Workflowacties

Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Bij een workflow kunnen meerdere groepen gebruikers zijn betrokken: de starter, de toegewezenen, besluitvormers en fiatteurs. Hieronder ziet u een workflow voor een onkostennota. In dit voorbeeld is Sam de starter, zijn de leden van de wachtrij toegewezenen, is Jan een besluitvormer en zijn Frank, Suzan en Anne de fiatteurs.

In de volgende secties worden de workflowacties beschreven die door elk van deze groepen mensen kunnen worden uitgevoerd.

Acties die kunnen worden uitgevoerd door een starter

De opdrachtgever start een workflowexemplaar door een document ter verwerking aan te bieden. Als Sam bijvoorbeeld zijn onkostennota wilt verzenden, moet hij klikken op de knop Aanbieden in het formulier Onkostennota.

Acties die kunnen worden uitgevoerd door een toegewezene

Een taak kan worden toegewezen aan meerdere personen of aan een wachtrij voor werkitems die door meerdere mensen wordt gecontroleerd. Slechts één persoon kan echter een taak uitvoeren.

Ga er bij de workflow in de vorige afbeelding vanuit dat Sam een onkostennota heeft ingediend en zijn ontvangstbewijzen ter controle naar de afdeling Onkostennota´s van zijn organisatie heeft gestuurd. De leden van de afdeling Onkostennota´s van Adventure Works controleren de wachtrij. Stel dat Julie, een lid van de afdeling, de taak heeft geaccepteerd om de onkostennota en ontvangstbewijzen van Sam te controleren. Ze kan een van de volgende acties uitvoeren: voltooien, afwijzen, delegeren, een wijziging aanvragen, opnieuw toewijzen of vrijgeven.

Notitie

Welke acties beschikbaar zijn, is afhankelijk van de manier waarop de taak door de softwareontwikkelaar is ontworpen.

Voltooien

Als een gebruiker een taak voltooit, wordt het document dat is ingediend voor verwerking, zo nodig toegewezen aan de volgende gebruiker in de workflow. Als er geen aanvullende verwerking is vereist, eindigt het workflowproces.

Stel dat Julie bijvoorbeeld een lid is van de afdeling voor onkostennota´s van Adventure Works en ze de taak heeft geaccepteerd om de onkostennota en ontvangstbewijzen van Sam te controleren. Nadat Julie de taak heeft voltooid, wordt de onkostennota aan Jan toegewezen.

Afwijzen

Als een gebruiker een document afwijst, eindigt het workflowproces.

Stel dat Julie bijvoorbeeld een lid is van de afdeling voor onkostennota´s van Adventure Works en ze de taak heeft geaccepteerd om de onkostennota en ontvangstbewijzen van Sam te controleren. Als Julie het document afwijst, eindigt het workflowproces.

Sam kan de onkostennota opnieuw indienen, met of zonder wijzigingen. Als Sam de onkostennota opnieuw indient, start het workflowproces vanaf de handmatige taak.

Delegeren

Een taak die door een gebruiker wordt gedelegeerd, wordt aan een andere gebruiker toegewezen.

Stel dat Julie bijvoorbeeld een lid is van de afdeling voor onkostennota´s van Adventure Works en ze de taak heeft geaccepteerd om de onkostennota en ontvangstbewijzen van Sam te controleren. Julie delegeert deze taak aan Tim, haar assistent.

Tim handelt dan namens Julie. Dit betekent dat wanneer Tim een taak voltooit, de onkostennota aan Jan wordt toegewezen, net alsof Julie de taak zou hebben voltooid.

Wijziging aanvraag

Wanneer een gebruiker een wijziging aanvraagt in een aangeboden document, wordt dit document teruggestuurd naar de opdrachtgever.

Stel dat Julie bijvoorbeeld een lid is van de afdeling voor onkostennota´s van Adventure Works en ze de taak heeft geaccepteerd om de onkostennota en ontvangstbewijzen van Sam te controleren. Julie merkt enkele fouten in de onkostennota op en vraagt wijzigingen in de nota aan. De onkostennota wordt weer naar Sam verzonden.

Sam kan de onkostennota opnieuw indienen, met of zonder wijzigingen. Als Sam de onkostennota opnieuw indient, moet een lid van de wachtrij de nota en de ontvangstbewijzen opnieuw controleren.

Opnieuw toewijzen

De leden van een wachtrij voor werkitems kunnen documenten in de wachtrij opnieuw toewijzen aan een andere wachtrij.

Stel bijvoorbeeld dat Julie een lid is van de afdeling Onkostennota´s van Adventure Works en de wachtrij controleert. Om de werklast te balanceren, kan ze de onkostennota en de bijbehorende ontvangstbewijzen opnieuw toewijzen aan een andere wachtrij.

Vrijgave

Als een lid van de wachtrij voor werkitems een taak heeft geaccepteerd en later beslist dat ze de taak niet kan uitvoeren, kan ze het document terug aan de wachtrij voor werkitems vrijgeven.

Stel dat Julie bijvoorbeeld een lid is van de afdeling voor onkostennota´s van Adventure Works en ze de taak heeft geaccepteerd om de onkostennota en ontvangstbewijzen van Sam te controleren. Als Julie beslist dat ze de taak niet kan voltooien, kan ze het document vrijgeven. De onkostennota komt weer in de wachtrij terecht zodat andere leden van de afdeling Onkostennota´s van Adventure Works de taak kunnen voltooien.

Acties die een besluitvormer kan uitvoeren

Wanneer een document aan een besluitvormer is toewezen, is dit doorgaans omdat de besluitvormer een vraag moet beantwoorden. Het antwoord op de vraag is doorgaans Ja of Nee of Waar of Onwaar. Als de besluitvormer geen van deze opties selecteert, kan hij de beslissing delegeren.

[Keuze 1] of [Keuze 2]

Een besluitvormer moet een vraag beantwoorden voor het document. Het antwoord op de vraag is doorgaans Ja of Nee of Waar of Onwaar. Het antwoord van de besluitvormer bepaalt welke tak van de workflow wordt gebruikt om het document te verwerken.

Stel bijvoorbeeld dat de onkostennota van Sam aan Jan is toegewezen. Jan moet beslissen of voor de informatie in de onkostennota een telefoontje naar de manager van de werknemer is vereist. Als Jan beslist dat een telefoontje is vereist, wordt de onkostennota aan Aretha toegewezen, die de manager van de werknemer moet bellen. Als Jan beslist dat geen telefoontje is vereist, wordt de onkostennota aan Frank toegewezen ter goedkeuring.

Delegeren

Wanneer een besluitvormer een beslissing delegeert, wordt het document aan een andere gebruiker toegewezen die de beslissing moet nemen.

Stel bijvoorbeeld dat de onkostennota van Sam aan Jan is toegewezen. Jan delegeert de beslissing naar Marie, zijn assistent.

Marie handelt dan namens Jan. Als Marie beslist dat een telefoontje is vereist, wordt de onkostennota aan Aretha toegewezen, die de manager van de werknemer moet bellen. Als Maria beslist dat geen telefoontje is vereist, wordt de onkostennota aan Frank toegewezen ter goedkeuring.

Acties die kunnen worden uitgevoerd door een fiatteur

Een fiatteur aan wie een document is toegewezen, kan een van de volgende acties uitvoeren: goedkeuren, afwijzen, delegeren of een wijziging aanvragen.

Goedkeuren

Een document dat door een fiatteur wordt goedgekeurd, wordt toegewezen aan de volgende gebruiker in de workflow. Als er geen aanvullende verwerking is vereist, eindigt het workflowproces.

Stel dat Sam een onkostennota van EUR 6.000 heeft ingediend die is toegewezen aan Frank. Nadat Frank het document goedkeurt, wordt het ter goedkeuring aan Suzan toegewezen. Keurt zij het document goed, dan eindigt het workflowproces.

Afwijzen

Als een fiatteur een document afwijst, eindigt het workflowproces.

Stel dat Sam een onkostennota van EUR 12.000 heeft ingediend die is toegewezen aan Suzan. Als Suzan de onkostennota afwijst, eindigt het workflowproces.

Sam kan de onkostennota opnieuw indienen, met of zonder wijzigingen. Als Sam de onkostennota opnieuw indient, start het workflowproces bij het goedkeuringsproces.

Delegeren

Een document dat door een fiatteur wordt gedelegeerd, wordt ter goedkeuring aan een andere gebruiker toegewezen.

Stel dat Sam een onkostennota van EUR 12.000 heeft ingediend die is toegewezen aan Frank. Frank delegeert de onkostennota aan Anne.

Anne treedt op namens Frank. Dit wil zeggen dat wanneer Anne het document goedkeurt, het ter goedkeuring aan Suzan wordt toegewezen, net als wanneer Frank het document zelf had goedgekeurd. Als Suzan het document goedkeurt, wordt het ter goedkeuring naar Anne verzonden.

Wijziging aanvraag

Een document waarvoor door een fiatteur een wijzing wordt aangevraagd, wordt teruggestuurd naar de starter.

Stel dat Sam een onkostennota van EUR 12.000 heeft ingediend die is toegewezen aan Suzan. Als Suzan een wijziging aanvraagt, wordt de onkostennota teruggestuurd naar Sam.

Sam kan de onkostennota opnieuw indienen, met of zonder wijzigingen. Als Sam de onkostennota opnieuw indient, wordt het ter goedkeuring naar Frank verzonden omdat hij de eerste fiatteur in het goedkeuringsproces is.