Notitie
Voor toegang tot deze pagina is autorisatie vereist. U kunt proberen u aan te melden of de directory te wijzigen.
Voor toegang tot deze pagina is autorisatie vereist. U kunt proberen de mappen te wijzigen.
Organisaties gebruiken vaak inkooporders om clouduitgaven bij te houden voor budgettering, inkoop en financiële rapportage. Naarmate Microsoft Cloud investeringen groeien in Azure, Microsoft producten en oplossingen van derden uit Microsoft Marketplace, hebben organisaties mogelijk meer flexibiliteit nodig in de wijze waarop deze investeringen worden toegewezen met inkooporders.
Wat zijn inkooporders in de Azure-portal?
Inkooporders in de Azure-portal helpen u bij het afstemmen van cloudinvesteringen die zijn gekocht via Microsoft Marketplace met de interne inkooporders van uw organisatie, waardoor kosten bijhouden en budgetbeheer worden vereenvoudigd. Azure factureringsbeheerders kunnen inkooporders maken en beheren, toegewezen uitgaven toewijzen en controleren, en aanvullende documenten genereren die zijn afgestemd op de wijze waarop hun organisatie kosten bijhoudt en afstemt. U kunt ook toewijzingen wijzigen naarmate de bedrijfsbehoeften zich ontwikkelen.
Note
Microsoft wordt geleidelijk uitgerold om klanten kostentoewijzing en Azure factuurafstemmingsprocessen te ondersteunen. Algemene beschikbaarheid wordt binnenkort verwacht.
Wanneer inkooporders gebruiken?
U kunt inkooporders op verschillende manieren gebruiken, afhankelijk van hoe uw organisatie clouduitgaven beheert.
- Eén inkooporder voor alle cloudaankopen: Gebruik één inkooporder om alle Azure en Microsoft Marketplace-uitgaven onder één inkooprecord bij te houden.
- Afzonderlijke inkooporders voor Azure en Marketplace-aankopen: wijs Azure kosten toe aan één inkooporder en Microsoft Marketplace-kosten aan een andere om te voldoen aan afzonderlijke budgetten, inkoopprocessen of financiële rapportagevereisten.
- Inkooporders per softwarebedrijf: Wijs kosten toe van een specifiek softwarebedrijf dat via Microsoft Marketplace verkoopt aan een speciale inkooporder.
- Inkooporders per product of oplossing: Uitgaven voor afzonderlijke Azure services of Microsoft Marketplace-oplossingen bijhouden met behulp van afzonderlijke inkooporders.
Wie kunnen cloudkosten toewijzen met inkooporders?
De machtiging voor het maken van nieuwe inkooporder- en toewijzingsrecords in de Azure-portal is afhankelijk van uw Microsoft type klantovereenkomst.
- Microsoft-klantovereenkomst (MCA-E): Factureringsbeheerder
- Enterprise Agreement (EA): Ondernemingsbeheerder
Voordat u inkooporders gebruikt
- Zorg ervoor dat de juiste factureringsmachtigingen zijn toegewezen.
- Bepaal hoe uw organisatie inkooporders voor Azure en Microsoft Marketplace-uitgaven wil structuren.
- Intern eigendom instellen voor het beheren van inkooporders en het controleren van toewijzingen in de Azure-portal.
Wat kunt u doen
| Vermogen | Klantresultaat |
|---|---|
| Nieuwe inkooporders maken | Beheer inkooporderrecords en budgetten in Azure portal. |
| Cloudinvesteringen toewijzen | Koppel Marketplace-kosten voor een product, een softwarebedrijf of een bredere aankoopcategorie aan een inkooporder. |
| Kosten controleren | Vergelijk toegewezen budgetten met gefactureerde en niet-gefactureerde kosten. |
| Toewijzingen wijzigen | Wijs in aanmerking komende kosten na facturering opnieuw toe wanneer een toewijzing moet worden gewijzigd. |
| Aanvullende documenten configureren | Kies hoe ondersteunende inkoopordergegevens worden gegenereerd en gegroepeerd. |
Belangrijk
Inkooporderrecords en aanvullende documenten ondersteunen de interne boekhoud- en afstemmingsprocessen van uw organisatie. Ze vervangen de Microsoft factuur niet, wijzigen het verschuldigde bedrag of verlengen de vervaldatum van de factuurbetaling.
Een inkooporder maken in de Azure-portal
Maak een inkooporder om cloudinvesteringen toe te wijzen aan een goedgekeurd budget. Wanneer u de inkooporder maakt, definieert u de actieve datums, het toegewezen budget en de status. U kunt ook toewijzing toevoegen om op te geven welke aankopen in Azure en Microsoft Marketplace worden toegewezen aan de inkooporder.
- Ga naar Cost Management + Billing in het Azure Portal.
- Selecteer een factureringsbereik. Als u een Globale beheerder bent, schakelt u het selectievakje in om alle bereiken in de map weer te geven.
- Selecteer factureringsprofielen in de linkernavigatiebalk onder facturering.
- Selecteer het gewenste factureringsprofiel.
- Zoek in het linkernavigatievenster de sectie Factuurbeheer en selecteer Inkooporders.
- U ziet twee tabbladen. Alle POs - en Alle toewijzingen bieden overzichtsweergaven in één oogopslag.
- Selecteer de knop Nieuwe inkooporder boven aan de pagina.
- Voer een unieke naam in voor de inkooporder.
- Selecteer een ingangsdatum in UTC.
- Selecteer een vervaldatum in UTC.
- Voer desgewenst notities of een beschrijving in.
- Voer eventueel een toegewezen budget in (in de valuta van uw factureringsrekening).
Naslaginformatie over inkoopordervelden
| Veld | Dit veld gebruiken |
|---|---|
| Naam van inkooporder | Voer een herkenbare id in om u te helpen bij het uitlijnen van uw interne inkoopsysteemrecord. Alfanumerieke tekens en streepjes zijn acceptabel. |
| Ingangsdatum (UTC) | Selecteer de datum waarop u wilt dat de inkooporder in aanmerking komt voor toewijzing. |
| Vervaldatum (UTC) | Selecteer de laatste datum waarop u kosten wilt toewijzen aan deze inkooporder. |
| Beschrijving | Voeg context toe om uit te leggen waarvoor deze inkooporder is bedoeld. Naar deze informatie wordt alleen verwezen in de details van de inkooporder en wordt niet weergegeven op facturen of aanvullende documenten. |
| Toegewezen budget | Voer een goedgekeurd bedrag in de valuta van uw klantfactureringsprofiel in. |
| Status | Stel de status in op Actief om de inkooporder beschikbaar te maken voor toewijzingen. Stel deze in op Inactief om de inkooporder te behouden, maar deze niet beschikbaar te maken voor toewijzingen. |
Toewijzing toevoegen tijdens het instellen van inkooporders
U kunt cloudinvesteringen toewijzen aan inkooporders via toewijzing. U kunt toewijzingen toewijzen tijdens de installatie van de inkooporder of daarna. Als u een toewijzing wilt instellen in de stroom voor het maken van een nieuwe inkooporder, schakelt u het selectievakje Een toewijzing aan deze PO toevoegen in.
- Selecteer een optie in het vervolgkeuzemenu Kaart.
- Selecteer een ingangsdatum in UTC voor deze toewijzing. De standaardwaarde is de ingangsdatum van de inkooporder, maar u kunt een willekeurige datum selecteren na de ingangsdatum van de inkooporder.
- Selecteer een vervaldatum in UTC voor deze toewijzing. De datum mag niet later zijn dan de vervaldatum van de inkooporder.
- Stel de status in op Actief om deze toewijzing in te schakelen op de ingangsdatum. Als u Inactief kiest, wordt deze toewijzing eenvoudig opgeslagen in de inkooporder voor toekomstig gebruik.
- Als u wilt toewijzen aan een softwarebedrijf, ook wel een uitgever genoemd, voert u de uitgever-id in.
- Als u wilt toewijzen aan een Marketplace-product, voert u zowel de uitgever-id als de aanbiedings-id in.
- Selecteer desgewenst Extra toewijzing toevoegen als u meer dan één toewijzing wilt toewijzen aan deze inkooporder. U kunt dit doen om twee producten van verschillende leveranciers toe te wijzen aan dezelfde inkooporder.
- Klik op Creëren.
Wanneer u meer dan één toewijzing toevoegt, wordt er een toewijzingsvoorbeeld weergegeven met eerder ingevoerde toewijzingen. Selecteer Voorbeeld bewerken als u een toewijzing wilt verwijderen voordat u de inkooporder maakt. U kunt toewijzingswaarden uit deze preview niet wijzigen. Als u een wijziging wilt aanbrengen, verwijdert u de bestaande toewijzing en voegt u een nieuwe toe.
Tip
U vindt de uitgever-id en aanbiedings-id, gescheiden door '.' in de URL voor een Marketplace-product. Voorbeeld: //marketplace.microsoft.com/product/ publisherID. offerID
Details van inkooporder weergeven
- Open de pagina Inkooporders om tabelweergaven van alle inkooporders en toewijzingen weer te geven.
- U ziet twee tabbladen: Alle POs en Alle toewijzingen.
- Selecteer Alle POS's om de details van de inkooporder in één oogopslag te bekijken.
- Vergelijk het gebruikte budget ten opzichte van het toegewezen budget voor elke inkooporder.
- Sorteer de weergave op veldkolommen en pas filters toe om snel specifieke inkooporders te vinden.
- Selecteer een inkoopordernaam om de volledige beschrijving weer te geven en een lijst met gefactureerde kosten en openstaande kosten weer te geven.
- Selecteer Bewerken om in aanmerking komende veldwaarden voor deze inkooporder te wijzigen.
- Selecteer Po-toewijzing weergeven om alle toewijzingen weer te geven die zijn gefilterd op die inkooporder.
- Selecteer Terug om terug te gaan naar de tabelweergave.
Inkooporders bewerken
U kunt afzonderlijke inkooporders één voor één bewerken op de pagina Inkoopordergegevens of meerdere inkooporders tegelijk bewerken vanuit de tabelweergave Alle POS's .
- Selecteer in de weergave Details van inkooporderde optie Bewerken in de linkerbovenhoek.
- Klik in de weergave Alle po's in de rechterbovenhoek op Po bewerken
In bewerkbare velden wordt een potloodpictogram weergegeven. In deze tabelweergave kunt u de volgende velden voor elke inkooporder bewerken:
- Beschrijving
- Vervaldatum
- Status
- Toegewezen budget
Bijgewerkte veldwaarden worden gewijzigd in vetgedrukte tekst en er wordt een blauwe knop Ongedaan maken toegevoegd.
- Klik op Ongedaan maken om wijzigingen te herstellen
- Klik in de rechterbovenhoek van de tabel op Controleren om de weergave te vereenvoudigen en alleen inkooporders met bewerkingen weer te geven
- Klik op Bewerkingen doorgaan om de weergave opnieuw uit te vouwen voor alle inkooporders
- Klik op Verzenden om alle wijzigingen op te slaan. Als het goed is, ziet u een groen vinkje en een balk waarin wordt bevestigd dat de aanvraag voor het bewerken van inkooporders is voltooid.
Note
Effectieve datums in het verleden en namen van inkooporders kunnen niet worden gewijzigd.
Aanvullende documenten inschakelen
Nadat u inkooporders hebt gemaakt en cloudinvesteringen hebt toegewezen, kunt u aanvullende documenten inschakelen om inkooporderspecifieke weergaven van uw gefactureerde kosten te genereren. Deze documenten helpen financiële, inkoop- en crediteurenteams Microsoft Marketplace en Azure kosten af te stemmen op hun interne inkooporders. Aanvullende documenten groepskosten op basis van uw toewijzingen die zijn gedefinieerd door inkoopordertoewijzingen en bieden ondersteunende details die Microsoft factureringsgegevens afstemmen op de boekhoud- en afstemmingsprocessen van uw organisatie. Ze vervangen uw Microsoft factuur niet of wijzigen de factureringsvoorwaarden, maar ze kunnen de beoordelings- en controleactiviteiten van de maand vereenvoudigen.
Aanvullende documenten inschakelen
- Open uw factureringsprofiel en navigeer naar factuurvoorkeuren voor factuurbeheer>.
- Schakel aanvullende documenten inschakelen in.
- Voor MCA-klanten kiest u of u supplementen wilt splitsen opinkooporder of factuursectie. Deze selectie is niet van toepassing op EA-klanten.
- Selecteer Wijzigingen opslaan.
Note
Factuurvoorkeuren worden geconfigureerd op het niveau van het factureringsprofiel en zijn van toepassing op alle aanvullende documenten die voor dat factureringsprofiel worden gegenereerd.