Over reis- en onkostenwerkstroom
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
U kunt het werkstroomsysteem in Microsoft Dynamics AX gebruiken voor het instellen van een beoordelingsproces voor onkostenrapporten in Reis- en onkosten. U kunt een werkstroom instellen om te bepalen wie onkostenrapporten goedkeurt op basis van een van de volgende criteria:
De rapporteringshiërarchie van werknemers en vooraf gedefinieerde goedkeuringslimieten
Financiële dimensies en de projectverantwoordelijkheid
Toewijzing aan specifieke gebruikers of gebruikersgroepen
Werkstroomgoedkeuringen kunnen worden gemaakt voor onkostenrapporten, reisopdrachten, vooruitbetalingen in contanten, creditcardgeschillen en terugvordering van de belasting over de toegevoegde waarde (BTW).
Voorbeeld
Het volgende proces is een voorbeeld van een onkostenbeheerwerkstroom voor een onkostennota.
Een werknemer maakt een onkostenrapport en slaat het op.
De werknemer dient het onkostenrapport in ter goedkeuring. De fiatteur wordt geïdentificeerd op basis van de regels die zijn gedefinieerd wanneer de werkstroom werd ingesteld.
De fiatteur ontvangt een bericht wanneer de onkostennota klaar is om te worden goedgekeurd. De fiatteur bekijkt de onkostennota en controleert of aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
De kosten zijn niet strijdig met kostenbeleidsregels. Als een kost een beleidsregel overtreedt, controleert de fiatteur of er een geldige zakelijke reden is opgenomen in het rapport.
Er zijn elektronische ontvangstbewijzen gekoppeld aan de onkostennota.
De fiatteur keurt de onkostennota goed.
De onkostennota wordt aan de coördinator van Leveranciers toegewezen om te worden geboekt.
Als automatische boeking is geconfigureerd, wordt de onkostennota verwerkt voor betaling en wordt de status van de onkostennota bijgewerkt.
Als automatische boeking niet is geconfigureerd, controleert de fiatteur voor de leveranciers of alle oorspronkelijke ontvangsten zijn ingediend en dat alle ontvangsten wordt uitgelijnd met de uitgaven op de onkostennota. Alle btw-codes ingevoerd op de onkostennota moeten ook worden geverifieerd als correct. Nadat deze vereisten zijn gecontroleerd, wordt de onkostennota geboekt.
Nadat de onkostennota is geboekt, wordt betaling voor de onkostennota toegestaan en wordt de werknemer vergoed.