Externe afzenders - Problemen met e-mail die naar Microsoft 365 worden verzonden oplossen

Tip

Wist u dat u de functies in Microsoft Defender XDR gratis kunt uitproberen voor Office 365 Abonnement 2? Gebruik de proefversie van 90 dagen Defender voor Office 365 in de Microsoft Defender portal. Meer informatie over wie zich kan registreren en voorwaarden voor proefversies vindt u hier.

Dit artikel bevat informatie over het oplossen van problemen voor afzenders die problemen ondervinden bij het verzenden van e-mail naar geadresseerden in Microsoft 365 en aanbevolen procedures voor bulkmailing naar klanten.

Beheert u uw IP- en domeinreputatie?

Exchange Online Protection (EOP) biedt antispambeveiliging voor Microsoft 365. We gebruiken ook e-mailverificatietechnologieën zoals SPF, DKIM en DMARC om te controleren of het domein dat de e-mail verzendt daartoe gemachtigd is. Veel factoren zijn van invloed op EOP-filtering. Bijvoorbeeld het verzenden van IP, domein, e-mailverificatie, lijstnauwkeurigheid, klachtenpercentages, inhoud en meer. Een van de belangrijkste factoren bij het omlaag brengen van de reputatie van een afzender en hun vermogen om e-mail te bezorgen, is het aantal klachten over ongewenste e-mail.

Verzendt u e-mail vanaf nieuwe IP-adressen?

IP-adressen die nooit zijn gebruikt om e-mail te verzenden, hebben doorgaans geen reputatie in onze systemen. Als gevolg hiervan ondervindt e-mail van nieuwe bronnen vaker problemen met de bezorging. Zodra het IP-adres een reputatie heeft opgebouwd voor het niet verzenden van spam, zorgt EOP doorgaans voor een betere e-mailbezorgingservaring.

Nieuwe IP-adressen voor domeinen met bestaande SPF-records ervaren doorgaans het extra voordeel van het overnemen van een deel van de verzendreputatie van het domein. Als uw domein een goede verzendreputatie heeft, kunnen nieuwe IP-adressen sneller worden opgestart. Een nieuw IP-adres kan binnen een paar weken of minder volledig worden aangepast, afhankelijk van het volume, de nauwkeurigheid van de lijst en het aantal klachten over ongewenste e-mail.

Controleer of uw DNS juist is ingesteld

Voor instructies over het maken en onderhouden van DNS-records, inclusief de MX-record die is vereist voor e-mailroutering, moet u contact opnemen met uw DNS-hostingprovider.

Zorg ervoor dat u uzelf niet adverteert als een niet-omkeerbaar IP-adres

We accepteren mogelijk geen e-mail van afzenders die geen reverse-DNS-zoekopdracht uitvoeren. In sommige gevallen adverteren legitieme afzenders zichzelf ten onrechte als een niet-internetrouteerbaar IP-adres bij het openen van een verbinding met EOP. IP-adressen die zijn gereserveerd voor privénetwerken (niet-routable) zijn onder andere:

  • 192.168.0.0/16 (of 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
  • 10.0.0.0/8 (of 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
  • 172.16.0.0/11 (of 172.16.0.0 - 172.31.255.255)

U hebt een rapport over niet-bezorging (NDR) ontvangen bij het verzenden van e-mail naar een gebruiker in Office 365

Sommige leveringsproblemen zijn het gevolg van microsoft die het IP-adres van de afzender blokkeert, of het gebruikersaccount wordt geïdentificeerd als verboden afzender vanwege eerdere spamactiviteit. Als u denkt dat u het rapport over niet-bezorging (ook wel een NDR of niet-bezorgdbericht genoemd) per ongeluk hebt ontvangen, volgt u de instructies in het NDR-bericht om het probleem op te lossen.

Zie de lijst met foutcodes in Email rapporten over niet-bezorging in Exchange Online voor meer informatie over de fout die u hebt ontvangen.

De volgende NDR geeft bijvoorbeeld aan dat Microsoft het verzendende IP-adres heeft geblokkeerd:

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Zie De portal voor het verwijderen van lijsten gebruiken om uzelf te verwijderen uit de lijst met geblokkeerde afzenders om verwijdering uit deze lijst aan te vragen.

Mijn e-mail is terechtgekomen in de map Ongewenste Email van de geadresseerde

Als een bericht onjuist is geïdentificeerd als spam door EOP, kunt u samenwerken met de geadresseerde om dit fout-positieve bericht voor analyse naar Microsoft te verzenden. Zie voor meer informatie berichten en bestanden rapporteren aan Microsoft.

EOP beperkt verkeer van mijn IP-adres

U ontvangt de volgende NDR omdat er verdachte activiteit is gedetecteerd op basis van het bron-IP-adres. E-mail van de bron is tijdelijk beperkt terwijl deze wordt geëvalueerd.

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

Nadat we de berichten hebben geëvalueerd en hebben vastgesteld dat alles in orde is, verwijderen we de beperking.

Ik kan geen e-mail ontvangen van afzenders in Microsoft 365

Als u berichten van Microsoft 365-afzenders wilt ontvangen, moet u ervoor zorgen dat uw netwerk verbindingen toestaat vanaf de IP-adressen die EOP gebruikt in onze datacenters. Zie EXCHANGE ONLINE PROTECTION IP-adressen voor meer informatie.

Aanbevolen procedures voor bulksgewijs e-mailen naar Microsoft 365-gebruikers

Als u vaak bulksgewijs e-mailcampagnes uitvoert voor Microsoft 365-gebruikers, volgt u de tips in deze sectie.

Zorg ervoor dat de Van-naam aangeeft wie het bericht verzendt

De onderwerpregel van het bericht moet een korte samenvatting zijn van waar het bericht over gaat. De hoofdtekst van het bericht moet duidelijk en beknopt aangeven waar het aanbod, de service of het product over gaat. Bijvoorbeeld:

Juist:

Van: marketing@shoppershandbag.com
Onderwerp: Bijgewerkte catalogus voor het kerstseizoen!

Onjuist:

Van: someone@outlook.com
Onderwerp: Catalogi

Hoe gemakkelijker u het voor mensen maakt om te weten wie u bent en wat u doet, hoe minder problemen u hebt met de meeste spamfilters.

Neem altijd een afmeldingsoptie op in campagne-e-mailberichten

Marketing-e-mail, met name nieuwsbrieven, moet altijd een manier bevatten om u af te melden. Bijvoorbeeld:

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

Vereisen dat geadresseerden e-mail verzenden met 'Afmelden' in de onderwerpregel heeft minder de voorkeur dan de optie met één klik. Als u wilt dat geadresseerden een bericht verzenden, zorgt u ervoor dat de koppeling hen naar een formulier brengt waarin alle vereiste velden zijn ingevuld.

Gebruik de optie voor dubbele opt-in voor marketing-e-mail- of nieuwsbriefregistratie

Deze best practice in de branche wordt aanbevolen als uw bedrijf gebruikers vereist of aanmoedigt om hun contactgegevens te registreren voor toegang tot uw product of services. De praktijk van het automatisch registreren van gebruikers voor marketing-e-mails of e-nieuwsbrieven tijdens het registratieproces is twijfelachtige in de huidige internetomgeving.

Als de opties voor het ontvangen van uw nieuwsbrief of speciale aanbiedingen standaard zijn geselecteerd in uw registratieproces, is de kans groot dat ongeïnteresseerde gebruikers uw e-mail ontvangen.

Microsoft raadt de optie voor dubbele aanmelding aan, wat betekent dat het selectievakje voor marketing-e-mail of nieuwsbrieven niet standaard is ingeschakeld. Zodra het registratieformulier is verzonden, wordt er bovendien een verificatie-e-mail naar de gebruiker verzonden. De verificatie-e-mail bevat een URL waarmee de gebruiker zijn of haar beslissing om marketing-e-mail te ontvangen kan bevestigen.

De methode voor dubbele aanmelding helpt bij het elimineren van twijfelachtige e-mailmarketingpraktijken, omdat niemand kan beweren dat ze zich onbedoeld hebben geregistreerd voor marketing-e-mail.

Zorg ervoor dat de inhoud van e-mailberichten transparant en traceerbaar is

Email inhoud is net zo belangrijk als de manier waarop u e-mail verzendt. Gebruik de volgende aanbevolen procedures om ervoor te zorgen dat uw e-mail niet wordt gemarkeerd door e-mailfilterservices:

  • Aanvragen voor geadresseerden om de afzender toe te voegen aan hun adresboek, moeten duidelijk aangeven dat deze actie geen garantie biedt voor bezorging.

  • Omleidingen in de hoofdtekst van het bericht moeten vergelijkbaar en consistent zijn, en niet meerdere en gevarieerde. Een omleiding in deze context is alles wat wegwijst van het bericht, zoals koppelingen en documenten. Als u veel advertentiekoppelingen, afmeldingskoppelingen hebt of de profielkoppelingen bijwerkt, moeten ze allemaal verwijzen naar hetzelfde domein. Bijvoorbeeld:

    Juist (alle domeinen zijn hetzelfde):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.bulkmailer.com

    options.bulkmailer.com

    Onjuist (alle domeinen zijn verschillend):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.excite.com

    options.yahoo.com

  • Vermijd inhoud met grote afbeeldingen en bijlagen, of berichten die volledig uit een afbeelding bestaan.

  • Uw openbare privacy- of P3P-instellingen moeten duidelijk de aanwezigheid van tracking pixels (webbugs of bakens) aangeven.

Onjuiste e-mailaliassen verwijderen uit uw databases

Onjuiste e-mailadressen in uw database die resulteren in NDR's zijn overbodig en brengen uw uitgaande e-mail in gevaar voor verdere controle door e-mailfilterservices. Zorg ervoor dat uw e-maildatabase up-to-date is.