Documentbeheer met Microsoft Teams-integratie

Met documentbeheer met SharePoint kunt u veelgebruikte documenttypen beheren, zoals Word, Excel, PowerPoint en OneNote. U kunt ook mappen maken om deze documenten op te slaan en te beheren in apps voor klantbetrokkenheid (zoals Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing en Dynamics 365 Project Service Automation), die zijn opgeslagen in SharePoint.

Met Microsoft Teams integratie met Dynamics 365 kun je gebruik maken van documentbeheer met Microsoft Teams. Hiermee kan een gebruiker samen aan documenten werken en documenten automatisch synchroniseren met apps voor klantbetrokkenheid met behulp van SharePoint. Voor elke tenant is er één SharePoint-instantie. Documenten in Dynamics 365 en bestanden in Microsoft Teams staan allemaal op dezelfde SharePoint-site. De subsites kunnen verschillen, maar de hoofdsite is hetzelfde.

Er is geen automatische relatie tussen SharePoint-machtigingen en machtigingen voor apps voor klantbetrokkenheid. Als u toegang wilt tot documenten tussen Microsoft Teams en apps voor klantbetrokkenheid, hebt u expliciete toestemming nodig om documentbeheer te gebruiken voor apps voor klantbetrokkenheid en SharePoint. Ter informatie: Vereiste machtigingen voor documentbeheertaken

Gebruik het tabblad Bestanden in Microsoft Teams of het tabblad Documenten in uw apps voor klantbetrokkenheid om documenten op te slaan en te beheren in de context van een record op een SharePoint-server. Documenten worden opgeslagen op een SharePoint-server die een gebruiker in Microsoft Teams toegang geeft tot de documenten op de SharePoint-server, zolang de gebruiker over de juiste machtigingen beschikt.

De toegang van een gebruiker tot bestanden in Microsoft Teams of apps voor klantbetrokkenheid is afhankelijk van hun toegang tot de SharePoint-site waarin het bestand is opgeslagen.

Opmerking

• Een gastgebruiker in Microsoft Teams krijgt een foutbericht wanneer ze proberen toegang te krijgen tot een vastgemaakte klantinteractie-app-record.
• Een gebruiker die deel uitmaakt van het Microsoft Teams-kanaal of team dat wel toegang heeft tot apps voor klantbetrokkenheid, heeft geen toegang tot de record in Microsoft Teams.

Veelgestelde vragen

1. Hebben gastgebruikers in Microsoft Teams toegang tot de records van de Dynamics 365-app?

Nee, ze krijgen een foutmelding te zien wanneer ze toegang proberen te krijgen tot een vastgemaakt record.

2. Kunnen deelnemers aan Microsoft Teams-chats en -kanalen de vastgemaakte Dynamics 365-app-record zien als ze geen Dynamics 365-licentie hebben?

Nee, ze zien een foutmelding wanneer ze toegang proberen te krijgen tot een vastgemaakt record.

3. Kan ik een document aan mijn dossier toevoegen als het niet is vastgemaakt aan een Microsoft Teams-kanaal?

Dit hangt ervan af of uw Dynamics 365-tenant SharePoint-integratie heeft ingesteld. Als u SharePoint-integratie hebt ingeschakeld, kunt u een document toevoegen.

Als u SharePoint-integratie niet hebt ingeschakeld, moet u de record hebben vastgemaakt aan een Microsoft Teams-kanaal, anders kunt u geen document aan de record toevoegen.

4. Wat gebeurt er als ik documenten toevoeg aan een Microsoft Teams-kanaal dat is verbonden met een Dynamics 365-app-record en vervolgens een lid uit het kanaal verwijder?

Dit is afhankelijk van of de gebruiker machtigingen heeft voor toegang tot de Dynamics 365-app-record.

Als ze machtigingen hebben voor toegang tot de app-record, kan de gebruiker de record bewerken in Dynamics 365, maar heeft hij geen toegang tot de bestanden vanuit Dynamics 365, SharePoint of Microsoft Teams.

Als ze geen machtiging hebben voor toegang tot de Dynamics 365-app-record, krijgt de gebruiker een foutmelding en heeft deze geen toegang tot het bestand vanuit Dynamics 365, SharePoint of Microsoft Teams

5. Welke machtigingen krijgt een gebruiker als ik ze toevoeg aan een Microsoft Teams-kanaal met vastgemaakte records en documenten die zijn toegevoegd aan het tabblad Bestanden?

Dit is afhankelijk van of de gebruiker machtigingen heeft voor toegang tot de Dynamics 365-app-record.

Als ze toestemming hebben voor toegang tot de Dynamics 365-app-record, kan de gebruiker de record bewerken in Dynamics 365 en Microsoft Teams. Ze zullen ook kunnen lezen en schrijven. verwijder bestanden uit Dynamics 365, SharePoint en Microsoft Teams.

Als ze geen machtiging hebben voor toegang tot uw Dynamics 365-app-record, krijgen ze een fout, maar hebben ze wel lees-, schrijf- en verwijderingsmachtigingen wanneer ze het bestand openen vanuit Dynamics 365, SharePoint en Microsoft Teams.

6. Wat is de SharePoint-locatie van het tabblad Microsoft Teams-bestanden ten opzichte van het documententabblad van de bijbehorende Dynamics 365-record?

De onderstaande informatie is van toepassing wanneer SharePoint-integratie niet is ingeschakeld voor een entiteit in Dynamics 365.

Wanneer u een bestand toevoegt vanuit een Dynamics 365-app-record dat is gekoppeld aan een Microsoft Teams-kanaal, wordt het document opgeslagen in een SharePoint-map met het bestandspad [Teamnaam] > Documenten > [Kanaalnaam] > [Bestandsnaam]. Het bestand is zichtbaar op het tabblad Bestanden van het Microsoft Teams-kanaal en in het documentgekoppelde raster van de Dynamics 365-app.

Het is niet mogelijk om een bestand toe te voegen vanuit een Dynamics 365-app-record dat niet is gekoppeld aan een Teams-kanaal, omdat SharePoint-integratie niet is ingeschakeld.

Wanneer u een bestand toevoegt vanuit een Microsoft Teams-kanaal dat is gekoppeld aan een Dynamics 365-app-record, wordt het document opgeslagen in een SharePoint-map met het bestandspad [Teamnaam] > Documenten >[Kanaalnaam] > [Bestandsnaam]. Het bestand is zichtbaar in zowel het tabblad 'Bestanden' van het Microsoft Teams-kanaal als in het documentgeassocieerde raster van het Dynamics-record.

Wanneer u een bestand toevoegt vanuit een Teams-kanaal dat niet is gekoppeld aan een Dynamics 365-app-record, wordt het document opgeslagen in een SharePoint-map met het bestandspad [Teamnaam] > Documenten > [Kanaalnaam] > [Bestandsnaam]. Het bestand is zichtbaar op het tabblad Bestanden van het Microsoft Teams-kanaal.

Wanneer aan een Microsoft Teams-kanaal meerdere Dynamics 365-app-records zijn gekoppeld, wordt het document opgeslagen in een SharePoint-map met het bestandspad [Teamnaam] > Documenten >[Kanaalnaam] > [Bestandsnaam]. Het bestand is zichtbaar in het Microsoft Teams-kanaal op het tabblad Bestanden en het bijbehorende raster voor alle Dynamics 365-app-records die aan het kanaal zijn gekoppeld.

Wanneer een Dynamics 365-app-record is gekoppeld aan een Microsoft Teams-kanaal, worden bestanden die al aan dat Microsoft Teams-kanaal zijn toegevoegd, weergegeven in het documentgekoppelde raster voor die Dynamics 365-app-record.

Als een Dynamics 365-app-record eerder is gekoppeld aan een Microsoft Teams-kanaal en een gebruiker deze koppelt aan een nieuw Microsoft Teams-kanaal, wordt een andere documentlocatie toegevoegd in Dynamics 365 voor het nieuwe Microsoft Teams-kanaal dat aan de record is gekoppeld. Gebruikers kunnen heen en weer schakelen tussen de documentlocaties.

7. Wat is de SharePoint-locatie van het tabblad Microsoft Teams-bestanden ten opzichte van het documententabblad van de bijbehorende Dynamics 365-app-record?

De onderstaande informatie is van toepassing wanneer SharePoint-integratie is ingeschakeld voor een Dynamics 365-entiteit.

Wanneer u een bestand toevoegt aan een Dynamics 365-app-record dat is gekoppeld aan een Microsoft Teams-kanaal vanaf de documentlocatie voor het Microsoft Teams-kanaal, wordt het document opgeslagen in een SharePoint-map met het bestandspad [Teamnaam] > Documenten > [Kanaalnaam] > [Bestandsnaam]. Het bestand is zichtbaar in zowel het tabblad Bestanden in het Microsoft Teams-kanaal als in het documentgerelateerde raster van het Dynamics 365-app-record op de documentlocatie in het Microsoft Teams-kanaal.

Wanneer u een bestand toevoegt aan een Dynamics 365-app-record dat is gekoppeld aan een Microsoft Teams-kanaal via de documentlocatie voor de standaardsite, wordt het document opgeslagen op de standaardsite van SharePoint die is ingesteld met de Dynamics 365-omgeving. Het document wordt niet weergegeven op het tabblad Microsoft Teams-bestanden voor het kanaal dat aan de record is gekoppeld.

Wanneer u een bestand toevoegt vanuit een Dynamics 365-app-record dat niet is gekoppeld aan een Microsoft Teams-kanaal, wordt het document opgeslagen op de standaardsite van SharePoint die is ingesteld met de Dynamics 365-omgeving.

Wanneer u een bestand toevoegt vanuit een Microsoft Teams-kanaal dat is gekoppeld aan een Dynamics 365-app-record, wordt het document opgeslagen in een SharePoint-map met het bestandspad [Teamnaam] > Documenten > [Kanaalnaam] > [Bestandsnaam]. Het bestand is zichtbaar in zowel het tabblad Bestanden van het Microsoft Teams-kanaal als in het documentgerelateerde raster van de Dynamics 365-app-record op de documentlocatie van het Microsoft Teams-kanaal.

Wanneer aan een Microsoft Teams-kanaal meerdere Dynamics-records zijn gekoppeld, wordt het document opgeslagen in een SharePoint-map met het bestandspad [Teamnaam] > Documenten > [Kanaalnaam] > [Bestandsnaam]. Het bestand is zichtbaar op het tabblad bestanden van het Microsoft Teams-kanaal en het documentgekoppelde raster op de documentlocatie voor het Microsoft Teams-kanaal voor alle Dynamics 365-app-records die aan het kanaal zijn gekoppeld.

Wanneer een Dynamics-record is gekoppeld aan een Microsoft Teams-kanaal, worden bestanden die al aan dat Microsoft Teams-kanaal zijn toegevoegd, weergegeven in het documentgekoppelde raster voor die Dynamics 365-app-record op de documentlocatie voor het Microsoft Teams-kanaal.

Wanneer een Dynamics-record is gekoppeld aan een Microsoft Teams-kanaal, zijn bestanden die al zijn toegevoegd aan die Dynamics 365-app-record (op de standaardsite van SharePoint die is ingesteld met de Dynamics 365-omgeving), niet zichtbaar op het tabblad bestanden van het Microsoft Teams-kanaal en blijven ze op de standaardsite van SharePoint staan die is ingesteld met de Dynamics 365-omgeving.

Als een Dynamics 365-app-record eerder is gekoppeld aan een Microsoft Teams-kanaal en een gebruiker deze koppelt aan een nieuw Microsoft Teams-kanaal, wordt een andere documentlocatie toegevoegd in de Dynamics 365-app voor het nieuwe Microsoft Teams-kanaal dat aan de record is gekoppeld. Gebruikers kunnen heen en weer schakelen tussen de documentlocaties.

8. Wie kan welke locatie zien?

Toestemming om de locatie te zien, is afhankelijk van de gebruikersmachtiging voor de map in SharePoint. Als de SharePoint-map is gemaakt in een Microsoft Teams-kanaal, heeft de gebruiker lees- en schrijfmachtigingen.

9. Ik heb een gebruiker verwijderd uit het Microsoft Teams-kanaal, maar deze heeft nog steeds toegang tot de bijbehorende record van Dynamics 365. Hoe kan ik de mogelijkheid beperken om het document te openen, te bewerken en te verwijderen uit Dynamics 365?

De toegang tot de bestanden is afhankelijk van de machtigingen van een gebruiker in SharePoint. Als u wilt voorkomen dat een gebruiker toegang heeft tot deze bestanden, verwijdert u de gebruiker van de SharePoint-site.

10. Wat gebeurt er als ik het Microsoft Teams-account verwijder?

De bestanden worden verwijderd uit Dynamics 365 en SharePoint.