Store Operations Assist gebruiken

Met Store Operations Assist-beheer kan de winkelmanager/districtmanager van het hoofdkantoor detailhandelstaken maken en deze toewijzen aan winkelmedewerkers.

• Geprioriteerde acties in de winkel identificeren.

• Maak sjablonen, taken en plannen voor acties in de winkel.

• Wijs taken toe met richtlijnen (hyperlinks, documenten, afbeeldingen, enz.)

• Beoordeel taken en geef feedback aan de winkelmedewerker.

Typen sjablonen

Sjablonen zijn herbruikbare objecten die u kunt gebruiken om meer dan één geplande taak voor verschillende tijdsperioden te maken. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon maken voor een visual merchandising-setup voor de polo t-shirt sectie, een geplande taak maken met dezelfde sjabloon en deze toewijzen aan winkel A. Als u dezelfde visual merchandising-setup wilt uitvoeren voor winkel B, kunt u de bestaande sjabloon hergebruiken en er een andere geplande taak mee maken.

Store Operations Assist-beheer biedt weinig soorten sjablonen om verschillende typen detailhandelstaken te maken. Deze sjablonen zijn:

Formuliersjabloon

Met formuliersjablonen kunt u taakrichtlijnen delen in de vorm van tekst met opmaak, inclusief hyperlinks, afbeeldingen, PDF-bijlagen en foto's, als onderdeel van geplande taken zoals het instellen van promoties, wijzigingen in de winkelindeling, enzovoort. Deze sjabloon maakt het eenvoudiger voor winkelmedewerkers om toegang te krijgen tot alle relevante en vitale informatie op één plek, in plaats van te zoeken naar taakrichtlijnen in e-mails of andere communicatiekanalen.

Sjabloon voor productcontrole

Store Operations Assist-beheer biedt twee soorten sjablonen voor taken met betrekking tot productcontroles. Nadat u een productcontrolesjabloon hebt gemaakt, kunt u de lijst met producten hieraan koppelen.

• Steekproefsgewijze voorraadtelling: u kunt deze sjabloon maken om een steekproefsgewijze telling vast te leggen voor een lijst met producten in een winkel. Met deze sjabloon kunnen de winkelmedewerkers het fysieke aantal producten noteren dat in de lijst wordt weergegeven.

• Update van productprijs: u kunt deze sjabloon maken om prijsverlagingen/nieuwe prijsupdates in de winkel vast te leggen.

Lege sjabloon

Een lege sjabloon is een lichtere versie van de formuliersjabloon. U kunt dit sjabloontype gebruiken voor dagelijkse taken in de winkel, waarbij de medewerker geen gedetailleerde richtlijnen nodig heeft of taakspecifieke vragen beantwoordt. Een lege sjabloon is het meest geschikt voor terugkerende geplande taken, zoals controles op het openen en sluiten van winkels enzovoort.

Op enquêtes gebaseerde vragen

U kunt formuliersjablonen gebruiken om enquêtevragen met betrekking tot de geplande taak op te nemen en reacties van winkelmedewerkers te verkrijgen, en u kunt ook een foto van de opstelling toevoegen. Met de antwoorden kunt u de naleving van taakvoltooiing in winkels meten. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon voor het instellen van promoties maken en enquêtevragen opnemen zoals Is de instelling conform? en *Wanneer heeft de winkelmedewerker de instelling voltooid? Met deze sjabloon krijgt u inzicht in hoe effectief de winkelmedewerker de promotie in de winkel heeft opgezet.

Vraagtypen

De verschillende vraagtypen die u kunt opnemen zijn:

• Ja-of nee-respons: winkelmedewerkers kunnen een ja- of nee-respons selecteren

• Tekstveld: winkelmedewerkers kunnen een op tekst gebaseerde respons geven

• Numeriek: winkelmedewerkers kunnen een numerieke respons geven

• Datumkiezer: winkelmedewerkers kunnen een op datum gebaseerde respons geven. Dit vraagtype wordt momenteel niet ondersteund voor de controletaken van productvoorraad en productprijzen.

• Enkelvoudige selectie: winkelmedewerkers kunnen als respons één optie selecteren in een lijst met meerdere opties

• Meervoudige selectie: winkelmedewerkers kunnen als respons meer dan één optie selecteren in een lijst met meerdere opties

• Volgorde van rangschikking: hiermee kunt u opties toevoegen die door winkelmedewerkers in oplopende of aflopende volgorde kunnen worden gerangschikt tijdens taakuitvoering in winkels. Dit vraagtype is nuttig voor scenario's waarin gerangschikte feedback van winkels kan helpen bij het evalueren van het vergelijkende potentieel tussen meerdere opties. U wilt bijvoorbeeld verschillende visuele merchandisingstrategieën rangschikken om te bepalen welke winkelindeling, productplaatsing en displays het meest effectief zijn in het stimuleren van klantbetrokkenheid en verkoop.

• Voor het sjabloontype Steekproefsgewijze voorraadtelling is een standaardvraag beschikbaar: Aantal. De winkelmedewerker kan het aantal producten invoeren en Aantal opslaan selecteren om de informatie over het aantal producten op te slaan. Het productpop-upvenster wordt automatisch gesloten en de winkelmedewerker wordt doorgestuurd naar de lijst met producten. Nu kan de winkelmedewerker een ander product selecteren om het aantal vast te leggen.

  

  Fooi

  In eerdere versies van de app moesten winkelmedewerkers na het selecteren van Aantal opslaan het pictogram x selecteren in het vak om het pop-upvenster met producten te sluiten. Update naar de nieuwste versie van de app om het pop-upvenster van het product automatisch te laten sluiten en om te leiden naar de lijst met producten.

• Voor het sjabloontype Update van productprijs is een standaardvraag beschikbaar: Is prijs bijgewerkt (ja of nee).

Belangrijk

De lege sjabloon biedt niet de mogelijkheid om op enquêtes gebaseerde vragen toe te voegen.

Beschrijving voor vragen

U kunt elke vraag uitbreiden door aanvullende context op te nemen, wat aanzienlijk bijdraagt aan een beter begrip en de succesvolle uitvoering van die specifieke taak. Voor elke vraag kunt u gebruikmaken van het veld Beschrijving om een gedetailleerde uitleg op te nemen om meer inzichten te bieden, zoals opeenvolgende instructies, hyperlinks om naadloos naar zowel externe als interne bronnen te verwijzen en bestanden bij te voegen voor verdere begeleiding.

Door het veld 'Beschrijving' in vragen te gebruiken bij het maken van Store Operations Assist-sjablonen, kunt u uitgebreide begeleiding bieden die verder gaat dan louter vragen en antwoorden.

Vertakkingslogica gebruiken in enquêtevragen

Terwijl u enquêtevragen maakt met behulp van een formuliersjabloon, kunt u ook geneste of vertakte vragen maken die zijn getagd in de hoofdvragen in dezelfde sjabloon. Vertakkingslogica zorgt voor een beter begrip van het antwoord van de winkelmedewerker. Store Operations Assist-beheer helpt bij het maken van vertakte vragen met verschillende antwoordtypen, zoals ja/nee, meervoudige selectie, enkele selectie en op tekst gebaseerd. U kunt ook een voorwaarde instellen voor het maken van een geautomatiseerde taak op basis van het antwoord op een vraag. Dus als het antwoord op de vraag aan de voorwaarde voldoet, wordt automatisch een taak gemaakt met Mobiele Store Operations Assist.

Bekijk een scenario waarin een HQ-districtsmanager een nieuw promotie-evenement wil starten in de schoenenafdeling. De manager wil met een enquête bepalen of het promotie-evenement succesvol is.

• De hoofdvraag in de enquête zou kunnen zijn Is de promotie-opzet voltooid in het schoenengedeelte? met een ja/nee-antwoord. Om de oorzaak van de niet-opgezette promotie te achterhalen, kan de manager een vertakte vraag gebruiken die is gekoppeld aan de hoofdvraag.

• In dit scenario zou de vertakte vraag kunnen zijn Waarom is de promotie niet opgezet? met een op tekst gebaseerd antwoordtype.

• De winkelmedewerker kan dan een antwoord in vrije tekst invoeren, bijvoorbeeld Promotiemateriaal was niet beschikbaar. Dit antwoord helpt de HQ-districtmanager beter te begrijpen waarom de promotie niet is uitgevoerd in de winkel.

• De districtmanager van het hoofdkantoor kan ook een voorwaarde instellen om automatisch een taak voor de winkelmedewerker te maken voor opvolging van het promotiemateriaal. Als de winkelmedewerker met Nee reageert op de hoofdvraag en de winkelmedewerker de huidige taak als voltooid markeert, wordt in Mobiele Store Operations Assist automatisch een nieuwe taak gemaakt met de naam Promotie-instellingen voltooien in het gedeelte met schoenen en toegewezen aan de winkelmedewerker.

Een nieuwe sjabloon maken

Voer de volgende stappen uit om een nieuwe sjabloon te maken:

1. Selecteer in Store Operations Assist-beheer onder het actiecentrum in het menuvenster aan de linkerkant de optie Sjabloon maken. De lijst met bestaande sjablonen verschijnt aan de rechterkant, samen met een optie om een nieuwe sjabloon te maken. 

2. Selecteer +Nieuw om het scherm voor het maken van een nieuwe sjabloon te openen.  

3. Voer een naam in voor de sjabloon en selecteer het sjabloontype in de vervolgkeuzelijst. 

4. Selecteer Opslaan om de details op te slaan en het tabblad Ontwerper te openen. Hier ziet u een voorbeeld van hoe deze sjabloon eruit zou zien op een mobiel apparaat.  

5. Vul de volgende gegevens in op het tabblad Ontwerper en selecteer Opslaan om de sjabloon op te slaan:

   • Naam: de sjabloonnaam verschijnt hier automatisch (gebaseerd op de eerdere configuratie)

   • Beschrijving: wordt gebruikt om de geplande taken voor de nieuw gemaakte sjabloon te beschrijven. Als de geplande taken bijvoorbeeld bedoeld zijn voor een promotie-opzet, kunt u in deze sectie een beschrijving voor de promotie-instelling vermelden, zodat de winkelmedewerker de taak beter begrijpt. 

   • Richtlijnen: gebruikt om de gedetailleerde richtlijnen voor de geplande taken te vermelden. In dit gedeelte kunt u tekst, foto's en hyperlinks (rich text) toevoegen.

   • Document uploaden: wordt gebruikt om een pdf-document te uploaden voor deze geplande taak. De winkelmedewerker kan dit document zien en openen in Mobiele Store Operations Assist. 

   • Vragen toevoegen: Gebruikt om verschillende typen vragen toe te voegen om antwoorden van de winkelmedewerker te zoeken. U kunt deze vragen ook selecteren om de vraagbeschrijving te bewerken. Voor gedetailleerde stappen voor het toevoegen van hoofdvragen en vertakte vragen, raadpleegt u Hoofdvragen en vertakte vragen toevoegen.

Notitie

Tot dit punt heeft de sjabloon de conceptstatus en kunt u wijzigingen in de sjabloon blijven aanbrengen.

Hoofdvragen en vertakte vragen toevoegen

Voer de volgende stappen uit om een hoofdvraag en vertakte vraag toe te voegen en een geautomatiseerde taak toe te voegen op basis van antwoorden in een enquête:

1. Selecteer Vraag toevoegen om een rechterdeelvenster te openen om de vraagdetails in te voeren.

2. Nadat u de hoofdvraag hebt toegevoegd, ziet u een vertakkingspictogram in de opties van het menu Verbeteren (onder het hoofdvraagraster, naast de optie +)

3. Selecteer het vertakkingspictogram om een vertakte vraag toe te voegen en te koppelen aan de hoofdvraag. U ontvangt een prompt om te selecteren voor Voorwaarde: bij respons van.

4. Selecteer Nee, de gewenste antwoordoptie voor de vertakte vraag in dit scenario.

5. Selecteer + om een vertakte vraag toe te voegen uit de beschikbare vraagtypes.

6. Selecteer het pictogram Actie toevoegen en selecteer Taak maken om een nieuwe taak voor de vertakte voorwaarde toe te voegen.

7. Vul de velden Taaknaam en Taak toegewezen aan in (als het veld Taak toegewezen aan leeg wordt gelaten, wordt tijdens runtime de automatisch gemaakte taak toegewezen aan de winkelmedewerker die de taak voltooit waarvoor deze vertakkingslogica is gedefinieerd.)

Een nieuw plan maken

Met plannen kunnen de winkelmanager of de HQ-districtsmanager, een of meer geplande taken groeperen en toewijzen aan een doelgroep. Het biedt de flexibiliteit om dezelfde set taken toe te wijzen aan een doelgroep of om een set van verschillende taken van hetzelfde evenement toe te wijzen aan een doelgroep. De District Operations Manager en de winkelmanager kunnen plannen en taken maken binnen deze plannen.  De backoffice-persoon kan bijvoorbeeld een plan maken met dezelfde reeks taken die voor alle juweliers moeten worden uitgevoerd; of een plan maken voor een evenement zoals Kerst-promoties en taken van dit evenement toewijzen aan een doelgroep.

Notitie

Bij het maken van een plan moeten de looptijd (startdatum en einddatum) van het plan en de onder het plan gegroepeerde taken elkaar overlappen.

Voer de volgende stappen uit om een nieuw plan te maken:

1. Selecteer in Store Operations Assist-beheer onder het actiecentrum in het menuvenster aan de linkerkant de optie Plannen maken. De pagina Planlijst wordt aan de rechterkant geopend, samen met een optie om een nieuw plan te maken

2. Selecteer +Nieuw om een nieuw plan te maken. Het scherm Nieuw uitvoeringsplan wordt geopend.

  

3. Voer in het tabblad Details de volgende informatie in:

• Plannaam: voer hier de naam van het plan in

• Planbeschrijving: geef een gedetailleerde beschrijving op van het plan

• Begindatum: voer hier de begindatum van het plan in

• Einddatum: voer hier de einddatum van het plan in

• Bereik voor maken van taken: hiermee kunt u het aantal dagen invoeren waarvoor de taken worden gemaakt nadat het plan is geactiveerd. Als de begin- en einddatum van een plan bijvoorbeeld 1 oktober en 30 oktober zijn, en als toekomstige exemplaren zijn ingesteld op 5, dan worden bij activering van het plan taken tussen 1 oktober en 6 oktober gemaakt en toegewezen aan de winkels in de doelgroepen of rayons in het plan. Taken na 6 okt (tot 30 okt) worden niet gemaakt. 

4. Selecteer Opslaan en sluiten om het nieuwe plan op te slaan.

Instellen van taken definiëren

De districtmanager van het hoofdkantoor of de winkelmanager kan met behulp van sjablonen een of meer taakconfiguraties definiëren in Store Operations Assist-beheer. De taken zijn onderdeel van een plan, hebben een terugkerend karakter en zijn gekoppeld aan doelgroepen of winkels waar u de winkelmedewerker deze taken wilt laten uitvoeren. Voorbeelden van geplande taken zijn het opzetten van promoties, enquêtes, productcontroles, opzetten van een schappenplan, enzovoort. 

1. Selecteer + Nieuwe taakinstelling om een taakinstelling te definiëren. 

2. Het pagina met de nieuwe taakinstelling wordt geopend en u kunt de volgende informatie invoeren:

• Taaknaam: de naam van de taak. 

• Sjabloon: een zoekopdracht waarbij u de gemaakte sjabloon moet selecteren voordat u het plan maakt. Als u het sjabloontype Steekproefsgewijze voorraadtelling of Update van productprijs selecteert, is een nieuw tabblad Gekoppelde producten beschikbaar. U kunt een lijst met producten aan deze sjablonen koppelen via:

  • Handmatige koppeling: u kunt producten één voor één zoeken en toevoegen. Na een succesvolle selectie verschijnt de lijst met producten in het raster.

  • Dynamische koppeling: u kunt producten zoeken en toevoegen door gebruik te maken van kenmerken zoals merk, categorie, enzovoort. U kunt bijvoorbeeld alle broeken of alle t-shirts toevoegen. U moet een naam opgeven om deze selectie op te slaan. Na een succesvolle selectie verschijnt er een rij-item in het raster. 

Fooi

U kunt in deze stap zelfs een nieuwe sjabloon maken, als u er nog geen hebt gemaakt. Selecteer + Nieuwe sjabloon en volg daarna de stappen om een nieuwe sjabloon te maken.

• Toewijzen aan: de taak wordt automatisch toegewezen aan het toewijzingsteam (Azure AD) van de business unit. Als u Manager selecteert in de vervolgkeuzelijst, wordt de taak toegewezen aan de manager van de business unit.

Belangrijk

Als er geen toegewezen team is geconfigureerd, wordt de taak toegewezen aan het standaardteam van de business unit.

• Prioriteit: wordt gebruikt om de prioriteit voor de taak in te stellen, bijvoorbeeld Laag, Normaal of Hoog.

• Zone: het winkelgedeelte waar u wilt dat de winkelmedewerker deze taak uitvoert, zoals het achterste gangpad of het gedeelte voor persoonlijke verzorging in een supermarkt. 

• Herhalingstype: de herhalingsperiode van de taak wanneer deze voor voltooiing beschikbaar zou zijn voor de medewerker. De herhaling kan dagelijks, wekelijks, maandelijks of eenmalig zijn. Voor elk van deze opties zijn er meer velden die u moet invullen op basis van uw vereisten

• Start: de startdatum van de geldigheid van de taakinstelling.

• Einde: de einddatum van de geldigheid van de taakinstelling.

• Geplande tijd: het tijdstip waarop de uitvoering van de taakinstelling is gepland.

• Duur: hoelang de taak moet verschijnen in de takenlijst in Mobiele Store Operations Assist voor de winkelmedewerker. Met dit veld kan de winkelmedewerker vooraf informatie krijgen over de taken en deze effectief plannen. U kunt een duur van maximaal drie dagen instellen. De taak wordt weergegeven in de takenlijst op basis van de duur en wordt niet na de vervaldatum weergegeven, waarna deze automatisch wordt geannuleerd.

• Taaktype: wordt gebruikt om het type taak te configureren, bijvoorbeeld visuele merchandising, het opzetten van promoties, dagelijkse controles, enzovoort. 

• Beoordeling vereist: wordt gebruikt voor taken die vóór voltooiing ter beoordeling moeten worden ingediend door de winkelmedewerker. Als de winkelmanager 'Ja' heeft geselecteerd, kan de winkelmedewerker de taak ter beoordeling te verzenden op de pagina met taakgegevens in de mobiele app. 

• Vereist om foto toe te voegen (Standaard = Nee; opties zijn Ja/Nee): wordt gebruikt als de winkelmedewerker foto's moet bijvoegen voor de taak. Het maken van foto's wordt momenteel niet ondersteund voor de controletaken van productvoorraad en productprijzen.

Store Operations Assist-beheer voert automatisch de taakinstelling in een plan uit wanneer de laatste evaluatiedatum leeg is of als de laatste evaluatiedatum plus het bereik voor het maken van taken hoger is dan vandaag.

​De taakinstelling voor het bijwerken van de productprijs en de steekproefsgewijze voorraadtelling voert de aangepaste API Producten ophalen voor ERP-integratie uit. Zie voor meer informatie Store Operations Assist uitbreiden

Winkels toewijzen

U kunt de doelgroep selecteren en koppelen aan het plan waarin de winkelmedewerker de geplande taken uitvoert.

Een plan publiceren en uitvoeren

U kunt de details opslaan nadat u het plan en de instellingstaken hebt gemaakt. Plandetails worden opgeslagen als concept, zodat u indien nodig wijzigingen kunt aanbrengen. Als u het plan en de bijbehorende taken echter wilt activeren, moet u de status van het plan wijzigen van concept naar publiceren en vervolgens het plan uitvoeren.

Het proces voor het uitvoeren van het plan is verbeterd door extra validaties te implementeren. De extra controles die worden aangeroepen tijdens het uitvoeren van een plan en het maken van taken valideren het volgende:

• een doelgroep bevat business units als leden
• aan business units zijn managers toegewezen en business units moeten een rol hebben met machtigingen om taken te lezen en te schrijven
• managers hebben de juiste beveiligingsrol en machtigingen
• aan het team van toegewezen gebruikers in de business unit is het juiste team toegewezen of het standaardteam beschikt over de vereiste machtigingen
• begindatum voor het instellen van plannen en taken mag niet in het verleden liggen
• begindatum voor het instellen van taken mag niet eerder zijn dan de begindatum van plannen
• de manager van de business unit moet een rol hebben met machtigingen om taken te lezen en te schrijven
• maximum aantal gebruikers in één team moet lager zijn dan 100
• totaal aantal gebruikers waarvoor activiteiten worden gemaakt, moet lager zijn dan 500

Deze validaties zorgen ervoor dat taken worden gemaakt bij de planuitvoering en worden toegewezen aan de gebruikers met de juiste machtigingen.  

Belangrijk

Als de uitvoering van een plan mislukt, worden er geen taken gegenereerd.

Store Operations Assist-beheer voert automatisch elke 15 minuten plannen uit en maakt bijbehorende taken. Nadat u een plan hebt gemaakt, kan het een uur duren voordat de oplossing de geautomatiseerde cloudstroom en planningstaken uitvoert. Het proces voor geautomatiseerde planuitvoering evalueert alle actieve plannen voor vandaag en en voert deze uit. Vandaag is het interval tussen de startdatum min het bereik voor het maken van taken en de einddatum. De oplossing werkt automatisch de laatste evaluatiedatum in de taakinstelling bij na elke geslaagde planuitvoering.

U kunt een plan ook handmatig uitvoeren en taken maken wanneer dat nodig is door de knop Plan uitvoeren in het bovenste lint te selecteren.

Taken toewijzen die zijn gemaakt als onderdeel van een plan

Standaard worden alle taken automatisch toegewezen aan het toewijzingsteam (Azure AD) van de business unit. Nadat u de geplande taken hebt gemaakt, kunt u ze openen via het menu Taken en zo nodig opnieuw toewijzen aan de manager van de business unit. U kunt de weergave ook filteren met opties, zoals *Mijn taken, Alle open taken of Taken die door mij zijn toegewezen. De HQ-districtsmanager kan bijvoorbeeld een geplande taak maken en deze toewijzen aan de winkelmanager. De winkelmanager krijgt dan een melding van de toegewezen taak, opent deze via het menu Taken en wijst deze verder toe aan een winkelmedewerker.

Stappen om een geplande taak toe te wijzen aan een gebruiker of een team:

1. Selecteer Taakmenu om de pagina Takenlijst te openen.

2. Zoek naar de taak die u wilt toewijzen.

3. Selecteer de taaknaam om de taakdetails te openen.

4. Voer in het veld Toegewezen aan de naam in van de gebruiker of het team aan wie u de taak wilt toewijzen en selecteer Opslaan.

Fooi

U kunt ook een werkstroom maken of invoegtoepassingen gebruiken die de taak automatisch toewijzen aan gebruikers of teams op basis van vooraf ingestelde criteria. Zie Overzicht van Power Automate en Invoegtoepassingen gebruiken om bedrijfsprocessen uit te breiden voor meer informatie.

Een taak toewijzen aan een heel team

Gebruikers van Store Operations Assist-beheer, zoals medewerkers van het hoofdkantoor of districtsmanagers, kunnen nu geplande taken toewijzen aan hele teams, zodat elk lid verantwoordelijk is voor het voltooien van de taak. Deze functionaliteit is handig voor algemene taken waarvoor de bevestiging van alle winkelmedewerkers vereist is, zoals verplichte voltooiing van een training of het delen van nieuw bedrijfsbeleid. Deze functie zorgt voor een goed begrip en naleving van belangrijke beleidslijnen en trainingsinitiatieven.

1. Ga naar Plan > Nieuwe taakinstelling > Toewijzen aan.

2. Selecteer de optie Alle teamleden uit het vervolgkeuzemenu.

   

Op basis van de doelgroepen die aan het plan zijn toegewezen, wordt de taak automatisch uitgerold naar elk teamlid binnen de beschikbare teams van de geselecteerde doelgroep. Om een naadloze uitvoering te garanderen, worden met Store Operations Assist-beheer individuele taakexemplaren voor elk teamlid gemaakt, waardoor de taakvoltooiing op individueel niveau nauwkeurig kan worden gevolgd.

Momenteel gelden er enkele beperkingen voor deze functionaliteit:

• Wanneer u een taakinstelling maakt binnen een plan, is de enige beschikbare optie voor het veld "herhalingstype" momenteel beperkt tot "eenmalig" binnen een opgegeven start- en einddatum. Taken kunnen dus niet zo worden ingesteld dat ze regelmatig terugkeren of automatisch worden herhaald.
• Het totale aantal gebruikers dat is toegewezen aan teams voor alle doelgroepen binnen één abonnement, mag niet hoger zijn dan 499.
• Het maximaal toegestane aantal leden in één team is momenteel beperkt tot 99.

Gelijktijdige taakupdates voorkomen

Store Operations Assist-beheer gaat op intelligente wijze om met situaties waarin een enquête- of productcontroletaak is toegewezen aan een team met de vereiste dat slechts één teamlid deze kan voltooien en meerdere gebruikers tegelijkertijd proberen toegang te krijgen tot dezelfde taak om hieraan te werken.

Als twee gebruikers tegelijkertijd toegang hebben tot de taak, voert het systeem een realtime controle uit en detecteert dit conflict. Als de eerste gebruiker al is begonnen met het invoeren van zijn of haar respons, voorkomt het systeem dat de tweede gebruiker responsen kan bewerken of invoeren. Deze functie zorgt ervoor dat de gebruiker die de taak heeft gestart, de exclusieve mogelijkheid heeft om deze te voltooien zonder dat andere gebruikers hun inspanningen onbedoeld overdoen.

Deze functie elimineert mogelijke redundantie en stroomlijnt de voltooiing van taken binnen teams. Het waarborgt de integriteit van enquêteantwoorden en productcontrolegegevens, waardoor nauwkeurige en betrouwbare informatieverzameling mogelijk is en inconsistenties of overlappingen van gegevens worden vermeden.

Planuitvoeringsstatus weergeven

Nadat een plan is gepubliceerd, verschijnt er een nieuw tabblad op de pagina Plan waarmee u de uitvoeringsstatus van het plan kunt volgen.

Het bovenste raster van het tabblad geeft de status weer van de taakinstellingen onder dat plan. Het bevat gegevens zoals de begin- en einddatum van het plan, het totale aantal taken dat tot op heden is gegenereerd en uitgevoerd, het aantal voltooide en geannuleerde taken en het aantal taken dat een einddatum vandaag of in de toekomst heeft of achterstallig is voor elke taakinstelling.

Het onderste raster van het tabblad toont de lijst met instellingen voor gerelateerde taken die betrekking hebben op het geselecteerde plan.

Automatische taakannulering controleren

Store Operations Assist-beheer bevat een nieuwe Power Automate-stroom genaamd Annulering van achterstallige taken en annuleert automatisch taken die op de vervaldatum nog niet zijn voltooid. De nieuwe statusreden Onvolledig en het nieuwe veld Annuleren na zijn toegevoegd aan een taak. Door de logica van het veld Annuleren na wordt het oudere exemplaar van de taak (als deze niet is voltooid) gegenereerd wanneer het nieuwe exemplaar van dezelfde taak wordt gegenereerd op basis van het herhalingspatroon. Power Automate wordt elke 10 minuten uitgevoerd en alle taken die niet de status Voltooid of Geannuleerd, worden automatisch geannuleerd en de statusreden wordt ingesteld op Onvolledig.

Taak 1 heeft bijvoorbeeld een wekelijks terugkeerpatroon en moet elke maandag om 19.00 uur zijn uitgevoerd. Het eerste exemplaar van deze taak wordt gegenereerd op maandag van week 1. Als de taak niet wordt voltooid, houdt deze een achterstallige status tot de zondag van week 1. Zodra het volgende taakexemplaar wordt gegenereerd op de maandag van week 2, wordt het eerste exemplaar automatisch geannuleerd.

Ad-hoctaken maken

In tegenstelling tot geplande taken, gebruiken ad-hoctaken geen sjabloon of zijn er geen herhalingen aan gekoppeld. Ad-hoctaken kunnen items zijn die de winkelmanager tijdens een rondgang door de winkel maakt en toewijst aan winkelmedewerkers. Deze ad-hocitems maken geen deel uit van een plan. In plaats daarvan kan de winkelmanager deze taken gedurende de dag maken voor scenario's die aandacht en actie van de winkelmedewerkers vereisen. Voorbeelden van ad-hoctaken zijn taken zoals het opruimen van gemorste producten, het verwijderen van vervallen of beschadigde producten uit het schap, het opvolgen van een vraag van een klant, enzovoort.

Om een ad-hoctaak te maken, navigeert u naar de pagina Taak en selecteert u + Nieuwe taak.

Er zijn twee tabbladen waarop u de informatie moet invullen om een ​​nieuwe ad-hoctaak te maken:

Details

Het tabblad Details bevat het formulier voor het maken van ad-hoctaken. U kunt een ad-hoctaak maken met dezelfde kenmerken als een geplande taak met behulp van een lege sjabloon, plus belangrijke velden uit het formulier voor het maken van taken. Het gebruikt rich text-functies voor richtlijnen, een optie om foto's aan de taak toe te voegen, enzovoort. 

U moet de informatie als volgt invullen wanneer u de ad-hoctaak maakt:

• Naam: de naam van de taak. 

• Toegewezen gebruiker: de gebruiker aan wie de taak is toegewezen.

• Beschrijving: Een gedetailleerde beschrijving om de medewerker te helpen de taak beter te begrijpen. 

• Reden van status: Dit veld is alleen-lezen en beschrijft de status van de taak. 

• Vervaldatum: De datum waarop de taak voltooid moet zijn.  

• Prioriteit: stelt de prioriteit voor de taak in, zoals urgent, hoog, gemiddeld of laag

• Richtlijnen: Gedetailleerde richtlijnen voor de taak zoals tekst, foto's, hyperlinks (rich text)

• Winkelzone: de zone in de winkel waar u wilt dat de winkelmedewerker deze taak uitvoert, zoals het gedeelte voor persoonlijke verzorging in een supermarkt. 

• Taaktype: Het type taak, zoals dagelijkse controle, schoonmaakcontrole, enzovoort. Deze lijst is configureerbaar.

• Is beoordeling vereist: geeft aan of de winkelmedewerker de taak ter beoordeling moet indienen voordat deze wordt voltooid. Vervolgens kunt u dit veld op Ja zetten. Wanneer voltooid, krijgt de winkelmedewerker voor deze taak de optie te zien om de taak ter beoordeling te verzenden op de pagina met taakgegevens in de mobiele app

• Afbeelding vereist: geeft aan of de winkelmedewerker afbeeldingen voor de taak moet bijvoegen

Foto's

U kunt op de volgende twee manieren foto's koppelen aan de ad-hoctaak/het item die de winkelmedewerker kunnen helpen bij het voltooien van taken:

• Foto kiezen: u kunt een foto van het apparaat selecteren en koppelen aan het ad-hocitem/taak. 

• Foto maken: U kunt met de camera op het apparaat een foto maken en deze koppelen aan het ad-hocitem/taak. 

Notitie

In scenario's waarin het veld 'beoordeling vereist' wordt ingesteld op 'ja' tijdens het maken van ad-hoctaken, kan de winkelmedewerker die taken ter beoordeling indienen.

Beoordeling van taken geven

Met Store Operations Assist-beheer kunt u taken bekijken die zijn voltooid door winkelmedewerkers. Voor geplande en ad-hoctaken die een beoordeling vereisen, kunt u beoordelingsopmerkingen geven en delen met de winkelmedewerkers.

Opmerkingen toevoegen voor taken die moeten worden beoordeeld en gedeeld met de winkelmedewerker:

1. Navigeer naar de sectie Taken.

2. Filter de takenlijst op de status Verzonden ter beoordeling. De takenlijst wordt gevuld.

3. Selecteer de taak waarvoor u feedback wilt geven.

De pagina Taakinformatie wordt geopend en toont de volgende tabbladen:

Details

Het tabblad Details biedt een tweeledige weergave van de geselecteerde taak:

• Taakdetails omvatten naam, bijgewerkte status, de eigenaar (wie heeft het voltooid), prioriteit toegewezen tijdens het maken, beschrijving en richtlijnen gegeven tijdens het maken van de taak, enzovoort.

• Het antwoord van de winkelmedewerker op enquêtevragen die zijn gedeeld als onderdeel van de taak.

Dit tabblad helpt u bij het beoordelen van de oorspronkelijke taakdetails en antwoorden van de winkelmedewerker, aangezien het overeenkomt met wat de winkelmedewerker op het apparaat ziet.

U kunt de taak opnieuw toewijzen aan de winkelmedewerker nadat u beoordelingsopmerkingen hebt gegeven. Selecteer Retourneren voor bewerken. De taak verschijnt automatisch in het gedeelte met taken in Mobiele Store Operations Assist.

Als u echter van mening bent dat het niet nodig is om beoordelingsfeedback te geven en dat de taak is voltooid zoals verwacht, kunt u Markeren als voltooid selecteren om de taak te voltooien. In dit scenario wordt de taakstatus bijgewerkt naar Voltooid en deze bijgewerkte status wordt weergegeven in Mobiele Store Operations Assist.

Notitie

Tijdens het bekijken van details van voltooide taken die geen beoordeling vereisen, kunt u geen beoordeling of feedback geven.

Foto's

Het tabblad Foto's toont de foto's die door de winkelmedewerker zijn ingezonden als onderdeel van de voltooiing en indiening van de taak. Als de schakelaar Beoordeling vereist voor deze taak was ingeschakeld, kunt u ook foto's toevoegen op dit tabblad en deze delen met de winkelmedewerker als onderdeel van de beoordelingsfeedback. Als u bijvoorbeeld de foto's hebt bekeken die door de winkelmedewerker zijn gedeeld voor een visuele merchandisingtaak, kunt u nieuwe foto's van de gewenste winkelindeling uploaden als u de indeling wilt corrigeren.

Wanneer de winkelmedewerker deze taak op het apparaat opent, kan hij/zij de winkelindeling bekijken en aanpassen op basis van de bijgewerkte foto´s. Als de medewerker de taak voltooit, worden op dit tabblad de foto's weergegeven die door de winkelmedewerker zijn ingediend als onderdeel van het voltooien en indienen van de taak.

Activiteitsrapport weergeven

In het activiteitsrapport wordt het resultaat weergegeven van het bijwerken van de productprijs en de steekproefsgewijze voorraadtelling. Elk product vertegenwoordigt er één en kolommen vertegenwoordigen vragen met antwoorden. U kunt producten filteren op assortiment voor een geselecteerde winkel met details zoals de oude prijs, nieuwe prijs, voorraadtelling, alle productkenmerken (RAM, CPU, kleur), enzovoort.​

​

De sectie Mijn werk gebruiken

Aanvragen weergeven

Het tabblad Aanvragen toont de lijst met aanvragen die door de winkelmedewerker zijn gemaakt in de context van deze taak. Selecteer de naam van de aanvraag om de details te zien. Winkelmedewerkers kunnen bijvoorbeeld een incidentverzoek indienen om kapotte ledlampen of defecte apparatuur in de winkel te melden.

Alle taken weergeven

U kunt alle taken die u hebt gemaakt, inclusief geplande en ad-hoctaken, bekijken op de pagina Taken in het menuvenster aan de linkerkant.

1. Selecteer de pagina Taken in het menu. U kunt de filter- en kolomopties gebruiken om deze taken te bekijken.

2. Selecteer een willekeurige taak in het raster om taakinformatie te bekijken, zoals details, foto's, gerelateerde taken of verzoeken en beoordelingen die aan de taak zijn gekoppeld.

Detailhandeloverzicht weergeven

U kunt het taakdashboard Detailhandeloverzicht openen onder de sectie Detailhandeloverzicht in het menu. Het taakdashboard biedt grafische informatie over:

• Alle taken op status

• Achterstallige taken

• Alle open taken

U kunt elke sectie met grafieken selecteren om details over de verschillende taken te krijgen. Er is ook een takenlijst onder deze grafieken, die u kunt gebruiken om meer informatie over de taken te krijgen.

Inzichten in detailhandel weergeven

Inzichten in detailhandel is een Power BI-dashboard dat een rijk en afgerond overzicht van de activiteiten biedt aan de winkelmanager of districtsmanager. Deze weergave bevat momenteel gegevens over alle taken en geeft een overzicht van winkels/afdelingen die het goed doen en plannen voor winkels/afdelingen waar extra focus nodig is.

Selecteer Inzichten in detailhandel onder Geavanceerde analyses om toegang te krijgen tot de geavanceerde Power BI-rapporten.

Het dashboard Inzichten in detailhandel heeft vijf hoofdsecties:

Hoogtepunten van vandaag

Dit gedeelte bevat de status van taken zoals:

• Taken die vanaf vandaag open staan

• Taken die vandaag vervallen (waarbij de voltooiingsdatum vandaag is)

• Taken die vandaag zijn voltooid

• Taken in afwachting van beoordeling (voor de gebruiker)

Elke tegel is klikbaar en brengt u naar de specifieke weergave. De tegel voor 'Vervalt vandaag' brengt u bijvoorbeeld naar de pagina Open taken met de lijst met taken waarvan de vervaldatum vandaag is.

Taakstatus

De bovenste helft van het taakstatusrapport bevat de status van taken vanaf vandaag/deze week/deze maand met een respectievelijke vergelijking over dezelfde voorgaande periode. U kunt de periode selecteren door middel van filteropties. Als u 'Vandaag' selecteert, wordt het rapport vergeleken met de gegevens van gisteren en als u 'Deze week' selecteert, wordt het rapport vergeleken met de gegevens van vorige week.

De onderste helft van het taakstatusrapport bevat het aantal taken gecategoriseerd in de statussen 'Open', 'Voltooid' en 'Geannuleerd'. Elk van deze nummers is verder onderverdeeld in twee delen om te analyseren of de actie voor of na de vervaldatum is voltooid.

Detectie van uitschieters

Het detectierapport voor uitschieters biedt inzicht in het aantal taken van verschillende afdelingen gedurende een bepaalde periode en identificeert ook eventuele afwijkingen in de gegevens. Het rapport maakt intuïtieve acties en verdere analyse mogelijk op basis van de gemarkeerde afwijkingen. Het aantal taken en de respectievelijke detectie van afwijkingen kan plaatsvinden op startdatum, op voltooiingsdatum of op bestede tijd voor taakvoltooiing. Het rapport Detectie van uitschieters helpt ongebruikelijke patronen, afwijkingen of uitschieters in de taaktellingsgegevens te identificeren door verschillende perspectieven toe te passen.

Dit rapport is gebaseerd op de functie Anomaliedetectie van Power BI. Voor meer informatie over het instellen voor het detecteren van afwijkingen en respectievelijke variantie, kunnen Power Admins Anomaliedetectie raadplegen.

Taaktype

Het taaktyperapport bevat een opsplitsing van de taak op basis van het type, namelijk Geplande, ad-hoc of gerelateerde taken. U kunt filteren om Winkel, Afdeling, Status (van taak), Prioriteit (van taak), een datumbereik 'Van' en 'Tot' te selecteren (rekening houdend met geplande startdatums).

Taakvoltooiing per afdeling

Het rapport Taakvoltooiing per afdeling biedt een visuele weergave van het aantal taken dat door elke afdeling binnen een specifieke winkel of in meerdere winkels is voltooid. Het rapport gebruikt een staafdiagram om elke afdeling binnen een winkel weer te geven, en binnen elke balk worden verschillende kleuren gebruikt om de prioriteit van de taken aan te geven. Het aantal taken voor elk prioriteitsniveau wordt weergegeven in de grafiek.

U kunt de weergegeven gegevens verder verfijnen door filters toe te passen. Met deze filters kunt u de gewenste winkel en afdeling selecteren en een datumbereik opgeven voor het voltooien van taken. Door deze filtercriteria op te geven, kunt u zich richten op specifieke winkels, afdelingen en tijdsperioden om trends in taakvoltooiing te analyseren en inzicht te krijgen in de werklastverdeling over verschillende afdelingen.

Inzoomen op aantal taken

Het drilldown-rapport Aantal taken biedt een visuele weergave van gegevens met betrekking tot het totale aantal taken, zodat u deze kunt analyseren en verkennen aan de hand van verschillende variabelen, zoals Prioriteit, Type, Eigenaar, Business unit die eigenaar is en Status. Afhankelijk van uw selectie consolideert het rapport automatisch de gegevens en stelt u in staat in te zoomen om elk van de variabelen in elke gewenste volgorde verder te analyseren. Dit rapport is handig voor het uitvoeren van ad-hocverkenningen en het uitvoeren van analyses van de hoofdoorzaak voor het aantal taken, de benodigde tijd enzovoort.

Hoewel het rapport wordt geleverd met vooraf geconfigureerde eenheden, hebben Power BI-beheerders de flexibiliteit om hun eigen variabelen te definiëren op basis van de specifieke evaluatievereisten van hun organisatie. Dankzij deze aanpassingsmogelijkheid kunnen organisaties het rapport afstemmen op hun unieke behoeften en inzichten verkrijgen die voor hen het meest relevant zijn.

Met behulp van de verschillende variabelen kunt u intuïtief elke waarde gebruiken om in te zoomen voor meer gegevens.

Naast de vooraf ingestelde variabelen biedt de weergave ook op 'kunstmatige intelligentie' gebaseerde splitsingen, zoals:

• Hoge waarde: kijkt naar alle beschikbare velden en bepaalt op welke wordt ingezoomd, om de hoogste waarde te krijgen voor de meting die wordt geanalyseerd.
• Lage waarde: kijkt naar alle beschikbare velden en bepaalt op welke wordt ingezoomd, om de laagste waarde te krijgen voor de meting die wordt geanalyseerd.

Met behulp van de verschillende variabelen kunt u intuïtief elke waarde gebruiken om in te zoomen zoals weergegeven:

Dit rapport is gebaseerd op de functie Ontledingsstructuur van Power BI. Zie Ontledingsstructuur voor meer informatie.

Q&A

Met het Q&A-rapport kunt u gegevens verkennen met behulp van zoekopdrachten in natuurlijke taal. U kunt uw vraag in gewone taal typen in het daarvoor bestemde Q&A-vragenvak. Het rapport begrijpt op intelligente wijze de woorden die u gebruikt en bepaalt waar en in welke gegevensset moet worden gezocht naar het antwoord. Q&A helpt u ook bij het opstellen van uw vraag door automatische aanvulling, suggesties voor herformulering en andere tekstuele en visuele hulpmiddelen aan te bieden.

Als u bijvoorbeeld de verdeling wilt zien op basis van het aantal taken, typt u de woorden 'aantal taken' en met Q&A worden automatisch de groeperingstypen aanbevolen die kunnen worden gedaan op basis van de systeemgegevens.

Wanneer u een van de aanbevolen opties selecteert, zoals activiteitsstatus, wordt een direct Power BI-rapport met een visuele weergave verschaft.

U kunt indien nodig ook de weergave wijzigen en het type Power BI-grafiek selecteren.

Raadpleeg De Q&A-functie van Power BI gebruiken voor meer informatie over dit rapport en gerelateerde visualisaties

Microsoft Teams-goedkeuringen gebruiken

Store Operations Assist-beheer is nu geïntegreerd met meer Microsoft Frontline Worker-apps. Deze integratie heeft tot doel de werkstroom en communicatie tussen verschillende toepassingen te verbeteren, waardoor een soepelere operationele ervaring wordt mogelijk gemaakt.

De functie Goedkeuringen binnen Teams geeft u de mogelijkheid om verzoeken van winkelmedewerkers goed te keuren of af te wijzen. Dankzij deze integratie kunt u de verzoeken die afkomstig zijn van Mobiele Store Operations Assist direct in Goedkeuringen zien en hoeft u niet meer te schakelen tussen Teams en Store Operations Assist, waardoor uw tijd en efficiëntie worden geoptimaliseerd.

Na uw beslissing om uw verzoek goed te keuren of af te wijzen, is de herziene status van het verzoek ook onmiddellijk toegankelijk voor winkelmedewerkers in Mobiele Store Operations Assist. Als het verzoek echter wordt goedgekeurd of afgewezen in SOA, wordt dit niet weergegeven in Goedkeuringen.

• Nadat een winkelmedewerker een verzoek heeft aangemaakt in Mobiele Store Operations Assist, kan de gebruiker die dit verzoek heeft gemaakt of aan wie dit verzoek is toegewezen, het niet verwijderen.

• Nadat een verzoek is gesynchroniseerd met Goedkeuringen, wordt het alleen-lezen. U kunt Goedkeuringen gebruiken om het verzoek opnieuw toe te wijzen, maar deze nieuwe toewijzing wordt niet weergegeven in Mobiele Store Operations Assist. Wanneer de integratie met Goedkeuringen is ingeschakeld, zijn verzoeken daarom alleen-lezen en ondersteunen ze geen nieuwe toewijzing.

Snelle plannen publiceren

Met Snelle plannen voor Store Operations Assist-beheer wordt een gestroomlijnde aanpak geïntroduceerd voor het maken van geplande taken. Via een overzichtelijk formulier van één pagina kunt u snel taken genereren en deze met één klik aan één of meerdere doelgroepen of rayons toewijzen.

In tegenstelling tot conventionele plannen, waarbij u taken maakt op basis van reeds bestaande sjablonen en vervolgens instellingen voor terugkeerpatronen configureert, kunt u met Snelle plannen snel taken instellen, vergezeld van uitgebreide rich-text-instructies.

Bovendien kunt u PDF-documenten aan taken toevoegen, waardoor winkelmedewerkers een referentiepunt krijgen tijdens de taakuitvoering. Deze innovatieve functie vereenvoudigt de planpublicatieprocedure en optimaliseert ook uw efficiëntie door het taakbeheer te versnellen.