Beheer van handelstoeslag

Artikel
03/08/2023

Beheer van handelstoeslag helpt bedrijven verkooppromotieprogramma's te beheren die monetaire vergoedingen in de vorm van 'betalen naar prestaties' bieden aan klanten die doelstellingen op gebied van volume en gedrag halen. De mogelijkheden van de functie zijn ontworpen voor bedrijven die zich op uitgebreide promote-to-profit processen richten, van promotiefondsbudgettering en -toewijzing tot vergoedingencontractinstellingen, maken en verwerken van claims, tot betalingsverwerking, tot analyse van effectiviteit van promotie.

Dit artikel biedt een uitgebreid overzicht van de functie Beheer handelstoeslag en maakt u vertrouwd met de gebruikelijke reeks taken die betrekking hebben op het beheren van een verkooppromotieprogramma. Verschillende typen gebruikers die operationele en besluitvormingsverantwoordelijkheden hebben, zullen deze functionaliteit naar verwachting gebruiken om hun respectieve doelen te bereiken:

Toewijzing van concrete fondsen aan de geselecteerde rekeningen en handelstoeslagovereenkomsten instellen voor promoties, gebaseerd op terugbetalingen en eenmalige forfaitaire bedragen (voor een overeengekomen service)
Uitvoering van de overeengekomen promotiecontracten door middel van lopende verkoop en het genereren van terugbetalingsvorderingen
Berekening, goedkeuring en verwerking van de gegenereerde vorderingen, en doorgifte ervan aan Klanten als inhoudingen voor betalingsvereffening
Afstemming van de betalingen op korte termijn van de klant met de inhouding die moet worden betaald
Tracering van gebruik van het promotiefonds en evaluatie van winstgevendheid en effectiviteit van programma

Doelgroep en doel

De informatie in dit document is bedoeld voor de besluitvormers in ondernemingen, bijvoorbeeld inkoopmanagers, CFO's (Chief Financial Officer) en accountmanagers, die de volgende verantwoordelijkheden hebben:

Budgetten op hoog niveau en fondstoewijzing
Planning en analyse van verkooppromoties
Beheer van personeel dat terugbetalingsvorderingen verwerkt, betalingen uitvoert op basis van merchandisinggebeurtenissen en betalingen die op korte termijn moeten worden gedaan en inhoudingen vereffent

Personen met deze rollen zijn op zoek naar manieren om deze doelstellingen te halen:

Een beter gebruik van marketingpromotiefondsen.
Op flexibele wijze verschillende typen promotieprogramma's en vergoedingen bieden.
De administratieve last en fouten gerelateerd aan het bewaken van de promotieprestaties en het verwerken van claims verminderen.
Cashflowprognoses verbeteren door toekomstige schulden toe te rekenen.
Een gekwantificeerde basis voor lopende en toekomstige onderhandelingen met klanten over promoties hebben.

Promotiefondsen en handelstoeslagovereenkomst

Een handelstoeslagovereenkomst is een aanmoedigingsprogramma waar monetaire vergoedingen in de vorm van betalen-naar-prestaties worden aangeboden aan klanten die specifieke volumedoelen en/of gedragsdoelstellingen halen. Promotiefondsen zijn gebudgetteerde uitgaven. Op die manier kunnen de promotiecampagnes worden vastgelegd.

Promotiefonds

Fondsen die worden toegewezen aan toeslagovereenkomsten worden vastgelegd op de pagina Fondsen. Als u de pagina Fondsen wilt openen, selecteert u Verkoop en marketing>Handelstoeslagen>Fondsen>Fondsen.

Fondsenpagina.

Op de pagina Fondsen kunt u de details van promotiefondsen bekijken.

Op het sneltabblad Algemeen ziet u de periode waarin het fonds geldig is en het gebudgetteerde bedrag. Voor toewijzing van het fonds aan de promotieovereenkomst moet het veld Status de waarde Goedgekeurd hebben.

Het sneltabblad Klanten bevat de klantenhiërarchie. Om de klanten te selecteren waarop het fonds is gericht, sleept u ze zodat ze onder Fondsklanten staan. Dit sneltabblad geeft ook aan hoe het totale bedrag van het fonds wordt verdeeld.

Het sneltabblad Artikelen bevat de artikelen die zijn opgenomen in de promotie.

Handelstoeslagovereenkomst

Nadat het fonds is gedefinieerd, is de volgende stap bij het plannen van promotie het registreren van promotiecontracten (die bekend staan als handelstoeslagovereenkomsten) registreren, het toewijzen van fondsen en het definiëren van prestatiedoelstellingen voor elke merchandisinggebeurtenis.

Handelstoeslagovereenkomsten worden vastgelegd op de pagina Handelstoeslagovereenkomsten. Als u de pagina Handelstoeslagovereenkomsten wilt openen, selecteert u Verkoop en marketing>Handelstoeslagen>Handelstoeslagovereenkomsten.

Pagina Handelstoeslagovereenkomsten.

Selecteer Koptekst om over te schakelen naar de koptekstweergave.

Definieer op het sneltabblad Algemeen de velden Order aan en Order van om de periode te definiëren waarin de overeenkomst geldig is. De goedkeuringsstatus Intern goedgekeurd voor de overeenkomst geeft aan dat de overeenkomst nog niet geldig en niet kan worden toegepast tijdens de verwerking van verkooporders.

De sectie Analyse van het sneltabblad Algemeen bevat belangrijke velden waarin de hoeveelheden en kosten die worden gebruikt voor de evaluatie van de promotie worden gedefinieerd:

Met het veld Basiseenheden wordt het aantal producten opgegeven dat moet worden verkocht aan de geselecteerde klanten voordat de promotie wordt toegepast.
De waarde Berekende verzendhoeveelheid wordt berekend op basis van de waarde Opheffingspercentage. Dit is een geplande doelverhoging voor deze promotie.
Het veld Handelstoeslagkosten wordt berekend op basis van de hoeveelheden van de verschillende gebeurtenissen in de handelstoeslagovereenkomst.

Op het sneltabblad Klanten in de lijst aan de linkerkant kunt u klantengroepen selecteren en weergeven. Deze worden als vooraf gedefinieerde hiërarchieën ingesteld. U kunt vervolgens de gehele hiërarchie of specifieke rekeningen als doelen voor de toeslagovereenkomst selecteren.

Op het sneltabblad Artikelen, zoals het tabblad Artikelen van de pagina Fondsen worden producten toegevoegd aan de overeenkomst om de verkoop ervan te koppelen aan de overeengekomen toeslag.

Op het sneltabblad Fondsen kunt u de promotiefondsen weergeven die aan dit contract zijn gekoppeld. U kunt ook de gebeurteniskostentoewijzing van het contract weergeven. Een gebeurteniskostentoewijzing van 100 procent betekent dat deze promotie uitsluitend uit één fonds wordt gefinancierd. Een promotieovereenkomst kan ook geld uit verschillende fondsen halen en gelijke of differentiële percentagetoewijzing gebruiken.

Regels

Selecteer vervolgens Regels om over te schakelen naar de regelweergave.

Het tabblad Merchandisinggebeurtenissen bevat de typen gebeurtenissen die door een overeenkomst worden gedekt. Er zijn drie typen: terugbetaling, forfaitair bedrag en factuuraftrek.

Wanneer u de merchandisinggebeurtenis selecteert en vervolgens het tabblad Bedragen selecteert, vindt u de details voor de gebeurtenis.

Regels van handelstoeslagovereenkomst.

In de sectie Handelstoeslagregels geeft u de hoeveelheids- of bedragbereiken op die de klant moet realiseren voor definities om de beloningen te verkrijgen.

In het geval van een merchandisinggebeurtenis van het type Terugbetaling, worden met het bovenste gedeelte van het tabblad Bedragen de regels gedefinieerd op basis waarvan de terugbetaling wordt toegepast, gegenereerd en betaald. De regels kunnen bijvoorbeeld de volgende voorwaarden voor de terugbetalingsvordering opgeven:

De terugbetaling is gebaseerd op de aanmaakdatum van de verkooporder (de waarde van Berekeningsdatumtype is Gemaakt).
De terugbetaling wordt berekend op basis van het bedrag van de verkooporderregel vóór kortingen, niet het nettobedrag, dat kortingen omvat (de waarde van Opgehaald uit is Bruto).
De terugbetaling is gebaseerd op het volume van de verkochte producten, niet het bedrag (de waarde van Regelafbrekingstype van korting is Hoeveelheid).
De terugbetaling wordt berekend per periode van een maand (de waarde van Verkoop cumuleren met is Maand).
De terugbetaling wordt vereffend als een inhouding, niet met behulp van Leveranciers (de waarde van Betalingstype is Klantinhoudingen).

In het geval van een merchandisinggebeurtenis van het type Forfaitair bedrag wordt met het tabblad Bedragen de hoeveelheid aangegeven die aan de klant wordt betaald in de vorm van een inhouding wanneer de klant bepaalde prestaties behaalt. De goedkeuringsstatus Open geeft aan dat het forfaitaire bedrag nog niet is betaald.

Als u de overeenkomst wilt toepassen op verkooporders die voldoen aan de voorwaarden van de overeenkomst, moet de status van de overeenkomst Bevestigd zijn.

Verkopen onder de geplande merchandisinggebeurtenis uitvoeren en terugbetalingsvorderingen genereren

Wanneer u een verkooporder maakt met regels die voldoen aan de vereisten van de overeenkomst, kunt u de gerelateerde informatie weergeven op de pagina Verkooporder door Verkooporderregel>Weergeven>Prijsdetails te selecteren.

Op de pagina Prijsdetails op het sneltabblad Kortingen kan de verkoopmedewerker een terugbetaling van de geldige handelstoeslagovereenkomst zien (de kortingsprogramma-ID wordt weergegeven) en het totaalbedrag dat wordt toegepast op de regel. Het bedrag wordt ook weergegeven in het veld Kortingsbedrag in de sectie Margeschatting van de pagina Prijsdetails.

Wanneer de verkoopfactuur wordt geboekt, wordt een bijbehorende terugbetalingsvordering gegenereerd voor elke factuurregel.

Notitie

Als u de pagina Prijsdetails op de pagina Parameters voor Klanten op het tabblad Prijzen wilt zien, schakelt u het selectievakje Prijsdetails inschakelen in. I

Vorderingen verwerken en deze doorgeven als inhoudingen aan Klanten

De volgende stappen in het proces voor het verwerken van terugbetalingen bestaan eruit vorderingen te controleren, te berekenen en goed te keuren en deze vervolgens omzetten in inhoudingen.

De terugbetalingsworkbench is de plek waar de eigenaar van de promotieovereenkomst de vorderingen die worden gegenereerd periodiek controleert en verwerkt. Hier zet de beheerder van Klanten ook de goedgekeurde vorderingen om in inhoudingen of reguliere betalingen, afhankelijk van de betalingsmethode voor de vordering.

Op de pagina Terugbetalingsworkbench kunt u de vorderingsregels bekijken. Als de vorderingen de status Opnieuw te berekenen hebben, moeten ze opnieuw worden berekend voor enig cumulatief effect.

Vorderingen herberekenen

Als u de vorderingen opnieuw wilt berekenen, selecteert u Cumuleren. Selecteer de klant in het dialoogvenster Kortingen cumuleren.

Als gevolg van de herberekening genereert het programma nieuwe vorderingen voor de bedragen om de oorspronkelijke vorderingen aan te passen aan het toepasselijke bedrag per eenheid. Een correctievordering wordt gegenereerd voor elke unieke combinatie van een klant, een artikel, een valuta, een maateenheid, voorraaddimensies, financiële dimensies en een btw-groep. Deze correctievorderingen hebben dezelfde verwijzing naar de verkooporder en het factuurnummer als de vorderingen die worden gecorrigeerd (dat wil zeggen de vorderingen die oorspronkelijk zijn gemaakt in het verkoopdocument). In tegenstelling tot de oorspronkelijke vordering heeft de correctievordering geen waarden in de velden waarin de bedragen en de hoeveelheid van de oorspronkelijke verkooporderregel worden beschreven.

Nadat de herberekening is voltooid, wordt de status van de vorderingen gewijzigd in Berekend. Als u de vorderingen wilt goedkeuren, selecteert u Goedkeuren.

Vorderingen verwerken en doorgeven aan Klanten

De vorderingen zijn nu gereed voor verwerking van Klanten. Als u ze wilt verwerken, selecteert u in het actievenster Verwerken.

Bij het verwerken van de vorderingen is de status in Markeren en geeft dit aan dat een journaalboeking (het journaal dat wordt geboekt, is het Kortingstoenamejournaal), zoals opgegeven in de parameters voor Klanten ervoor heeft gezorgd dat de volgende gebeurtenissen optreden:

De vorderingen zijn overgeboekt naar het tijdelijke klantsaldo als inhoudingen.
De kortingstoenamerekening is gecrediteerd als aanduiding van de toekomstige verplichting voor de klant.
De kortingsonkostenrekening is gedebiteerd om de kosten te herkennen die zijn gemaakt in verband met de verkoop.

Om het proces te voltooien, moet de medewerker Klanten nu de toename-inhoudingen verwerken door ze over te boeken naar het klantsaldo als creditnota (verplichting).

Als u de taak wilt starten, selecteert u in het actievenster van de pagina Klant Incasso>Transacties vereffenen. Selecteer vervolgens op de pagina Transacties vereffenen Functies>Terugbetalingsprogramma. Deze kortingspagina bevat alle terugbetalingsvorderingen die eerder zijn verwerkt.

Als u een creditnota wilt maken, schakelt u het selectievakje Markeren voor alle regels in en selecteert u vervolgens Functies>Creditnota maken.

Bij het maken van creditnota's wordt een journaal geboekt. (Het journaal dat wordt geboekt, is het verbruiksjournaal van Klanten, zoals is opgegeven in de parameters voor Klanten.) Hierdoor is het werkelijke creditbedrag verplaatst naar het klantsaldo. Financieel houdt deze situatie in dat de volgende gebeurtenissen zich hebben voorgedaan:

De rekening van de klant is gecrediteerd.
De kortingstoenamerekening is gedebiteerd.

Als u een merchandisinggebeurtenis van het type Forfaitair bedrag goedkeurt, selecteert u de gebeurtenis op de pagina Handelstoeslagovereenkomsten en vervolgens selecteert u op het tabblad Bedrag Goedkeuren.

De inhouding die moet worden betaald en de korte betaling van de klant vereffenen met de inhoudingsworkbench

Vaak kiezen klanten, in afwachting van terugbetalingen, voor korte betalingen van geselecteerde facturen. Om betalingsafstemmingsproblemen in de toekomst te voorkomen, registreren de medewerkers Klanten deze korte betalingen als inhoudingen wanneer ze de werkelijke klantbetalingen vastleggen. Vervolgens kunnen in de workbench voor inhoudingen deze klantinhoudingen eenvoudig worden vereffend met de vorderingsbedragen die invorderbaar zijn van het bedrijf.

Selecteer voor het registreren van een korte betaling van een klant in het betalingsjournaal Klanten>Betalingen>Betalingsjournaal en maak een nieuw betalingsjournaal. Selecteer vervolgens in het actievenster Inhoudingen. Op de pagina Inhouding kunt u het bedrag van de korte betaling maken en bijhouden.

De incassomanager is nu verantwoordelijk voor het vereffenen van de openstaande creditnotatransactie en de korte-betalingstransactie met elkaar in de workbench voor inhoudingen.

Als u inhoudingen wilt beheren, selecteert u Verkoop en marketing>Handelstoeslagen>Inhoudingen>Inhoudingsworkbench. Het bovenste gedeelte van de pagina bevat regels die de korte betalingen van de klant vertegenwoordigen. Het onderste gedeelte van de pagina bevat de openstaande creditnotatransacties van klanten.

Als u de inhouding met de openstaande transactie wilt vereffenen, markeert u de inhoudingsregel en markeert u vervolgens op het tabblad Openstaande transacties de regel. Klik in het actievenster op Onderhouden > Afstemmen.

De status van de oorspronkelijke vorderingen is nu ingesteld op voltooid.

De effectiviteit van de promotie en fondsverbruik analyseren

Als u een overzicht van belangrijke statistische gegevens van het programma en het gebruik van fondsen wilt, kunt u verschillende rapporten en analytische weergaven gebruiken die beschikbaar zijn in beheer van handelstoeslagen.

Op de pagina Handelstoeslagactiviteit bevat het tabblad Overzicht toont de belangrijkste gegevens van de handelstoeslagovereenkomst. De andere tabbladen bevatten specifiekere details over de gekoppelde documenten, betalingen en andere gebeurtenissen die zijn gerelateerd aan het programma.

Het tabblad Overzicht geeft de totale hoeveelheid van producten weer die zijn verkocht op basis van de promotie, het verkoopbedrag dat is gefactureerd en de terugbetalingen en forfaitaire bedragen die zijn betaald.

Het tabblad Terugbetalingkredieten bevat de details van afzonderlijke terugbetalingen die zijn gecrediteerd bij de klant.

Als u een meer analytisch overzicht van de verschillende prestatiemetingen voor de promotie wilt, kunt u de analyseweergave gebruiken. Als u naar de analyseweergave wilt gaan, klikt u op Verkoop en marketing>Handelstoeslagen>Handelstoeslagovereenkomsten. Klik in het actievenster op Analyse.

Delen via