Een gedeeld postvak maken

Opmerking

Als uw organisatie gebruikmaakt van een hybride Exchange-omgeving, moet u het on-premises Exchange-beheercentrum gebruiken om gedeelde postvakken te maken en te beheren. Gedeelde postvakken maken in het Exchange-beheercentrum

Zie Groepen vergelijken als u niet zeker weet of u een gedeeld postvak of een Microsoft 365-groep voor Outlook moet maken. Het is niet mogelijk een gedeeld postvak te migreren naar een Microsoft 365-groep.

Maak gedeelde postvakken, zodat een groep personen e-mail kan bewaken en verzenden vanaf een gemeenschappelijk e-mailadres, zoals info@contoso.com. Wanneer een persoon in de groep een bericht beantwoordt dat naar het gedeelde postvak is verzonden, lijkt het e-mailbericht afkomstig te zijn van het gedeelde postvak, niet van de afzonderlijke gebruiker.

Gedeelde postvakken hebben een gedeelde agenda. Uw team kan de gedeelde agenda gebruiken als een plek voor iedereen om hun afspraken in te voeren. Als u bijvoorbeeld drie personen hebt die klantbezoeken doen, kunnen ze de gedeelde agenda gebruiken om de klantbezoekgegevens in te voeren.

Lees eerst Meer informatie over gedeelde postvakken voordat u een gedeeld postvak maakt.

Tip

Als u hulp nodig hebt bij de stappen in dit onderwerp, kunt u samenwerken met een Microsoft-specialist voor kleine bedrijven. Met Business Assist krijgen u en uw werknemers 24 uur per dag toegang tot specialisten in kleine bedrijven naarmate uw bedrijf groeit, van onboarding tot dagelijks gebruik.

Een gedeeld postvak maken en leden toevoegen

1. Meld u aan met een gebruiker met de rol Exchange-beheerder. Als het u het bericht ‘U bent niet gemachtigd om deze pagina weer te geven of deze handeling uit te voeren’ krijgt, dan bent u geen beheerder.

2. Ga in het beheercentrum naar de pagina Teams & Groepen>Shared postvakken. Selecteer Alles weergeven in het linkernavigatiedeelvenster als u Teams-& Groepen niet ziet.

3. Selecteer op de pagina Gedeelde postvakkende optie+ Een gedeeld postvak toevoegen. Voer een naam in voor het gedeelde postvak. De wizard kiest vervolgens het e-mailadres, maar deze kunt u indien nodig nog bewerken.

4. Selecteer Wijzigingen opslaan. Het kan enkele minuten duren voordat u leden kunt toevoegen.

5. Selecteer onder Volgende stappen, Leden toevoegen aan dit postvak. Leden zijn degenen die de inkomende e-mail voor dit gedeelde postvak en de uitgaande antwoorden kunnen weergeven.

6. Selecteer de knop Leden toevoegen . Selecteer de personen die u dit gedeelde postvak wilt gebruiken en selecteer vervolgens Toevoegen. en sluit vervolgens.

U hebt een gedeeld postvak en een gedeelde agenda. Ga verder met de volgende stap: Aanmelding blokkeren voor het gedeelde postvakaccount.

Welke machtiging moet je gebruiken?

Je kunt de volgende machtigingen gebruiken met een gedeeld postvak:

• Volledige toegang: Met de machtiging Volledige toegang kan een gebruiker zich aanmelden bij het gedeelde postvak en optreden als de eigenaar van dat postvak. Nadat een gebruiker het gedeelde postvak heeft geopend, kan hij agenda-items maken, taken en contactpersonen voor de agenda maken en e-mailberichten lezen, weergeven, verwijderen en wijzigen. Gebruikers met de machtiging Volledige toegang kunnen echter geen e-mail verzenden vanuit het gedeelde postvak tenzij ze ook de machtiging Verzenden als of Verzenden namens hebben.

• Verzenden als: Met de machtiging Verzenden als kan een gebruiker e-mailberichten vanuit het gedeelde postvak onder een andere naam verzenden. Als bijvoorbeeld Flip Schoonen zich aanmeldt bij het gedeelde postvak Afdeling Marketing en een e-mailbericht verzendt, ziet dit eruit alsof de Afdeling Marketing het e-mailbericht heeft verzonden.

• Verzenden namens: Met de machtiging Verzenden namens kan een gebruiker e-mailberichten verzenden namens het gedeelde postvak. Als bijvoorbeeld Ger zich aanmeldt bij het gedeelde postvak Ontvangstgebouw 32 en een e-mailbericht verzendt, ziet dit eruit alsof het e-mailbericht is verzonden door 'Ger namens Ontvangstgebouw 32'. Je kunt het Exchange-beheercentrum niet gebruiken om de machtiging Verzenden namens te verlenen. Daarvoor moet je de Set-Mailbox-cmdlet met de parameter GrantSendonBehalf gebruiken.

Opmerking

De machtigingen Verzenden als en Verzenden namens werken niet in de Outlook-bureaubladclient wanneer de parameter HiddenFromAddressListsEnabled in het postvak is ingesteld op Waar. Deze machtigingen werken alleen als het postvak zichtbaar is in Outlook via de algemene adreslijst.

Het Exchange-beheercentrum gebruiken om het delegeren voor het gedeelde postvak te bewerken

1. Ga in het Exchange-beheercentrum naar Postvakken van geadresseerden>. Selecteer het gedeelde postvak en selecteer vervolgens

2. Selecteer onder Postvakmachtigingen de optie Postvakdelegering beheren.

3. Als u de machtigingen Volledige toegang en Verzenden als wilt verlenen of verwijderen, selecteert u of Remove en selecteert u vervolgens de gebruikers aan wie u machtigingen wilt verlenen.

   Opmerking

   Met de machtiging Volledige toegang kan een gebruiker het postvak openen en daarin items maken en wijzigen. Met de machtiging Verzenden als kan ieder andere gebruiker dan de eigenaar van het postvak e-mail vanuit dit gedeelde postvak verzenden. Beide machtigingen zijn vereist om het gedeelde postvak goed te kunnen gebruiken.

4. Selecteer Opslaan om de wijzigingen op te slaan.

Aanmelding voor het account van het gedeelde postvak blokkeren

Elk gedeeld postvak heeft een bijbehorend gebruikersaccount. Is het u opgevallen dat u niet werd gevraagd een wachtwoord in te voeren toen u het gedeelde postvak maakte? Het account heeft een wachtwoord, maar dat wordt gegenereerd door het systeem (onbekend). Het is niet de bedoeling het account te gebruiken om u aan te melden in het gedeelde postvak.

En als de beheerder het wachtwoord van het gebruikersaccount van het gedeelde postvak opnieuw instelt? Of wat als een hacker zich toegang verschaft tot de referenties van het account van het gedeelde postvak? Hiermee zou het gebruikersaccount zich aan kunnen melden bij het gedeelde postvak en e-mail verzenden. Om dit te voorkomen, moet u de aanmelding voor het account die behoort bij het gedeelde postvak blokkeren.

1. Ga in het beheercentrum naar de pagina Gebruikers>Actieve gebruikers .

2. Zoek het account voor het gedeelde postvak in de lijst met gebruikersaccounts (verander het filter bijvoorbeeld in Gebruikers zonder licentie).

3. Selecteer de gebruiker om het eigenschappenvenster te openen en selecteer vervolgens Aanmelding blokkeren.

   Opmerking

   Als het account al is geblokkeerd, wordt Geblokkeerd aanmelden bovenaan weergegeven en wordt op het pictogram Deze gebruiker deblokkeren weergegeven.

4. Selecteer op de pagina Aanmelding blokkeren de optie Aanmelden door de gebruiker blokkeren en selecteer vervolgens Wijzigingen opslaan.

Zie Microsoft 365-gebruikersaccounts blokkeren met PowerShell voor instructies over het blokkeren van aanmelding voor accounts met Behulp van Microsoft Graph PowerShell (inclusief veel accounts tegelijk).

Het gedeelde postvak toevoegen aan Outlook

Als u automatisch toewijzen voor uw bedrijf hebt ingeschakeld (iets wat de meeste mensen doen), wordt het gedeelde postvak automatisch weergegeven in de Outlook-app van uw gebruikers nadat ze Outlook hebben gesloten en opnieuw gestart.

Automatisch toewijzen wordt ingesteld in het postvak van de gebruiker, niet het gedeelde postvak. Dit betekent dat als u probeert een beveiligingsgroep te gebruiken om te beheren wie toegang heeft tot het gedeelde postvak, automatisch toewijzen niet werkt. Als u dus gebruik wilt maken van automatisch toewijzen, moet u de machtigingen expliciet toewijzen. Standaard is automatisch toewijzen ingeschakeld. Zie Automatisch toewijzen verwijderen van een gedeeld postvak voor informatie over het uitschakelen.

Zie voor meer informatie over gedeelde postvakken maken in Outlook:

• Een gedeeld postvak openen en gebruiken in Outlook

• Een gedeeld postvak toevoegen aan de webversie van Outlook

• Een gedeeld postvak toevoegen aan Outlook Mobile

• Een gedeelde map of gedeeld postvak openen in Outlook voor Mac

• Regels toevoegen aan een gedeeld postvak

Een gedeeld postvak gebruiken op een mobiel apparaat (telefoon of tablet)

U kunt op twee manieren toegang krijgen tot een gedeeld postvak op een mobiel apparaat:

• Voeg het gedeelde postvak toe aan de app Outlook voor iOS of de mobiele app voor Outlook voor Android.

  Zie Een gedeeld postvak toevoegen aan Outlook Mobile voor instructies.

• Open uw browser, meld u aan en ga dan naar de webversie van Outlook. Vanuit de webversie van Outlook hebt u toegang tot het gedeelde postvak.

  Zie Een gedeeld postvak toevoegen aan de webversie van Outlook voor instructies.

Opmerking

Het gedeelde postvak kan alleen worden toegevoegd aan de app Outlook voor iOS of de mobiele Outlook voor Android-app.

De gedeelde agenda gebruiken

Wanneer u een gedeeld postvak maakt, maakt u automatisch een gedeelde agenda. We gebruiken liever de agenda van het gedeelde Postvak dan een SharePoint-agenda voor het bijhouden van afspraken en waar personen zijn. Een gedeelde agenda is geïntegreerd met Outlook en is veel eenvoudiger te gebruiken dan een SharePoint-agenda.

1. In de Outlook-app gaat u naar de agendaweergave en selecteert u het gedeelde postvak.

2. Wanneer u vergaderingen of afspraken invoert, kan iedereen die lid is van het gedeelde postvak deze zien.

3. Een lid van het gedeelde postvak kan afspraken in de agenda aanmaken, weergeven en beheren, net zoals ze dat doen voor persoonlijke afspraken. Iedereen die lid is van het gedeelde postvak kan de wijzigingen zien in de gedeelde agenda.

Een licentie uit een gedeeld postvak verwijderen

Voor gedeelde postvakken is meestal geen licentie vereist. Volg deze instructies om een licentie uit een gedeeld postvak te verwijderen, zodat u deze kunt toewijzen aan een gebruiker of de licentie kunt retourneren, zodat u niet betaalt voor een licentie die u niet nodig hebt.

Opmerking

Een Exchange Online Abonnement 2-licentie is vereist in de volgende scenario's:

• Het gedeelde postvak heeft meer dan 50 GB aan opslagruimte in gebruik.
• Het gedeelde postvak maakt gebruik van in-place archivering.
• Het gedeelde postvak wordt in juridische bewaring geplaatst.

Zie Licenties toewijzen aan gebruikers voor stapsgewijze instructies voor het toewijzen van licenties.

De licentie verwijderen

1. Ga in het beheercentrum naar de pagina Gebruikers>Actieve gebruikers .

   Opmerking

   U moet de licentie verwijderen van de pagina Actieve gebruikers. U kunt de licentie niet verwijderen van de pagina Gedeeld postvak, omdat licenties gebruikersinstellingen zijn.

2. Selecteer het gedeelde postvak.

3. Vouw licenties en apps uit op het tabblad Licenties en apps en schakel het selectievakje uit voor de licentie die u wilt verwijderen.

4. Selecteer Wijzigingen opslaan.

5. Wanneer u terugkeert naar de pagina Actieve gebruikers , wordt de status van het gedeelde postvak niet-gelicentieerd.

6. U betaalt nog steeds voor de licentie. Als u wilt stoppen met betalen, verwijdert u de licentie uit uw abonnement.

Verwante inhoud

Info over gedeelde postvakken (artikel)
Een gedeeld postvak configureren (artikel)
Het postvak van een gebruiker converteren naar een gedeeld postvak (artikel)\