Externe contactpersonen bulksgewijs importeren in Exchange Online

Dit artikel is bedoeld voor beheerders. Wilt u contactpersonen importeren in uw eigen postvak? Contactpersonen importeren in Outlook bekijken

Heeft uw bedrijf veel bestaande zakelijke contactpersonen die u wilt opnemen in het gedeelde adresboek (ook wel de algemene adreslijst genoemd) in Exchange Online? Wilt u externe contactpersonen toevoegen als leden van distributiegroepen, net als bij gebruikers binnen uw bedrijf? Als dat zo is, kunt u Exchange Online PowerShell en een CSV-bestand (door komma's gescheiden waarden) gebruiken om externe contactpersonen bulksgewijs te importeren in Exchange Online. Dit is een proces in drie stappen:

Stap 1: een CSV-bestand maken dat informatie bevat over de externe contactpersonen

Stap 2: de externe contactpersonen maken met PowerShell

Stap 3: informatie toevoegen aan de eigenschappen van de externe contactpersonen

Nadat u deze stappen hebt uitgevoerd om contactpersonen te importeren, kunt u deze extra taken uitvoeren:

Tip

Als u geen E5-klant bent, kunt u alle premium-functies in Microsoft Purview gratis proberen. Gebruik de proefversie van Purview-oplossingen van 90 dagen om te ontdekken hoe robuuste Purview-mogelijkheden uw organisatie kunnen helpen bij het beheren van de behoeften op het gebied van gegevensbeveiliging en naleving. Begin nu bij de hub met Microsoft Purview-nalevingsportal proefversies. Meer informatie over registratie en proefabonnementen.

Stap 1: een CSV-bestand maken dat informatie bevat over de externe contactpersonen

De eerste stap bestaat uit het maken van een CSV-bestand dat informatie bevat over elke externe contactpersoon die u in Exchange Online wilt importeren.

  1. Kopieer de volgende tekst naar een tekstbestand in Kladblok en sla deze op uw bureaublad op als een CSV-bestand met behulp van het achtervoegsel bestandsnaam van .csv; bijvoorbeeld ExternalContacts.csv.

    Tip

    Als uw taal speciale tekens bevat (zoals å, ä en ö in het Zweeds), slaat u het CSV-bestand op met UTF-8 of andere Unicode-codering wanneer u het bestand opslaat in Kladblok.

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
    danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
    pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park
    

    De eerste rij, of veldnamenrij, van het CSV-bestand bevat de eigenschappen van contactpersonen die kunnen worden gebruikt wanneer u ze in Exchange Online importeert. Elke eigenschapsnaam wordt gescheiden door een komma. Elke rij onder de veldnamenrij vertegenwoordigt de eigenschapswaarden voor het importeren van één externe contactpersoon.

    Opmerking

    Deze tekst bevat voorbeeldgegevens die u kunt verwijderen. Verwijder de eerste rij (koptekst) niet of wijzig deze niet. Het bevat alle eigenschappen voor de externe contactpersonen.

  2. Open het CSV-bestand in Microsoft Excel om het CSV-bestand te bewerken, omdat het veel eenvoudiger is om Excel te gebruiken om het CSV-bestand te bewerken.

  3. Maak een rij voor elke contactpersoon die u wilt importeren in Exchange Online. Vul zoveel mogelijk cellen in. Deze informatie wordt weergegeven in het gedeelde adresboek voor elke contactpersoon.

    Belangrijk

    De volgende eigenschappen (de eerste vier items in de veldnamenrij) zijn vereist om een externe contactpersoon te maken en moeten worden ingevuld in het CSV-bestand: ExternalEmailAddress, Name, FirstName, LastName. De PowerShell-opdracht die u in stap 2 uitvoert, gebruikt de waarden voor deze eigenschappen om de contactpersonen te maken.

Stap 2: de externe contactpersonen maken met PowerShell

De volgende stap bestaat uit het gebruik van het CSV-bestand dat u hebt gemaakt in stap 1 en PowerShell om de externe contactpersonen die in het CSV-bestand worden vermeld, bulksgewijs te importeren in Exchange Online.

  1. Verbind PowerShell met uw Exchange Online organisatie. Zie Connect to Exchange Online PowerShell (Verbinding maken met Exchange Online PowerShell) voor stapsgewijze instructies. Zorg ervoor dat u de gebruikersnaam en het wachtwoord voor uw globale beheerdersaccount gebruikt wanneer u verbinding maakt met Exchange Online PowerShell.

  2. Nadat u PowerShell hebt verbonden met Exchange Online, gaat u naar de bureaubladmap waarin u het CSV-bestand hebt opgeslagen in stap 1, bijvoorbeeldC:\Users\Administrator\desktop.

  3. Voer de volgende opdracht uit om de externe contactpersonen te maken:

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}
    

    Het kan even duren voordat de nieuwe contactpersonen zijn gemaakt, afhankelijk van het aantal dat u importeert. Wanneer de opdracht is uitgevoerd, wordt in PowerShell een lijst weergegeven met de nieuwe contactpersonen die zijn gemaakt.

  4. Als u de nieuwe externe contactpersonen wilt weergeven, gaat u naar het Exchange-beheercentrum (EAC) en klikt u vervolgens op Contactpersonen van geadresseerden>.

    Tip

    Zie het Exchange-beheercentrum in Exchange Online voor instructies voor het maken van verbinding met het EAC.

  5. Klik zo nodig op Vernieuwen om de lijst bij te werken en de externe contactpersonen te zien die zijn geïmporteerd.

    De geïmporteerde contactpersonen worden weergegeven in het gedeelde adresboek in Outlook en webversie van Outlook.

    Opmerking

    U kunt de contactpersonen in de Microsoft 365-beheercentrum ook bekijken door naarGebruikerscontactpersonen> te gaan.

Stap 3: informatie toevoegen aan de eigenschappen van de externe contactpersonen

Nadat u de opdracht in stap 2 hebt uitgevoerd, worden de externe contactpersonen gemaakt, maar bevatten ze geen contactgegevens of organisatiegegevens. Dit zijn de gegevens uit de meeste cellen in het CSV-bestand. Dit komt omdat wanneer u nieuwe externe contactpersonen maakt, alleen de vereiste eigenschappen worden ingevuld. Maak u geen zorgen als u niet alle gegevens in het CSV-bestand hebt ingevuld. Als het niet aanwezig is, wordt deze niet toegevoegd.

  1. Verbind PowerShell met uw Exchange Online organisatie. Zie Connect to Exchange Online PowerShell (Verbinding maken met Exchange Online PowerShell) voor stapsgewijze instructies.

  2. Ga naar de bureaubladmap waarin u het CSV-bestand hebt opgeslagen in stap 1; bijvoorbeeld C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Voer de volgende opdracht uit om de andere eigenschappen van het CSV-bestand toe te voegen aan de externe contactpersonen die u in stap 2 hebt gemaakt.

     Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{Set-Contact -Identity $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}
    

    Opmerking

    De parameter Manager kan problematisch zijn. Als de cel leeg is in het CSV-bestand, wordt er een fout weergegeven en worden geen van de eigenschapsgegevens toegevoegd aan de contactpersoon. Als u geen manager hoeft op te geven, verwijdert -Manager $_.Manager u gewoon de vorige PowerShell-opdracht.

    Ook hier kan het even duren voordat de contactpersonen zijn bijgewerkt, afhankelijk van het aantal dat u in stap 1 hebt geïmporteerd.

  4. Controleren of de eigenschappen zijn toegevoegd aan de contactpersonen:

  5. Ga in het Exchange-beheercentrum naar Contactpersonen van geadresseerden>.

  6. Klik op een contactpersoon en klik vervolgens op het pictogram Bewerken om de eigenschappen van de contactpersoon weer te geven.

Dat is alles! Gebruikers kunnen de contactpersonen en de aanvullende informatie bekijken in het adresboek Outlook en webversie van Outlook.

Meer externe contactpersonen toevoegen

U kunt stap 1 tot en met stap 3 herhalen om nieuwe externe contactpersonen toe te voegen aan Exchange Online. U of gebruikers in uw bedrijf kunnen gewoon een nieuwe rij toevoegen aan het CSV-bestand voor de nieuwe contactpersoon. Vervolgens kunt u de PowerShell-opdrachten uit stap 2 en stap 3 uitvoeren om informatie te maken en toe te voegen aan de nieuwe contactpersonen.

Opmerking

Wanneer u de opdracht voor het maken van nieuwe contactpersonen uitvoert, wordt mogelijk een foutbericht weergegeven met de mededeling dat de contactpersonen die eerder zijn gemaakt, al bestaan. Maar er wordt een nieuwe contactpersoon gemaakt die is toegevoegd aan het CSV-bestand.

Externe contactpersonen verbergen in het gedeelde adresboek>

Sommige bedrijven gebruiken externe contactpersonen alleen zodat ze kunnen worden toegevoegd als leden van distributiegroepen. In dit scenario willen ze mogelijk externe contactpersonen verbergen in het gedeelde adresboek. Hier ziet u hoe dat gaat:

  1. Verbind PowerShell met uw Exchange Online organisatie. Zie Connect to Exchange Online PowerShell (Verbinding maken met Exchange Online PowerShell) voor stapsgewijze instructies.

  2. Als u één externe contactpersoon wilt verbergen, voert u de volgende opdracht uit.

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true 
    

    Als u bijvoorbeeld Pilar Pinilla wilt verbergen in het gedeelde adresboek, voert u deze opdracht uit:

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true
    
  3. Als u alle externe contactpersonen wilt verbergen in het gedeelde adresboek, voert u deze opdracht uit:

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true  
    

Nadat u ze hebt verborgen, worden externe contactpersonen niet weergegeven in het gedeelde adresboek, maar kunt u ze wel toevoegen als leden van een distributiegroep.