Meer informatie over het automatisch uitbreiden van archivering
Microsoft 365-licentierichtlijnen voor beveiligingsnaleving&.
Archiefpostvakken in Microsoft Purview bieden gebruikerspostvakken en gedeelde postvakken extra opslagruimte. Nadat een archiefpostvak is ingeschakeld, is er maximaal 100 GB extra opslagruimte beschikbaar.
Deze archiveringsfunctie in Microsoft Purview ( automatisch uitbreidende archivering genoemd) biedt maximaal 1,5 TB extra opslag in archiefpostvakken. Wanneer het opslagquotum in het archiefpostvak is bereikt, verhoogt Microsoft Purview automatisch (en incrementeel) de grootte van het archief totdat het archiefpostvak 1,5 TB bereikt.
Zie Automatisch uitbreidende archivering inschakelen voor stapsgewijze instructies over het inschakelen van automatisch uitbreidende archivering.
Tip
Als u geen E5-klant bent, gebruikt u de 90-daagse proefversie van Microsoft Purview-oplossingen om te verkennen hoe aanvullende Purview-mogelijkheden uw organisatie kunnen helpen bij het beheren van gegevensbeveiliging en nalevingsbehoeften. Begin nu bij de hub Microsoft Purview-nalevingsportal proefversies. Meer informatie over registratie- en proefvoorwaarden.
Hoe werkt automatische archivering
Wanneer automatisch uitbreidende archivering is ingeschakeld voor het postvakarchief van een gebruiker of een gedeeld postvakarchief, controleert Microsoft Purview periodiek de grootte van het archiefpostvak. Wanneer het archiefpostvak bijna de opslaglimiet bereikt, wordt er automatisch extra opslagruimte gemaakt en wordt dit proces voortgezet totdat het postvakarchief 1,5 TB bereikt. De extra opslag wordt automatisch gemaakt, wat betekent dat beheerders geen extra archiefopslag hoeven aan te vragen of automatisch uitbreidende archivering hoeven te beheren.
Hier is een kort overzicht van het proces.
Archivering is ingeschakeld voor een gebruikerspostvak of een gedeeld postvak. Er wordt een archiefpostvak met 100 GB opslagruimte gemaakt en de waarschuwingsquota voor het archiefpostvak is ingesteld op 90 GB.
Een beheerder schakelt automatisch uitbreidende archivering voor het postvak in. Als op het postvak een bewaar- of bewaarbeleid is toegepast, wordt het opslagquotum voor het archiefpostvak verhoogd naar 110 GB en wordt het quotum voor archiefwaarschuwingen verhoogd naar 100 GB.
Wanneer het archiefpostvak (inclusief de map Herstelbare items) het opslagquotum bereikt, wordt het archiefpostvak geconverteerd naar een automatisch uitbreidend archief. Er wordt extra opslagruimte toegevoegd totdat deze een maximale grootte van 1,5 TB bereikt. Het kan tot 30 dagen duren voordat de extra opslagruimte is ingericht.
Microsoft Purview voegt automatisch meer opslagruimte toe wanneer dat nodig is.
Zie Belangrijke overwegingen en beperkingen voor automatisch uitbreidende archivering op deze pagina voor informatie over wat er gebeurt wanneer het maximum van 1,5 TB is bereikt en andere beperkingen met betrekking tot de grootte van e-mailopslag.
Wat wordt er verplaatst naar de extra archiefopslagruimte?
Als u efficiënt gebruik wilt maken van automatisch uitbreidende archivering, kunnen mappen worden verplaatst. Microsoft Purview bepaalt welke mappen worden verplaatst wanneer er extra opslag wordt toegevoegd aan het archief. Wanneer een map wordt verplaatst, worden er soms automatisch een of meer submappen gemaakt en worden items uit de oorspronkelijke map over deze mappen verdeeld om de verplaatsing te vergemakkelijken. Mogelijk moet u dit gedrag doorgeven aan eindgebruikers nadat u hun postvak hebt ingeschakeld voor automatisch uitbreidende archieven, om verwachtingen te kunnen stellen.
Wanneer u het archiefgedeelte van de mappenlijst in Outlook bekijkt, worden deze submappen weergegeven onder de oorspronkelijke map. De naamconventie die Microsoft 365 gebruikt om deze submappen een naam te geven, is< mapnaam>_yyyy (gemaakt op mmm dd, jjjj h_mm), waarbij:
jjjj het jaar is waarin de berichten zijn ontvangen in de map.
dd mmm jjjj u_m de datum en tijd aangeven waarop de submap is gemaakt in Office 365. De tijdnotatie is in UTC, op basis van de tijdzone en de regionale instellingen van de gebruiker in Outlook.
In de volgende schermopnamen wordt een mappenlijst weergegeven voor en nadat berichten zijn verplaatst naar een automatisch uitgebreid archief.
Voordat extra opslagruimte wordt toegevoegd
Nadat extra opslagruimte is toegevoegd
Opmerking
Zoals eerder beschreven, verplaatst Microsoft Purview items naar submappen (en noemt ze met behulp van de hierboven beschreven naamconventie) om inhoud te distribueren naar een hulparchief. Maar in sommige gevallen worden er geen items verplaatst naar submappen. Soms wordt een hele map verplaatst naar een hulparchief. In dit geval blijft de oorspronkelijke naam van de map behouden. Het is dan niet duidelijk in de mappenlijst in Outlook dat de map is verplaatst naar een hulparchief.
Belangrijke overwegingen en beperkingen voor automatisch uitbreidende archivering
Als een postvak met een automatisch uitbreidend archief in totaal 1,5 TB aan gegevens bereikt die zijn opgeslagen in het automatisch uitbreidende archief, worden er geen gegevens meer opgeslagen in het automatisch uitbreidende archief of verplaatst van het hoofdarchief naar het automatisch uitbreidende archief.
Als het hoofdarchief ook het quotum bereikt, worden daar geen gegevens meer opgeslagen, waardoor het primaire postvak ook het quotum bereikt. Vervolgens kan de verwerking worden gestopt voor het verzenden of ontvangen van e-mail en andere items. Om dit risico te beperken en de aansprakelijkheid voor uw organisatie te minimaliseren, raden we u aan microsoft 365-bewaarbeleid te gebruiken om inhoud te verwijderen die geen bedrijfswaarde meer heeft. Configureer dit beleid om items na een opgegeven periode te verwijderen. Als u nog niet bekend bent met bewaarbeleid waarmee e-mail en andere Microsoft 365-items automatisch kunnen worden verwijderd, raadpleegt u Meer informatie over bewaarbeleid en retentielabels.
Automatisch uitbreidende archivering wordt alleen ondersteund voor postvakken die worden gebruikt voor afzonderlijke gebruikers (of gedeelde postvakken) met een groeipercentage van niet meer dan 1 GB per dag. Het archiefpostvak van een gebruiker is alleen bedoeld voor die gebruiker. Het is niet toegestaan logboekopname, transportregels of regels voor automatisch doorsturen te gebruiken om berichten naar een archiefpostvak te kopiëren. Microsoft behoudt zich het recht voor om extra archivering te weigeren in gevallen waarin het archiefpostvak van een gebruiker wordt gebruikt om archiefgegevens voor andere gebruikers op te slaan of in andere gevallen van ongepast gebruik.
Outlook-vereisten voor toegang tot items in een automatisch uitgebreid archief
Als u berichten wilt openen die zijn opgeslagen in een automatisch uitgebreid archief, moeten gebruikers een van de volgende Outlook-clients gebruiken:
Outlook als onderdeel van Microsoft 365-apps voor ondernemingen (eerder Office 365 ProPlus genoemd)
Outlook als onderdeel van Microsoft 365-apps voor bedrijven (eerder Office 365 Business genoemd)
Outlook 2016 of Outlook 2019 voor Windows
webversie van Outlook wanneer het primaire postvak zich in Exchange Online in plaats van on-premises bevindt
Outlook 2016 of Outlook 2019 voor Mac
Hier volgen enkele zaken waarmee u rekening moet houden voordat u een postvak inschakelt voor automatisch uitbreidende archieven:
Gebruikers hebben toegang tot elke map in hun archiefpostvak, inclusief mappen die zijn verplaatst naar de automatisch uitgebreide opslagruimte.
Als een archiefpostvak ten minste één automatisch uitgevouwen opslagruimte heeft, kunnen gebruikers een map niet verwijderen uit het archiefpostvak of uit het hulparchief. Met andere woorden, nadat een automatisch uitgevouwen opslagruimte is ingericht, kunnen ze geen mappen in het archief verwijderen.
Gebruikers kunnen items in een automatisch uitgevouwen opslagruimte verwijderen. Ze kunnen echter de functie Verwijderde items herstellen niet gebruiken om een item te herstellen nadat automatisch uitbreidende archivering is ingeschakeld voor hun postvak.
Zoeken naar automatisch uitgebreide archieven is beschikbaar in de webversie van Outlook (OWA). Net als bij Online Archive kunnen gebruikers zoeken naar items die zijn verplaatst naar een extra opslagruimte. Wanneer archief is geselecteerd als zoekbereik in OWA, worden alle archieven (inclusief automatisch uitgebreide archieven) en de bijbehorende submappen doorzocht.
Automatisch uitgevouwen archiefzoekopdrachten zijn beschikbaar wanneer u Outlook voor Windows gebruikt vanuit het Monthly Enterprise-kanaal, build 16.0.13519+. Met deze update is het bereik Huidig postvak beschikbaar, zodat gebruikers het automatisch uitgevouwen archief kunnen doorzoeken. Zoeken is echter niet recursief voor geneste submappen in elke archiefmap.
Zoeken wordt niet ondersteund voor de functie automatisch uitgebreid archief in een archiefsituatie in de cloud (het primaire postvak is nog steeds on-premises). Zie Hoe Microsoft Search wordt gebruikt in Outlook voor Windows verbonden met Exchange Online voor meer informatie over deze en andere ondersteuningsfuncties voor Microsoft Search.
Het aantal items in Outlook en het aantal gelezen/ongelezen items (in Outlook en de webversie van Outlook) in een automatisch uitgebreid archief is mogelijk niet accuraat.
Automatisch uitbreidende archivering en andere compliancefuncties
In deze sectie wordt de functionaliteit uitgelegd tussen automatisch uitbreidende archivering en andere nalevingsfuncties.
eDiscovery: Wanneer u een eDiscovery-hulpprogramma gebruikt, zoals Inhoud zoeken, worden ook de extra opslagruimten in een automatisch uitgebreid archief doorzocht.
Retentie: Wanneer u een postvak in bewaring zet met behulp van methoden zoals Microsoft 365-retentie, eDiscovery-bewaringen en juridische bewaring in Exchange Online, wordt inhoud in een automatisch uitgebreid archief ook in bewaring geplaatst.
Messaging Records Management (MRM): als u MRM-verwijderingsbeleid gebruikt in Exchange Online om verlopen postvakitems definitief te verwijderen, worden verlopen items in het automatisch uitgebreide archief ook verwijderd.
Volgende stappen
Zie Microsoft 365: veelgestelde vragen over automatisch uitbreidende archieven voor meer technische details over automatisch uitbreidende archivering.
Zie Automatisch uitbreiden archiveren inschakelen als u klaar bent om het automatisch uitbreiden van archiveren in te schakelen.