Uw gevoelige e-mail versleutelen of labelen in Microsoft 365 Business Premium
Uw gegevens en informatie zijn belangrijk en vaak vertrouwelijk. In dit artikel wordt beschreven hoe u gevoelige informatie kunt beveiligen met behulp van vertrouwelijkheidslabels. Vertrouwelijkheidslabels kunnen ervoor zorgen dat e-mailontvangers de informatie met het juiste beveiligingsniveau behandelen.
Aanbevolen procedures
Voordat personen e-mail met vertrouwelijke of gevoelige informatie verzenden, moeten ze overwegen om het volgende in te schakelen:
Versleuteling: U kunt uw e-mail versleutelen om de privacy van de informatie in het e-mailbericht te beschermen. Wanneer u een e-mailbericht versleutelt, wordt het geconverteerd van leesbare tekst zonder opmaak naar vervormde gecodeerde tekst. Alleen de ontvanger die de persoonlijke sleutel heeft die overeenkomt met de openbare sleutel die wordt gebruikt om het bericht te versleutelen, kan het bericht voor lezen decoderen. Elke geadresseerde zonder de bijbehorende persoonlijke sleutel ziet echter onherkenbare tekst. Uw beheerder kan regels definiëren voor het automatisch versleutelen van berichten die aan bepaalde criteria voldoen. Uw beheerder kan bijvoorbeeld een regel maken waarmee alle berichten worden versleuteld die buiten uw organisatie worden verzonden of alle berichten die specifieke woorden of woordgroepen vermelden. Alle versleutelingsregels worden automatisch toegepast.
Vertrouwelijkheidslabels: Als uw organisatie dit vereist, kunt u vertrouwelijkheidslabels instellen die u op uw bestanden en e-mail toepast, zodat ze voldoen aan het beleid voor gegevensbeveiliging van uw organisatie. Wanneer u een label instelt, blijft het label behouden bij uw e-mail, zelfs wanneer het is verzonden, bijvoorbeeld door als koptekst van uw bericht te worden weergegeven.
Instellen
Als u een bericht wilt versleutelen dat niet voldoet aan een vooraf gedefinieerde regel of als uw beheerder geen regels heeft ingesteld, kunt u verschillende versleutelingsregels toepassen voordat u het bericht verzendt. Als u een versleuteld bericht wilt verzenden vanuit Outlook 2013 of 2016 of Outlook 2016 voor Mac, selecteert u Optiesmachtigingen >en selecteert u vervolgens de gewenste beveiligingsoptie. U kunt ook een versleuteld bericht verzenden door de knop Beveiligen te selecteren in de webversie van Outlook. Zie Versleutelde berichten verzenden, weergeven en beantwoorden in Outlook voor pc voor meer informatie.
Beheerdersinstellingen
Meer informatie over het instellen van e-mailversleuteling vindt u in E-mailversleuteling in Microsoft 365.
E-mailberichten automatisch versleutelen
Beheerders kunnen e-mailstroomregels maken om automatisch e-mailberichten te beveiligen die worden verzonden en ontvangen van een campagne of bedrijf. Stel regels in om uitgaande e-mailberichten te versleutelen en versleuteling te verwijderen uit versleutelde berichten die afkomstig zijn van binnen uw organisatie of van antwoorden op versleutelde berichten die vanuit uw organisatie worden verzonden.
U maakt e-mailstroomregels om e-mailberichten te versleutelen met Microsoft Purview-berichtversleuteling. Definieer e-mailstroomregels voor het activeren van berichtversleuteling met behulp van het Exchange-beheercentrum (EAC) op https://admin.exchange.microsoft.com.
Zie Regels voor e-mailstroom definiëren om e-mailberichten te versleutelen.
Uw versleutelingsberichten markeren
U kunt ook huisstijl toepassen om het uiterlijk en de tekst in de e-mailberichten aan te passen. Zie Het merk van uw organisatie toevoegen aan uw versleutelde berichten voor meer informatie.