deze inkoopcategorieën kunnen vervolgens worden gebruikt door de bijbehorende inkoop- en sourcingprocessen. (Zie voor meer informatie Overzicht van inkoopcatalogi.)

Categorieaanvragen worden geïnitieerd door leveranciers in het werkgebied Leveranciergegevens. Vervolgens worden ze ter beoordeling en goedkeuring naar uw instelling verzonden. Goedgekeurde categorieën worden toegevoegd aan de lijst met inkoopcategorieën in de account van de leverancier.

De functie Categorieaanvragen van leveranciers in- of uitschakelen

Voordat u de functie kunt gebruiken, moet deze zijn ingeschakeld voor uw systeem. Vanaf Supply Chain Management versie 10.0.25 is deze functie standaard ingeschakeld. Vanaf Supply Chain Management versie 10.0.32 is deze functie verplicht en deze functie kan niet worden uitgeschakeld. Beheerders kunnen deze functionaliteit in- of uitschakelen door te zoeken naar de functie Leveranciers toestaan zich aan te melden voor inkoopcategorieën via leverancierssamenwerking in de werkruimte Functiebeheer.

Als deze functie is ingeschakeld, kunt u nog steeds handmatig inkoopcategorieën toevoegen aan leveranciersaccounts. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in Leveranciers goedkeuren voor specifieke inkoopcategorieën.

Vereisten voor leverancierssamenwerking

Voordat een leverancier kan werken met categorieaanvragen, moet dit worden ingesteld voor leverancierssamenwerking.

De leverancier moet minimaal één gebruiker voor leverancierssamenwerking hebben. Alleen leveranciersgebruikers met de beveiligingsrol Leverancierbeheerder (extern) kunnen categorieaanvragen maken en indienen.

Zie voor meer informatie Samenwerking met leveranciers instellen en onderhouden.

De workflow Leveranciercategorieaanvragen instellen

De workflow Leveranciercategorieaanvragen moet worden ingesteld in de workflows voor inkoop en sourcing. Leveranciers dienen nieuwe categorieaanvragen in die u kunt controleren en goedkeuren. Aangevraagde inkoopcategorieën worden aan een leverancieraccount toegevoegd nadat een categorieaanvraag is goedgekeurd.

In het volgende voorbeeld ziet u hoe u een eenvoudige workflow voor Leveranciercategorieaanvragen met één fiatteur instelt. U moet uw interne processen evalueren om de juiste workflowinstellingen voor uw instelling te bepalen.

1. Ga naar Inkoop en sourcing > Instellen > Workflows voor inkoop en sourcing.
2. Selecteer Nieuw in het actievenster.
3. Selecteer in het dialoogvenster de workflow Leveranciercategorieaanvragen om de workfloweditor te openen.
4. Meld u aan bij de workfloweditor.
5. Selecteer Eigenschappen in het actievenster.
6. Voer in het veld Indieningsinstructies op de pagina Eigenschappen van de workflow een tekst met instructies in. De instructies worden weergegeven voor leveranciers wanneer ze een categorieaanvraag indienen.
7. Sluit de pagina Eigenschappen.
8. Sleep het workflowelement Nieuwe categorieaanvraag goedkeuren naar het canvas.
9. Sleep een koppeling van het workflowelement Start naar het workflowelement Nieuwe categorieaanvraag goedkeuren.
10. Sleep een koppeling van het workflowelement Nieuwe categorieaanvraag goedkeuren naar het workflowelement Einde.
11. Dubbeltik of -klik op het workflowelement Nieuwe categorieaanvraag goedkeuren.
12. Selecteer het workflowelement Stap 1 en houd dit vast (of klik er met de rechtermuisknop op) en selecteer Eigenschappen.
13. Voer in het veld Onderwerp werkitem op de pagina Eigenschappen van het workflowelement een tekst met het onderwerp in. Deze tekst wordt weergegeven als de waarde van het veld Onderwerp op de pagina Aan mij toegewezen werkitems.
14. Voer in het veld Instructies werkitem de tekst van de instructies in. De instructies worden weergegeven voor fiatteurs wanneer ze Workflow selecteren in het actievenster van een categorieaanvraag.
15. Selecteer in het linkerdeelvensters Toewijzing.
16. Stel op het tabblad Toewijzingstype de optie Gebruikers toewijzen aan dit workflowelement in op Gebruiker.
17. Selecteer op het tabblad Gebruiker in de lijst Beschikbare gebruikers een fiatteur. Selecteer bijvoorbeeld een gebruiker in de afdeling Inkoop.
18. Selecteer de knop Pijl-rechts (>) om de fiatteur te verplaatsen naar de lijst Geselecteerde gebruikers.
19. Sluit de pagina Eigenschappen.
20. Selecteer Opslaan en sluiten.
21. Voer in het veld Versieopmerkingen notities in voor de workflow.
22. Selecteer OK om de workflow op te slaan.
23. Als u klaar bent om de workflow te testen, selecteert u De nieuwe versie activeren. Als u dit niet wilt, selecteert u De nieuwe versie niet activeren.
24. Selecteer OK om het instellen van de workflow af te ronden.

Tip

Als uw instelling niet vereist dat categorieaanvragen moeten worden goedgekeurd, moet u de workflow voor automatische goedkeuring configureren.

Meer informatie over het instellen van workflows vindt u in Overzicht van werkstroomsysteem.

Een categorieaanvraag maken en indienen

In deze sectie wordt beschreven hoe leveranciers het werkgebied Leveranciergegevens kunnen gebruiken om categorieaanvragen te maken, te bewerken, weer te geven en in te dienen.

Een nieuw aanvraag starten

Volg deze stappen om een nieuwe categorieaanvraag te starten.

1. Selecteer in het werkgebied Leveranciersgegevens de tegel Categorieaanvragen.

2. Selecteer op de pagina Categorieaanvragen in het actievenster de optie Nieuwe categorieaanvraag.

3. Zoek in het dialoogvenster Nieuwe categorieaanvraag de categorie die u wilt aanvragen door in de structuur te navigeren en/of het filter boven aan de lijst te gebruiken. Schakel het selectievakje in voor elke gewenste categorie.

   Let op de volgende punten:

   • Categorieën die momenteel actief zijn in uw leveranciersaccount worden weergegeven als geselecteerd en kunnen niet worden verwijderd.
   • U kunt meerdere inkoopcategorieën aanvragen in één categorieaanvraag.

4. Selecteer OK om de conceptaanvraag te maken.

   De nieuwe conceptaanvraag verschijnt nu op de pagina Categorieaanvragen.

5. Open de nieuwe conceptaanvraag om deze te controleren en zo nodig te bewerken.

   • Om de lijst met categorieën weer te geven die momenteel in de aanvraag zijn opgenomen, selecteert u het sneltabblade Aangevraagde categorieën.
   • Als u de actieve categorieën wilt zien, opent u het feitenvak Actieve categorieën rechts in de pagina.
   • Als u een categorie wilt toevoegen aan de aanvraag, selecteert u Toevoegen in de werkbalk op het sneltabblad Aangevraagde categorieën.
   • Als u een categorie uit de aanvraag wilt verwijderen, selecteert u de categorie op het sneltabblad Aangevraagde categorieën en selecteert u vervolgens Verwijderen in de werkbalk.
   • Als u een document aan de aanvraag wilt toevoegen, selecteert u Bijlagen in het actievenster. Gekoppelde documenten zijn beschikbaar voor fiatteurs wanneer deze de categorieaanvraag controleren.
   • Als u een bijlage uit de aanvraag wilt verwijderen, selecteert u Bijlagen in het actievenster. Selecteer het document dat u wilt verwijderen en selecteer vervolgens Verwijderen in het actievenster.

6. Als u klaar bent om de aanvraag in te dienen, selecteert u Indienen in het actievenster. Sluit anders de pagina en sla de resterende stappen van deze procedure over. U kunt op een later tijdstip weer teruggaan naar de aanvraag.

7. Lees eventuele indieningsinstructies die worden getoond en selecteer vervolgens Indienen.

8. Voer in het vak Opmerkingen aanvullende gegevens in die vereist zijn. Selecteer vervolgens Indienen om de aanvraag af te ronden.

Een conceptaanvraag of ingetrokken aanvraag bewerken

Volg deze stappen om een conceptaanvraag of ingetrokken categorieaanvraag te bewerken.

1. Selecteer in het werkgebied Leveranciersgegevens de tegel Categorieaanvragen.
2. Selecteer het concept of de ingetrokken aanvraag om deze te openen.
3. Bewerk de aanvraag waar nodig en sluit deze of dien deze in zoals beschreven in de vorige procedure.

Een conceptaanvraag of ingetrokken aanvraag indienen

Volg deze stappen om een conceptaanvraag of ingetrokken categorieaanvraag in te dienen.

1. Selecteer in het werkgebied Leveranciersgegevens de tegel Categorieaanvragen.

2. Selecteer het concept of de ingetrokken aanvraag die u wilt indienen.

3. Selecteer Indienen in het actievenster.

4. Lees eventuele indieningsinstructies die worden getoond en selecteer vervolgens Indienen.

5. Voer in het vak Opmerkingen aanvullende gegevens in die vereist zijn. Selecteer vervolgens Indienen om de aanvraag af te ronden.

   De status van de categorieaanvraag wordt gewijzigd in een van de volgende waarden:

   • In afwachting van controle: de aanvraag bevindt zich in de werkstroom.
   • In afwachting van goedkeuring: goedkeuring is verplicht.

Een ingediende aanvraag intrekken die nog niet is goedgekeurd

Volg deze stappen om een categorieaanvraag in te trekken die is ingediend, maar nog niet is goedgekeurd.

1. Selecteer in het werkgebied Leveranciersgegevens de tegel Categorieaanvragen.

2. Selecteer de in behandeling zijnde aanvraag die u wilt intrekken.

3. Selecteer Intrekken in het actievenster.

4. Voer in het vak Opmerking invoeren aanvullende gegevens in die vereist zijn. Selecteer vervolgens Indienen om de aanvraag af te ronden.

   De status van de categorieaanvraag wordt gewijzigd in Geannuleerd. De aanvraag behoudt deze status tot u deze verwijdert of opnieuw indient.

Een conceptaanvraag of ingetrokken aanvraag verwijderen

Volg deze stappen om een conceptaanvraag of ingetrokken categorieaanvraag te verwijderen.

1. Selecteer in het werkgebied Leveranciersgegevens de tegel Categorieaanvragen.
2. Selecteer het concept of de ingetrokken aanvraag die u wilt verwijderen.
3. Selecteer in het actievenster Verwijderen.
4. Selecteer Ja om de verwijdering te bevestigen.

Voltooide aanvragen weergeven

Als u voltooide aanvragen wilt weergeven, opent u het werkgebied Leveranciersgegevens en selecteert u de tegel Categorieaanvragen. Categorieaanvragen die zijn voltooid, hebben een van de volgende statussen:

• Goedgekeurd: de aanvraag is goedgekeurd. Als u de nieuw toegevoegde categorieën wilt weergeven, gaat u terug naar het werkgebied Leveranciergegevens en opent u de vervolgkeuzelijst Meer details in het linkerdeelvenster. Selecteer vervolgens Categorieën.
• Afgewezen: de aanvraag is afgewezen. U kunt zo nodig een nieuwe categorieaanvraag maken.

Categorieaanvragen beoordelen

In deze sectie wordt uitgelegd hoe u categorieaanvragen kunt goedkeuren, afwijzen en delegeren die leveranciers hebben ingediend, en hoe u voltooide aanvragen kunt weergeven. Deze workflowacties zijn voor de hele categorieaanvraag.

Categorieaanvragen weergeven

Volg deze stappen om categorieaanvragen weer te geven.

1. Ga naar Inkoopbeheer > Leveranciers > Aanvragen voor leverancierssamenwerking > Categorieaanvragen.

   De pagina Categorieaanvragen wordt geopend. De standaardpaginaweergave toont categorieaanvragen met de status In behandeling.

2. Als u alle aanvragen wilt weergeven, selecteert u Alle in het veld Aanvragen weergeven.

3. Open een aanvraag om deze te beoordelen en zo nodig te bewerken.

   • Om de lijst met categorieën weer te geven die momenteel in de aanvraag zijn opgenomen, selecteert u het sneltabblade Aangevraagde categorieën.
   • Als u de actieve categorieën wilt zien, opent u het feitenvak Actieve categorieën rechts in de pagina.
   • Als documenten zijn ingediend, wordt op de knop Bijlagen (paperclip) in het actievenster het aantal gekoppelde documenten getoond. Als u gekoppelde documenten wilt weergeven, klikt u op de knop Bijlagen. Selecteer vervolgens het document dat u wilt weergeven en selecteer Openen om het weer te geven.
   • Als u een document aan de aanvraag wilt toevoegen, selecteert u Bijlagen in het actievenster. Gekoppelde documenten zijn beschikbaar voor fiatteurs wanneer deze de categorieaanvraag controleren.
   • Als u een bijlage uit de aanvraag wilt verwijderen, selecteert u Bijlagen in het actievenster. Selecteer het document dat u wilt verwijderen en selecteer vervolgens Verwijderen in het actievenster.
   • Als u de geschiedenis van de workflow wilt bekijken, selecteert u Workflow in het actievenster. Selecteer In de workflowopties Meer en vervolgens Workflowhistorie. De pagina Workflowhistorie wordt geopend.

Een in behandeling zijnde categorieaanvraag goedkeuren

Volg deze stappen om een in behandeling zijnde categorieaanvraag goed te keuren.

1. Ga naar Inkoopbeheer > Leveranciers > Aanvragen voor leverancierssamenwerking > Categorieaanvragen.

2. Selecteer de aanvraag die in behandeling is die u wilt goedkeuren.

3. Beoordeel de categorieaanvraag.

4. Optioneel: selecteer een redencode in het veld Redencode op het sneltabblad Algemeen. Voer vervolgens in het veld Opmerking bij reden een opmerking voor de redencode in.

5. Selecteer in het actievenster de optie Workflow.

6. Selecteer in de workflowopties de optie Goedkeuren.

7. Voer in het veld Opmerkingen aanvullende gegevens in die vereist zijn. Selecteer vervolgens Goedkeuren om de aanvraag af te ronden.

   De status van de categorieaanvraag wordt gewijzigd in Goedgekeurd en de inkoopcategorieën worden toegevoegd aan de leveranciersaccount.

Een in behandeling zijnde categorieaanvraag afwijzen

Volg deze stappen om een in behandeling zijnde categorieaanvraag af te wijzen.

1. Ga naar Inkoopbeheer > Leveranciers > Aanvragen voor leverancierssamenwerking > Categorieaanvragen.

2. Selecteer de aanvraag die in behandeling is die u wilt afwijzen.

3. Beoordeel de categorieaanvraag.

4. Selecteer Bewerken in het actievenster.

5. Selecteer een redencode in het veld Redencode op het sneltabblad Algemeen. Voer vervolgens in het veld Opmerking bij reden een opmerking voor de redencode in.

6. Selecteer Opslaan in het actievenster.

7. Selecteer in het actievenster de optie Workflow.

8. Selecteer In de workflowopties Meer en vervolgens Afwijzen.

9. Voer in het veld Opmerkingen aanvullende gegevens in die vereist zijn. Selecteer vervolgens Afwijzen om de aanvraag af te ronden.

   De status van de categorieaanvraag wordt gewijzigd in Afgewezen. Hierna kan de leverancier desgewenst een nieuwe categorieaanvraag maken.

Een in behandeling zijnde categorieaanvraag delegeren

Volg deze stappen om een in behandeling zijnde categorieaanvraag aan een andere gebruiker te delegeren.

1. Ga naar Inkoopbeheer > Leveranciers > Aanvragen voor leverancierssamenwerking > Categorieaanvragen.
2. Selecteer de in behandeling zijnde aanvraag die u wilt delegeren.
3. Selecteer in het actievenster de optie Workflow.
4. Selecteer In de workflowopties Meer en vervolgens Delegeren.
5. Selecteer in het veld Gebruiker de gebruiker waaraan u de categorieaanvraag wilt toewijzen ter beoordeling.
6. Voer in het veld Opmerkingen aanvullende gegevens in die vereist zijn.
7. Selecteer Delegeren om de delegering te voltooien. De geselecteerde gebruiker kan de categorieaanvraag nu beoordelen.

Inkoopcategorieën voor een leverancier weergeven

Volg deze stappen om inkoopcategorieën weer te geven voor een leverancier nadat een categorieaanvraag is goedgekeurd.

1. Ga naar Inkoop en sourcing > Leveranciers > Alle leveranciers.

2. Selecteer op de pagina Alle leveranciers de leverancier van wie u de inkoopcategorieën wilt bekijken.

3. Open in het actievenster het tabblad Algemeen en selecteer in de groep Instellen de optie Categorieën.

   De pagina Categorieën wordt geopend. Op het sneltabblad Inkoop worden inkoopcategorieën getoond die zijn toegevoegd via de categorieaanvraag.

4. Op het sneltabblad Inkoop kunt u indien nodig wijzigingen invoeren. U kunt bijvoorbeeld het veld Categoriestatus leverancier instellen op Voorkeur.