Reageren op vragen van leveranciers over offerteaanvragen

Wanneer uw bureau een offerteaanvraag heeft verzonden, hebben leveranciers soms vragen die betrekking hebben op de aanvraag. Leveranciers die vragen hebben over een offerte kunnen hun vragen indienen en de antwoorden lezen op de pagina Leverancierssamenwerking wanneer u die pagina aan hen beschikbaar stelt. Wanneer vragen van leveranciers zijn geaccepteerd, zijn Vragen en antwoorden beschikbaar op de pagina Bieding voor offerteaanvraag op Leverancierssamenwerking en voor uw bureau via de pagina Offerteaanvraag, Vragen en antwoorden.

Gebruikers kunnen antwoorden op vragen van leveranciers meer dan één keer publiceren. Leveranciers kunnen geen vragen meer posten nadat een leverancier is geselecteerd en de offerteaanvraag is toegekend of nadat de sluitingsdatum voor vragen is bereikt.

Deze functie in- of uitschakelen

Voordat u de functie kunt gebruiken, moet deze zijn ingeschakeld voor uw systeem. Vanaf Supply Chain Management versie 10.0.21 is deze functie standaard ingeschakeld. Vanaf Supply Chain Management versie 10.0.32 is deze functie verplicht en deze functie kan niet worden uitgeschakeld. Als u een versie ouder dan 10.0.32 gebruikt, kunnen beheerders deze functionaliteit in- of uitschakelen door te zoeken naar de functie Vragen en antwoorden offerteaanvraag in de werkruimte Functiebeheer.

Toestaan dat vragen en antwoorden worden gebruikt in offerteaanvragen

1. Ga naar Inkoop en sourcing > Instellen > Parameters voor Inkoopbeheer.
2. Open het tabblad Offerteaanvraag.
3. Stel zo nodig de volgende opties in:
   • Leveranciersvragen toestaan: schakelt leveranciersvragen voor offerteaanvraagcases in of uit. U moet dit instellen op Ja om de functies te gebruiken die in dit artikel worden beschreven.
   • Standaard direct antwoord: wanneer u een vraag beantwoordt, kunt u ervoor kiezen om alle leveranciers te antwoorden die de offerteaanvraag hebben ontvangen of om alleen de specifieke leverancier te antwoorden die de vraag heeft ingediend. U kunt deze optie elke keer dat u antwoordt kiezen, maar deze instelling bepaalt de standaardinstelling. Als u normaal gesproken alle leveranciers antwoordt, stelt u dit in op Nee. Als u normaal gesproken afzonderlijke leveranciers antwoordt, stelt u dit in op Ja.

Instellen voor vragen van leveranciers

Bij het maken van een offerteaanvraag bepaalt u of leveranciers vragen kunnen stellen over de offerteaanvraag.

1. Navigeer naar Inkoopbeheer > Offerteaanvragen en klik vervolgens op Nieuw > Offerteaanvraag
2. Op de pagina Nieuwe offerteaanvraag, selecteert u Koptekst om de velden Vragenopties voor leveranciers in te stellen om vragen vóór een bepaalde datum toe te staan.
3. Stel de optie Vragen van leverancier toestaan in op Ja zodat de leveranciers vragen kunnen invoeren. Gebruikers kunnen vragen invoeren en beantwoorden en veelgestelde vragen aanwijzen om voor leveranciers te publiceren wanneer de offerteaanvraag naar leveranciers wordt verzonden.
4. Optioneel: in het veld Afsluitdatum definieert u de uiterste datum waarop vragen moeten worden ingediend. Als er geen afsluitdatum is ingevoerd, worden vragen geaccepteerd zolang de offerteaanvraag open is en biedingen accepteert.
5. Klik op Opslaan om de offerteaanvraag op te slaan.
6. Klik op Verzenden om de offerteaanvraag voor biedingen naar de leveranciers te verzenden.

Vragen van leveranciers invoeren en beantwoorden

Leveranciers voeren vragen in op de pagina Leverancierssamenwerking> Bieding offerteaanvraag, sneltabblad Leveranciersvragen. De vraag is alleen zichtbaar voor de leverancier en gebruikers.

Een leveranciersvraag invoeren

1. Klik op de paginaBieding offerteaanvraag in Leverancierssamenwerking op Vragen en antwoorden en klik vervolgens op + Een vraag stellen.

   Notitie

   Als alternatief kan een gebruiker vragen voor een leverancier invoeren op de pagina Offerteaanvraag door te klikken op Antwoorden beheren, Reactie op offerteaanvraag bewerken en vervolgens te klikken op Vragen en antwoorden.

2. Voer in het veld Vraag de tekst van de vraag in.

3. Klik op Verzenden. Herhaal stap 1-3 om een vraag toe te voegen.

4. Als u klaar bent, klikt u op Opslaan om uw vragen op te slaan.

Reageren op één leverancier

De vraag en het antwoord zijn alleen zichtbaar voor de leverancier en gebruikers.

1. Klik op de pagina Offerteaanvragen op Vragen en antwoorden om de pagina Vragen en antwoorden weer te geven.
2. Klik op Bewerken.
3. Voer tekst in het veld Antwoord in om te reageren op de vraag van de leverancier.
4. Schakel het vakje Direct antwoord in.
5. Klik op Opslaan om uw antwoorden op te slaan.
6. Klik op Antwoorden verzenden om de antwoorden naar de leverancier te sturen.

Reageren op alle leveranciers

Als u dezelfde vraag van meerdere leveranciers ontvangt, kunt u de vragen groeperen en met één antwoord reageren. Alle leveranciers ontvangen een melding wanneer de veelgestelde vragen en antwoorden worden gepubliceerd. De leveranciers en iedereen met toegang tot de offerteaanvraag kunnen het overzicht met vragen en antwoorden bekijken.

1. Klik op de pagina Offerteaanvragen op Vragen en antwoorden om de pagina Vragen en antwoorden weer te geven.
2. Klik op Bewerken.
3. Kies een code voor de veelgestelde vraag, zoals de letter 'a'.
4. Voor elke regel waarin een soortgelijke vraag wordt gesteld, voert u de code in het veld Groepscode in. Voer bijvoorbeeld voor elke regel die vraagt naar de kleur van het artikel 'a' in.
5. Kies een van de regels met de codewaarde en voer de vraag en het antwoord in zoals u wilt dat ze worden gelezen in het overzicht dat beschikbaar zal zijn wanneer de vragen en antwoorden worden gepubliceerd (velden Groepsvraag, Groepsantwoord).
6. Optioneel: u kunt het selectievakje Direct antwoord inschakelen om de antwoorden alleen naar de geselecteerde leveranciers te sturen.
7. Klik op Opslaan om uw antwoorden op te slaan.
8. Optioneel: u kunt de vragen en antwoorden terugzetten naar de eerder gepubliceerde waarden als u uw wijzigingen ongedaan wilt maken.
9. Klik op Antwoorden verzenden om uw antwoorden naar de leveranciers te sturen.

Offerteaanvraag wijzigen om vragen toe te staan of te weigeren

U kunt wijzigingen aanbrengen om vragen op offerteaanvragen wel of niet toe te staan totdat de offerteaanvraag is toegekend. Ook kunt u het tijdsbestek waarin leveranciers vragen kunnen indienen, verlengen of verkorten. Voor gepubliceerde offerteaanvragen moet u een offerteaanvraag wijzigen om vragen van leveranciers toe te staan of te weigeren, of om het tijdsbestek voor vragen aan te passen.

Belangrijk

Als u een bestaande offerteaanvraag wijzigt om vragen van leveranciers toe te staan, wist het systeem alle bestaande antwoorden wanneer u de offerteaanvraag opnieuw verzendt.