Serviceadviezen voor postvakgebruik in Exchange Online bewaking

Een Exchange Online-serviceadvies informeert u over postvakken die in de wacht staan en het risico lopen hun quotum te bereiken of te overschrijden. Deze serviceadviezen bieden inzicht in het aantal postvakken in uw organisatie waarvoor mogelijk tussenkomst van de beheerder nodig is.

Deze serviceadviezen worden weergegeven in de Microsoft 365-beheercentrum. Als u deze serviceadviezen wilt weergeven, gaat u naar Status>Servicestatus>Exchange Online en zoekt u vervolgens naar Limieten voor postvakopslag onder Organisatiescenario's. U kunt ook Naar Status>Servicestatus>Exchange Online en selecteer het tabblad Actieve problemen. Hier volgt een voorbeeld van een advies voor een postvakgebruiksservice onder actieve problemen.

Wanneer u het serviceadvies opent, ziet u een koppeling onder Gebruikersimpact. Als u deze koppeling selecteert, wordt er een flyoutvenster geopend waarin de betrokken postvak-GUID's voor uw tenant worden vermeld. Deze lijst is beperkt tot maximaal 155 postvakken.

Als uw tenant meer dan 155 postvakken overschrijdt op of bijna het opslagquotum bereikt, gaat u naar uw beheerportal en opent u het gebruiksrapport van uw postvak. De directe URL naar het postvakgebruiksrapport is https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsageook .

Opmerking

De informatie over het gebruiksrapport van het postvak kan 24 uur achterblijven bij de waarschuwing van het serviceadvies voor postvakgebruik.

Wat geven deze serviceadviezen aan?

De serviceadviezen voor postvakgebruik informeren beheerders over postvakken in bewaring die het quotum voor postvakopslag naderen. Het type bewaring dat in postvakken kan worden geplaatst, zijn onder andere juridische bewaring, eDiscovery bewaring en Microsoft 365-bewaarbeleid (die zijn geconfigureerd om gegevens te bewaren). Wanneer een postvak in bewaring is, kunnen gebruikers (of geautomatiseerde processen) geen gegevens permanent verwijderen uit hun postvak. In plaats daarvan moeten beheerders bewaarbeleid voor Messaging Records Management (MRM) configureren in Exchange Online (in overeenstemming met het nalevingsbeleid van hun organisatie met betrekking tot gegevensretentie) om gegevens te verplaatsen van het primaire postvak van een gebruiker naar hun archiefpostvak.

Als een postvak in bewaring geen archief heeft en een kritieke of waarschuwingsstatus bereikt, moeten beheerders archiefpostvakken inschakelen en automatisch uitbreidende archivering inschakelen. Zorg ervoor dat de bewaarperiode voor het archiefbeleid dat is toegewezen aan het postvak (waarmee e-mail van het primaire postvak naar het archiefpostvak wordt verplaatst) alleen gegevens in het hoofdpostvak bewaart zolang als nodig is. Als er niets wordt gedaan om de quotumproblemen op te lossen die zijn geïdentificeerd door het advies van de postvakgebruiksservice, kunnen gebruikers mogelijk geen e-mailberichten of uitnodigingen voor vergaderingen verzenden of ontvangen.

Postvakken in bewaring zonder archief

Als een postvak in de wacht is, bijna is bereikt of het quotum heeft bereikt en geen archief heeft, kan een beheerder een archiefpostvak inschakelen (en mogelijk automatisch uitbreidende archivering inschakelen) en ervoor zorgen dat een MRM-archiefbeleid wordt toegepast op het postvak. (Een MRM-archiefbeleid is een bewaarbeleid in Exchange Online waarmee items naar het archiefpostvak worden verplaatst.) Zie Het quotum herstelbare items verhogen voor postvakken in bewaring voor meer informatie over hoe bewaringen werken met quota en aanbevolen quotumgrootten voor het hoofdpostvak en de map Herstelbare items.

Postvakken in bewaring met een archief

Als een postvak in bewaring is, een archief heeft, bijna is bereikt of het quotum voor herstelbare items heeft bereikt, kan een beheerder het quotum voor de map Herstelbare items verhogen. Zie Het quotum voor herstelbare items verhogen voor postvakken in bewaring voor meer informatie.

Als een beheerder het quotum voor herstelbare items verhoogt, moet deze er ook voor zorgen dat een MRM-archiefbeleid waarmee items naar het archiefpostvak worden verplaatst, wordt toegepast op de postvakken. De bewaarperiode voor het archiefbeleid moet kort genoeg zijn, zodat items niet te lang in het primaire postvak worden bewaard voordat ze naar het archief worden verplaatst.

Opmerking

Het ARCHIEFbeleid van MRM verplaatst ook items van de map Herstelbare items in het primaire postvak naar de map Herstelbare items in het bijbehorende archiefpostvak. Deze mogelijkheid helpt voorkomen dat het postvak het quotum voor het quotum voor herstelbare items overschrijdt.

MRM-bewaarbeleid in uw organisatie

Archiefretentiebeleid kan op verschillende manieren worden geconfigureerd, afhankelijk van de behoeften van uw organisatie. Zie Bewaartags en bewaarbeleid in Exchange Online voor gedetailleerde informatie over bewaarbeleid. Een beheerder kan bestaande bewaarbeleidsregels weergeven door de volgende opdracht uit te voeren:

Get-RetentionPolicy | FL

Bewaarbeleid kan worden toegepast op en verschillende acties uitvoeren op postvakken met of zonder archieven. Hier volgt een kort overzicht van algemene acties voor archiefretentiebeleid:

• MovePrimaryToArchive en MoveDumpsterToArchive geven het bewaarbeleid opdracht om de inhoud van respectievelijk het hoofdpostvak of de map Herstelbare items te verplaatsen naar het archief van het postvak zodra aan de voorwaarden van het beleid is voldaan. Deze tags worden ingesteld door beheerders en zijn van toepassing ongeacht de afzonderlijke instellingen van een gebruiker.
  • Het bewaarbeleid dat wordt toegepast op het verplaatsen van inhoud van herstelbare items, moet relatief kort zijn om ervoor te zorgen dat het primaire postvak van de gebruiker het quotum voor herstelbare items niet bereikt.
• Een tag Persoonlijk archief betekent dat dit beleid door gebruikers kan worden toegepast op hun persoonlijke mappen om inhoud te archiveren volgens de opgegeven planning.

MRM-bewaarbeleid werkt niet zoals verwacht

Beheerders beschikken over de benodigde hulpprogramma's om de oorzaak van een niet-functioneel bewaarbeleid te evalueren en eventuele fouten op te lossen. Enkele veelvoorkomende scenario's van fouten zijn onder andere dat het beleid niet correct wordt toegepast of dat een postvak niet kan worden verwerkt.

Zie Problemen met bewaarbeleid oplossen in Exchange Online voor meer informatie over het oplossen van problemen met bewaarbeleid.

Hoe vaak zie ik deze serviceadviezen?

Als u de quotumproblemen niet oplost, kunt u dit type serviceadvies elke zeven dagen zien. Volgende serviceadviezen bevatten mogelijk hogere postvakaantallen voor andere postvakken die het quotum naderen. Als u quotumproblemen oplost, treedt dit serviceadvies alleen op wanneer een ander postvak met quotumproblemen wordt geïdentificeerd.

Meer informatie

• Zie Problemen met Microsoft Purview oplossen voor meer informatie over het oplossen van problemen met archiefpostvakken.
• Zie Het type bewaring in een postvak identificeren voor hulp bij het identificeren van de bewaringen die in een postvak zijn geplaatst.