Offboarding in Microsoft 365-back-up

Als u het hulpprogramma voor Microsoft 365-back-up niet meer wilt gebruiken, moet u het gebruik buiten gebruik stellen. Deze actie omvat het onderbreken en verwijderen van alle actieve beleidsregels en het verwijderen van alle back-upgegevens. U kunt offboarding op twee manieren initiëren:

• Schakel het hulpprogramma uit in het configuratiescherm voor betalen per gebruik, waar u het hulpprogramma voor het eerst hebt ingeschakeld.

• Als je factureringsaccount in een niet-gezonde status raakt.

Offboard specifieke sites, postvakken of gebruikers

Verwijder back-ups van specifieke sites, postvakken of gebruikers met behulp van de offboarding-functie om te voldoen aan de GDPR-regelgeving.

Opmerking

Als u een site, postvak of gebruiker wilt offboarden, moet u eerst het item uit het beleid verwijderen. Verwijder het item uit het beleid voordat u doorgaat met offboarden.

Ga als volgt te werk om een site, postvak of gebruiker te verwijderen:

1. Ga naar het tabblad Verwijderde items en zoek de site, het postvak of de gebruiker die u van boord wilt verwijderen.
2. Selecteer het item en kies vervolgens Back-up van sites verwijderen of Back-up verwijderen, afhankelijk van het type item.
3. Wanneer het bevestigingsvenster verschijnt, leest u de informatie en waarschuwingen zorgvuldig door. Voer uw e-mailadres in het bevestigingsveld in om het verwijderingsverzoek te verifiëren.
4. Bevestig de actie om door te gaan.
5. Nadat u de verwijderingsaanvraag hebt ingediend, wordt het item verplaatst van het tabblad Verwijderde items naar het tabblad Items die permanent worden verwijderd .
6. Controleer de voortgang van het offboardingproces op het tabblad Items die permanent worden verwijderd. Wanneer het proces is voltooid, wordt de back-up definitief verwijderd uit Microsoft 365-back-up.

Opmerking

Vanuit de weergave Items worden definitief verwijderd kunt u ook een snellere verwijdering aanvragen, waardoor de respijtperiode voor geselecteerde items wordt verkort tot zeven dagen. Een snellere verwijdering kan alleen worden uitgevoerd als de beheerder hiervoor goedkeuring heeft gegeven. Zie Back-up maken van kritieke actie goedkeuren voor meer informatie.

Om offboarding tijdens de respijtperiode te annuleren:

Ga als volgt te werk als u de offboarding-aanvraag tijdens de respijtperiode wilt annuleren:

1. Ga naar het tabblad Items die permanent worden verwijderd .
2. Selecteer de site, het postvak of de gebruiker waarvoor u offboarding wilt annuleren.
3. Kies de optie Verwijdering ongedaan maken.
4. Bevestig de actie wanneer hierom wordt gevraagd.
5. Het offboardingproces is geannuleerd. Het geselecteerde item wordt teruggeplaatst op het tabblad Verwijderde items en blijft in de vorige verwijderde status staan.

Offboarding-herstelperiode ongedaan maken

Als offboarding vanuit Microsoft 365-back-up wordt gestart vanwege een expliciet verzoek van u of vanwege een onjuiste factureringsstatus, beginnen de respijtperioden die in de volgende tabel worden weergegeven.

Als u uw facturering terugbrengt naar een gezonde staat of ondersteuning vraagt om de offboarding terug te draaien, kunt u de tool opnieuw gebruiken en verliest u geen back-ups.

Tip

Als u bepaalde offboarded items eerder definitief wilt verwijderen, kunt u de respijtperiode van deze items verkorten tot zeven dagen. Omdat het verkorten van een respijtperiode permanente verwijdering versnelt, is voor deze actie goedkeuring van een tweede beheerder vereist. Zie Back-up maken van kritieke actie goedkeuren voor meer informatie.

Back-up maken van goedkeuring van kritieke acties

Sommige acties op uw back-upgegevens zijn moeilijk terug te draaien. Het verkorten van de respijtperiode voor offboarding voor een item versnelt de definitieve verwijdering van de back-up. Een back-up maken van de goedkeuring van kritieke acties beschermt acties zoals deze met een regel van twee personen: een kritieke actie kan pas worden uitgevoerd als ten minste twee onafhankelijke goedkeurders de specifieke aanvraag hebben goedgekeurd. De goedkeuring is vereist voor de aanvraag in het bijzijn van de goedkeurders en is alleen van toepassing op de items in die aanvraag.

In deze release voert Back-up maken van kritieke actie goedkeuring één actie uit: het verkorten van de respijtperiode voor specifieke items van 90 dagen naar zeven dagen. Een beheerder vraagt de kortere respijtperiode aan voor items die zich al in de respijtperiode voor offboarding bevinden, en de korting is pas van toepassing nadat het goedkeuringsquorum is bereikt.

Hoe goedkeuring werkt

• Rooster fiatteur. Uw tenant houdt een lijst bij van ten minste twee fiatteurs die de goedkeuringsbevoegdheid hebben. U kunt pas een kritieke actie aanvragen wanneer u het rooster hebt ingesteld.
• Quorum van twee. Voor elke aanvraag zijn twee goedkeuringen van bejaarde fiatteurs nodig. Wanneer er precies twee fiatteurs zijn geconfigureerd, telt de eigen goedkeuring van de aanvrager mee voor het quorum. Als er drie of meer fiatteurs zijn geconfigureerd, wordt de aanvrager uitgesloten en moeten twee andere fiatteurs de fiatteurs goedkeuren.
• Ouderdomsvenster. Een nieuw benoemde fiatteur moet wachten gedurende een vast verouderingsvenster van twee dagen voordat hij kan goedkeuren. Het ouderdomsvenster geeft u de tijd om een fiatteursaccount op te merken waarvoor u geen toestemming hebt gegeven.
• Levenslang aanvragen. Een aanvraag blijft 30 dagen open. Als het quorum niet binnen die tijd is bereikt, vervalt het en worden de gegevens niet gewijzigd. De aanvrager kan een aanvraag op elk gewenst moment annuleren terwijl deze in behandeling is.
• Fail-safe standaard. Hoewel er minder dan twee verouderde fiatteurs zijn geconfigureerd, blijft de tenant op de respijtperiode van 90 dagen en worden nieuwe, sneller verwijderingsaanvragen geblokkeerd.

Opmerking

De ouderdomsperiode van twee dagen, de levensduur van 30 dagen en het quorum voor twee fiatteurs staan vast en kunnen niet per tenant worden geconfigureerd.

In aanmerking komende rollen

Een fiatteur moet een van de volgende rollen hebben. Alleen een globale Beheer of back-up Beheer kan de lijst beheren door fiatteurs te nomineren of te verwijderen. Goedkeurders die de andere rollen hebben, kunnen aanvragen goedkeuren of afwijzen, maar kunnen het rooster niet wijzigen.

• Algemene beheerder
• Back-up Beheer
• SharePoint-Beheer
• Exchange-Beheer
• SharePoint Back-up Beheer
• Exchange Backup Beheer

Stel het rooster voor de fiatteur in

U kunt het rooster instellen als een algemeen Beheer of als back-up Beheer. Een beheerder kan zichzelf niet toevoegen als fiatteur.

1. Ga naar de Microsoft 365-beheercentrum.
2. Selecteer Instellingen en selecteer vervolgens Microsoft 365-back-up in de lijst met producten.
3. Selecteer Instellingen op de pagina Microsoft 365-back-up en selecteer vervolgens Goedkeuring voor kritieke actie back-up.
4. Selecteer Fiatteurs nomineren, selecteer ten minste twee beheerders die daarvoor in aanmerking komen en bevestig vervolgens. Elke genomineerde wordt onmiddellijk fiatteur en wordt op de hoogte gesteld.
5. Wacht tot het 2-daagse ouderdomsvenster voor de tweede fiatteur is verstreken. Wanneer ten minste twee fiatteurs zijn verouderd, is de selectie ingeschakeld en verschijnt er een bevestiging van het voltooien van de installatie.

Opmerking

Als u een fiatteur verwijdert en opnieuw toevoegt, wordt de 2-daagse ouderdomsperiode opnieuw gestart. U kunt fiatteurs niet verwijderen onder de vloer van twee. Als een fiatteur zijn in aanmerking komende rol verliest, wordt deze automatisch verwijderd. Door deze wijziging kan het rooster onder de twee dalen en de tenant terugkeren naar de respijtperiode van 90 dagen totdat u een andere fiatteur toevoegt.

Een snellere verwijdering aanvragen

Elke beheerder die hiervoor in aanmerking komt, kan een snellere verwijdering aanvragen. Het verzoek is alleen van toepassing op items die zich momenteel in het respijtvenster voor offboarding bevinden.

1. Selecteer op de pagina Microsoft 365-back-up de metriek Items die permanent worden verwijderd om het verwijderingsvenster te openen.
2. Selecteer een of meer items met de status Gestart met verwijderen . Items zijn ingedeeld op werkbelasting onder de subtabbladen SharePoint, OneDrive en Exchange.
3. Selecteer Respijtperiode verkorten tot 7 dagen. Deze optie is niet beschikbaar wanneer er minder dan twee verouderde fiatteurs zijn geconfigureerd en een infobanner u naar de roosterinstellingen leidt.
4. Bekijk in het bevestigingsvenster de waarschuwing dat deze actie de permanente verwijdering versnelt, voer uw e-mailadres voor aanmelding in om te bevestigen en verzend de aanvraag.
5. De geselecteerde items krijgen de status goedkeuring terwijl de aanvraag wacht op het goedkeuringsquorum.

Een aanvraag controleren en goedkeuren of weigeren

Een oude fiatteur kan een aanvraag goedkeuren. Bekijk de items, de goedkeuringen die tot nu toe zijn ontvangen en de tijdlijn van de aanvraag voordat u in actie komt. Elke fiatteur kan één keer handelen en de actie is definitief.

1. Selecteer Instellingen op de pagina Microsoft 365-back-up en selecteer vervolgens Goedkeuring voor kritieke actie back-up.
2. Selecteer onder Goedkeuringsaanvragende optie Controleren & goedkeuren voor de aanvraag waarop je wilt reageren.
3. Bekijk de details van de aanvraag, inclusief de items in de aanvraag, wie de aanvraag heeft aangevraagd, de ontvangen goedkeuringen en de tijdlijn. Selecteer Lijst exporteren om de lijst met items te downloaden.
4. Als u wilt goedkeuren, selecteert u Verlaging goedkeuren. Deze controle is gestileerd als een destructieve actie. Wanneer de tweede goedkeuring wordt vastgelegd, wordt het verwijderschema van zeven dagen direct toegepast op de geldige items in de aanvraag.
5. Als u het verzoek wilt afwijzen, selecteert u Weigeren. Weigeren is een persoonlijke opt-out en sluit het verzoek niet. Andere fiatteurs, inclusief later toegevoegde personen, kunnen nog steeds goedkeuren voordat de aanvraag verloopt.

Een verkorte respijtperiode ongedaan maken

Een item terugzetten naar de oorspronkelijke respijtperiode van 90 dagen is een veilige richting, en dus is er geen goedkeuring voor nodig. Elke beheerder kan een getroffen item op elk gewenst moment terugzetten naar de respijtperiode van 90 dagen voordat het item definitief wordt verwijderd. Nadat een item permanent is verwijderd, kan de verwijdering niet meer ongedaan worden gemaakt.